Fehler sind menschlich. Wir alle irren uns und machen Fehler, mit größeren oder kleineren Folgen, und wir machen sie in jedem Bereich. Auch im Berufsleben. Technologie hilft, diese Fehler zu reduzieren. Was sollen wir Ihnen bei einem Technologieunternehmen wie easyap noch sagen! Nichtsdestotrotz treten in vielen Arten von Arbeitsprozessen immer noch Fehler auf und werden auch weiterhin auftreten. Buchhaltung und Rechnungsstellung sind keine Bereiche, die davon ausgenommen sind. Genau hier spielt der Begriff, über den wir in diesen Zeilen sprechen werden, eine Schlüsselrolle.: die Berichtigungsrechnung. Was ist das? Wann sollte sie verwendet werden? Wie erstellt man sie Schritt für Schritt?
Was ist eine Berichtigungsrechnung?
Die Berichtigungsrechnung ist das Dokument, das erstellt und ausgestellt wird, um eine fehlerhafte vorherige Rechnung zu korrigieren. Diese kann aus verschiedenen Gründen fehlerhaft sein: weil die enthaltenen Daten nicht korrekt sind, weil bei einem bestimmten Vorgang eine Rücksendung erfolgen muss oder weil die Mehrwertsteuer einer nicht bezahlten Rechnung zurückgefordert werden soll, zum Beispiel. So würden wir bei easyap direkt definieren, was eine Berichtigungsrechnung ist.
Wenn wir also von Berichtigungsrechnungen sprechen, beziehen wir uns auf einen Begriff von entscheidender Bedeutung für jedes Unternehmen. Einerseits ist sie wirtschaftlich sehr wichtig, denn falls Sie eine solche verwalten müssen, liegt es wahrscheinlich daran, dass es eine Diskrepanz bei Einnahmen und/oder Ausgaben gibt. Andererseits sind sie grundlegende Dokumente für die Steuer- und Buchhaltungskontrolle. Ihre Relevanz bei der Abgabe von Erklärungen ist entscheidend.
Bis vor Kurzem waren Berichtigungsrechnungen im Arbeitsjargon umgangssprachlich bekannt als Gutschriftsrechnungen. Oder sogar als Gutschriften. Doch in Spanien werden sie nach einer Gesetzesänderung rechtlich als unterschiedliche Begriffe angesehen. Später werden wir Ihnen den Unterschied zwischen diesen drei Konzepten erklären.
Tatsache ist, dass seit 2013 die Berichtigungsrechnungen in der Rechnungsverordnung geregelt sind, die im Königlichen Dekret 1619/2012 festgehalten und im BOE veröffentlicht wurde über die Rechnungslegungspflichten. Konkret wird in Artikel 15 derselben alles bezüglich ihrer Regulierung, einschließlich ihrer Nomenklatur, behandelt.
Allgemeine und spezifische Anforderungen dieser Dokumente
Aufgrund all dessen, was wir gerade über was eine Berichtigungsrechnung ist, werden Sie verstehen, dass wir über ein rechtsgültiges und notwendiges Dokument sprechen. Tatsächlich müssen diese Art von Dokumenten bestimmte spezifische Anforderungen erfüllen, damit sie rechtlich und buchhalterisch gültig sind. Diese sind:
– Der Aussteller muss angeben, dass es sich um eine Berichtigungsrechnung handelt. Das heißt, er muss den Grund der Ausstellung beschreiben und auf die korrigierte Rechnung verweisen.
– Der Aussteller ist verpflichtet, die genaue Berichtigung anzugeben, die er vornimmt. Sie sollten sogar wissen, dass Berichtigungsrechnungen eine eigene Nummerierung haben, die sich von der der übrigen ausgestellten Rechnungen unterscheidet.
Darüber hinaus muss die Berichtigungsrechnung alle Steuerdaten enthalten, die jedes Unternehmen beim Ausstellen einer Rechnung angeben muss. Das heißt, das Ausstellungsdatum, die Steuerinformationen des Ausstellers und des Empfängers, die Steuern, die Beträge, die Produkte und Mengen…
In welchen Fällen muss eine Berichtigungsrechnung ausgestellt werden?
Gibt es bestimmte oder konkrete Situationen, in denen die Ausstellung solcher Dokumente obligatorisch ist? In welchen Fällen müssen Berichtigungsrechnungen ausgestellt werden?
Die Antwort auf die erste Frage ist ein „Ja“, da die Rechnungsverordnung, die wir eingangs zitiert haben, mehrere Fälle vorsieht. Für die zweite Frage sind dies einige der Fälle, in denen eine Berichtigungsrechnung obligatorisch ausgestellt werden muss:
– Eine Rechnung berichtigen , die nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
– Um jegliche Informationen oder Daten einer ausgestellten Rechnung zu korrigieren.
– Wenn Sie eine Rücksendung einer Bestellung vornehmen möchten.
– In Fällen, in denen der Steuerbetrag oder die Einbehaltung falsch berechnet oder angewendet wurde.
– Wenn Sie die Mehrwertsteuer zurückfordern möchten, die Sie in einem vorherigen Quartal für eine Rechnung deklariert haben, die letztendlich nicht bezahlt wurde.
Was die Frist oder den Zeitpunkt betrifft, wann Sie eine Korrekturrechnung ausstellen müssen, sollten Sie dies so schnell wie möglich tun. Das heißt, sobald Sie feststellen, dass einer der oben genannten Fälle vorliegt. Außerdem sollten Sie wissen, dass Sie mehrere Rechnungen in einer einzigen Korrekturrechnung berichtigen können, indem Sie mehrere Fehler auf einmal beheben.
Wie erstellt man eine Korrekturrechnung?
Nachdem die allgemeinen und spezifischen Anforderungen, die diese Art von Rechnungen erfüllen müssen, sowie der Zeitpunkt ihrer Ausstellung klar sind, werden wir erklären, wie eine Korrekturrechnung erstellt wird. Folgende Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen:
– Es ist zwingend erforderlich, dass Sie alle Identifikationsdaten der von Ihnen korrigierten Rechnung angeben.
– Der allgemeine Inhalt der Korrekturrechnung muss dem Inhalt einer regulären Rechnung entsprechen, welche in der Rechnungsverordnung festgelegt sind.
– Sie müssen eine Korrekturrechnung nur in Fällen ausstellen, wie wir sie zuvor genannt haben. Diese Fälle sind ihrerseits ebenfalls in der Rechnungsverordnung aufgeführt.
In diesem Abschnitt möchten wir auch kurz auf etwas eingehen, das wir bereits oben erwähnt haben. Korrekturrechnungen haben ihre eigene Nummernserie und folgen nicht der der regulären Rechnungen. Außerdem muss diese Nummerierung auch fortlaufend sein.
Unterschiede zur Gutschrift und zur Stornorechnung
Was ihren Namen betrifft, so existieren diese Art von Rechnungen schon immer. Tatsächlich sind sie ein Konzept, das untrennbar mit der Unternehmensbuchhaltung verbunden ist. Dennoch, der Begriff ‘Korrekturrechnung’ ist tatsächlich etwas Neues (offiziell in Spanien seit 2013 etabliert).
Bis zu diesem Zeitpunkt sprach man in vielen Finanzteams und -abteilungen vonGutschriften und Stornorechnungen. Aber bedeuten all diese Begriffe wirklich dasselbe?
Die Gutschrift
Zum einen ist dieGutschrift ein rechtliches Dokument für Kauf- und Verkaufsgeschäfte, bei denen es Korrekturen, Stornierungen, Fehler bei der Einziehung oder Zahlung, nachträgliche Rabatte nach Rechnungsstellung, Produktrücksendungen gibt…
Man könnte sagen, dass die Gutschriftals Beleg dient und ihre Funktion dieselbe ist wie die von Korrekturrechnungen. Der Unterschied ist, dass sie in Spanien rechtlich nicht als Gutschrift bezeichnet werden, in anderen Ländern jedoch schon.
Die Stornorechnung
Zum anderen ist dieStornorechnung ein ziemlich populärer Begriff in der Finanzwelt. Umgangssprachlich wurde sie bis vor kurzem als Synonym für Korrekturrechnung verwendet. Jedoch,seit 2013 katalogisiert die Steuerbehörde Stornorechnungen als Sonderfall einer Korrekturrechnung ein. Desgleichen ist der einzige Unterschied zwischen einer Stornorechnung und einer Korrekturrechnung, dasserstere mit negativem Vorzeichen und Korrekturrechnungen mit positivem Vorzeichen erstellt werden.
Kann eine Korrekturrechnung storniert werden?
Und was passiert, wenn ich eine Korrekturrechnung ausstelle und erneut einen Fehler in einem Datum oder Konzept mache? Kann und muss ich eine weitere Korrekturrechnung für die vorherige ausstellen? Dies ist eine weitere Frage, die uns bei easyap manchmal gestellt wurde. Die Antwort ist sehr einfach und grundlegend:ja, Sie können diese Korrekturrechnung stornieren. Wie? Einfacheine neue Korrekturrechnung ausstellen und die falsche korrigieren.
Die erste Rechnung, die für eine beliebige Transaktion ausgestellt wird, wird alsordentliche Rechnung. Von diesem Zeitpunkt an sind alle weiteren ausgestellten Korrekturen Berichtigungsrechnungen, wobei so viele wie nötig versendet werden können, um Buchungsfehler und Steuerprobleme zu vermeiden.
Die Rolle von easyap in Ihren Fakturierungsprozessen
Wir schließen mit einer sehr wichtigen Frage: Welche Rolle kann easyap hier spielen? Zunächst einmal ermöglicht Ihnen die von uns angebotene elektronische Rechnungssoftware, einen Prozess zu digitalisieren, der bis vor kurzem noch analog durchgeführt wurde. Daher, reduzieren Sie mit einem digitalen Verfahren wie diesem bereits Fehler in der Rechnungsstellung, da wir einen Großteil der menschlichen Intervention eliminieren
Aber nicht nur das, Sie verfügen auch über ein System, in dem Sie alle Ihre gewöhnlichen Rechnungen und Berichtigungsrechnungen verwalten können. Mit unserer Software können Sie:
– Rechnungen ausstellen und empfangen aller Art.
– Den Workflow steuern für die Rechnungsfreigabe.
– An einem einzigen Ort in der Cloud einsehen alle Ihre Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen.
– Die gesamte Buchhaltung automatisieren Ihres Unternehmens.
– Ihre Steuern erklären online (SII, TicketBAI, SILICIE…).
– Andere Kosten einbeziehen, die sich auf Ihre Buchhaltung auswirken, wie z.B. Mitarbeiterkosten.
Es stimmt, dass es auf dem aktuellen Markt andere Lösungen gibt. easyap verfügt jedoch über mehr als 20 Jahre Erfahrung in Ländern auf der ganzen Welt und in den unterschiedlichsten Branchen. Darüber hinaus passt sich unsere Lösung an jedes Buchhaltungs- und ERP-Paket an. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie pro verarbeiteter Rechnung und nicht einen Festpreis zahlen, was uns zu einer nützlichen Option macht, die für Unternehmen jeder Art geeignet ist. Möchten Sie mehr erfahren?
