Todo sobre las facturas falsas: qué son, cómo se detectan y qué sanciones tienen

Mar 13, 2023 | Servicios contables y fiscales

Dicen que, hecha la ley, hecha la trampa y en la facturación electrónica se aplica esta afirmación tal cual. Las facturas falsas son una realidad. Se trata de aquellas que no cumplen con lo que establece la normativa de cada región o país. El caso es que estos documentos fraudulentos son mucho más comunes de lo que creemos y saber detectarlos es fundamental para evitar problemas y sanciones. Por eso, en este artículo tratamos el delicado tema de la facturación falsa.

¿Qué son las facturas falsas?

 Por definición, entendemos a las facturas falsas como los documentos contables emitidos con la intención de engañar a las autoridades fiscales y obtener beneficios ilícitos. Pueden ser generadas para simular impuestos que nunca se dieron o para inflar el valor de una transacción real.

 Así, las facturas falsas permiten a la empresa que las emite deducir algo que nunca pagó o cobrar reembolsos indebidos. En cuanto a sus usos, normalmente se utilizan con los siguientes fines: 

  Evasión de impuestos
  Blanqueo de capitales
  Financiación de actividades ilegales
  Cometer fraude para con las autoridades fiscales correspondientes 

Como bien entenderás, las facturas falsas constituyen un delito grave, sea cual sea la residencia fiscal y el lugar donde opera la compañía que la emite. Aunque la legislación varíe de una región a otra, las empresas que emiten facturas falsas pueden enfrentarse a sanciones civiles y penales, como verás más adelante.

¿Cómo detectarlas a primera vista? Principales diferencias con una legítima 

Por lo tanto, si tienes alguna sospecha de que se están emitiendo facturas falsas, ya sea en tu compañía o por parte de algún proveedor o cliente, debes informar de ello. Es la única forma de que las autoridades fiscales tomen las medidas necesarias para prevenir el fraude fiscal. Ahora bien, ¿cómo detectarlas? 

Identificar que una factura es falsa no es sencillo. O, por lo menos, algunas de ellas. Es cierto que hay diversos tipos de facturas para las cuales se estipula qué información deben incluir. No obstante, existen auténticos especialistas en la generación de facturas falsas. Aun así, hay indicadores que ayudan a detectarlas, como: 

  Los datos de contacto. Las facturas falsas a menudo contienen información de contacto incompleta o incorrecta. Verifica si el número de teléfono o la dirección de correo electrónico son reales.
  Los datos de la empresa. Comprueba si la compañía que emite la factura es legítima investigando si existe, si tiene página web, si hay información pública sobre ella…
  Los números de identificación fiscal. Investiga si los números de identificación fiscal del emisor y del receptor son correctos y válidos en los registros públicos de la autoridad fiscal correspondiente.
  Los detalles de la transacción. Asegúrate de que los detalles de la transacción en la factura son precisos y coherentes y que los precios y las cantidades también. 

De todas formas, el Gobierno ofrece públicamente los requisitos que deben cumplir las facturas, electrónicas o convencionales.

¿Qué ocurre si recibo una factura falsa? 

Si no te encajan cualquiera de las cuestiones que citamos en el apartado anterior, es posible que estés ante una factura falsa. En ese caso, debes actuar de la siguiente forma: 

  1. Verifica la autenticidad de la factura. Para despejar las dudas y sospechas de que una factura es falsa, primero debes verificar la autenticidad de la misma por tu cuenta. Para ello puedes contactar con el emisor y confirmar como te hemos indicado los detalles de la operación.
  2. Documenta la situación. Si, efectivamente, esa factura es falsa, debes documentar todo lo relacionado con ella. Es decir, tienes que registrar la fecha de recepción, la razón social y los datos de contacto del emisor, los importes que recoge y cualquier otro dato que pueda ser útil en la investigación.
  3. Informa a las autoridades fiscales. Una vez has confirmado que es falsa, informa a las autoridades fiscales. Serán ellas quienes investigarán el asunto y tomarán las medidas necesarias para prevenir o sancionar el fraude. Además, evitarás problemas fiscales y administrativos al haber notificado la incidencia.
  4. Toma medidas legales. Si la factura falsa impacta en tu contabilidad o en tu tributación, toma las medidas legales que consideres oportunas para reclamar compensaciones o para cuadrar tu facturación.

En definitiva, ante una factura falsa, es importante que adoptes medidas inmediatas. Es la mejor forma de proteger tu empresa y evitar cualquier consecuencia negativa.

¿Cómo comprueba Hacienda las facturas? 

Pero, de todas formas, aunque hasta ahora hemos hablado de cómo puedes detectarla tú, las autoridades fiscales también se encargan de perseguir y combatir la facturación falsa. Hablamos de la AEAT (Agencia Tributaria), las diputaciones y otros organismos tributarios. 

Estas instituciones cuentan con sus propios procedimientos para estudiar las facturas de miles de compañías. Así mismo y como ejemplo, Hacienda en España comprueba los procesos de facturación a través de las siguientes herramientas: 

  Comprobación de la información en las declaraciones de impuestos. Hacienda verifica la información en las declaraciones de impuestos presentadas para comprobar si las facturas se corresponden con las transacciones reales.
  Análisis de la información financiera. La Agencia Tributaria utiliza técnicas de análisis financiero para identificar patrones y comportamientos sospechosos que indiquen la existencia de facturas o actividades fraudulentas.
  Auditorías. Hacienda realiza auditorías online y/o presenciales a las empresas para comprobar la veracidad de sus facturas.
  Intercambio de información con organismos de otros países. Este organismo también puede intercambiar información con agencias tributarias de otros países para identificar transacciones ilegales. 

Todos son mecanismos legales y legítimos que ayudan tanto a Hacienda como a autoridades fiscales regionales a detectar documentos fraudulentos.

Sanciones por emitir facturas falsas 

A su vez, también para penalizar el delito de facturas falsas, la legislación de cada país establece sus propias sanciones. En general, la facturación fraudulenta es considerada un delito grave y puede conllevar sanciones civiles y penales, incluyendo multas económicas, prisión, confiscación de bienes y pérdida de la licencia empresarial. 

En España, por ejemplo, la emisión de facturas falsas se considera un delito fiscal y está tipificado en el Código Penal. Las sanciones pueden variar según la gravedad del delito. No obstante, hay multas de hasta el 150% del importe defraudado, penas de prisión de hasta 6 años y la imposibilidad de optar a ayudas públicas o beneficios fiscales durante un período de tiempo determinado. 

Además de las sanciones penales y administrativas, la emisión de facturas falsas también puede tener consecuencias negativas para la reputación de la empresa. Sobre todo, dañará la imagen de la compañía en cuanto a integridad y honestidad a ojos de clientes, proveedores y de las propias autoridades fiscales.

¿Cómo validar una factura? 

A su vez, validar una factura es otro mecanismo útil para evitar problemas de facturación errónea o falsa. Para ello, debes comprobar que la factura cumple con todos los requisitos legales y fiscales revisando los siguientes elementos: 

  La identificación del emisor y receptor, incluyendo sus nombres y números de identificación fiscal.
  Los detalles de la transacción, como la fecha de emisión, el número de la factura, la descripción de los bienes o servicios, la cantidad y el precio.
  Los impuestos aplicables, como el tipo impositivo y el importe del tributo correspondiente.
  El formato, que debe ser el establecido por las autoridades fiscales.
  La firma del emisor y/o receptor, según corresponda. 

Una vez comprobados estos aspectos en cualquiera de tus facturas, podrás considerar que es válida y proceder a su gestión y almacenamiento. Además, es algo que podrás hacer fácilmente con un software de contabilización automática como el de easyap.

¿Por qué las facturas electrónicas son más seguras que las facturas en papel? 

Aparte, en la lucha contra la facturación falsa hay un nuevo factor que ayuda a combatirlas. Hablamos del mundo digital y de las tecnologías que nos ofrece. El software de easyap es el mejor ejemplo, puesto que con él puedes generar tus facturas electrónicas cumpliendo todas las exigencias legales. 

De hecho, las facturas electrónicas son más seguras que las facturas en papel. Por ello, en múltiples países se han instaurado ya como obligatorias, entre ellos España. Así mismo, tienen varias características que las hacen más fiables, como, por ejemplo: 

  Autenticidad. Los sistemas de facturación electrónica como el nuestro cuentan con mecanismos de autenticidad que aseguran que la factura no ha sido alterada y proviene de un emisor legítimo.
  Integridad. Las facturas online no pueden ser alteradas sin dejar rastro.
  Confidencialidad. Este tipo de facturas pueden ser encriptadas para proteger información confidencial sobre clientes y proveedores.
  Registro. Las facturas electrónicas se registran y almacenan en sistemas seguros, proporcionando fácil acceso a la información y más transparencia.
  Reducción de errores. Las facturas electrónicas reducen la posibilidad de errores humanos, ya que la información se procesa automáticamente. 

En definitiva, las facturas electrónicas son más seguras que las facturas en papel porque cuentan con mecanismos de seguridad más sofisticados. Además, la digitalización de las transacciones te ofrece mayor eficiencia en la facturación. 

Todo eso te lo aportamos en un software de garantías como el de easyap. Pero es que las ventajas y funcionalidades van mucho más allá: comunicación de impuestos, espacio para gastos de empleados, portal para proveedores… Si quieres saber más, solo tienes que contactarnos.

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