Obligación de utilizar factura electrónica en la Administración Pública

Feb 12, 2014 | Factura electrónica

Según se publicó en el BOE el pasado 28 de diciembre de 2013, se ha iniciado un proceso de impulso de la factura electrónica en la administración pública que culminará el 15 de enero de 2015, cuando acabará el plazo para que las empresas que proveen y prestan suministros y servicios a los organismos públicos se adapten a esta nueva medida. Por lo tanto, a partir de esa fecha, todas las facturas por importe superior a 5000 € presentadas ante las Administraciones Públicas, deberán ir en formato electrónico.

Factura electrónica en la Administración Pública

De momento no es una medida obligatoria para cuantías menores a 5000€ ni para servicios exteriores a la Administración Pública, pero se deja la puerta abierta en la Ley para una regulación que se pueda publicar en un futuro.

Desde este momento comienza la cuenta atrás, y todas las empresas que sean proveedores del Sector Público deben empezar a acostumbrarse a gestionar en formato electrónico y tramitar telemáticamente sus facturas, que seguirán un registro contable controlado y más accesible a Agencia Tributaria.

Proceso de la factura electrónica en la Administración Pública

El proceso dentro de este contexto será el siguiente:

  1. Confección de la Factura Electrónica por parte del proveedor de la administración, cumpliendo con el formato reglamentario y con Firma Electrónica Avanzada.
  2. Presentación de la Factura Electrónica en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. En principio, existe un PGEFE ofrecido por la Administración General del Estado para la entrada de estas facturas, pero es previsible que vaya a haber uno por cada nivel administrativo o incluso que cada Comunidad Autónoma tenga el suyo, pero esto dependerá de como cumplan con su parte las diferentes partes de la administración.
  3. Registro contable de la Factura Electrónica. Ya desde el día 1 de enero de 2014 se ha procedido a seguir este procedimiento de tramitación de las facturas que son recibidas, en el que se les asigna un Código de Identificación.
  4. Reconocimiento de obligación de pago por el órgano competente y tramitación contable.

¿Qué es necesario entender de la factura electrónica en la Administración Pública?

Gracias al código de identificación y a la trazabilidad propia de los sistemas electrónicos, el proveedor podrá saber el estado de la tramitación de su factura, y ya no será tan fácil que éstas caigan en el olvido de la Administración.

El objetivo principal para esta medida es acabar con la morosidad de las Administraciones Públicas, mejorar la Sostenibilidad Financiera a través del control de la deuda comercial, ser más eficientes y evitar las “facturas en el cajón”. Pero también se percibe de forma más o menos clara que se trata de un mecanismo para que Hacienda pueda ver de forma más transparente el escenario que le afecta en cuanto a tributación, por lo que nuestra recomendación es que todo el sector empresarial se adapte cuanto antes a este sistema, pues tarde o temprano la medida se hará extensiva a toda factura que se emita y reciba en España.

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