Email, ecommerce, ebook, elearning… La e al inicio lo cambia todo. Remarcada y separada en algunos casos con un guión, esa letra lleva décadas siendo sinónimo de tecnología, de progreso, de futuro y de modernidad. Una letra que a nosotros también nos ha aportado enormes satisfacciones como compañía tecnológica y financiera. En este artículo queremos detenernos en el producto central de todo nuestro servicio: la facturación electrónica. Hablamos, ni más ni menos, de la e-factura y aprovechamos para plantear la contraposición entre la factura digital y la factura convencional.
Definición de la e-factura
Como profesionales del sector que llevamos a cabo proyectos de facturación digital, en easyap comenzamos dándote nuestra propia definición de lo que entendemos por e-factura. Así mismo, se trata de un justificante por la prestación de determinados servicios o por la entrega de uno o varios productos, pero que se emite en formato electrónico. Además, hay que señalar que tiene idénticos efectos legales que los de una factura convencional.
Por lo tanto, la e-factura es la alternativa a las facturas convencionales (papel,pdf,…) y que tanto se ha comenzado a emplear en los últimos años con el auge de lo digital. En la actualidad estas dos clases de justificantes, que tienen la misma validez jurídica, aún conviven. Basta con visitar cualquier comercio pequeño en el que perduran las facturas y los tickets en papel y su orden y registro en ese formato.
Sin embargo, siguiendo lo que apuntan los datos, las tendencias y las propias normativas de la facturación electrónica de los gobiernos de todo el mundo, parece que ya estamos inmersos en el momento del cambio de la convencional por la e-factura.
¿Qué ventajas proporciona el uso de la facturación electrónica?
En esa batalla entre la e-factura y la factura convencional, que todavía se sigue librando en un alto número de negocios y departamentos de contabilidad, la principal diferencia que hay entre ambos contendientes es el soporte en el que son emitidas. O sea, que una está completamente digitalizada e informatizada mientras que la otra aún continúa emitiéndose y gestionándose en papel.
No obstante, de esa única diferencia surgen numerosas ventajas. Beneficios que inclinan la balanza del lado de la e-factura, sobre todo de cara al presente y al futuro más próximo. Basta con preguntárselo a los numerosos directivos que ya tienen implementado un sistema de facturación digital como el que desarrollamos en easyap.
Con soluciones tecnológicas como la que te ofrecemos podrás disfrutar de ventajas para tu negocio como:
- Reducción de los costes económicos ligados a los procesos de facturación. Gastos como pueden ser el papel y el material de impresión, el sellado, el transporte o la gestión de tesorería, entre otros.
- Optimización del tiempo. Los envíos y los procesos a través de un sistema digital de facturación se acortan ostensiblemente. Por lo tanto, ese tiempo que se recorta lo puedes invertir en otras actividades del negocio.
- Aprovechamiento de los recursos y del equipo. De igual forma que puedes destinar horas que antes se invertían en tareas relativas a la facturación convencional a otras tareas, con el personal y el equipo sucede lo mismo. Es decir, que podrás dedicar recursos humanos en otras áreas de la empresa.
- Sostenibilidad y mejora del impacto medioambiental. Al reducirse el envío de facturas en formato físico se necesita menos papel. De hecho, como dato, se calcula que para emitir un 1 millón de facturas convencionales se necesita la tala de 56 árboles. Con la e-factura se evita esta tala y se protege y cuida el medioambiente.
A grandes rasgos estos son los beneficios generales que ofrece la e-factura frente a la factura tradicional. Sin embargo, si implementas un sistema de facturación electrónica con una compañía de garantías, la lista de ventajas puede ser mucho más extensa.
Los beneficios de implantar tu sistema de facturación digital con easyap
Sin ir más lejos, en easyap desarrollamos una solución para tus e-facturas que, además de los beneficios generales que te acabamos de enumerar, también te permitirá:
- Establecer un portal de proveedores en el que aquellos con quienes tengas facturas electrónicas en trámite podrán consultar el estado de las mismas de una forma cómoda. Una notable mejora en eficiencia y en la comunicación con tus clientes y proveedores.
- Registrar todos los gastos de tus empleados en una única plataforma en la que se introducen todas las facturas de, por ejemplo, comidas, vuelos y traslados.
- Cumplir con las obligaciones tributarias a las que tengas que hacer frente en función de tu régimen fiscal.
Aparte, nuestro software es compatible con cualquier paquete de contabilidad y flujo de trabajo ERP. Por lo tanto, puedes implementar este sistema para tus e-facturas ya mismo sin ninguna complicación. Por nuestra parte, tardaremos menos de una semana en instalarlo y no te cobraremos nada por la configuración del mismo.
El impacto de las e-facturas en las empresas
Pero volviendo al papel de la e-factura en el mundo empresarial contemporáneo, el impacto de las e-facturas es una realidad palpable. Sea en el ámbito que sea, la mejor forma de argumentar algo es con hechos y con cifras. Según publicaba la revista de temática empresarial TICPymes, el número de e-facturas emitidas en España durante el 2021 fue de 296.469.689. Este dato supone un crecimiento de más del 28%.
También el año pasado el uso de la e-factura generó en las empresas españolas un ahorro de 2.300 millones de euros. Esta cifra supone un 23% más que lo que se ahorró en facturación durante el año 2020. Incluso, alejándonos de lo económico y yendo a lo medioambiental, dicho ahorro producido por la e-factura evitó el uso de papel en lo que equivaldría a 16.486 pinos.
Lo que también es cierto es que la adopción de la facturación electrónica es más veloz en el sector público que en el privado. Muchas de estas cifras que acabamos de comentar se deben a las medidas propulsadas por la administración para fomentar la e-factura en todo el tejido empresarial nacional.
Sin ir más lejos, en España ya es obligatorio el uso de la factura digital en operaciones con organismos públicos. A su vez, estas medidas son tanto nacionales como autonómicas, donde muchos gobiernos emplean sistemas digitales para controlar la fiscalidad de las empresas. Una buena muestra es TicketBAI en el País Vasco. En definitiva, tanto las cifras como las políticas adoptadas son el mejor reflejo de que la automatización en la generación de facturas mediante sistemas digitales es una realidad y es también el futuro.
¿Qué tipos de e-facturas existen?
Dar el salto a ese futuro en el que lo digital sustituye a lo convencional no debe darte miedo. Tu negocio puede y debe dar ese gran paso porque el mañana es online y es ahí donde van a estar tus clientes y tus proveedores. Además, no hay grandes cambios entre la e-factura y la factura tradicional en papel.
De hecho, los tipos de e-facturas que existen en este nuevo escenario digital son los mismos que los que has conocido y gestionado hasta ahora. Lo único que cambia es el formato. Es decir, los tipos de e-facturas son los mismos que los que conocías y que tramitabas hasta ahora:
- La factura ordinaria y básica que todos conocemos.
- La simplificada, también llamada ticket y que recoge lo mismo que la ordinaria, o sea, una operación de compraventa, pero de forma más resumida.
- La rectificativa, que es aquella que sustituye a una factura previa que contenía algún error o fallo y que se ha tenido que corregir.
- La recapitulativa, la cual agrupa varias facturas emitidas a un mismo cliente dentro de un plazo de tiempo concreto.
- La proforma, que hace la función de factura provisional y previa a la ordinaria, aunque no tiene ningún tipo de validez legal. Simplemente adelanta las cuestiones principales que luego se recogerán en la ordinaria.
Todas ellas son e-facturas, puesto que con sistemas de facturación digital como el de easyap las puedes procesar desde un software. Lo que ha cambiado es el soporte, que antes era en papel y ahora es un programa.
Ya te hemos mostrado que la batalla e-factura vs factura convencional comienza a tener un claro ganador y que la balanza se inclina hacia un lado irremediablemente. Por lo tanto, solo nos queda decirte que te estamos esperando para acompañarte en la digitalización de tu negocio. Un trámite que te da vértigo ahora, pero que te traerá múltiples beneficios en el futuro más próximo.
