Nous parlons habituellement de l’émission, mais le sujet d’aujourd’hui est tout aussi important : la réception des factures.C’est une source d’information financière clé et un processus fondamental pour toute entreprise dans sa relation avec ses fournisseurs. Sa gestion manuelle est fastidieuse et sujette aux erreurs, ce qui peut entraîner des conséquences négatives pour vos relations commerciales et la rentabilité de votre entreprise. C’est pourquoi, nous détaillons ci-après ce qu’est la réception des factures électroniqueset nous vous révélons pourquoi vous devriez l’automatiser avec un logiciel comme celui d’easyap.
Qu’est-ce que la réception des factures électroniques ?
Techniquement, la réception des factures électroniques est le processus par lequel une entreprise, quel que soit son type, reçoit et gère des factures au format numérique, au lieu du papier. De même, cela implique quatre étapes :
- La réception de la facture électronique.
- La vérification de son authenticité.
- La validation des données qui y figurent.
- La comptabilisation dans le système comptable de l’entreprise.
Contrairement à la réception des factures papier, la réception des factures électroniques permet aux entreprises d’automatiser le processus. Ainsi, elles gagnent du temps et réduisent la probabilité d’erreurs.De plus, cela réduit les coûts d’impression et l’utilisation du papier, ce qui en fait une option plus durable et rentable à long terme.
Par conséquent, la réception des factures électroniques est un processus clé et nécessaire pour toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité et à réduire les coûts associés à la facturation et à la comptabilité.
Quelles sont les obligations du destinataire de factures électroniques ?
D’autre part, lorsque vous recevez une facture, qu’elle soit numérique ou électronique, vous devez respecter certaines exigences. En Espagne, vous aurez plusieurs obligations légales qui varient selon que vous deviez émettre des factures en ligne ou non, selon la réglementation.
1. Vérifier l’authenticité de la facture et de la signature numérique
Tout d’abord, si vous y êtes obligé, vous devez vous assurer que la facture reçue est conforme aux exigences légales et qu’elle est signée numériquement. Vous devez également vérifier l’authenticité de la signature numérique et l’intégrité de la facture afin d’éviter les fraudes ou la manipulation de données.
2. Les conserver pendant 5 ans
Deuxièmement, toutes les entreprises doivent conserver les factures électroniques reçues pendant une période minimale de cinq ans, à compter de la date de clôture de l’exercice fiscal auquel elles se rapportent. Ceci est essentiel pour respecter les obligations fiscales et comptables, ainsi qu’en prévision de tout audit éventuel.
3. Les enregistrer dans un logiciel accessible pour vous et vos fournisseurs
Enfin, si vous avez opté pour la réception volontaire de factures électroniques, assurez-vous que votre logiciel est compatible avec le format utilisé par vos fournisseurs. De plus, informez-les de votre adresse pour recevoir les factures et assurez-vous qu’elles sont correctement stockées.
Comme vous le constatez, le destinataire a l’obligation de respecter certaines exigences légales. Des conditions qui garantissent l’authenticité, l’intégrité et la conservation des factures reçues, que ce soit volontairement ou obligatoirement.
Comment accuser réception d’une facture électronique ?
À cet égard, une autre question très fréquente préoccupe bon nombre de nos clients : comment accuser réception d’une facture électronique ?
Tout d’abord, l’accusé de réception d’une facture électronique est une confirmation écrite que celle-ci a été reçue. En Espagne, l’accusé de réception d’une facture électronique peut être effectué de différentes manières, selon votre préférence.
Par e-mail
Une méthode courante est par le biais d’un message électronique envoyé automatiquement au fournisseur après réception de la facture. Cet e-mail peut inclure des informations détaillées, telles que le numéro de facture, la date ou le montant total.
Avec un logiciel de comptabilité
Une autre manière est au moyen d’un outil de gestion qui inclut cette fonctionnalité.Des logiciels comme celui d’easyap génèrent automatiquement l’accusé de réception après avoir reçu la facture électronique. De cette manière, vous facilitez et accélérez le processus.
Dans tous les cas, il est important que l’accusé de réception soit clair et détaillé. Ainsi, vous garantirez sa correcte comptabilisation et gestion. Vous devriez également conserver une copie comme preuve que vous avez correctement reçu la facture.
Quelle est la date de réception d’une facture ?
De même, en ce qui concerne la date de réception des factures électroniques, elle peut être déterminée de manière plus précise que pour les factures conventionnelles.Les factures électroniques sont enregistrées automatiquement dans le système.
En Espagne, la date de réception d’une facture électronique est définie dans l’article 156.2 du Règlement sur les obligations de facturation. Selon celui-ci, la date de réception d’une facture électronique sera le jour où le destinataire y aura accès.
Il est important de noter que la date de réception est fondamentale pour le calcul du délai de paiement de la facture, conformément à ce qui est établi par la loi espagnole contre les retards de paiement. Par conséquent, il est essentiel d’enregistrer correctement le jour où vous recevez chaque facture électronique afin de respecter les obligations légales et d’éviter les sanctions pour impayés.
Pourquoi devriez-vous utiliser easyap pour la réception des factures ?
Après avoir clarifié ce qu’est la réception de factures et ses implications légales, passons au cœur de l’article : comment la technologie d’easyap vous aide dans ce processus comptable et dans la relation avec vos fournisseurs.
Notre solution se distingue par sa complétude et sa sécurité pour la réception et la gestion de vos factures électroniques. Avec elle, vous, ainsi que vos fournisseurs et collaborateurs, bénéficierez de nombreux avantages, tels que les dix que nous détaillons ci-dessous.
1. Amélioration de la relation avec vos fournisseurs
L’un des principaux avantages d’easyap est que facilite la communication avec vos fournisseurs, principalement, via le portail fournisseur. De plus, grâce à l’émission automatique d’accusés de réception et à la résolution agile et efficace des incidents, votre relation sera plus fluide et plus confortable.
2. Gain de temps
En automatisant le processus, vous réduisez considérablement le temps que vous consacrez à la gestion des factures. Ainsi, vos employés se concentrent sur d’autres tâches et domaines, et vos fournisseurs, disposant d’un accès indépendant et complet, peuvent également y consacrer le temps qu’ils souhaitent sans votre intervention.
3. Réduction des erreurs humaines
Notre plateforme élimine le besoin de saisir manuellement les informations des factures. Par conséquent, les erreurs de saisie de données sont réduites et, par conséquent, les informations comptables de l’entreprise sont beaucoup plus précises.
4. Sécurité et confidentialité accrues
La solution easyap utilise une technologie de chiffrement et de stockage sécurisé. Grâce à elle, vous garantissez la sécurité et la confidentialité des factures reçues et des informations qu’elles contiennent. Ainsi, vous réduisez le risque de fraude et assurez la confidentialité des données de votre entreprise et de vos fournisseurs.
5. Intégration avec d’autres systèmes comptables
Le logiciel easyap s’intègre avec différents systèmes comptables et ERP. Par conséquent, le processus de regroupement de différents formats et types de factures est beaucoup plus simple, ainsi que leur gestion dans le processus de paiement. De plus, dans votre cas, vous disposerez d’un point d’entrée général pour les factures électroniques.
6. Conformité avec la réglementation applicable
Chez easyap, nous nous conformons à la législation en vigueur dans chaque région. C’est pourquoi, notre solution est conforme à toutes les réglementations légales en matière de facturation électronique. Par conséquent, le risque de sanctions et d’amendes est beaucoup plus faible.
7. Économie de coûts de matériel et de stockage
Notre plateforme réduit les coûts de stockage et d’archivage des factures, ainsi que ceux liés à la gestion manuelle de celles-ci. Elle est également plus économique, car elle réduit l’utilisation de papier et les coûts d’impression.
8. Meilleure accessibilité
La solution easyap vous permet, à vous et à vos fournisseurs, d’accéder aux factures électroniques depuis n’importe quel appareil et lieu avec une connexion internet. C’est pourquoi vous gagnez tous en accessibilité et en émission et réception de factures.
9. Gestion des flux de travail
La solution easyap est des plus efficaces dans l’ensemble du processus de gestion des flux de travail personnalisés et de ce que nous appelons flux de travail de facturation. De cette manière, vous facilitez l’approbation des factures pour les responsables de chaque service.
10. Suivi des factures
Enfin, le système easyap vous permet, à vous ou à vos équipes, de suivre toutes les factures reçues et leur état en temps réel. De même, il facilite la gestion de la trésorerie de votre entreprise et améliore la visibilité des comptes fournisseurs.
En résumé, la solution easyap se distingue par sa complétude et sa sécurité, aussi bien pour vous que pour vos fournisseurs. Elle est parfaite pour la gestion et, en particulier, pour la réception des factures électroniques.
Comme vous avez pu le constater, ces avantages et d’autres sont entièrement applicables à tous types d’entreprises et de marchés. Nous parlons d’économies de temps et d’argent, de réduction des erreurs, de confidentialité et de sécurité des informations, d’intégration avec les systèmes comptables ou de conformité réglementaire. Vous voulez en savoir plus ?
