Quizás aun te suene algo raro, pero seguro que eres plenamente consciente de ello: la factura electrónica es una realidad. Ha revolucionado la forma en que cualquier empresa gestiona sus transacciones financieras. No obstante, al concepto le rodean cuestiones que debes conocer, como, por ejemplo, los formatos que existen. Por ello, a lo largo de este artículo, exploraremos en detalle los diversos formatos de factura electrónica que existen en España. Además, estudiamos su legalidad y te enseñamos cómo cambiar de formato si lo necesitas. Disfruta de esta útil guía diseñada para empresarios y directores financieros de empresas de todos los sectores.
Los distintos formatos de factura electrónica en España
La transformación digital lleva produciéndose desde hace años y el tejido empresarial no es ajeno a ello. Así que no es de extrañar que en este tiempo se hayan ido creando diferentes formatos de factura electrónica. Pero ahora mismo estamos en un momento en el que se busca estandarizar procesos, sea cual sea la empresa y el sector.
En el entorno empresarial español, hay varios formatos de factura electrónica muy comunes. Algunos de ellos de reciente creación y otros que ya llevan años utilizándose. A continuación, te presentamos los más relevantes, tanto por formato como por lo que conllevan o por cuándo se utiliza cada término:
1. e-Factura
Más que un formato de factura digital en sí, la e-factura es un término que engloba todas las facturas electrónicas, independientemente del formato específico utilizado. Es una alternativa eficiente y sostenible a las facturas en papel, ya que se emite, recibe y tramita a través de softwares como el de easyap y/o soportes digitales.
2. Factura online
La factura online es una expresión utilizada para describir el proceso de envío y recepción de facturas a través de medios electrónicos. Como en el caso de las e-facturas, nos referimos al correo electrónico y a plataformas de facturación online. O sea, que más que formato en sí, la factura online es un término que se utiliza popularmente.
3. Formato Facturae
El formato Facturae es el estándar oficial para la facturación electrónica en España. Cumple con todos los requisitos legales y, de hecho, es el formato obligatorio y que exigen la inmensa mayoría de veces las administraciones públicas en sus operaciones con las empresas privadas. Utilizar este formato asegura la validez legal de tus facturas electrónicas. De hecho, aquí puedes saber más sobre el formato facturae.
4. UBL (Universal Business Language)
Aunque Facturae es el estándar más común, algunos sectores y empresas también utilizan el formato UBL para sus facturas electrónicas. En este caso, hablamos de un estándar internacional, que está ampliamente reconocido y que es compatible con la normativa europea.
5. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport)
EDIFACT es un estándar global de intercambio electrónico de datos que también se emplea en algunos casos para la facturación electrónica, tanto en España como en otros países. Es cierto que en nuestro país es menos común que, por ejemplo, Facturae, pero también es válido en ciertos contextos.
6. Otros formatos personalizados
Por último, hay compañías que utilizan formatos personalizados que cumplen con los requisitos legales de la facturación electrónica. Sin embargo, es importante asegurarse de que son conformes con la normativa vigente y que son aceptados por los destinatarios de las facturas.
Independientemente del formato de factura electrónica que utilices, las facturas deben cumplir con los requisitos legales y técnicos establecidos por la legislación española y europea, como la Ley 25/2013 y la Directiva 2014/55/UE.
¿Y qué es exactamente el formato XML?
A su vez, si hablamos de formatos de factura electrónica, algo que muchos se plantean por lo que leen en Internet es qué es el formato XML. Para empezar, hablamos de un formato técnico en el que se emiten y gestionan numerosas facturas electrónicas. Sin ir más lejos, el formato Facturae se apoya en el formato XML, al igual que otras que acabamos de mencionar.
A su vez, un archivo en formato XML es una representación estructurada de los datos en una factura electrónica. Como lo mejor es demostrar con hecho, aquí tienes un ejemplo de formato XML que cumple con los requisitos de Facturae.
<Facturae>
<DatosEmision>
<!– Detalles de emisión –>
</DatosEmision>
<Emisor>
<!– Información del emisor –>
</Emisor>
<Receptor>
<!– Información del receptor –>
</Receptor>
<Factura>
<!– Detalles de la factura –>
</Factura>
</Facturae>
Esta representación de un formato de factura XML muestra lo que es el código que se introduce y aplica en los softwares de contabilidad. Sin embargo, en cuanto a la información, ya ves que seguirá exigiendo la misma información que otros tipos de facturas.
¿Qué sucede al cambiar de formato de factura electrónica?
La transición de un formato de factura electrónica a otro es una decisión muy relevante para tu empresa. Como decíamos en el punto anterior, antes de adoptar un formato específico, verifica su conformidad con las regulaciones vigentes y la aceptación por parte de los socios comerciales y la Administración Pública.
A continuación, te explicamos lo que debes tener en cuenta.
La posible adaptación a nuevos requisitos legales y cambios legislativos
Los requisitos legales pueden cambiar con el tiempo, el país, el sector… En una situación así, quizás tu formato actual pueda volverse obsoleto. Si es necesario cambiar de formato, es importante que revises y te adaptes a las regulaciones actuales para garantizar la conformidad legal.
Los beneficios de la facturación electrónica
La adopción de la facturación electrónica no solo es una obligación legal, sino que también te puede aportar numerosos beneficios. Entre ellos se incluyen la reducción de costes de impresión y envío, la mayor rapidez en los procesos de facturación, la mejora en la gestión de documentos y muchos otros que nos encantaría desvelarte en easyap.
Facturación electrónica en la Administración Pública
La facturación electrónica y sus formatos también es especialmente relevante cuando se trata de interactuar con cualquier administración pública en España. De hecho, en la actualidad todas las instituciones gubernamentales requieren el uso de Facturae para recibir facturas de proveedores. Por lo tanto, si trabajas con ellas o tienes previsto hacerlo, tendrás que valorar seriamente si tu formato de factura es adecuado para ello.
Herramientas y softwares de facturación electrónica
Tanto si tienes pensado cambiar de formato como si no, para tu facturación electrónica la elección del software adecuado es crucial. En el mercado actual existen numerosas herramientas y programas que pueden ayudarte. No obstante, crear, enviar y gestionar tus facturas de manera eficiente no es algo sencillo ni que te lo ofrezcan todas las opciones. En easyap te contamos mucho más.
La seguridad y autenticidad de las facturas
Uno de los principales beneficios de la facturación electrónica es la seguridad y la autenticidad de las mismas. Los formatos electrónicos suelen incorporar firmas digitales y sellos de tiempo que garantizan la integridad de los documentos. Comprueba los que ofrece el que empleas actualmente o el que tienes pensado implementar.
Cambio de formato de factura electrónica: pasos a seguir
Una vez estudiadas estas cuestiones anteriores, si decides cambiar de formato de factura electrónica en tu empresa, es fundamental seguir un paso a paso. Un proceso bien planificado y que te garantice una transición sin problemas. Desde nuestra experiencia, aquí tienes una guía paso a paso para llevar a cabo ese cambio:
– Paso 1 – Evaluación de la necesidad. Identifica la razón por la cual necesitas cambiar de formato. Es importante que esta decisión esté respaldada por una justificación sólida, ya que implica tiempo y recursos económicos para tu compañía.
– Paso 2 – Selección del nuevo formato. Investiga los formatos que hay disponibles y elige el que mejor se adapte a tus necesidades actuales y futuras. Asegúrate de que el nuevo formato sea legal y que sea aceptado por tus socios comerciales y por las administraciones públicas.
– Paso 3 – Actualización de sistemas y procesos. Actualiza tus sistemas de facturación y los procesos internos para utilizar el nuevo formato que adoptes. Esto puede requerir cambios en tu software o la implementación de nuevas herramientas digitales.
– Paso 4 – Capacitación del personal. Asegúrate de que tu equipo (o tú, en su defecto) esté capacitado en el uso del nuevo formato. La formación es esencial para evitar errores y garantizar la continuidad y efectividad de tus operaciones.
– Paso 5 – Pruebas y validación. Realiza pruebas exhaustivas para garantizar que las facturas que emitas en el nuevo formato sean correctas y cumplan con los requisitos legales.
– Paso 6 – Comunicación a clientes y proveedores. Informa a tus clientes y a tus proveedores del cambio de formato de tus facturas. Es la mejor forma de asegurarte de que están preparados para recibir y procesar las nuevas facturas que les envíes.
Para ir concluyendo, la facturación electrónica es una pieza clave en la modernización de las empresas en España. Utilizar un formato legal es fundamental para cumplir con los requisitos legales y aprovechar los beneficios de la digitalización.
Si te encuentras en la necesidad de cambiar de formato de factura electrónica, asegúrate de adaptarte a las regulaciones actuales y de elegir las herramientas adecuadas para hacerlo de manera eficiente y segura.
Recuerda que la facturación electrónica no solo es una obligación, sino también una oportunidad para optimizar tus procesos financieros y administrativos. La adopción de un nuevo formato puede ser un desafío, pero con una planificación adecuada aprovecharás las ventajas de la facturación electrónica. En easyap sabemos cómo afrontarlo y te queremos ayudar.
