La recepción de facturas electrónicas y cómo te ayuda un software con este proceso

May 12, 2023 | Gestión de facturas

Hablamos habitualmente de la emisión, pero el tema de hoy es igual de importante: la recepción de facturas. Es una fuente de información financiera clave y un proceso fundamental para cualquier negocio en la relación con sus proveedores. Su gestión manual es tediosa y propensa a errores, lo que puede conllevar consecuencias negativas para tus relaciones comerciales y para la rentabilidad de tu empresa. Por eso, a continuación, desgranamos qué es la recepción de facturas electrónicas y te desvelamos por qué deberías automatizarla con un software como el de easyap. 

¿Qué es la recepción de facturas electrónicas? 

Técnicamente, la recepción de facturas electrónicas es el proceso mediante el cual una empresa del tipo que sea recibe y gestiona facturas en formato digital, en lugar de en papel. Así mismo, implica cuatro pasos: 

  1. La propia recepción de la factura electrónica.
  2. La verificación de su autenticidad.
  3. La validación de los datos que aparecen en ella.
  4. La contabilización en el sistema contable de la empresa.

A diferencia de la recepción de facturas en papel, la recepción de facturas electrónicas permite a las compañías automatizar el proceso. De esta manera, ahorran tiempo y reducen la probabilidad de errores. Además, abarata los costes de impresión y el uso del papel, lo que lo convierte en una opción más sostenible y rentable a largo plazo. 

Por lo tanto, la recepción de facturas electrónicas es un proceso clave y necesario para cualquier empresa que esté tratando de mejorar la eficiencia y reducir los costes asociados a la facturación y a la contabilidad. 

¿Qué obligaciones tiene el receptor de facturas electrónicas? 

Por otro lado, cuando recibes una factura, digital o electrónica, debes cumplir con ciertas exigencias. En España tendrás varias obligaciones legales que varían dependiendo de si tienes que emitir facturas online o no, según la regulación. 

1. Comprobar autenticidad de la factura y la firma digital 

En primer lugar, si estás obligado, debes garantizar que la factura recibida cumple con los requisitos legales y que está firmada digitalmente. También debes verificar la autenticidad de la firma digital y la integridad de la factura para evitar fraudes o la manipulación de datos. 

2. Conservarlas durante 5 años 

En segundo lugar, todas las empresas deben conservar las facturas electrónicas recibidas durante un período mínimo de cinco años, a contar desde la fecha de finalización del ejercicio económico al que se refieren. Esto es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y contables, así como ante cualquier posible auditoria. 

3. Registrarlas en un software accesible para ti y tus proveedores 

Finalmente, si has optado por la recepción de facturas electrónicas voluntariamente, asegúrate de que tu software es compatible con el formato utilizado por tus proveedores. Además, informales de tu dirección para recibir las facturas y garantizar que se almacenan adecuadamente. 

Cómo ves, el receptor tiene la obligación de cumplir con ciertos requisitos legales. Condiciones con las que garantizar la autenticidad, integridad y conservación de las facturas recibidas, ya sea voluntaria u obligatoriamente. 

¿Cómo se hace el acuse de recibo de una factura electrónica? 

En este sentido, hay otra pregunta muy habitual que asalta a muchos de nuestros clientes: ¿cómo se hace el acuse de recibo de una factura electrónica? 

Antes de nada, el acuse de recibo de una factura electrónica es una confirmación escrita de que ésta ha sido recibida. En España, el acuse de recibo de una factura electrónica se puede realizar de varias formas, según lo prefieras. 

Por correo electrónico 

Una forma común es a través de un mensaje de correo electrónico que se envía automáticamente al proveedor tras la recepción de la factura. Este mail puede incluir información detallada, como el número de factura, la fecha o el importe total. 

Con un software contabilidad 

Otra manera es mediante una herramienta de gestión que incluya esta funcionalidad. Softwares como el de easyap generan automáticamente el acuse de recibo tras recibir la factura electrónica. De esa forma, facilitas y agilizas el proceso. 

En cualquier caso, es importante que el acuse de recibo sea claro y detallado. Así garantizarás la correcta contabilización y gestión de la misma. También deberías conservar una copia como prueba de que has recibido la factura correctamente. 

¿Cuál es la fecha de recepción de una factura? 

A su vez, en cuanto a la fecha de recepción de facturas electrónicas, se puede determinar de forma más precisa que en las facturas convencionales. Las electrónicas las registras automáticamente en el sistema. 

En España, la fecha de recepción de una factura electrónica se define en el artículo 156.2 del Reglamento sobre las obligaciones de facturación. Según este, la fecha de recepción de una factura electrónica será el día en el que el destinatario tenga acceso a la misma. 

Ten en cuenta que la fecha de recepción es fundamental para el cálculo del plazo de pago de la factura, según lo establecido en la ley contra la morosidad española.  Por tanto, es vital registrar correctamente el día que recibes cada factura electrónica para cumplir con las obligaciones legales y evitar sanciones por impagos. 

¿Por qué deberías utilizar easyap para la recepción de facturas? 

Aclarado qué es la recepción de facturas y lo que supone a nivel legal, vamos al meollo del artículo: cómo te ayuda la tecnología de easyap con este proceso contable y en la relación con tus proveedores. 

Nuestra solución destaca por ser completa y segura para la recepción y gestión de tus facturas electrónicas. Con ella, tanto tú como tus proveedores y colaboradores disfrutaréis de numerosas ventajas como las diez que detallamos a continuación. 

1. Mejora de la relación con tus proveedores 

Uno de los principales beneficios de easyap es que facilita la comunicación con tus proveedores, principalmente, a través del conocido como portal del proveedor. Aparte, gracias a la emisión automática de acuses de recibo y la resolución de incidencias de manera ágil y eficiente, vuestra relación será más fluida y cómoda. 

2. Ahorro de tiempo 

Automatizando el proceso reduces significativamente el tiempo que inviertes en la gestión de las facturas. De esta forma, tus empleados se centran en otras tareas y áreas y tus proveedores, con acceso independiente y total, también podrán dedicar el tiempo que deseen sin que tú intervengas. 

3. Reducción de errores humanos 

Nuestra plataforma elimina la necesidad de introducir manualmente la información de las facturas. Por lo tanto, se reducen los errores de entrada de datos y, por consiguiente, la información contable del negocio es mucho más precisa. 

4. Mayor seguridad y privacidad 

La solución de easyap utiliza tecnología de encriptación y almacenamiento seguro. Con ella garantizas la seguridad y la confidencialidad de las facturas recibidas y la información que contienen. De esa forma, reduces el riesgo de fraude y aseguras la privacidad de los datos tanto de tu empresa como de tus proveedores. 

5. Integración con otros sistemas contables 

El software de easyap se integra con diferentes sistemas contables y ERPs. Por ello, el proceso de agrupar diferentes formatos y tipos de facturas es mucho más sencillo y también su gestión en el proceso de pago. Además, en tu caso contarás con un punto general de entrada de facturas electrónicas. 

6. Cumplimiento con la normativa correspondiente 

En easyap nos ceñimos a la legalidad vigente de cada región. Por eso, nuestra solución cumple con todas las normativas legales en materia de facturación electrónica. Por ende, el riesgo de sanciones y multas es mucho menor. 

7. Ahorro de costes de material y almacenamiento 

Nuestra plataforma abarata los costes de almacenamiento y de archivo de las facturas, así como los asociados a la gestión manual de las mismas. También es más económica, ya que reduce el uso de papel y los costes propios de la impresión. 

8. Mayor accesibilidad 

La solución de easyap te permite a ti y a tus proveedores acceder a las facturas electrónicas desde cualquier dispositivo y lugar con conexión a internet. Por ese motivo todos ganáis en accesibilidad y en la emisión y recepción de facturas. 

9. Gestión de flujos de trabajo 

La solución de easyap es de lo más eficiente en todo el proceso de gestión de flujos de trabajo personalizados y de lo que llamamos workflow de facturas. De esta manera, ofreces más facilidades para aprobar facturas a los responsables de cada área. 

10. Seguimiento de las facturas 

Por último, el sistema de easyap te permite a ti o a tus equipos hacer un seguimiento de todas las facturas recibidas y su estado en tiempo real. Así mismo, te facilita la gestión de la tesorería de tu negocio y mejora la visibilidad de las cuentas por pagar. 

En resumen, la de easyap es una solución que destaca por ser de lo más completa y segura tanto para ti como para tus proveedores. Es perfecta para la gestión y, en especial, para la recepción de facturas electrónicas. 

Como has podido comprobar, estas y otras ventajas son totalmente aplicables para todo tipo de empresas y mercados. Hablamos del ahorro de tiempo y dinero, la reducción de errores, la confidencialidad y seguridad de la información, la integración con sistemas contables o el cumplimiento normativo. ¿Quieres saber más?

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