Portal del Proveedor
Realidad Actual sin portal del proveedor
Parte fundamental de cualquier circuito de tramitación de facturas es la atención al proveedor. Los proveedores envían sus facturas y tienen inquietud por saber si se han recibido, el estado en que se encuentran, cuándo se van a pagar, posibles incidencias…
Habitualmente estas consultas/reclamaciones se realizan por vía telefónica al área de cuentas por pagar sin un portal del proveedor que le de el lugar necesario. Esta atención, fundamentalmente telefónica, presenta algunas características:
- Encarece de manera significativa el proceso de tramitación de facturas. Se estima que por cada 40.000 facturas se requiere un recurso de atención a proveedores. El coste de atención a proveedores representa aproximadamente el 15% del coste de tramitación de la factura.
- El desempeño de la tarea está sometido a elevados picos de periodicidad mensual ( pre/post días de pago).
- El 96% de las llamadas del departamento de cuentas por pagar son llamadas de proveedor siendo el 75% peticiones de información y el 22% incidencias.
- El 98% de las llamadas de proveedor no tienen soporte consultable ( escrito o audible ).
- La comunicación con los proveedores se ve dificultada por la inconsistencia de la información de los maestros. Pasado un año del alta el 58% de los proveedores presentan algún dato incorrecto o inexistente.
- Solo el 1% de las compañías cuentan con un sistema de gestión de incidentes.
- Se trata de un proceso desestructurado y sometido a escalados innecesarios.
- Inexistencia de un punto único de contacto con el proveedor, acceso distribuido del proveedor a la compañía.
- El servicio de atención a proveedores está limitado al horario de compañía e inexistente en “fiestas locales”.
Nuestra propuesta – Portal del proveedor easyap
easyap pone a disposición de sus clientes un portal del proveedor web, con interconexión con cualquier ERP que facilita al proveedor la información que se estime ( facturas, pedidos, pagos, recepciones …).
La solución de rápida y fácil implementación está orientada a que el proveedor autogestione su acceso y pueda realizar aquellas consultas que habitualmente dirige al área de cuentas por pagar pero también a cualquier otro departamento de la compañía. La solución se basa en la transformacion digital, la automatización y procedimentación, destacando los siguientes puntos:
- Circuito completo: posibilidad de información al proveedor de cada una de las fases del proceso.
- Externalizado, eliminando cargas innecesarias en las áreas de sistemas y cuentas por pagar.
- Automatización de los procesos de usuario más frecuentes, alta, gestión de incidencias,…
- Automatización de mantenimiento de datos de contacto en maestro de proveedores.
- Descarga de tareas de usuario en el proveedor.
- Visión unificada de todos los documentos independientemente de la fuente.
- Multi-via, sistema de información al proveedor complementado con sistema de gestión de incidentes.
- Bidireccional.
- 24×7.
- Procedimientos de capacitación y resolución de “FAQ”.
A través del portal del proveedor se puede facilitar información de todos aquellos documentos, no sólo facturas, que de alguna manera se gestionan con el proveedor.
Información presentada en base a necesidades cliente y con niveles seguridad.
Beneficios del Portal del Proveedor
- Ahorro y dedicación de recursos internos a otras tareas de valor.
- Reducción significativa de las llamadas telefónicas entrantes por consultas: pagos a realizar y pagos realizados.
- Proceso de atención a proveedores procedimentado y documentado.
- Proceso independiente del conocimiento de personas (independizado de los recursos).
- Recursos de cuentas por pagar no desgastados/quemados en atención telefónica.
- Disponibilidad y accesibilidad a información variada: facturas, pedidos, promociones…
- Satisfacción del proveedor…cliente del proceso proporcionándole información útil y de manera ágil.
- Satisfacción del empleado (hojas de gasto)…cliente interno del proceso proporcionándole información valiosa de manera no costosa.
- Muy fácil definición de los requisitos de implementación con muy corto plazo de puesta en marcha.
- Participación de IT/Sistemas reducida o inexistente.
- Visibilidad global de las posiciones con proveedor independiente de los múltiples sistemas.
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Beneficio mutuo: proveedor satisfecho y recursos liberados.
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