Häufig gestellte Fragen zu Easyap

Easyap ist spezialisiert auf die Verwaltung des Prozesses der Rechnungsstellung mit Dritten. Seit über 25 Jahren bietet easyap Dienstleistungen an, die darauf abzielen, die Prozesse des Versendens und Empfangens von Rechnungen zu verbessern. Mithilfe intern entwickelter Tools unterstützt easyap Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung zu automatisieren und zu optimieren.

Ja, easyapIP ist mit jedem Buchhaltungssystem oder ERP kompatibel. Es handelt sich um eine externe Anwendung, die sich an das erforderliche Dateiformat anpasst, um sich in die Systeme des Kunden zu integrieren. Sie kann Daten (Inputs) empfangen und verarbeitete Informationen (Outputs) senden, indem sie sich sowohl mit Buchhaltungs- als auch mit operativen Systemen verbindet. Easyap arbeitet mit den führenden ERP-Systemen auf dem Markt, wie SAP, PeopleSoft, Navision, JD Edwards, Contaplus, sowie mit internen Entwicklungen jedes Unternehmens.

Nein, easyap verkauft keine Software. Es ist ein Dienstleistungsunternehmen, das auf die Verbesserung von Prozessen im Bereich Kreditorenbuchhaltung und elektronische Rechnungsstellung spezialisiert ist. Es bietet eigene Tools an, die den Kunden im Rahmen des Services zur Verfügung gestellt werden, und unterstützt auch bei administrativ-buchhalterischen Aufgaben je nach vertraglichem Umfang.

Easyap kann beispielsweise das Scannen, die OCR-Erkennung und die Dokumentenverwaltung von Rechnungen sowie deren Kodierung und Abgleich übernehmen. Die Genehmigung von Rechnungen wird jedoch nicht durchgeführt.

Easyap ist ein Pionierunternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in Managed Services für Kreditorenbuchhaltung und elektronische Rechnungsstellung. Es hat mit Unternehmen verschiedener Größen und Branchen zusammengearbeitet und ihnen geholfen, ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse zu optimieren. Dank des Fokus auf Effizienz und Ergebnisse haben seine Kunden signifikante Verbesserungen und nachhaltige Einsparungen erzielt, mit langfristigen Kooperationsbeziehungen.

Die Dienstleistungen von easyap werden unter einem flexiblen und anpassungsfähigen Modell vermarktet. Es gibt keine Lizenzen pro Benutzeranzahl oder Wartungskosten. Der Preis variiert je nach Volumen der verarbeiteten Dokumente und den auszulagernden Aufgaben, die delegiert werden sollen. Dies ermöglicht dem Kunden, nur für die tatsächliche Nutzung der Plattform und die beauftragten Dienstleistungen zu zahlen.

Die easyapIP-Plattform unterscheidet sich auf dem Markt durch:

• mehr als 20 Jahre Erfahrung
• Spezialisierung im Finanzbereich mit Expertenprofilen
• Kosteneinsparungen
• kontinuierliche Prozessverbesserung
• vollständige Transparenz
• Betrieb ohne physische Grenzen
• Freisetzung interner Ressourcen.

Easyap bietet Dienstleistungen in Europa, einschließlich der skandinavischen Länder, sowie in Nordamerika und Lateinamerika an.

In jedem Land passt es seine Prozesse an die aktuelle Gesetzgebung an und erfüllt die zugelassenen Protokolle.

Die Lösung von easyap richtet sich an jeden Unternehmenssektor mit einem Finanzbereich, da sie allen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Finanzprozesse zugutekommen kann.

Easyap ist eine modulare Plattform, die mehrere Module umfasst:

• RechnungsstellungundEmpfang elektronischer Rechnungen
• Verwaltung von Mitarbeiterkosten
• Rechnungsverarbeitung mittels Workflows.

EasyEI ist eine elektronische Rechnungsplattform, die es ermöglicht, Rechnungen an Kunden auszustellen und Rechnungen von Lieferanten zu empfangen.
Hauptmerkmale:

• Keine Softwareinstallation erforderlich.
• 100% variable Kosten, Sie zahlen nur pro ausgestellter oder empfangener Rechnung.
• Multiformat-Unterstützung: Ermöglicht das Senden und Empfangen von Rechnungen in Formaten wie facturae, XML, EDI, Webrechnung und sogar Papier.
• Online-Anmeldung in 5 Minuten.

Die Plattform ermöglicht es, elektronische Rechnungen an all Ihre Kunden auszustellen, wobei sie sich an das Format anpasst, das jeder Kunde empfangen kann. Darüber hinaus bietet sie einen Mehrwert, indem sie eine Buchhaltungsdatei zusammen mit der Rechnung anhängt, was die automatische Verbuchung im ERP des Empfängers erleichtert. Die Plattform verwaltet diesen Prozess und entlastet sowohl den Aussteller als auch den Empfänger von zusätzlichen Entwicklungen.

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile:

• die Erstellung, der Versand und der Empfang von Rechnungen erfolgen sofort, wodurch die Bearbeitungszeiten auf ein Minimum reduziert werden
• eliminiert Versandkosten wie Umschläge und Briefmarken
• garantiert den nachweislichen Empfang von Rechnungen und verhindert Verluste durch Speicherung im easyapIP-Portal. Darüber hinaus ermöglicht sie mit Workflow-Modulen die Automatisierung von Abstimmungs- und Genehmigungsprozessen, was die automatische Verbuchung ohne menschliches Eingreifen erleichtert.

Das easyap Portal für elektronische Rechnungen ermöglicht das Ausstellen von Rechnungen auf zwei Arten:

1. durch manuelle Dateneingabe in einer Weboberfläche
2. durch das automatische Hochladen von Dateien aus dem ERP des Benutzers. Die Plattform ist mit jedem Dateiformat kompatibel und erleichtert die Ausstellung und den Empfang, unabhängig vom verwendeten System.

Die easyapIP-Plattform verwaltet alle Rechnungen eines Benutzers, sowohl die von Lieferanten erhaltenen als auch die an Kunden ausgestellten. Sie schließt den Rechnungszyklus bis zur Verbuchung im ERP ab, sendet elektronische Rechnungen im Format, das jeder Kunde empfangen kann, und speichert sie zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Der Implementierungsprozess von easyapEI ist einfach und schnell. Er erfolgt vollständig online und erfordert lediglich eine kundenspezifische Parametrierung, um entsprechend den spezifischen Anforderungen jedes Kunden schnell in Betrieb genommen werden zu können.

Im easyapEI-Portal können Rechnungen in jedem Format empfangen werden, sei es elektronisch (Facturae, XML, EDI, etc.) oder als PDF.

Zudem verfügt es über OCR- und Validierungsfunktionen zur Verarbeitung von PDF- und Papierrechnungen (nach dem Scannen). Easyap bietet auch den Service zum Scannen von Papierrechnungen an.

Das easyapEI-Portal ermöglicht den Empfang jeder Art von Rechnung, sei es in elektronischem Format (Facturae, XML, EDI u.a.) oder als PDF, unabhängig vom Format. Zudem verfügt es über OCR-Technologie und Validierung zur Verarbeitung von PDF- und Papierrechnungen (nach dem Scannen). Easyap bietet auch den Service zum Scannen von Papierrechnungen an.

Ja, Sie können die Funktionalität des easyei E-Rechnungsportals zum Senden und Empfangen von Rechnungen unverbindlich testen. Besuchen Sie unsere Website: https://www.easyap.com/e-factura-emision/

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu beginnen.

Ja, Lieferanten können auf den Status ihrer an das easyei Portal gesendeten Rechnungen zugreifen, was die Anzahl der Nachverfolgungsanrufe erheblich reduziert. Dieser Zugriff kann auf Wunsch des Kunden begrenzt werden.

Kunden erhalten sofort eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Rechnung gesendet wird.

Der Empfang von Rechnungen von Lieferanten kann per E-Mail oder FTP erfolgen. Bei der Registrierung im easyei Portal werden spezielle E-Mail-Konten (z. B. Meine_Firma@factura.es oder Meine_Firma@einvoic.es) und FTP-Zugänge erstellt, um Rechnungen direkt im Portal zu empfangen. Wenn bereits interne Adressen für den Rechnungsempfang vorhanden sind, kann das Portal diese E-Mail-Konten ebenfalls lesen.

Der Konfigurationsprozess für den Empfang elektronischer Rechnungen ist sehr schnell und dauert nur wenige Minuten. Wenn ein digitales Zertifikat zum Signieren von Rechnungen vorhanden ist, sollte es nicht länger als 10 Minuten dauern. Die Einrichtung umfasst die Erstellung von E-Mail-Konten (z. B. Meine_Firma@factura.es oder Meine_Firma@einvoic.es) und FTP-Zugängen, um Lieferantenrechnungen direkt im Portal zu empfangen.

Die Einrichtung, um elektronische Rechnungen an Ihre Kunden zu senden, ist schnell und erfolgt online in wenigen Minuten. Wenn Sie ein digitales Zertifikat zum Signieren von Rechnungen besitzen, sollte der Prozess nicht länger als 5 Minuten dauern.

Ja, das easyei-Portal bietet eine Empfangsbestätigung für jede gesendete Rechnung und erfasst Ablehnungsereignisse oder Versendefehler seitens des Kunden. Es bietet auch eine Empfangsbestätigung für Papierrechnungen.

Das easyei-Portal unterstützt die wichtigsten elektronischen Rechnungsformate, wie facturae, edi, xml, brl, pdf und andere. Es ermöglicht auch den Versand im Papierformat. Darüber hinaus ist es möglich, kundenspezifische Formate zu implementieren und das Versandformat an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen.

Ja, easyap ermöglicht die direkte Anbindung an die wichtigsten Buchhaltungssysteme und ERPs für die Rechnungsstellung. Darüber hinaus unterstützt es den Massen-Upload von erstellten Rechnungsdateien, um den Prozess zu erleichtern.

Ja, das easyei-Portal ermöglicht die Ausstellung gültiger elektronischer Rechnungen in den von der Verwaltung geforderten Formaten, wie facturae und XML. Die Registrierung im Portal ist kostenlos und Sie zahlen nur für die ausgestellten Rechnungen.

Um eine im PDF-Format erhaltene Rechnung automatisch zu verarbeiten, ist es notwendig, die Daten mittels OCR-Tools (optische Zeichenerkennung) zu extrahieren und die extrahierten Informationen für die automatische Verbuchung zu validieren.

Das easyei-Portal bietet mehrere Vorteile für die Verarbeitung empfangener PDF-Rechnungen, darunter:

• Automatische Buchung dank Datenextraktion mittels OCR-Tools.
• Online-Zugriff auf das digitalisierte Rechnungsbild.
• Einzige Plattform zur Verwaltung aller Rechnungen, unabhängig vom Format: Papier, XML, PDF, EDI, etc.

Die PDF-Rechnung ohne digitale Signatur ist rechtlich gültig, wenn sie diese Anforderungen erfüllt:

• Sie wird auf demselben Medium aufbewahrt, auf dem sie empfangen wurde, zum Beispiel per E-Mail.
• Schneller und Online-Zugriff für mögliche Anfragen der Steuerbehörde ist gewährleistet.

Eine PDF-Rechnung gilt nur dann als elektronische Rechnung, wenn sie digital signiert ist. Sie bietet jedoch nicht den Hauptvorteil einer elektronischen Rechnung im XML-Format oder mit strukturierten Daten, der die automatische Verarbeitung ohne OCR-Tools ermöglicht.

Die elektronische Rechnung ist das digitale Äquivalent der Papierrechnung, mit dem gleichen rechtlichen Wert und höherer Sicherheit. Es ist ein rechtliches Dokument mit steuerlichen Auswirkungen, das bestimmte Bedingungen erfüllen muss:

• Sie muss in einem anerkannten elektronischen Format vorliegen (EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12, etc.).
• Ihre Übermittlung muss telematisch erfolgen.
• Das Dokument muss unverändert bleiben, um seine Integrität und Authentizität zu gewährleisten.

easyapIP Mitarbeiterausgaben ist ein Modul der easyapIP-Plattform, das für die Verwaltung von Mitarbeiter-Spesenabrechnungen entwickelt wurde. Diese Webanwendung beschleunigt die Bearbeitung, Verbuchung und Zahlung von Ausgaben, die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens während ihrer beruflichen Tätigkeit tätigen. Weitere Informationen finden Sie unter gastosempleado.es und in den damit verbundenen häufig gestellten Fragen.

Die easyapIP-Plattform ist sehr intuitiv gestaltet. Die Schulung ist in zwei Stufen unterteilt:

1. Kurse für Intensivnutzer, mit Fokus auf Regelparametrisierung und Sicherheitsmanagement
2. ein Modul mit Erklärvideos, damit jeder Mitarbeiter die Plattform selbstständig erlernen kann, ohne dediziertes Personal zu benötigen.

In einer Spesenabrechnung werden zwei verschiedene Beträge angezeigt:

1. Gesamtbetrag, der der Summe aller Positionen entspricht, unabhängig von der Zahlungsmethode.
2. Auszahlungsbetrag, der nur die Positionen umfasst, die dem Mitarbeiter erstattet werden müssen, ausgenommen Ausgaben, die mit Firmenkreditkarte oder anderen Methoden bezahlt wurden, die keine Erstattung generieren.

Der Workflow für Spesenabrechnungen wird entsprechend den Anforderungen jedes Kunden konfiguriert. Er kann jederzeit gestartet werden, entweder vor oder nach dem Entstehen der Kosten. Er umfasst Phasen wie:

• Vorabgenehmigung für Reisen (Daten, Reiseziel, Kosten)
• Anbindung an Reisebüros
• Beantragung von Vorschüssen oder Geldern
• die Zuordnung von Ausgaben am Zielort (Taxi, Mahlzeiten usw.).

easyapIP ist ein Workflow-Tool, das es dem Mitarbeiter ermöglicht, den Status jeder Spesenabrechnung und den Verantwortlichen für die entsprechende Aufgabe in Echtzeit zu erfahren. Der Mitarbeiter kann erfahren, ob seine Abrechnung zur Genehmigung vorliegt, wer sie zur Genehmigung hat, ob sie sich in der Überprüfung, Prüfung oder in der Buchhaltungsabteilung befindet. Alle Ereignisse werden protokolliert, und der Zugang zu den Informationen wird durch Sicherheitskontrollen geregelt, um die Privatsphäre zu gewährleisten.

Der Genehmigungsprozess für Spesenabrechnungen wird entsprechend der Spesenrichtlinie des Unternehmens konfiguriert.

Einmal parametriert, kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen diesen Workflow verwalten und ändern.

Einer der Vorteile von easyapIP ist, dass die vorhandenen Daten für jede Spesenabrechnung im gewünschten Format exportiert werden können, wodurch eine Buchhaltungsdatei erstellt wird, die den Import in das Buchhaltungssystem ermöglicht. Auf diese Weise wird die doppelte Arbeit vermieden, die üblicherweise anfällt, wenn der Mitarbeiter eine Datenvorlage ausfüllt und diese Daten anschließend in das Buchhaltungssystem eingibt.

easyapIP arbeitet bereits mit vielen Buchhaltungssystemen zusammen, sodass die gängigsten Exporter/Importer entwickelt wurden.

Die Plattform erfasst die Spesenrichtlinien des Unternehmens und ermöglicht die Einführung von Beschränkungen basierend auf Berufskategorien, Kostenstellen, Wochentagen, Art der Ausgabe, Betrag der Ausgabe…

Die Plattform identifiziert jeden Benutzer basierend auf einer Berufskategorie, sodass jeder Benutzer nur Ausgaben gemäß seiner Berufskategorie zuordnen kann.

Die easyapIP-Plattform ist darauf vorbereitet, Daten von Kartenbewegungen direkt von Finanzinstituten zu empfangen und zu verarbeiten. Sie ist in der Lage, die Art der Ausgabe zu identifizieren und dem entsprechenden Buchungskonto zuzuordnen, sodass für den Kartennutzer automatisch eine Spesenabrechnung mit all diesen Bewegungen erstellt wird.

Alle in den Spesenabrechnungen erfassten Posten sind analytischen Buchhaltungselementen zuordenbar. Standardmäßig gehört der Nutzer zu einer Kostenstelle, und diese Information kann später auf Ebene jeder einzelnen enthaltenen Ausgabe bearbeitet/geändert werden. Auf diese Weise können in derselben Abrechnung Ausgaben verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden, sofern dies in jeder Firma erlaubt ist.

Es wird so viele Kategorien geben, wie das Unternehmen benötigt und verwendet. Die Kategorien werden einem Buchhaltungskonto zugeordnet, auf dem der Buchungseintrag vorgenommen wird. Die am häufigsten verwendeten Kategorien werden normalerweise mit einem Symbol zur einfachen Erkennung dargestellt.

Eine Abrechnung kann beliebig viele Zeilen haben. Üblicherweise gibt es eine Zeile pro Ausgabenbeleg, und Zeilen können über die Zeit in die Abrechnung aufgenommen werden. Es sind interne Firmenrichtlinien, die vorgeben, wie oft die Abrechnungen eingereicht/verbucht werden müssen.

Ja, das ist möglich, und es gibt verschiedene Wege dazu. Mit einem mobilen Gerät mit Kamera kann ein Foto des Belegs gemacht werden, welches übermittelt wird, und in der Anwendung wird die Zeile mit dem Beleg sofort erstellt. Zudem kann es direkt über die Webanwendung beim Erstellen der Zeile angehängt werden.

Die Kontrolle wird für jede einzelne Zeile im Moment ihrer Erstellung durchgeführt. Sie ist immer aktiv und im Einsatz. Der Mitarbeiter weiß im Moment der Zeilenerstellung, ob sie der Richtlinie entspricht oder nicht, er muss nicht warten, bis der Genehmiger die Abrechnung überprüft. Im Moment der Zeilenerstellung zeigt die Anwendung die Art der Nichteinhaltung an.

Ja, es kann ein Testversand durchgeführt werden, indem die Rechnung an die E-Mail-Adresse gesendet wird: pruebasfacturae@easyap.com.

Beim Erstellen einer elektronischen Rechnung im Facturae-Format ist es entscheidend, die Anforderungen des entsprechenden Anhangs zu erfüllen, insbesondere hinsichtlich der korrekten Verwendung der Tags für Bestellung und Steuer.

Elektronische Rechnungen werden als E-Mail-Anhang versendet, genau wie traditionelle Rechnungen, unter Verwendung der üblichen Empfängeradresse.

Reduzierung der Bearbeitungszeiten, Fehlereliminierung, Beschleunigung des Rechnungseinzugs und Umweltvorteile, da der Papierverbrauch und die Auswirkungen des Transports physischer Rechnungen reduziert werden. Darüber hinaus verbessert es die Rückverfolgbarkeit und Kontrolle von Rechnungen, erleichtert die automatische Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften durch die Verwendung von Standard- und zertifizierten Formaten.

Um eine elektronische Rechnung auszustellen, muss das Abrechnungssystem die Rechnung im Facturae-Format generieren. Alle Facturae-Versionen werden akzeptiert (siehe angehängte Dateien). Dieses Format ist ein weit verbreiteter Standard, wie FACe, und ist in den meisten Abrechnungssystemen für Kunden integriert.

Ja, die elektronische Rechnung und die PDF-Datei können gesendet werden, vorausgesetzt, beide sind an dieselbe E-Mail angehängt und haben denselben Dateinamen.

Das Facturae-Modell basiert auf einer XML-Datei mit Tags. Die besonders zu berücksichtigenden Tags sind:

– Zur Aufnahme der Bestellnummer – ReceiverTransactionReference

– Zur Aufnahme des Steuersatzes – TaxRate

Ist die Rechnung korrekt, aber der Eintrag im Registerbuch fehlerhaft, muss ein neuer Eintrag mit der ursprünglichen Rechnungsnummer und dem Kommunikationstyp A1 gesendet werden, der „Änderung von Rechnungen/Einträgen (Registerfehler)“ entspricht.

Nein, es müssen nur die Rechnungen erneut gesendet werden, die bei der ursprünglichen Übermittlung abgelehnt wurden, nachdem die Fehler behoben wurden.

Steuerpflichtige müssen der AEAT folgende Informationen übermitteln:

1- Registerbücher: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Investitionsgüter und bestimmte innergemeinschaftliche Vorgänge.

2- Rechnungsdaten (gemäß RD 1619/2012, Art. 6 und 7): NIF, Identifikationen, Ausstellungsdatum, Steuersatz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag.

3- Art des Vorgangs: Identifiziert durch Schlüssel und Unterschlüssel (vereinfachte Rechnung, berichtigende Rechnung, Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, Istversteuerung, Sonderregelungen usw.).

4- Sonstige Daten: Abzugsfähiger Betrag, Katasternummer bei der Vermietung von Geschäftsräumen, Abrechnungsvereinbarungen u.a.

Rechnungsdaten können auf zwei Arten an die AEAT gesendet werden:

1- XML-Webdienste: Elektronische Übermittlung über Webdienste, die auf dem Austausch von XML-Nachrichten basieren. Diese Option ermöglicht die Bereitstellung von Informationen in nahezu Echtzeit.

2- Webformular: Für Steuerpflichtige mit wenigen Vorgängen oder zur einmaligen Übermittlung spezifischer Einträge.

Das neue System zur Sofortigen Informationsbereitstellung (SII) der AEAT ist ab dem 1. Juli 2017 für gesetzlich einbezogene oder freiwillig teilnehmende Steuerpflichtige verpflichtend.
Zusätzlich wurde ab dem 2. Januar 2017 eine freiwillige Phase mit der Beteiligung von Unternehmen an Pilotprojekten ermöglicht.
Steuerpflichtige, die ab dem 1. Juli 2017 dem SII unterliegen, müssen die Rechnungsdaten des ersten Halbjahres 2017 elektronisch zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember 2017 übermitteln.

Ja, easyapIP ist eine externe Plattform, die sich in jedes auf dem Markt erhältliche Buchhaltungs- oder ERP-System integrieren lässt. Sie kann Daten (Inputs) empfangen und verarbeitete Informationen (Outputs) senden, wobei sie sich an das von jedem System benötigte Format anpasst. Easyap arbeitet bereits mit Lösungen wie SAP, Oracle, PeopleSoft, Navision, Microsoft Dynamics, JD Edwards, Contaplus sowie mit spezifischen internen Entwicklungen jedes Unternehmens.

Nein, mit dem neuen System zur Sofortigen Informationsbereitstellung (SII) ist es nicht erforderlich, genau dieselben Informationen aus den Umsatzsteuer-Registerbüchern zu übermitteln. Stattdessen müssen bestimmte Informationen, die derzeit in:

• Umsatzsteuer-Registerbücher
• Rechnungen
• Formulare 340 und 347

Die zu übermittelnden Informationen umfassen Daten aus dem Registerbuch der ausgestellten Rechnungen und dem Registerbuch der erhaltenen Rechnungen, so wie sie in den aktuellen Büchern und in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten sind, jedoch an das Format und die Anforderungen des SII angepasst.

Die Fristen für die Übermittlung der Rechnungsdaten an die AEAT über das System zur Sofortigen Informationsbereitstellung (SII) sind wie folgt:

A) Ausgestellte Rechnungen:
Frist von 4 Kalendertagen ab Rechnungsstellung.
Wenn die Rechnung vom Empfänger oder einem Dritten ausgestellt wird: 8 Kalendertage.
In beiden Fällen muss die Einreichung vor dem 16. Tag des Monats erfolgen, der auf den Zeitpunkt des Entstehens der Mehrwertsteuerpflicht folgt.

B) Eingangsrechnungen:
Frist von 4 Kalendertagen ab der buchhalterischen Erfassung der Rechnung.
Muss vor dem 16. Tag des Monats erfolgen, der auf den Abrechnungszeitraum folgt, in dem der Vorgang enthalten war.
Für Importe beginnt die Fristberechnung mit der buchhalterischen Erfassung des Dokuments mit dem vom Zoll abgerechneten Betrag.

C) Innergemeinschaftliche Vorgänge:
Frist von 4 Kalendertagen ab Beginn des Versands oder Empfangs der Waren.

D) Investitionsgüter:
Bis zum 30. Januar, betreffend den letzten Abrechnungszeitraum des Jahres.

In allen Fällen werden Samstage, Sonntage und nationale Feiertage nicht in die Frist eingerechnet.
(Quelle AEAT)

Steuerpflichtige, die dem System zur sofortigen Übermittlung von Informationen (SII) angeschlossen sind, müssen die folgenden Registerbücher elektronisch über das Portal der AEAT führen: ausgestellte Rechnungen, Eingangsrechnungen, Investitionsgüter und innergemeinschaftliche Vorgänge. Dazu müssen sie die Rechnungsdaten über Webservices mit XML-Nachrichten senden, die gemäß den vom Finanzministerium festgelegten Feldern strukturiert sind. Die AEAT erstellt mit diesen Informationen die Registerbücher nahezu in Echtzeit.

Das Suministro Inmediato de Información (SII) ist ein von der AEAT implementiertes System, das bestimmte Steuerpflichtige dazu verpflichtet, ihre Umsatzsteuer-Registerbücher über den elektronischen Sitz der Steuerbehörde zu führen und Rechnungsdatensätze nahezu in Echtzeit zu übermitteln. Dieses Modell ersetzt das traditionelle System und ermöglicht es, dass die Registrierung von Rechnungen näher am tatsächlichen Zeitpunkt der wirtschaftlichen Transaktion erfolgt.

(Quelle AEAT)

Wenn ein materieller oder rechtlicher Fehler in einer Rechnung auftritt oder Umstände vorliegen, die eine Änderung der Bemessungsgrundlage gemäß Artikel 80 des Umsatzsteuergesetzes erfordern, muss eine berichtigende Rechnung ausgestellt werden. Im SII-System wird diese Rechnung mit dem Kommunikationstyp “A0” und dem Rechnungsbelegtyp mit den Schlüsseln “R1”, “R2” oder “R3” registriert, je nach Grund der Berichtigung (Insolvenz, uneinbringliche Forderung oder andere Gründe). Außerdem muss der Typ der berichtigenden Rechnung mit dem Schlüssel „S“ (für Ersatz) oder „I“ (für Differenzen) angegeben werden.

Die Rechnungsinformationen werden unter Angabe von „Kommunikationsart: A0“ und der Rechnungsart mit den Schlüsseln „R1“, „R2“ und „R3“ übermittelt.
Erfolgt die Korrektur durch „Ersetzung“, so ist die erfolgte Korrektur unter Angabe des Korrekturbetrags zu melden. Diese Information kann wie folgt erfolgen:
– Option 1: Durch Meldung eines neuen Eintrags, in dem die korrekten Beträge nach der Korrektur in den Feldern „Bemessungsgrundlage“, „Steuerbetrag“ und gegebenenfalls „Zuschlag“ sowie die berichtigten Beträge bezüglich der ursprünglichen Rechnung in den Feldern „berichtigte Bemessungsgrundlage“, „berichtigter Steuerbetrag“ und gegebenenfalls „berichtigter Zuschlag“ angegeben werden.
– Option 2: Durch Meldung eines neuen Eintrags, in dem die korrekten Beträge nach der Korrektur in den Feldern „Bemessungsgrundlage“, „Steuerbetrag“ und gegebenenfalls „Zuschlag“ angegeben werden, und eines weiteren Eintrags, in dem die berichtigten Beträge angegeben werden.
Die Identifizierung der Beziehung korrigierter Rechnungen ist optional.
Beispiel: Rechnung Nr. 1 mit einer Bemessungsgrundlage von 1.000 € und einem Steuerbetrag von 210 € wird korrigiert.
Option 1: Die Änderung durch Ersetzung würde die Ausstellung einer Korrekturrechnung mit einer Bemessungsgrundlage von 800 € und einem Steuerbetrag von 168 € bedeuten, in der angegeben wird, dass die vorgenommene Korrektur 1000 € für die berichtigte Bemessungsgrundlage und 210 € für den berichtigten Steuerbetrag beträgt.
Die in das Ausgangsrechnungsbuch einzutragenden Felder und Schlüssel sind:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: Rx
Korrekturart: S
Korrekturbetrag: Es werden zwei zusätzliche Felder mit „der berichtigten Bemessungsgrundlage“ (1.000) und „dem berichtigten Steuerbetrag“ (210) angegeben, unabhängig vom Vorzeichen.
Gesamtbetrag: Es wird der gültige Endbetrag 968 angegeben.
MwSt.-Aufschlüsselung: Bemessungsgrundlage: 800, ausgewiesener Steuerbetrag 168.
Option 2: Die Änderung durch Ersetzung würde die Ausstellung einer Rechnung mit einer Bemessungsgrundlage von -1000 € und einer Korrekturrechnung bedeuten, in der angegeben wird, dass die Bemessungsgrundlage 800 € beträgt.
In der ersten Rechnung sind die in das Ausgangsrechnungsbuch einzutragenden Felder und Schlüssel:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: F1
MwSt.-Aufschlüsselung: Es wird der zu korrigierende Betrag angegeben (Bemessungsgrundlage: (-1.000), ausgewiesener Steuerbetrag (-210)).
In der zweiten Korrekturrechnung sind die in das Ausgangsrechnungsbuch einzutragenden Felder und Schlüssel:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: Rx
Korrekturart: S
Korrekturbetrag: Es werden zwei zusätzliche Felder mit „der berichtigten Bemessungsgrundlage“ 0 und „dem berichtigten Steuerbetrag“ 0 angegeben.
Gesamtbetrag: Es wird der gültige Endbetrag 968 angegeben
MwSt.-Aufschlüsselung: Bemessungsgrundlage: 800, ausgewiesener Steuerbetrag 168.

Im SII wird eine Berichtigungsrechnung aufgrund von Differenzen (Typ „I“) mit dem Kommunikationstyp „A0“ und dem Rechnungstyp „R1“, „R2“ oder „R3“ je nach Grund registriert. Der Schlüssel „I“ gibt an, dass die Berichtigung aufgrund von Differenzen erfolgt, und die Felder für die berichtigte Bemessungsgrundlage oder den Steuerbetrag werden nicht ausgefüllt.

Sie wird in einem einzigen Datensatz gemeldet, wobei die korrigierten Beträge direkt aufgeführt werden.

Beispiel: Wenn eine ursprüngliche Rechnung eine Bemessungsgrundlage von 1.000 € und einen Steuerbetrag von 210 € hatte und mit -200 € Bemessungsgrundlage und -42 € Steuerbetrag korrigiert werden muss:

Felder, die im Registerbuch der ausgestellten Rechnungen einzutragen sind:

Kommunikationstyp: A0

Rechnungstyp: Rx

Berichtigungstyp: I

Gesamtbetrag: -242

Umsatzsteueraufschlüsselung: Bemessungsgrundlage: -200 €, geschuldeter Steuerbetrag: -42 €

Wenn ein einziges Dokument zur Berichtigung mehrerer Rechnungen ausgestellt wird, ist die individuelle Identifizierung der berichtigten Rechnungen optional.
Wenn beschlossen wird, sie zu identifizieren, können alle im XML-File enthalten sein, mit der einzigen technischen Einschränkung der Dateigröße.

Das Feld „Datum der Transaktion“ muss im Ausgangsrechnungsregister ausgefüllt werden, wenn das Datum der Transaktion vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht.
Das Feld „Datum der Transaktion“ muss im Eingangsrechnungsregister ausgefüllt werden, wenn das Datum der Transaktion vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht und dies auf der Rechnung vermerkt ist.
Beispiel: Unternehmen A verkauft Waren am 3. Juli 2017 und dokumentiert die Transaktion in einer Rechnung vom 1. August 2017. Wann muss ich die Daten über das SII übermitteln? Muss ich ein bestimmtes Feld ausfüllen?
Die Daten müssen innerhalb von 8 Tagen nach Ausstellung der Rechnung (bis zum 11. August) übermittelt werden. Das Feld „Rechnungsdatum“ (1. August 2017) und das Feld „Transaktionsdatum“ (3. Juli 2017) sind anzugeben.

Bei einer Berichtigungsrechnung muss als Datum der Transaktion das Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung angegeben werden, die korrigiert wird.

Wenn eine Berichtigungsrechnung mehrere Rechnungen korrigiert, ist das Datum der Transaktion der letzte Tag des Kalendermonats, in dem die letzte der berichtigten Rechnungen (die mit dem ältesten Datum) registriert wurde.

Nein. Das Feld „Beschreibung der Transaktion“ ist ein Freitextfeld und kann bis zu 500 Zeichen enthalten.

Das Feld “IDOtro” muss ausgefüllt werden, wenn der Geschäftspartner der Transaktion (Kunde oder Lieferant) oder der Rechnungsaussteller keine in Spanien zugewiesene NIF (Steuernummer) besitzt. Dies ist beispielsweise bei ausländischen Lieferanten oder Kunden der Fall.

Das Feld “Ländercode” muss ausgefüllt werden, wenn die Adresse der Gegenpartei (Kunde oder Lieferant) einem Nicht-EU-Land entspricht, oder wenn es ein EU-Land ist, die Gegenpartei aber keine innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt (wie einige Endverbraucher in der Gemeinschaft). Wenn der Schlüssel 2 (USt-IdNr.) im Feld „Identifikationsarten im Wohnsitzland“ markiert ist, ist dieses Feld nicht obligatorisch.

Jede der zum Konzern gehörenden Einheiten muss die Rechnungsdatensätze elektronisch übermitteln.

Ja. Im Feld „Schlüssel Sonderregelung oder Bedeutung“ ist der Wert 09 einzutragen. Diese werden als „nicht steuerbare“ Vorgänge erfasst und im Feld „Art nicht steuerbar“ ist der Schlüssel „N2: Nicht steuerbar – Vorgänge, die im Geltungsbereich der Steuer nach Lokalisierungsregeln nicht steuerbar sind“ anzugeben.

Ja, Informationen sind dem SII in folgenden Fällen zu übermitteln:

• Wenn der Vorgang eine Rechnungsstellung gemäß Artikel 3.2 des RD 1619/2012 erfordert.
• Für die in Artikel 33.1 des RD 1065/2007 vom 27. Juli genannten Vorgänge, einschließlich des Betrags der erhaltenen Prämien oder Gegenleistungen und der gezahlten Entschädigungen oder Leistungen.

Im Feld „Schlüssel Sonderregelung oder Bedeutung“ ist der Wert 12 für das Register der ausgestellten Rechnungen und 14 für das Register der erhaltenen Rechnungen einzutragen.

Ja, zusammenfassende Rechnungsbuchungen können über das SII erfasst werden. Dazu muss als Rechnungstyp der Schlüssel „F4“ angegeben werden. Im Rechnungsidentifikationsblock (IDFactura) werden die Nummer und die Serie der ersten und der letzten Rechnung der Zusammenfassung enthalten sein.

Ja. Es wird in einem einzigen Datensatz erfasst, wobei die globale Bemessungsgrundlage, die jedem Steuersatz entspricht, und die verschiedenen Steuersätze aufgeschlüsselt werden.

Im Allgemeinen ist dies nicht erforderlich. Durch Ankreuzen des Schlüssels „F2 Vereinfachte Rechnung (Ticket)“ ist nur das Ausfüllen des Feldes „Gesamtbetrag der Rechnung“ obligatorisch. Handelt es sich jedoch um eine „qualifizierte“ vereinfachte Rechnung gemäß Artikel 7.2 der RD 1619/2012, muss der Steuerbetrag aufgeschlüsselt werden.

Es muss im Block „Rechnungstyp“ mit dem Schlüssel „F3: Rechnung ausgestellt als Ersatz für in Rechnung gestellte und deklarierte vereinfachte Rechnungen“ und im Block „Gruppierte Rechnungen“ die ersetzten vereinfachten Rechnungen mit Nummer, Serie und Ausstellungsdatum oder, falls zutreffend, den Spezifikationen, die ersetzt oder ausgetauscht werden, identifiziert werden. Die Identifizierung ist optional.

Es wird der letzte Tag des Kalendermonats angegeben, in dem die Vorgänge, die die zusammenfassende Rechnung dokumentiert, stattgefunden haben.

Nein. Es muss der Gegenwert in Euro angegeben werden, wobei der von der Banco de España festgelegte Verkäuferwechselkurs anzuwenden ist, der am Datum der Leistungserbringung des Vorgangs (Art. 79 elf Gesetz 37/1992) gültig ist.

Ja. Wenn eine Rechnung ausstellungspflichtig ist (Artikel 2 und 3 der RD1619/2012, welche die Rechnungspflichten regelt), muss diese erfasst werden.
Handelt es sich um einen nicht steuerbaren Vorgang, wird dieser im Block „Rechnungsaufschlüsselung“ als „Nicht steuerbar“ eingetragen, wobei der Betrag und die Art des Vorgangs gemäß den folgenden Schlüsseln anzugeben sind:
„N1: Nicht steuerbar – Nichtsteuerbarkeit gemäß Artikel 7, 14, andere“
„N2: Nicht steuerbar – Vorgänge, die im USt-Anwendungsgebiet (TAI) aufgrund von Ortungsregeln nicht steuerbar sind“
Handelt es sich um einen steuerbefreiten Vorgang, wird dieser im Block „Rechnungsaufschlüsselung“ als „Steuerpflichtig“ und „Befreit“ eingetragen, wobei die Bemessungsgrundlage und der Grund der Befreiung anhand der folgenden Schlüssel anzugeben sind:
„E1: Befreit nach Artikel 20“
„E2: Befreit nach Artikel 21“
„E3: Befreit nach Artikel 22“
„E4: Befreit nach Artikel 24“
„E5: Befreit nach Artikel 25“
„E6: Befreit aus anderen Gründen“
Steht diese Information nicht zur Verfügung, genügt es, anzugeben, dass es sich um einen steuerbefreiten Vorgang handelt.

Die an den innergemeinschaftlichen Kunden ausgestellte Rechnung wird im Ausgangsrechnungsbuch erfasst, wobei die Identifizierung durch Schlüssel 2 im Feld für Identifikationstypen im Wohnsitzland „IDType“ und die innergemeinschaftliche USt-IdNr. im Feld „ID“ erfolgt. Das Feld „Ländercode“ ist nicht obligatorisch.
Des Weiteren wird die Bemessungsgrundlage der Rechnung im Feld „Art des Vorgangs“ als „Befreit“ innerhalb des Blocks „Lieferung“ erfasst. Als Grund für die Befreiung wird der Schlüssel „E5: Befreit nach Artikel 25“ eingetragen.

Die Transaktion wird im Register der Ausgangsrechnungen erfasst.
Im Feld „Schlüssel Sonderregelung oder Relevanz“ ist der Wert 15 einzutragen.
Der Kunde muss – falls ausländisch – mittels des „Ländercodes“ und
der Schlüssel 3 „Reisepass“, 4 „Amtlicher Ausweis, ausgestellt vom Land“ identifiziert werden.

Die enthaltenen Vorgänge mit den entsprechenden Schlüsseln sind:
WERTE BESCHREIBUNG
01 VORGANG NACH DER REGELBESTEUERUNG
02 VORGÄNGE, FÜR DIE UNTERNEHMER ENTSCHÄDIGUNGEN IM RAHMEN DER SONDERREGELUNG FÜR LANDWIRTSCHAFT, VIEHZUCHT UND FISCHEREI LEISTEN
03 VORGÄNGE, FÜR DIE DIE SONDERREGELUNG FÜR GEBRAUCHTWAREN, KUNSTGEGENSTÄNDE, ANTIQUITÄTEN UND SAMMLERSTÜCKE GILT (135-139 DER LIVA),
04 SONDERREGELUNG ANLAGEGOLD
05 SONDERREGELUNG REISEBÜROS
06 SONDERREGELUNG FÜR UMSATZSTEUERGRUPPEN
07 SONDERREGELUNG FÜR UMSATZSTEUERGRUPPEN (Erweitertes Niveau)
08 SONDERREGELUNG KASSENPRINZIP
09 VORGÄNGE, DIE DER IPSI / IGIC UNTERLIEGEN
10 INNERGEMEINSCHAFTLICHE ERWERBE VON WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN
11 EINKAUF VON REISEBÜROS: Vermittlungsgeschäfte im Namen und für Rechnung Dritter bei Transportdienstleistungen, die dem Leistungsempfänger gemäß Artikel 3 der vierten Zusatzbestimmung der Rechnungsverordnung erbracht werden.
12 ABRECHNUNG VON DIENSTLEISTUNGEN VON REISEBÜROS, DIE ALS VERMITTLER IM NAMEN UND FÜR RECHNUNG DRITTER TÄTIG SIND (D.A.4ª RD1619/2012)
13 EINZÜGE FÜR RECHNUNG DRITTER VON HONORAREN ODER RECHTEN AUS GEWERBLICHEN SCHUTZRECHTEN, URHEBERRECHTEN ODER ANDEREN RECHTEN FÜR IHRE MITGLIEDER, ASSOZIIERTEN ODER KOLLEGIATEN, DURCHGEFÜHRT VON GESELLSCHAFTEN, VEREINEN, BERUFSKAMMERN ODER ANDEREN EINRICHTUNGEN, DIE ZU IHREN AUFGABEN DIE DES EINZUGS ZÄHLEN.
14 VERSICHERUNGSVORGÄNGE
15 VORGÄNGE ZUR VERMIETUNG VON GESCHÄFTSRÄUMEN
Sofortige Informationsbereitstellung der spanischen Steuerbehörde (S.I.I.)

Nein. Es darf nur von den Unternehmen verwendet werden, die die Sonderregelung für Reisebüros anwenden. Eingangsrechnungen von Reisebüros benötigen keinen speziellen Schlüssel in ihrer Erfassung.

Der Empfänger des Vorgangs erfasst die Daten der erhaltenen Rechnung, indem er im Feld „Vorgangsart“ den Schlüssel „S2: Steuersatzpflichtig – Nicht befreit – Reverse-Charge-Verfahren“ einträgt. Er muss den entsprechenden Vorsteuerbetrag der Rechnung berechnen und eintragen sowie das Feld „Abzugsfähige Vorsteuer“ ausfüllen. Er erfasst keine Daten im Ausgangsrechnungsbuch.

Die vom innergemeinschaftlichen Lieferanten erhaltene Rechnung wird im Eingangsrechnungsbuch erfasst und dabei mit Schlüssel 2 im Feld für Identifikationsarten im Wohnsitzland „IDType“ und der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Feld “ID” identifiziert. Das Feld „Ländercode“ ist nicht obligatorisch.
Im Feld „Schlüssel für Sonderregelung oder Relevanz“ ist der Wert 10 einzutragen. Des Weiteren ist der auf die genannte Rechnung entfallende Vorsteuerbetrag zu berechnen und einzutragen sowie das Feld „Abzugsfähiger Betrag“ auszufüllen.
In diesen Fällen darf nicht der Vorgangstyp-Schlüssel „S2: Steuerpflichtig – Nicht befreit – Umgekehrte Steuerschuldnerschaft“ angegeben werden, dieser wird nur verwendet, wenn der Erklärende gemäß Artikel 84.Eins.2º und 4º des Mehrwertsteuergesetzes Steuerschuldner ist und die Vorgänge keine innergemeinschaftlichen Erwerbe von Waren und Dienstleistungen darstellen.
Es werden keine Daten im Ausgangsrechnungsbuch erfasst.

Der Importvorgang wird im Eingangsrechnungsbuch erfasst. Die Felder „DUA-Nummer“ (Referenznummer des DUA) und „Buchungsdatum DUA“ (Datum der Buchung des von der Zollverwaltung akzeptierten DUA) müssen eingetragen werden.
Der Vorgang muss mit dem Schlüssel S1 „Steuerpflichtig – Nicht befreit“ erfasst werden. Zusätzlich werden die Rechnungsdetails (Typ, Bemessungsgrundlage und Vorsteuerbetrag) und das Feld „Abzugsfähiger Betrag“ angegeben.
Ist der Lieferant ausländisch, muss er mittels „Ländercode“ und den „IDType“-Schlüsseln 3, 4, 5 oder 6 identifiziert werden, wobei die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht obligatorisch ist.
Überlegungen zur Erfassung:

• Im Feld „DUA-Nummer“ wird das entsprechende Zolldokument, normalerweise der DUA, angegeben.
• Die „Bemessungsgrundlage“ ist der Zollwert zuzüglich Abgaben außerhalb des Gebiets, Einfuhrabgaben und Nebenkosten bis zum ersten Bestimmungsort in der Gemeinschaft.
• Der „Steuerbetrag“ ist der zu zahlende Betrag.
• Nach der Zollanmeldung (DUA) anfallende Kosten, die nicht in der Bemessungsgrundlage enthalten sind, werden auf separaten Rechnungen erfasst. Auf der Speditionsrechnung wird nur der dem Dienstleistungsteil entsprechende Anteil erfasst, nicht die Einfuhrumsatzsteuer, die als verauslagt gilt.
• Wenn eine Zollanmeldung (DUA) erfasst wird, ist es nicht notwendig, die Rechnung des ausländischen Lieferanten zu erfassen, es sei denn, diese wurde zuvor erhalten.

Praxisbeispiel:

• Erfassung der Zollanmeldung (DUA) mit einer Bemessungsgrundlage von 7.250 € und einem Steuerbetrag von 1.160 €.
• Erfassung der Speditionsrechnung mit einer Bemessungsgrundlage von 500 € und einem Steuerbetrag von 80 €.

Die Daten des Zolldokuments für die importierten Waren werden bereitgestellt, dies ist die DUA-Referenznummer, die auf der DUA selbst und im Zahlungsbescheid (sofern dessen Vorlage obligatorisch ist) angegeben ist, oder die Registrierungsnummer des Formulars 380 im Falle der Entnahme aus einem Nicht-Zolllager und, in allen anderen Fällen, die Daten der entsprechenden Rechnungen, die von Lieferanten oder Dienstleistern ausgestellt wurden.
 Als Bemessungsgrundlage ist anzugeben:
– Bei Vorlage einer DUA, der Zollwert der Ware, zuzüglich sonstiger Abgaben, die außerhalb des Geltungsbereichs anfallen, zuzüglich Einfuhrabgaben und zuzüglich Nebenkosten, die nicht Teil des Zollwerts sind und bis zum ersten Bestimmungsort innerhalb der Gemeinschaft anfallen (Bemessungsgrundlage, Feld 47 DUA).
– Bei Vorlage des Formulars 380, die darin angegebene Bemessungsgrundlage.
– In allen anderen Fällen, der auf der Rechnung ausgewiesene Gegenwert.
 Als Steuerbetrag ist der zu zahlende Betrag anzugeben.

Ja. Falls die Pro-rata-Regelung angewendet wird, müssen Sie den abzugsfähigen Anteil gemäß dem vorläufigen Abzugsprozentsatz angeben.
Finanzamt – Sofortige Informationslieferung (S.I.I.)

Dieses Register wird nur von den Steuerpflichtigen geführt, die der Pro-rata-Regelung unterliegen. Die zu übermittelnden Informationen umfassen die Identifikation des Investitionsguts, das Datum des Beginns der Nutzung des Investitionsguts, die endgültige jährliche Pro-rata-Quote, die jährliche Anpassung der Abzüge, und im Falle der Veräußerung des Investitionsguts muss dieses abgemeldet werden, unter Angabe der Rechnungsreferenz, die die Veräußerung und die entsprechende Anpassung rechtfertigt.
Die Informationen dieses Registers sind im letzten Zeitraum des Jahres oder im letzten Aktivitätszeitraum (falls die Tätigkeit eingestellt wird) zu übermitteln, wobei die darin erfassten Informationen zusätzlich zur Erfassung der Käufe und Verkäufe von Investitionsgütern in den Registern der Ausgangs- und Eingangsrechnungen erfolgen.

Dieser Abschnitt ist im letzten Zeitraum des Jahres mit den Beträgen über 6.000 Euro zu melden, die von derselben Person oder Entität für die im Kalenderjahr durchgeführten Vorgänge in bar empfangen wurden.

In diesem Buch werden ausschließlich zwei Arten von Vorgängen erfasst, die sich auf Artikel 66 der RIVA beziehen, d.h. nur die folgenden:
1. Die Versendung oder der Empfang von Gütern zur Durchführung der in Artikel 70, Absatz 1, Nummer 7 des Steuergesetzes (Gesetz 37/1992) genannten Sachverständigengutachten oder Arbeiten.
2. Die Übertragungen von Gütern und die innergemeinschaftlichen Erwerbe von Gütern, die in Artikel 9, Absatz 3 und Artikel 16, Absatz 2 des Steuergesetzes (Gesetz 37/1992) aufgeführt sind.
Der Schlüssel „D“ ist einzutragen, wenn der Erklärende der Empfänger der betroffenen Güter ist, und „R“, wenn der Erklärende der Absender der betroffenen Güter ist.
Reguläre innergemeinschaftliche Erwerbe von Gütern sowie reguläre innergemeinschaftliche Lieferungen von Gütern sind jeweils im Eingangs- und Ausgangsrechnungsbuch zu erfassen, wie in den häufig gestellten Fragen „Wie wird ein innergemeinschaftlicher Erwerb von Gütern registriert?“ „Wie wird eine innergemeinschaftliche Lieferung von Gütern registriert?“ beschrieben.
In diesen Fällen darf keinesfalls der Schlüssel „D“ für den Empfänger oder „R“ für den Absender eingetragen werden, da diese Schlüssel ausschließlich für das Buch der bestimmten innergemeinschaftlichen Vorgänge reserviert sind.
Spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) Sofortige Informationsübermittlung (S.I.I.)
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Sie werden mit dem Sonderregimecode „08“ erfasst.
Zusätzlich müssen zum Zeitpunkt der entsprechenden Zahlungs-/Inkassovorgänge, die dem RECC unterliegen, die folgenden Felder erfasst werden: Im Inkassobuch: Inkassodatum, inkassierte Beträge, verwendetes Inkassomittel, Bankkonto oder verwendetes Inkassomittel.
Im Zahlungsbuch: Zahlungsdatum, gezahlte Beträge, verwendetes Zahlungsmittel, Bankkonto oder verwendetes Zahlungsmittel.
Das Zahlungs-/Inkassomittel ist mit einem der folgenden Werte anzugeben:
01: Überweisung
02: Scheck
03: Nicht eingezogen/bezahlt (Fälligkeitsdatum / Zwangsabgrenzung im Insolvenzverfahren)
04: Andere Inkasso- / Zahlungsmittel
Die Informationen zu diesen Vorgängen sind innerhalb der allgemeinen Fristen zu übermitteln, als ob das Sonderregime auf sie nicht anwendbar gewesen wäre, unbeschadet der Ergänzung der Daten bezüglich der vollständigen oder teilweisen Einzüge oder Zahlungen im entsprechenden Buch zum Zeitpunkt ihrer Ausführung (durch Übermittlung der Rechnungsinformationen mit dem eindeutigen Schlüssel der Originalrechnung).
Um eine von einem RECC-anwendenden Lieferanten gesendete Rechnung zu registrieren, wird zuerst die A0-Rechnung im Buch der erhaltenen Rechnungen registriert und anschließend eine weitere Anfrage mit der Zahlungsinformation gesendet.

Die am 1. August 2017 ausgestellte Rechnung muss innerhalb von 8 Tagen (bis zum 11. August) gemeldet werden. Bei der Meldung der Rechnung im Register der ausgestellten Rechnungen muss der Sonderregimecode „08“ angegeben werden.
Sobald die Rechnung beglichen ist, müssen die Informationen im Inkassoregister der ausgestellten Rechnungen übermittelt werden, wobei zusätzlich zur Identifikationsnummer der Originalrechnung Folgendes anzugeben ist: Inkassodatum, inkassierte Beträge, verwendetes Inkassomittel, Bankkonto oder verwendetes Inkassomittel.

Ja, unter Berücksichtigung des allgemeinen Abgrenzungsprinzips, unbeschadet der Notwendigkeit, dies mit den Inkassodaten zu ergänzen.

Es ist nicht notwendig; es wird empfohlen, nach dem Datum der Entstehung der Steuerschuld oder dem Empfang der Ware oder Dienstleistung zu gruppieren.

Jede Bemessungsgrundlage muss gruppiert gemeldet werden. Das heißt, eine Rechnung mit 25 Positionen und zwei Bemessungsgrundlagen wird in zwei Positionen gemeldet, eine für jede Bemessungsgrundlage, wobei die Beträge jeder Bemessungsgrundlage zusammengefasst werden.

Der Jahresabschluss ist unabhängig von der Meldung der Transaktionen an die AEAT. Eingangsrechnungen müssen basierend auf dem Registrierungsdatum gemeldet werden, unabhängig von der Abrechnungsperiode, der sie zugeordnet werden. Und bei Eingangsrechnungen ist das Ausstellungsdatum relevant.

Es müssen das Datum der Entstehung der Steuerschuld und das Rechnungsdatum berücksichtigt werden. Im Prinzip sollte jede Entstehungs-/Lieferdatum getrennt gemeldet werden; andernfalls wird es als normale Rechnung gemeldet.

Das Einzige, was sich ändert, ist, dass der Prozess an die Verbuchung der Rechnung gebunden sein muss. DUA und Rechnung müssen gleichzeitig verbucht werden, DUA muss die entsprechende Einkaufsrechnung identifizieren.

Noch nicht, aber es wird erwartet.

Beide Optionen sind gültig. Das Problem bei der Verwendung des unternehmenseigenen Zertifikats ist, dass jede Transaktion manuell signiert werden muss, obwohl dies unbeaufsichtigt erfolgen sollte. Daher wird üblicherweise das easyap-Zertifikat verwendet.

Ja. Das easyei-Portal ermöglicht die Abfrage der Antworten der AEAT, sowohl bei Annahme als auch bei Ablehnung. Diese Antworten können auch automatisch an das ERP übermittelt werden.
Im Falle einer Ablehnung müssen die Korrekturen im Quellsystem (ERP) vorgenommen werden, und nach der Änderung meldet das easyap-Portal für die sofortige Informationsübermittlung (SII) den neuen Status.

Es ist notwendig und es handelt sich um eine Rechnungsart, die identifiziert und gemeldet werden muss.

Rückfrage bei der AEAT
Im Falle des normalen Geschäftsbetriebs ist es nicht erforderlich, in der Berichtigungsrechnung die ursprünglich berichtigte Rechnung anzugeben.
In allen Fällen, einschließlich des normalen Geschäftsbetriebs, in denen eine Änderung der Mehrwertsteuer vorliegt, ist es in der Berichtigungsrechnung notwendig, die ursprünglich berichtigte Rechnung anzugeben.

Rechnungen ohne identifizierten Kunden können in Blöcken gruppiert werden, die eine fortlaufende Rechnungsnummerierung beibehalten. Gibt es Lücken, weil Rechnungen an identifizierte Kunden existieren, müssen dies separate Gruppierungen sein
Die Kriterien für die Gruppierung sind sehr komplex, sodass sie sich nur lohnen, wenn das Belegaufkommen sehr hoch ist; andernfalls ist die individuelle Berichterstattung bequemer.

Nur die Rechnungsstellung in Spanien

Ja, aber nur für Teilnehmer am Ist-Besteuerungs-Regime

Sie müssen bis zum 31.12.2017 übermittelt werden.

Die AEAT hat eine Frist von vier Tagen für die Übermittlung der Informationen festgelegt; die Übermittlung muss online erfolgen. Die viertägige Frist (acht im Jahr 2017) beginnt zu zählen ab:
• Bei ausgestellten Rechnungen ab dem Rechnungsdatum. Da dies die Frist ist, ist es am logischsten, dass die Informationen übermittelt werden, sobald die Rechnungsstellung erfolgt. Es gibt keinen Spielraum für manuelle Prozesse zur Anpassung der Informationen. Es ist eine Frist, die Spielraum zur Behebung möglicher technischer Anomalien bietet, aber letztendlich zu einer täglichen Berichterstattung führt.
• Bei erhaltenen Rechnungen beginnt die Frist ab dem Registrierungsdatum der Rechnung. Das Registrierungsdatum ist nicht das Buchungsdatum; der Buchungszeitraum ist nicht relevant.

Wochenenden und nationale Feiertage werden bei der Fristberechnung nicht berücksichtigt.

Ja, sie sind in der technischen SII-Anleitung, die unter… heruntergeladen werden kann, perfekt definiert und spezifiziert. Der Ansatz von easyap ist es hierbei, dass Kunden die Informationen in dem Format bereitstellen, das ihnen möglich ist, damit easyap die Anpassung an das Format des Finanzamtes vornehmen kann. Dadurch ersparen wir unseren Kunden diese technische Problematik.

ERPs bilden die Informationsgrundlage, doch mit dem easyap-Service für Mapping, Logik und Akzeptanz beliebiger Formate wird die Notwendigkeit von ERP-Modifikationen minimiert/eliminiert. Dies ist vergleichbar mit der elektronischen Rechnungsstellung, bei der easyap-Kunden in der Lage sind, Rechnungen in sehr unterschiedlichen Formaten zu versenden, ohne Änderungen an ihrem ERP vornehmen zu müssen, unabhängig vom ursprünglichen ERP-Format.

easyap kann jedes Dateiformat empfangen: txt, csv, xls, xml, xlsx… easyap empfängt die Informationen und führt ein logisches Mapping dieser Informationen durch. Es handelt sich nicht um eine bloße Feld-für-Feld-Übersetzung zwischen verschiedenen Formaten (vom Original des ERP zum vom Finanzamt geforderten Format), da es eine Logik enthalten wird, die es ermöglicht, die Anforderungen des SII-Formats zu integrieren. Zum Beispiel, um zu erkennen, ob es sich um Rechnungen oder Korrekturrechnungen handelt und welcher Art diese sind.

In den bereits verfügbaren Informationen zur Sofortigen Informationsbereitstellung (SII) gibt es einen technischen Leitfaden, der die Felder und deren Format detailliert beschreibt. Das Mapping ist eine Aufgabe, die jedes Unternehmen durchführen muss, um die buchhalterischen Informationen der ausgestellten und empfangenen Rechnungen in den von der AEAT geforderten Feldern zu übermitteln. Genau in diesem Mapping und der Logik des Informationsabgleichs bietet easyap seinen Kunden Dienstleistungen an. Der vom Finanzamt bereitgestellte Leitfaden gibt Feld für Feld an, wohin die Informationen gehören, zum Beispiel: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum…

Wenn man unter „Fingerabdruck“ eine eindeutige Informationskennung versteht, so liefert die SII-USt. für jede Transaktion einen eindeutigen Akzeptanz- oder Ablehnungsindikator zurück. Dies ist eine sehr wertvolle Information, die im Buchhaltungs-ERP gespeichert werden sollte und im easyap SII-Portal verfügbar sein wird. Dies ist vergleichbar mit der Antwort, die FACe bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen an öffentliche Verwaltungen sendet; auf jede übermittelte Rechnung antwortet FACe mit einem eindeutigen Akzeptanz- oder Ablehnungsindikator.

Nein, es geht darum, bestimmte Informationen, die sich derzeit an zwei verschiedenen Stellen befinden (USt.-Registerbücher und Rechnungen), an das elektronische Portal der AEAT zu senden, wodurch der Steuerpflichtige von der Führung der aktuellen USt.-Registerbücher entbunden wird, wie im folgenden Schema ersichtlich ist. Ebenso werden bestimmte steuerlich relevante Informationen bereitgestellt, die bisher in den Formularen 340 und 347 enthalten waren (Artikel 33 bis 36 der RGAT):

MIT SII ZU ÜBERMITTELNDE INFORMATIONEN

Zu übermittelnde Rechnungsdaten

– Nummer und Serie
– Ausstellungsdatum
– Transaktionsdatum
– Empfänger-ID
– Steuerbemessungsgrundlage
– Mehrwertsteuersatz
– Abgeführte Mehrwertsteuer
– RECC
Die Informationen bezüglich des Registers der Ausgangsrechnungen, die der AEAT über das neue SII (enthalten sowohl in den aktuellen Registern als auch in den Feldern der Rechnungen selbst) mitgeteilt werden müssen, sind die folgenden:

INFORMATIONEN ZUR ÜBERMITTLUNG MIT DEM SII

Zu übermittelnde Rechnungsdaten

– Eingangsnummer
– Ausstellungsdatum
– Transaktionsdatum
– Absender-ID
– Steuerbemessungsgrundlage
– Mehrwertsteuersatz
– Abziehbare Mehrwertsteuer
– RECC
​- A|B
– Investition SP/Goldinvestition
​(Quelle AEAT)

​
Die Informationen bezüglich des Registers der Eingangsrechnungen, die der AEAT über das neue SII (enthalten sowohl in den aktuellen Registern als auch in den Feldern der Rechnungen selbst) mitgeteilt werden müssen, sind die folgenden: Suministro Inmediato de Información (SII) 11 INFORMATIONEN ZUR ÜBERMITTLUNG MIT DEM SII (Quelle AEAT)

Nein, es ist nicht notwendig, die Rechnungen an die AEAT zu senden. Es müssen die Felder der Rechnungsaufzeichnungen übermittelt werden, die in der entsprechenden Ministerialverordnung festgelegt sind, gemäß dem Entwurf des Königlichen Dekrets, der sich derzeit in Bearbeitung befindet.

(Quelle: AEAT)

Es handelt sich um ein Modul der easyapIP-Anwendung. In diesem Modul wird der vollständige Bearbeitungsprozess der von Dritten erhaltenen Rechnungen abgewickelt. Die gängigen Probleme der Rechnungsbearbeitung werden automatisiert und gelöst: Zuordnung zum Prozess (mit oder ohne Bestellung…), Abgleich/Abstimmung, Codierung, Genehmigung, Lösung von Ausnahmen, Verbuchung, Bereitstellung von Informationen für Lieferanten… mit dem Ziel, die eingesetzten Ressourcen zu optimieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, um so eine effizientere Verbuchung zu erreichen. Weitere Informationen finden Sie unter workflowfacturas.es und in den folgenden Fragen.

Die easyapIP-Plattform kann alle Arten von Rechnungen verwalten, mit dem letztendlichen Ziel der Verbuchung. Sie unterstützt verschiedene Eingangsformate wie Papierrechnungen, EDI, EDI mit Signatur, elektronische Rechnungen (e-Rechnung), PDF und andere. Sie ist auch unabhängig vom Rechnungstyp: mit Bestellung, ohne Bestellung, Kostenrechnungen, Rechnungen für Anlagegüter usw.

easyapIP ist ein geeignetes Tool für jedes Unternehmen, das die Verarbeitung seiner Drittanbieterrechnungen optimieren möchte. Es ist anwendbar auf Organisationen jeder Branche, Größe oder Standorts, einschließlich multinationaler Konzerne und KMU, sowie auf Unternehmen aus Branchen wie Automobil, Bankwesen, Handel oder Werbung, sowohl in Spanien als auch in anderen Ländern wie Deutschland oder Mexiko.

Ja, easyapIP ist ein Tool, das sich besonders gut für Shared Service Center (SSC) eignet. Es ermöglicht die Segmentierung von Aufgaben, die Verwaltung von Rechnungsabläufen nach Entität, das Arbeiten in mehreren Sprachen und die Verbuchung in verschiedenen Buchhaltungssystemen aus einer einzigen Umgebung.
Es ermöglicht auch den Empfang von Rechnungen in verschiedenen Sprachen und den Fernzugriff von verschiedenen geografischen Standorten. Diese Funktionen machen easyapIP zu einer vielseitigen und anpassungsfähigen Lösung sowohl für SSCs als auch für Beratungsunternehmen, die mit mehreren Kunden arbeiten.

easyapIP bietet zahlreiche Vorteile für interne und externe Audits. Es ermöglicht Auditoren, jederzeit auf die Rechnungsbilder zuzugreifen, ohne physische Archive konsultieren zu müssen. Das PDF-Bild wird im Allgemeinen akzeptiert, insbesondere wenn es signiert ist oder eine digitale Rechnung ist.
Darüber hinaus protokolliert das Tool, wer welche Aktion wann durchgeführt hat, was die Rückverfolgbarkeit verbessert. Prozesse und Regeln sind in der Anwendung parametrisiert, was operative Stabilität gewährleistet und die Abhängigkeit von individuellem Wissen reduziert.

Ja, easyapIP ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Benutzer oder Arbeitsgruppen gemäß spezifischer Verantwortlichkeiten. Jede Rechnung hat einen Status, der sich entsprechend dem Bearbeitungsfluss entwickelt, und es gibt immer einen zugewiesenen Verantwortlichen für jede Phase.
Die Granularität der Aufgaben erleichtert die Bildung von verantwortlichen Gruppen pro Art des Vorfalls. Zum Beispiel können Vorfälle beim Wareneingang dem Lager zugewiesen werden, Betragsdiskrepanzen dem verantwortlichen Einkäufer und formale Fehler der Buchhaltungsabteilung.

Die Rechnungskodierung, eine typischerweise zeitaufwendige Aufgabe, kann in easyapIP unter Verwendung verschiedener Elemente automatisiert werden: Lieferantendaten, auf der Rechnung selbst enthaltene Informationen und vordefinierte Vorlagen für Aufschlüsselungen.
easyapIP arbeitet sowohl mit dem Rechnungsbild als auch mit den extrahierten Daten, was eine effiziente Automatisierung der Kodierung ermöglicht und den manuellen Aufwand erheblich reduziert.

Eine Rechnung zu kodieren bedeutet, die für ihre Erfassung erforderlichen Buchhaltungsinformationen zuzuordnen. Diese Kodierung kann je nach Kontenplan und der analytischen Buchhaltungsstruktur des Unternehmens verschiedene Ebenen umfassen. Die grundlegendste Ebene ist die Kostenstelle, aber bei Bedarf können bis zu fünf Ebenen analytischer Aufschlüsselung angewendet werden.

Im Allgemeinen erfordern Rechnungen mit Bestellungen keine Kodierung, da die Bestellung die erforderlichen Informationen enthält. Wenn jedoch Unterschiede zwischen dem Bestellbetrag und dem Rechnungsbetrag bestehen, kann eine manuelle Kodierung erforderlich sein.

Der automatische Rechnungsabgleich in easyapIP verwendet mehrere Variablen und basiert auf einer hochgradig parametrisierbaren mathematischen Engine, sogar mit anbieterspezifischen Regeln. Die gängigsten Variablen umfassen: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Einzelbetrag, Anzahl der Einheiten und Produktreferenz.

Der Abgleich kann zwei- oder dreifach erfolgen und sowohl auf Basis der gesamten Bemessungsgrundlage als auch auf Detailebene der Position durchgeführt werden. Dieses Konfigurationsniveau ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad im Prozess der Rechnungsprüfung.

Ja, die Parametrisierung von easyapIP ist unkompliziert und erfordert keine fortgeschrittenen technischen Kenntnisse. Die Plattform ist darauf ausgelegt, dass die Finanzabteilung sie eigenständig verwalten kann, indem sie die internen und geschäftlichen Regeln jedes Unternehmens anwendet.

Darüber hinaus ermöglicht easyapIP die Definition verschiedener Regeln für dieselbe Aufgabe, abhängig von der jeweiligen juristischen Einheit, was die Anpassung an komplexe Unternehmensstrukturen erleichtert.

Ja, jede Rechnung in easyapIP verfügt über eine vollständige Ereignishistorie, die festhält, wer, wann und welche Aufgabe ausgeführt hat, einschließlich Kommentaren. Dies ermöglicht es, den aktuellen Status und die Verweildauer jeder Rechnung in diesem Status präzise zu ermitteln sowie den Verantwortlichen zu identifizieren.

Diese Informationen sind entscheidend für die Zeitanalyse im Prozess, und der Altersbericht (Aging-Bericht) wird von den Nutzern zur Optimierung des Managements sehr geschätzt.

In easyapIP können so viele Rechnungsabläufe konfiguriert werden, wie es Rechnungsarten und juristische Einheiten gibt. Innerhalb desselben Unternehmensverbunds ist es beispielsweise möglich, einen spezifischen Ablauf für Rechnungen mit Bestellung bei der Einheit A und einen anderen für Rechnungen ohne Bestellung bei der Einheit B zu definieren.

Diese Flexibilität ermöglicht es, die Arbeitsabläufe an die Bedürfnisse und Regeln jedes Unternehmens oder jeder juristischen Einheit anzupassen.

Nein, der Rechnungsfreigabeprozess in easyapIP ist nicht statisch. Er wird gemäß den internen Richtlinien jedes Anwenderunternehmens konfiguriert, indem spezifische Aufgaben und Verantwortliche festgelegt werden.

Nach der Eingabe in die Plattform durchläuft die Rechnung einen definierten elektronischen Workflow bis zu ihrer Genehmigung und anschließenden Verbuchung im ERP des Nutzers. Dieser Workflow ist vollständig an die Bedürfnisse jeder Organisation anpassbar.

In easyapIP werden die Schritte oder Status von Rechnungen je nach Rechnungstyp und den spezifischen Anforderungen jedes Kunden definiert. Die Plattform verfügt über vordefinierte Abläufe, die angepasst werden können.

Für Rechnungen ohne Bestellung sind die Hauptstatus:

• Kodierung: Zuordnung von Sachkonten und Kostenrechnungselementen (wie Kostenstellen oder Projekten).
• Freigabe.
• Ausnahmebehandlung, mit Unterstatus je nach Art des Vorfalls.

Für Rechnungen mit Bestellung sind die Schlüsselstatus:

• Abgleich: Automatischer Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich.
• Ausnahmebehandlung, ebenfalls mit Unterstatus je nach Art des Vorfalls.
• Diese Struktur ermöglicht eine detaillierte und flexible Kontrolle des Rechnungsflusses.

In easyapIP erhalten Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben, entweder sofort oder gebündelt. Zusätzlich werden automatische Erinnerungen generiert, wenn Aufgaben eine bestimmte Zeit lang nicht bearbeitet wurden.

Innerhalb der Plattform kann jeder Benutzer online die ihm zugewiesenen Aufgaben und deren Status einsehen.

easyapIP verwendet eine intern entwickelte Workflow-Engine vom Typ BPM (Business Process Management). Die gesamte Logik der Aufgabenzuweisung und die Abgleichs-Engine wurden von easyap speziell entwickelt, um sich an verschiedene Umgebungen und Geschäftsanforderungen anzupassen.