¿Cómo contabilizar el renting de tu empresa?

Sep 18, 2023 | Externalización de servicios

En el mundo empresarial, la gestión financiera es esencial, y un pilar fundamental de ella es saber cómo contabilizar un renting. Esta vía de adquirir activos ha ganado popularidad en los últimos años, sobre todo si hablamos de vehículos. No obstante, su contabilidad puede ser un desafío. En este artículo veremos en detalle qué es el renting en contabilidad, cómo se amortiza, cómo se contabiliza el valor residual y cómo afecta el IVA y a la presentación de otros impuestos. Además, desvelaremos las diferencias clave entre leasing y renting a nivel contable y qué consecuencias pueden surgir si no lo contabilizas correctamente. Todo ello con la batería de preguntas y respuestas que te presentamos a continuación.

¿Qué es el renting en contabilidad? 

El renting en contabilidad es un método de adquisición de activos para alquilar un bien a largo plazo, como vehículos o maquinaria. Se ejecuta a través de un contrato de arrendamiento financiero. A diferencia de la compra tradicional, en el renting pagas una cuota al arrendador por el uso del activo durante un tiempo. 

Desde el punto de vista contable, el renting implica el registro de estas cuotas como gastos operativos en lugar de registrar el activo en el balance. Así puedes obtener ventajas financieras y fiscales, ya que no inmovilizas grandes sumas de dinero en la compra de activos y te puedes deducir los pagos como gastos.

¿Cómo se registra contablemente un renting?

En cuanto a cómo contabilizar el renting, te aconsejamos seguir este paso a paso:

1. Registrar el inicio del contrato 

Cuando firmes el contrato, anota el activo en el libro de registro de activos con su valor total y como activo no corriente.

2. Registro de las cuotas 

Cada vez que hagas un pago (mensual, trimestral, etc.), regístralo en el estado de resultados. A su vez, divide el pago en dos partes: 

  • Los intereses, que se anotan como gasto financiero.
  • La amortización, la cual se registra como una reducción del valor del activo en el balance general y se refleja como gasto amortizable.

3. Registro del valor residual 

Si el renting incluye un valor residual al final del período, mantenlo como tal hasta que decidas qué hacer a la conclusión.

4. Contabilización del IVA 

En algunos casos, abonas el IVA mensualmente junto con el pago del renting y lo registras como gasto de impuestos. En otros, puedes deducirlo en la declaración, lo que impacta en la carga fiscal de tu empresa.

5. Registro de renovaciones o finalización 

Al finalizar el contrato, debes decidir entre renovar, adquirir o devolver el activo. Cada opción tendrá su tratamiento contable, pero te aseguramos que, a nivel fiscal, es fundamental contabilizar el renting de forma precisa y según tus regulaciones y la naturaleza del contrato.

¿Cómo se amortiza un renting? 

A su vez, la amortización en un contrato de renting también es un concepto clave. Se trata del proceso de distribuir el coste del activo a lo largo de su vida útil estimada. En un renting no eres propietario del bien al finalizar el acuerdo, pero debes reflejar su desgaste gradual en tus estados financieros. Aquí te explicamos cómo: 

  • Identificación del período de amortización. El primer paso es determinar el tiempo durante el cual utilizarás el activo.
  • Cálculo de la cuota de amortización. La cuota de amortización es la parte de cada cuota que asignas a la amortización. Se calcula dividiendo el coste total del activo (sin incluir el valor residual, si lo hubiera) entre el número de períodos de amortización. Por ejemplo, si el coste total del activo es de 24.000 euros y el contrato es a 24 meses, la cuota de amortización sería de 1.000 euros al mes.
  • Registro de la amortización. Cada vez que pagues una cuota, una parte la registrarás como gasto de amortización en el estado de resultados.
  • Registro del valor residual. Si el contrato incluye un valor residual al final del período, debes mantenerlo en el balance como un activo hasta que decidas si compras, si renuevas el acuerdo o si devuelves el activo.
  • Revisión periódica. A medida que avanza el contrato, realiza ajustes periódicos en la amortización para reflejar el desgaste real del activo.

Por todo esto, es importante que lleves un registro preciso de los pagos, así como que lo hagas apoyándote en un equipo y un software contable de garantías.

¿Y cómo se contabiliza el valor residual de un renting? 

En cuanto al ya citado valor residual, es el valor estimado del activo al final del período de alquiler. A continuación, te guiamos sobre cómo contabilizar el valor residual del renting: 

  1. Haz el registro inicial del activo en el balance general como un activo no corriente y sin incluir el valor residual.
  2. Recoge el reconocimiento del valor residual. En algunos casos, se incluye como un activo separado, mientras que en otros se registra como parte del coste del bien.
  3. Actualización del valor residual. Conforme avanza el contrato, revisa y, si es necesario, ajusta el valor residual en el balance general y en los libros contables.
  4. Anota la decisión final. Si compras el activo, el valor residual se utilizará para calcular el precio de compra. Si lo devuelves o renuevas, tendrás que ajustar el balance.
  5. Registra las ganancias o pérdidas. Si adquieres el activo al final del plazo y el precio de compra es diferente al valor residual anotado, debes registrar ganancias o pérdidas en el estado de resultados.

De todas formas, ten en cuenta que el tratamiento contable del valor residual puede variar según las regulaciones específicas de tu región y las políticas de tu empresa.

¿Cómo influye el IVA al contabilizar un renting? 

Precisamente, en cuanto a regulaciones hay otro aspecto a valorar: la forma en que el IVA impacta en la contabilización de un renting y en el Suministro Inmediato de Información de IVA. A continuación, te detallamos los principales aspectos en los que influye al contabilizar un renting:

Tratamiento del IVA en los pagos periódicos 

En muchos países el IVA se aplica a las cuotas del renting. Así, cada vez que realices un pago, una parte del mismo corresponderá al IVA. Este IVA, generalmente, es un gasto de impuestos en el estado de resultados.

Deducción del IVA 

En algunos casos, tienes derecho a deducirte el IVA de las cuotas del renting como crédito fiscal, lo que reduce la carga fiscal total de tu empresa. No obstante, esto dependerá de si el activo lo utilizas para actividades gravadas con IVA y de las regulaciones fiscales específicas de tu jurisdicción.

Registro del IVA en libros contables 

Debes mantener registros detallados de los pagos de IVA y de las deducciones correspondientes para garantizar el cumplimiento fiscal que exige la Agencia Tributaria.

Consideración del IVA en decisiones estratégicas 

El IVA puede influir en las decisiones estratégicas de tu empresa. Por ejemplo, al evaluar si es más ventajoso optar por un contrato de renting con IVA deducible o si prefieres buscar alternativas sin IVA.

Registro de ajustes fiscales al final del contrato 

Al finalizar el contrato, piensa cómo manejarás el IVA en función de lo que decidas (compra, renovación o devolución).

¿En qué se diferencia un leasing de un renting a nivel contable? 

Al mismo tiempo, a la par que el renting, existe otro anglicismo que ha adquirido popularidad: el leasing. Son dos formas comunes de adquirir activos, pero difieren en cómo se registran. 

Así mismo, la principal diferencia entre leasing y renting a nivel contable radica en cómo se registra el activo y en cómo se distribuyen los pagos en los libros contables. Por lo tanto, no es lo mismo contabilizar un leasing que un renting.  

En un leasing, el activo se registra en el balance y se amortiza, mientras que, en un renting, el activo se trata como un gasto operativo sin registro en el balance. La elección dependerá de tus necesidades financieras y fiscales.

¿Qué ocurre si no contabilizo un renting? 

Por último, te ponemos en sobre aviso: no contabilizar un renting puede tener consecuencias financieras y legales significativas para tu empresa. He aquí varias de ellas: 

  1. Incumplimiento contable y fiscal. Así, puedes acabar enfrentándote a sanciones, multas y auditorías.
  2. Dificultades en la toma de decisiones financieras. Tendrás dificultades en la toma de decisiones financieras, ya que los informes financieros no reflejarán con precisión la situación real de tu organización.
  3. Impacto en la rentabilidad y la solvencia. Los gastos de un renting no contabilizado adecuadamente afectarán negativamente a la rentabilidad de tu empresa al aumentar los gastos operativos en el estado de resultados.
  4. Problemas de gestión de activos. También puede dificultarte la gestión adecuada de los activos de tu empresa, ya que carecerás de un registro preciso.
  5. Repercusiones legales. Esto puede incluir la pérdida de protecciones jurídicas propias de un contrato o la posibilidad de disputas legales con el arrendador.
  6. Impacto en la imagen corporativa. La falta de transparencia afectará negativamente la percepción de tu empresa por parte de inversores, accionistas, etcétera.
  7. Dificultades en auditorías y revisiones financieras. El no tener registros de los renting puede darte problemas en auditorías y generar costes adicionales y retrasos.

Como ves, no contabilizar un renting adecuadamente puede conllevar graves consecuencias, tanto desde el punto de vista financiero como legal. Para evitar estos problemas, es fundamental una gestión financiera rigurosa. También la ayuda de la mejor tecnología, como el software de easyap. Con él no tendrás problemas fiscales de ningún tipo, ya que nos adaptamos a ti, a tu empresa y las normativas de tu sector. ¿Quieres saber cómo?

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