Las leyes marcan el ritmo de cualquier industria. El campo de la contabilidad automatizada y la facturación no es una excepción. La mejor muestra es que cada vez más países exigen la factura online y, al mismo tiempo, las empresas van incorporando y utilizando el formato digital. Pero ¿la emisión de facturas electrónicas es necesaria por obligación o por los beneficios que ofrece a las compañías y al tejido empresarial?
¿Por qué es conveniente la emisión de facturas electrónicas?
La experiencia de easyap en proyectos que combinan tecnología y contabilidad es de más de dos décadas. En ese tiempo trabajando en múltiples entornos y con compañías de distintos sectores, hemos visto cómo la emisión de facturas electrónicas es positiva y conveniente por muchas razones.
Nuestra trayectoria nos da once argumentos que van más allá del aspecto legal para corroborar esta idea. Precisamente, esos argumentos son los beneficios de digitalizar un proceso tan importante como el de la facturación.
1. Ahorro de tiempo y de costes económicos
Las facturas electrónicas eliminan la impresión, el correo postal y el tener que guardar tus documentos en papel. Estos cambios se traducen en un ahorro significativo de tiempo y de gastos asociados a la gestión de archivos, por no hablar también del coste de contar con un espacio donde almacenar todas esas facturas.
2. Mayor eficiencia y productividad en tu negocio
La emisión de facturas electrónicas automatiza un proceso arduo y, a la par, necesario en tu negocio como es el de la facturación. Además, con un sistema digital automatizado, reduces los errores manuales, por lo que mejoras la eficiencia y productividad dentro de tu empresa.
3. Mejora en la gestión de pagos y cobros
Este tipo de facturas digitales las envías, recibes y gestionas de forma instantánea. Por lo tanto, al efectuar una gestión más rápida y eficiente de los pagos y cobros, todo el proceso es mucho más ágil y veloz que con la facturación convencional.
4. Garantía de seguridad y privacidad
Las facturas online están respaldadas por medidas de seguridad electrónicas. Nos referimos, por ejemplo, a la firma digital. De esta manera estarás reduciendo el riesgo de fraude, robos y falsificación de documentación, así como que estarás protegiendo mejor los datos de las partes que intervienen en una operación y mantendrás su privacidad.
5. Optimiza la gestión de los datos
La emisión de facturas electrónicas permite integrar todos los datos de facturación en sistemas de gestión empresarial como el que desarrollamos en easyap. Con él, lo que lograrás será una mejor gestión de los datos y, por consiguiente, podrás tomar mejores decisiones de negocio.
6. Facilita el cumplimiento de requisitos legales y fiscales
Con un buen software para la emisión de facturas electrónicas también cumplirás con los requisitos legales y fiscales de tu país o región. Te podrás ceñir a los formatos de factura que exija cada uno de los organismos tributarios a los que tienes que rendir cuentas y, por consiguiente, evitarás sanciones y multas de cualquier tipo.
7. Adaptabilidad a facturas en cualquier formato
Siempre y cuando tu sistema te dé la opción, puedes adaptar tus facturas online a los requisitos de tus clientes. Por ejemplo, con la solución de easyap tienes la posibilidad de emitir facturas electrónicas en formato UBL, que es muy popular, y así mejorarás la satisfacción del cliente.
8. Mejora la comunicación entre empresa, clientes y proveedores
Precisamente por lo que comentábamos en el punto anterior, la emisión de facturas electrónicas te permite mantener una comunicación más fluida y rápida con tus clientes y proveedores. Así mismo, esta eficiencia y agilidad mejora la atención al cliente y la resolución de sus problemas.
9. Reduce el error humano
Está demostrado que, aparte de ser más rápidos, los sistemas de facturación digital fallan menos que las personas. Por lo tanto, te garantizamos que un buen software para la emisión de facturas electrónicas te ayuda a reducir errores humanos: la omisión de información, la duplicidad de facturas, errores de cálculo, etcétera.
10. Reduce el impacto ambiental
A su vez, con las facturas electrónicas se reduce el consumo de papel, tinta y otros recursos asociados a la facturación en papel. Así que utilizando este nuevo formato tú, tu negocio y tus clientes estáis contribuyendo a reducir el impacto medioambiental.
11. Mejor seguimiento de todo el proceso
Por último, un portal para la emisión de facturas electrónicas deja constancia de cada paso de la operación. Por lo tanto, permite tanto a tu empresa como al cliente llevar a cabo un seguimiento más eficiente de las facturas. De esa forma, se facilita el control y la gestión de la facturación para todas las partes.
¿Dónde es obligatoria la emisión de facturas digitales?
Precisamente por ese mejor seguimiento que se puede hacer de la facturación, también los gobiernos abogan por imponer la emisión de facturas online. Es lo que ellos denominan trazabilidad y les permite controlar de forma mucho más exhaustiva si las empresas cumplen o no con sus obligaciones a nivel tributario y fiscal.
Siguiendo esta idea, no es de extrañar que cada vez más autoridades fiscales establezcan leyes que obligan a la emisión de facturas digitales. En España, la factura electrónica es obligatoria para cualquier compañía que opera con la Administración Pública desde hace años y en 2023 lo será también entre empresas privadas. Sin embargo, no somos pioneros ni los únicos que lo exigen.
Para empezar, aunque la legislación sobre emisión de facturas electrónicas depende de cada país, la Unión Europea (UE) establece un marco regulatorio. En él se incluyen medidas para fomentar los procesos de facturación electrónica en operaciones entre empresas. En este sentido, existen varias directrices comunes:
- Directiva 2014/55/UE. Esta directiva establece un estándar europeo para la facturación electrónica en las contrataciones públicas. Desde 2019, los estados miembros de la UE deben garantizar que sus sistemas de contratación pública son capaces de recibir y procesar facturas electrónicas en conformidad con este estándar.
- Plataforma europea de facturación electrónica. La Comisión Europea ha desarrollado una plataforma online para la facturación electrónica que permite a las empresas enviar y recibir facturas electrónicas en todo el territorio europeo.
- Reglamento eIDAS. Este reglamento establece un marco legal para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la UE.
Por su parte, algunos países también tienen sus propias leyes sobre facturación electrónica. Por ejemplo, en Italia, desde 2019, la emisión de facturas electrónicas es obligatoria para todas las empresas que facturan a otras compañías y en Francia desde este año 2023 también. Por su parte, en España, Dinamarca o Portugal emitir facturas digitales es obligatorio para cualquier operación con el sector público.
Y si salimos de Europa, vemos que la emisión de facturas electrónicas también es una realidad. En México es obligatoria desde 2011 para todos los contribuyentes y en Brasil (desde 2008) y Chile (desde 2015) lo es para todas las empresas.
¿Es easyap la solución para cumplir con tu obligación o va más allá?
Pero, ¿por qué los gobiernos promueven tanto el envío y la gestión de facturas online? La razón, como decíamos antes, es que ellos también se aprovechan de sus beneficios: mayor eficiencia, productividad, precisión, trazabilidad… Todo esto se traduce en un ahorro de tiempo y costes, así como en una mejora en la relación con los clientes.
Es en este punto es donde entramos nosotros, easyap. Además de todas las ventajas generales que tiene la facturación electrónica, nuestro software te ofrece otros beneficios que son clave para cualquier tipo de compañía:
– Accesibilidad y mejor comunicación. Tú y tus clientes podéis acceder a las facturas en cualquier momento y lugar, siempre que tengáis conexión a Internet. Esta función ahorra tiempo y aumenta la eficiencia y la satisfacción de todos los usuarios del software.
– Integración con otros sistemas. Nuestra solución se integra fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, CRM o ERP. Por lo tanto, te facilitamos la automatización de los procesos de facturación y la gestión de la información.
– Seguridad y cumplimiento legal. El software de easyap cumple con todas las normativas legales en materia de facturación electrónica que te conciernen según tu actividad y región. Además, garantiza la seguridad y la confidencialidad de la información que contengan tus archivos.
– Adaptabilidad. Implementamos el software en cualquier tipo de empresa, ajustándose al sector al que te dediques a tus necesidades tanto de negocio como fiscales. Además, no importa el volumen de facturación, ya que con easyap pagas por cada factura que procesen y no un coste fijo.
– Portal para gastos del empleado. La solución de easyap también tiene otras funcionalidades que impactan en tu contabilidad. El portal para gastos del empleado es una de ellas, gracias a la cual los trabajadores pueden introducir directamente dietas, desplazamientos, etcétera.
En resumen, el software de facturación electrónica de Easyap te ofrece ventajas específicas para tu negocio. Por aportar todo eso, y no por cumplir con una obligación legal, es por lo que te queremos dejar nuestro contacto. Estamos deseando empezar con la transformación digital de tu negocio.
