El reglamento de facturación electrónica en España

Sep 25, 2023 | Facturación electrónica

En el vertiginoso y cambiante mundo de la factura electrónica, la normativa que lo regula también está en constante evolución. Para cualquier empresa, mantenerse al día con las leyes fiscales es esencial. Con el objetivo de ayudarte a ello, en las próximas líneas nos adentramos en lo que comprende el reglamento de facturación electrónica de España actualmente y en lo que puede convertirse próximamente. Descubriremos quiénes están obligados a dar el salto hacia la facturación electrónica y analizaremos la situación actual y futura del país. Además, exploraremos las implicaciones que hay para quienes no se adhieran a la normativa. Por último, destacaremos las claves para sobrevivir en este nuevo paradigma fiscal.

¿Qué ley regula las facturas en España? 

Actualmente, el reglamento para las facturas electrónicas en España se apoya principalmente en dos normas: 

  La Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, que establece la obligación de conservar las facturas y los documentos relacionados con ellas durante un período de tiempo de 10 años.
  El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento técnico de facturación por el que se regulan las obligaciones de todas las empresas españolas.

No obstante, se espera una aprobación de un nuevo reglamento de facturación en España para este 2023 o para el 2024. 

Precisamente, ese reglamento técnico de facturación electrónica que ahora mismo está en vigor se basa en las normativas europeas. En él se recogen los requisitos y las especificaciones técnicas que deben cumplir las facturas electrónicas para ser válidas desde el punto de vista fiscal en España. Estos requisitos tocan aspectos: 

  La firma electrónica
  El formato de archivo
  Los métodos de transmisión
  La conservación de las e-facturas 

En definitiva, debes tener en cuenta, por un lado, que el reglamento de facturación se compone también de más de una norma jurídica. Por otro lado, las regulaciones pueden cambiar con el tiempo. Por eso siempre es crucial que estés al tanto de las últimas actualizaciones legislativas relacionadas con la factura electrónica.

¿Quién está obligado a facturar electrónicamente en 2023? 

El caso es que, por la creciente importancia del mundo online, cada vez se profundiza más en todos los aspectos legales que puedan ir surgiendo en este nuevo escenario digital. También en relación con la facturación electrónica, claro. 

Así mismo, pese a los múltiples cambios que se han ido dando (y los que se darán en plena era de la transformación digital de las empresas), ya hay una normativa que regula las facturas online. Y no solo eso, sino que trata de impulsarla e implantarla en todo el tejido empresarial. 

En este sentido, ciñéndonos al actual reglamento de facturación online, todo apunta a que a lo largo de 2023 y en 2024, en España, la obligación de facturar electrónicamente se ampliará y afectará a un grupo más amplio de contribuyentes.

Según la normativa vigente, a día de hoy están obligados a facturar electrónicamente en España: 

  1. Grandes empresas: Aquellas organizaciones con una facturación anual superior a los 6 millones de euros están obligadas a emitir facturas electrónicas. Y lo están desde el año 2015.
  2. Empresas que trabajan con la Administración Pública: Las empresas que contratan de alguna forma con el sector público están sujetas a la obligación de facturar electrónicamente también desde 2015. Además, esta obligación es independiente de su tamaño.
  3. Compañías proveedoras del sector público: También deben emitir facturas electrónicas todas las organizaciones que están relacionadas con el sector público de alguna otra forma.
  4. Empresas acogidas al régimen de grupos de IVA: Las empresas que forman parte de un grupo de IVA deben facturar electrónicamente desde el año 2018.
  5. Organizaciones que operan en el Suministro Inmediato de Información (SII): Este régimen es obligatorio para las empresas cuya facturación anual supere los 6 millones de euros.

De todas formas, insistimos en recordar que las obligaciones fiscales pueden cambiar con el tiempo debido a actualizaciones normativas. Por eso, siempre es una buena solución consultar con un asesor fiscal tu situación, así como estar al tanto de las últimas regulaciones para asegurarte de que cumples con los requisitos en vigor.

¿Y cuál es la situación actual de la facturación electrónica en España? 

Apoyándose en estas obligaciones, la factura electrónica en España ha conseguido establecerse muy bien. No obstante, es algo que está en constante evolución, sobre todo por el fomento que hacen de ella las administraciones. Y, aparte, no solo por obligación, sino que por sus ventajas también está asentándose rápidamente en numerosas industrias y sectores. 

La mayoría de las grandes empresas y las que operan en el sector público ya estaban a utilizando la facturación electrónica antes de su obligatoriedad junto al SII (aunque se ha retrasado la oficialidad de este punto). Además, muchas empresas más pequeñas han optado voluntariamente por este método debido a sus beneficios en términos de eficiencia y ahorro de costes. 

A su vez, el Gobierno en los últimos tiempos ha implementado medidas para promover la adopción de la factura electrónica. Por ejemplo, la simplificación de los procedimientos, la interoperabilidad entre sistemas y otras novedades como las descritas en la conocida como Ley Crea y Crece. Aparte, se han fijado plazos para su uso en diferentes sectores y para distintos tipos de empresas, como hemos citado más arriba.

¿Y qué sucederá con quienes no se adhieran al reglamento de facturación electrónica? 

Todo este impulso por la factura electrónica en España es extrapolable al resto de Europa y al resto de principales potencias del mundo. De hecho, es algo que parece no tener marcha atrás, por lo que adaptarse será necesario para cualquier tipo de organización. 

En este sentido, debes saber que la no adhesión al reglamento de facturación electrónica en vigor ya tiene consecuencias. Sin ir más lejos, en España puede conllevar diversas sanciones, dependiendo de la situación específica de cada compañía. Algunas de las más probables son:

Sanciones económicas 

Las empresas que no cumplan con las obligaciones de facturación electrónica pueden enfrentarse a sanciones económicas impuestas por la Administración Tributaria. Estas multas varían en función de la gravedad de la infracción y de la facturación afectada.

Invalidez de las facturas 

Si una de tus facturas no cumple con los requisitos de facturación electrónica establecidos por la normativa, pueden considerarla no válida desde el punto de vista fiscal. Esto podría generar problemas a la hora de deducirte el IVA u otros impuestos, lo que aumentaría la carga fiscal para tu empresa.

Dificultades en las transacciones comerciales 

El no adherirte a lo que dicta el reglamento de facturación electrónica podría limitar la capacidad de tu empresa para realizar transacciones comerciales con otras compañías que exijan facturas electrónicas como parte de sus políticas de negocio. Por lo tanto, te limitará en la parte comercial de tu negocio.

Incumplimiento de contratos con la Administración Pública 

Si tienes contratos con la Administración Pública y no cumples con las obligaciones de facturación electrónica que te van a exigir, podrías estar incumpliendo esos contratos. Por consiguiente, tendrías que enfrentarte a distintas consecuencias legales y financieras. 

Para evitar todos estos problemas es fundamental que te mantengas al tanto sobre las últimas actualizaciones legales y que cumplas con las obligaciones de facturación electrónica para evitar problemas legales y financieros.

Puntos clave del reglamento en los que easyap te puede ayudar 

En definitiva, para cumplir con el reglamento de facturación electrónica en España, hay varios puntos destacados que debes tener en cuenta. Además, el software de easyap es una herramienta de lo más valiosa para acompañarte en este proceso. Aquí te explicamos esos puntos clave y cómo en easyap te ayudamos con ellos: 

  1. Formato y contenido de las facturas. Asegúrate de que tus facturas electrónicas cumplan con el formato y contenido requeridos por la normativa. Con la solución de easyap generas automáticamente tus facturas electrónicas cumpliendo estos requisitos, evitando errores y garantizando su validez.
  2. Firma electrónica. La firma electrónica es esencial para validar las facturas electrónicas. Nuestro software puede incorporar funciones de firma electrónica, lo que garantiza la autenticidad y la integridad de las facturas.
  3. Conservación y almacenamiento. Debes conservar las facturas electrónicas durante un período específico. Con nuestra herramienta gestionas y almacenas tus facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos legales.
  4. Transmisión segura. La transmisión de facturas electrónicas debe ser segura y el software de easyap te ofrece métodos seguros de transmisión.
  5. Adaptación a cambios normativos. La normativa fiscal va cambiando con el tiempo, pero en easyap nos mantenemos actualizados con las últimas regulaciones y nos adaptamos rápidamente a nuevas obligaciones fiscales.
  6. Eficiencia y automatización. Nuestro software puede automatizar gran parte del proceso de facturación electrónica, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales. Así, tú te centras en el negocio mientras te aseguras de cumplir con las regulaciones.
  7. Auditoría y seguimiento: Por último, easyap ofrece funciones de auditoría y seguimiento que te permiten rastrear y controlar todas las transacciones de facturación electrónica, lo que te facilita la presentación de informes y el cumplimiento fiscal.

En resumen, easyap puede ser un gran socio para ayudarte a cumplir con el reglamento de facturación electrónica en España. Simplifica todo el proceso, reduce el riesgo de errores y garantiza el cumplimiento normativo. Esto te permite concentrarte en tu negocio y evitar posibles sanciones y problemas fiscales. ¿Te lo demostramos?

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