Portal del Proveedor

• Encarece de manera significativa el proceso de tramitación de facturas. Se estima que por cada 40.000 facturas se requiere un recurso de atención a proveedores. El coste de atención a proveedores representa aproximadamente el 15% del coste de tramitación de la factura.
• El desempeño de la tarea está sometido a elevados picos de periodicidad mensual ( pre/post días de pago).
• El 96% de las llamadas del departamento de cuentas por pagar son llamadas de proveedor siendo el 75% peticiones de información y el 22% incidencias.
• El 98% de las llamadas de proveedor no tienen soporte consultable ( escrito o audible ).
• La comunicación con los proveedores se ve dificultada por la inconsistencia de la información de los maestros. Pasado un año del alta el 58% de los proveedores presentan algún dato incorrecto o inexistente.
• Solo el 1% de las compañías cuentan con un sistema de gestión de incidentes.
• Se trata de un proceso desestructurado y sometido a escalados innecesarios.
• Inexistencia de un punto único de contacto con el proveedor, acceso distribuido del proveedor a la compañía.
• El servicio de atención a proveedores está limitado al horario de compañía e inexistente en “fiestas locales”.

easyap pone a disposición de sus clientes un portal del proveedor web, con interconexión con cualquier ERP que facilita al proveedor la información que se estime ( facturas, pedidos, pagos, recepciones …).

La solución de rápida y fácil implementación está orientada a que el proveedor autogestione su acceso y pueda realizar aquellas consultas que habitualmente dirige al área de cuentas por pagar pero también a cualquier otro departamento de la compañía. La solución se basa en la transformacion digital, la automatización y procedimentación, destacando los siguientes puntos:

• Circuito completo: posibilidad de información al proveedor de cada una de las fases del proceso.
• Externalizado, eliminando cargas innecesarias en las áreas de sistemas y cuentas por pagar.
• Automatización de los procesos de usuario más frecuentes, alta, gestión de incidencias,…
• Automatización de mantenimiento de datos de contacto en maestro de proveedores.
• Descarga de tareas de usuario en el proveedor.
• Visión unificada de todos los documentos independientemente de la fuente.
• Multi-via, sistema de información al proveedor complementado con sistema de gestión de incidentes.
• Bidireccional.
• 24×7.
• Procedimientos de capacitación y resolución de “FAQ”.

• Ahorro y dedicación de recursos internos a otras tareas de valor.
• Reducción significativa de las llamadas telefónicas entrantes por consultas: pagos a realizar y pagos realizados.
• Proceso de atención a proveedores procedimentado y documentado.
• Proceso independiente del conocimiento de personas (independizado de los recursos).
• Recursos de cuentas por pagar no desgastados/quemados en atención telefónica.
• Disponibilidad y accesibilidad a información variada: facturas, pedidos, promociones…
• Satisfacción del proveedor…cliente del proceso proporcionándole información útil y de manera ágil.
• Satisfacción del empleado (hojas de gasto)…cliente interno del proceso proporcionándole información valiosa de manera no costosa.
• Muy fácil definición de los requisitos de implementación con muy corto plazo de puesta en marcha.
• Participación de IT/Sistemas reducida o inexistente.
• Visibilidad global de las posiciones con proveedor independiente de los múltiples sistemas.