Emisión de Factura Electrónica
Tramitación de facturas de clientes
Realidad Actual
El propio soporte de las facturas en papel introduce sobre-costes importantes inherentes al manejo del documento tanto desde la perspectiva del cliente como de la del proveedor limitando la capacidad de optimización de reducción de los ciclos de proceso, todo esto unido a la próxima obligatoriedad de uso de la Factura Electrónica hace que el acometer la mejora del proceso de facturación a clientes no sea una opción .
Nuestra propuesta | Portal del Cliente
easyap pone a disposición de sus clientes el portal del cliente de facturación electrónica easyei como un modelo de ayuda en el proceso de emisión, envío, contabilización y conservación de las facturas a clientes, incluido interconexión con AAPP via FACe, Haciendas Forales via TicketBAI y portales específicos. Adicionalmente el portal del cliente easyei permite la consulta / descarga de información por parte de los clientes no solo de facturas sino toda aquella información relevante en la relación comercial. El seguimiento de los estados de la factura es tambien parte del alcance de la funcionalidad del portal.
La utilización de mecanismos de factura electrónica ya sea e-factura, edi, UBL o cualquier formato personalizado firmado electrónicamente, además de contar con total validez a efectos impositivos, agilizará el proceso tanto desde la perspectiva del ciclo de recepción como de etapas posteriores del proceso de la factura. En clientes en los que su volumen así lo justifique la implementación de formatos personalizados firmados electrónicamente es una opción a considerar orientando la contabilización automática de las mismas.
El uso de un portal del cliente para facilitar la consulta/descarga y emisión de duplicados de sus facturas disminuye el volumen de incidentes y fomenta una más estrecha relación cliente / proveedor, además de cumplir con los requisitos de las nuevas reglamentaciones de facturación electrónica.
Estos son, a alto nivel, los elementos del proceso.
Beneficios
- Cumplir con los nuevos requisitos legales de la normativa de Facturación Electrónica.
- Ahorro económico por la eliminación de costes de impresión y franqueo
- Garantía de entrega de la factura al cliente y trazabilidad de la misma
- Reducción del ciclo desde la emisión hasta la entrega en cliente
- Incremento de la productividad de los actores del proceso con el consecuente ahorro en costes
- Mejora de la relación cliente / proveedor
- Contabilización automática de las facturas emitidas
- Registro electrónico de las actuaciones realizadas
- Interconexión directa con FACe y TicketBAI y Peppol.
Factura Electrónica con easyei (la plataforma de facturación electrónica de easyap)
El proceso de emisión de facturas no varía, el único cambio se introduce en el envío de las facturas a los clientes, haciendo llegar a cada cliente las facturas en un formato electrónico válido legalmente y aceptado por sus sistemas de facturación.
No olvidemos que no existe un único formato de factura electrónica válido, cada cliente puede optar por uno distinto, e-factura, EDI, UBL … y un canal de envío específico desde los más sencillos como email o ftp a factura web o redes de valor añadido como Face B2B, peppol ….
Los usuarios de easyei pueden cargar las facturas emitidas para sus clientes usando uno de los siguientes métodos:
- Factura WEB introducción manual de facturas directamente en el portal easyei
- Carga o importación automática de ficheros estructurados con formato estándar como XML, CSV o Excel.
- Uso de la función de escaneo de facturas de easyei y validación de los datos extraídos automáticamente por el OCR.
- Carga de ficheros PDF y validación de los datos extraídos automáticamente por el OCR.
- Formatos personalizados con previa valoración por parte de easyap.
Todos los formatos electrónicos permiten el envío simultáneo de factura electrónica y de factura PDF firmada electrónicamente.
Los clientes pueden recibir sus facturas en el formato electrónico válido aceptado por ellos por las siguientes vías:
- Descarga directa desde el portal del cliente de easyei
- email ( aseguramiento de envíos y gestión derechazos)
- ftp
- carga en sus portales específicos ( via email o ftp)
- con interfaces personalizados con previa valoración por parte de easyap.
El portal del cliente de easyei facilitará la adecuación a las nuevas normas de facturación electrónica poniendo a disposición de los clientes las facturas en los formatos válidos legalmente e informando de los estados de las mismas según marca la normativa.
Portal del Cliente
Como parte de la solución de facturación electrónica de easyap se incluye el portal web del cliente orientado a que el propio cliente pueda resolver todas las consultas que habitualmente dirige al área de cuentas por cobrar así como a cualquier otro departamento de la compañía. La solución se basa en la transformación digital, la automatización y procedimentación, destacando los siguientes puntos:
- Circuito completo: posibilidad de información al cliente de cada una de las fases y estados de las facturas.
- Descarga de facturas y duplicados .
- Posibilidad de gestión de documentación anexa de facturas.
- Gestión de todo tipo de documentos comerciales, tablas de precios, albaranes ….
- Multi-via, sistema de información al cliente complementado con sistema de gestión de incidentes.
- Posibilidad de automatización de mantenimiento de datos de contacto en maestro de clientes.
- Bidireccional.
- 24×7.
- Procedimientos de capacitación y resolución de “FAQ”.
¿Cómo funciona el easyei en la emisión de facturas?
Proceso
easyei es una aplicación web diseñada para poder emitir de manera rápida y sencilla facturas electrónicas cumpliendo los requisitos legales para garantizar su validez. Se describe a continuación cuales son los pasos que puede seguir la emisión de facturas electrónicas.
1. Emisión de Facturas:
Las facturas son emitidas en el sistema contable/ERP del cliente sin cambio alguno (impresión de facturas no requerida).
Las facturas son exportadas para su transferencia al portal easyei (formato personalizable y adaptable a cada cliente)
2. Envío de Facturas a easyei:
Las facturas generadas, con sus anexos, son enviadas/cargadas al portal del cliente de facturación electrónica easyei. La recogida automática desde el sistema contable por el portal easyei es también una opción.
Si lo desea puede confeccionar sus facturas directamente en el portal vía Web.
3. Recepción de Facturas
4. Formato de Factura Electrónica por cliente:
Parametrice el formato de factura electrónica en el que quiere enviar a cada uno de sus clientes (facturae, e-invoice, brl, edi, SAP,..).
El envio en papel también es admitido.
5. Firma de Facturas:
Las facturas son firmadas o bien por el emisor o bien por el certificado del portal.
6. Envío de Facturas:
Las facturas son enviadas a cada uno de sus clientes en el formato acordado.
El envío de ficheros contables en el formato de los principales ERPs (SAP, JDE, Oracle, Navision,..) es también posible.
7. Acuse de Recibo:
Si se desea se entrega acuse de recibo en el momento que la factura es recibida por su cliente.
8. Estado de Facturas:
Se puede conocer automáticamente si el cliente acepta o rechaza la factura remitida o si esta ha sido recibida adecuadamente. Así como la información de pago.
9. Custodia de Facturas:
Las facturas son custodiadas en el portal easyaei y estarán disponibles para su posterior consulta o la de sus clientes durante periodo acordado.
La consulta de las facturas y/o de su información anexa y estados es consutable directamente por el cliente.
“
Beneficio mutuo: cliente satisfecho y recursos liberados.
”
