FAQ

Hier sind einige häufig gestellte Fragen und ihre Antworten.

Allgemeine Punkte

Was macht easyap?

easyap ist ein Spezialist für die Rechnungsverarbeitung durch Dritte. Seit mehr als zehn Jahren bieten wir Dienstleistungen an, die auf Prozessverbesserung ausgerichtet sind. Mit internen Entwicklungstools von easyap helfen wir unseren Kunden, die Prozesse des Rechnungsversands und -empfangs wesentlich zu verbessern.

Ist easyapIP mit jedem Buchhaltungs- oder ERP-System kompatibel?

EasyapIP ist eine externe Anwendung, die in der Lage ist, sich mit jedem ERP-System zu verbinden und mit diesem zu kommunizieren, wobei nicht nur verschiedene Buchhaltungssysteme, sondern auch operative Systeme gespeist und rückgemeldet werden können. Die Plattform passt sich an das notwendige Dateiformat an, um sowohl die Inputs zu empfangen als auch die Outputs zu senden. easyap ist kompatibel mit den bekanntesten Formaten (SAP, peoeplesoft, navision, jdedwards, contaplus...) und mit anderen internen Softwareentwicklungen der Unternehmen.

Verkauft easyap Software?

Nein. easyap ist ein Dienstleistungsunternehmen. easyap stellt seinen Kunden Tools zur Verfügung, um die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung und der elektronischen Rechnungsstellung zu verbessern. Darüber hinaus unterstützt es in mehr oder weniger großem Umfang (je nach Umfang der Dienstleistung) bei administrativ-buchhalterischen Aufgaben.

Beispielsweise kann easyap das Scannen, OCR und Dokumentenmanagement der Rechnungen übernehmen. Es kann aber auch für die Kodierung und Konformität der Rechnungen verantwortlich sein. Unter keinen Umständen wird easyap die Aufgaben der Rechnungsgenehmigung übernehmen.

Welche Erfahrung hat easyap nachzuweisen?

easyap ist ein Pionier in der Bereitstellung Dienstleistungen für die Kreditorenbuchhaltung und e-Invoicing. easyap arbeitet seit über einem Jahrzehnt mit Unternehmen aller Branchen und Größen zusammen, um die Prozesse der Rechnungsverarbeitung effizienter zu gestalten. In all diesen Jahren haben die Kunden von easyap im Laufe der Zeit erhebliche Verbesserungen und nachhaltige Einsparungen erzielt, und es ist üblich, dass der Zeitraum der vereinbarten Zusammenarbeit verlängert wird.

Womit verdient easyap Geld?

Da es sich bei easyap um eine dynamische Lösung handelt, kann sie sich jederzeit an die Bedürfnisse jedes Kunden anpassen. Auf der Grundlage dieser Bedürfnisse wird ein variabler Preis für jedes auf der Plattform verarbeitete Dokument festgelegt. Es gibt keine Lizenzen nach Anzahl der Benutzer, Wartung... easyap erhebt Gebühren für die Nutzung der Tools und für die Aufgaben, die als Teilnehmer am Prozess ausgeführt werden können (Aufgaben-Outsourcing), wenn der Kunde dies wünscht.

Was ist unterscheidet die esyapIP-Plattform von anderen?

- Mehr als 20 Jahre Erfahrung.
- Spezialisierung, Unternehmen mit Finanzprofilen, wir kennen die Probleme und Kasuistiken des Finanzbereichs.
- Kosteneinsparungen
- Verbesserung der Prozesse
- Sichtbarkeit
- Keine physischen Grenzen
- Freisetzung von Ressourcen

Wie ist die geographische Abdeckung der Dienstleistungen von easyap?

Derzeit bedienen wir Europa, einschließlich der skandinavischen Länder, sowie ganz Nord- und Lateinamerika. In allen Ländern, in denen wir tätig sind, haben wir unser Produkt an die in jedem Land geltende Gesetzgebung angepasst, und entsprechend Genehmigungen zu den Protokollen erhalten.

Auf welche Branchen zielen Sie ab?

Da es sich um eine Lösung für den Finanzbereich des Unternehmens handelt, kann jedes Unternehmen von dieser Lösung profitieren.

Ist easyap eine exklusive Plattform für die Verarbeitung von Rechnungen?

Es ist eine Plattform mit verschiedenen Anwendungen

- Anwendung für elektronische Rechnungen (Aussendung und Empfang)
- Anwendung für Mitarbeiterausgaben
- Anwendung für die Rechnungsverarbeitung (Workflow)

Elektronische Rechnung

Was ist easyEI e-Invoice?

easyei ist eine elektronische Rechnungsplattform, die sowohl die Ausstellung von Rechnungen an Kunden als auch den Empfang von Rechnungen von Lieferanten ermöglicht.
Als Hauptmerkmale können wir hervorheben:
- Keine Software-Installation erforderlich
- 100% variable Kosten, Sie zahlen pro ausgestellter oder empfangener Rechnung.
- Multiformat-Unterstützung, Sie können Rechnungen in jedem Format an Kunden ausstellen oder empfangen, Facturae, xml, edi, Web-Rechnung, ... sogar Papierrechnungen
- Upload online und in nur 5 Minuten.
Weitere Informationen unter: www.facturaelectronica.eu

Kann ich alle meine Rechnungen über diese Plattform ausstellen?

Der große Vorteil der Plattform für die Ausstellung elektronischer Rechnungen besteht darin, dass der Benutzer in der Lage ist, all seinen Kunden unabhängig vom Format elektronische Rechnungen zuzusenden. Zudem gibt es einen großen Mehrwert für die Kunden, da man der Rechnung eine Buchhaltungsdatei anhängen kann, die es dem Kunden ermöglicht, die Rechnung automatisch in sein ERP-System zu verbuchen. Der größte Vorteil daran ist, dass sich die Plattform ganz allein darum kümmert und weder Versender noch Empfänger Zeit dafür aufwenden müssen.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Die Erstellung, das Versenden und der Empfang der Rechnungen erfolgt unmittelbar, wodurch sich Wartezeiten und generell der Prozess maximal straffen lässt. Zudem werden Kosten für das Verschicken (Umschläge, Briefmarken etc.) vermieden, es kann zuverlässig der Empfang der Rechnungen nachgewiesen und ein Verlust von Rechnungen ausgeschlossen werden, da diese im Portal der Plattform easyapIP hinterlegt werden.

Gleichzeitig ist es auf Wunsch auch möglich mit Hilfe von Workflow-Modulen den Abgleich- und Genehmigungsprozess anhand der verfügbaren Daten zu automatisieren. Dadurch ermöglicht die Integration der Rechnungsstellung in die easyapIP-Plattform eine automatisierte Buchhaltung ohne menschliches Zutun.

Welche technischen Voraussetzungen müssen meine Systeme erfüllen, um elektronische Rechnungen ausstellen oder empfangen zu können?

Das elektronische Rechnungsportal easyap ist darauf ausgerichtet Rechnungen in zweierlei Formen auszustellen. Entweder durch direkte Erstellung an einem Computer über das Internet, sodass der Benutzer sich einloggen und die Daten eintippen muss oder durch eine Verbindung mit dem ERP-System des Benutzers. Auf diese Weise kann das Portal die Daten automatisch ziehen. Dabei ist es irrelevant, um was für ein Dateiformat es sich handelt.

Kann ich über ein und dasselbe Portal Rechnungen an meine Kunden verschicken und gleichzeitig von meinem Lieferanten ausgestellte Rechnungen empfangen?

Die easyapIP-Rechnungsplattform kann alle Rechnungen eines Benutzers verarbeiten, sowohl die von seinen Lieferanten erhaltenen Rechnungen, wobei der Zyklus der Rechnung bis zur Verbuchung im ERP abgeschlossen wird, als auch die Verarbeitung der Ausstellung von Kundenrechnungen, wobei diese elektronisch in dem Format versandt werden, in dem der Kunde sie empfangen kann, und auf der Plattform verbleiben, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Ist der Implementierungsprozess von easyaei komplex?

Es handelt sich um einen sehr einfachen Prozess, der so konzipiert ist, dass er in sehr kurzer Zeit produktiv gehen kann. Nach einer Anpassung der Paramter an die spezifischen Bedürfnisse der Kunden, kann es direkt online genutzt werden.

Welche Art von Rechnungen kann ich im E-Invoice-Portal easyei erhalten?

Im Portal easyei kann man jede Art von Rechnung im pdf- oder elektronischen Format erhalten. Sei es Facturae, xlm, edi, ...

Das easyei-Portal verfügt über OCR- und Rechnungsvalidierungsfunktionen, so dass es auch die Verarbeitung von PDF-Dateien und Papierrechnungen (nach dem Scannen) ermöglicht. Auch der Scan-Service von Papierrechnungen kann von easyap bezogen werden.

Welche Rechnungsformate kann ich von meinen Lieferanten erhalten?

Im Portal easyei kann man jede Art von Rechnung im pdf- oder elektronischen Format erhalten. Sei es Facturae, xlm, edi, ...

Das easyei-Portal verfügt über OCR- und Rechnungsvalidierungsfunktionen, so dass es auch die Verarbeitung von PDF-Dateien und Papierrechnungen (nach dem Scannen) ermöglicht. Auch der Scan-Service von Papierrechnungen kann von easyap bezogen werden.

Kann ich sehen, wie das Portal für elektronische Rechnungen funktioniert, bevor ich die Dienstleistung buche?

Sie können vollkommen unverbindlich und kostenfrei die Funktionen des elektronischen Rechnungsportals easyei sowohl für die Rechnungsstellung als auch für den Rechnungsempfang testen. Wählen Sie dazu die Demo-Option unter www.facturaelectronica.eu.

Wie kann ich mich auf dem E-Invoice-Portal registrieren?

Wie kann ich mich auf dem E-Invoice-Portal registrieren?

Die Anmeldung erfolgt online direkt auf dem Portal my.factura.es oder my.einvoc.es .

Können meine Lieferanten den Status ihrer Rechnungen einsehen?

Wenn Lieferanten Zugriff auf den Status der an das easyei-Portal gesendeten Rechnungen haben, wird dies zu einer drastischen Reduzierung der Anrufe von Lieferanten führen. Dieser Zugriff kann auf Wunsch durch Anpassung der Einstellungen eingeschränkt werden.

Woher wissen meine Kunden, dass ich ihnen eine Rechnung geschickt habe?

Kunden erhalten eine Benachrichtigung über E-Mail sobald Rechnungen versandt werden.

Welche Adresse gebe ich meinen Lieferanten an, um meine Rechnungen im easyei-Portal zu erhalten?

Der Empfang per E-Mail oder ftp wird unterstützt.

Die Registrierung im easyei-Portal umfasst die Einrichtung von E-Mail-Konten (Mein_Unternehmen@factura.es oder Mein_Unternehmen@einvoic.es) und ftp für den Erhalt von Lieferantenrechnungen direkt über das Portal. Wenn Sie bereits über interne E-Mail-Adressen für den Empfang von Rechnungen verfügen, liest das Portal auch diese E-Mail-Konten.

Wie lange dauert es, das System einzurichten, um elektronische Rechnungen von meinen Lieferanten empfangen zu können?

Lediglich ein paar Minuten. Die Aktivierung erfolgt online. Wenn Sie über ein digitales Zertifikat zum Signieren der Rechnungen verfügen, sollte der Vorgang nicht länger als 10 Minuten dauern. Die Registrierung umfasst auch die Einrichtung von E-Mail-Konten (Mein_Unternehmen@factura.es oder Mein_Unternehmen@einvoic.es) und ftp für den Empfang von Lieferantenrechnungen direkt über das Portal.

Wie lange dauert die Einrichtung des Systems für den Versand elektronischer Rechnungen an meine Kunden?

Lediglich ein paar Minuten. Die Aktivierung erfolgt online. Wenn Sie über ein digitales Zertifikat zum Signieren der Rechnungen verfügen, sollte der Vorgang nicht länger als 5 Minuten dauern.

Bekomme ich eine Benachrichtigung, wenn die Rechnung bei meinen Kunden angekommen ist?

Ja, das Portal easyei gibt für jede gesendete Rechnung eine Empfangsbestätigung und zeichnet auf, wenn Kunden den Empfang ablehnen oder Versandfehler auftreten. Für den Versand von Papierrechnungen ist auch eine Empfangsbestätigung möglich.

Welche Rechnungsformate kann ich an meine Kunden senden?

Das Portal easyei, unterstützt die wichtigsten Formate der elektronischen Rechnungsstellung facturae, edi, xml, brl, pdf,..., Der Versand in Papierformat ist ebenfalls möglich. Darüber hinaus können für jeden Kunden so viele spezifische Formate implementiert werden, wie gewünscht. Das Format ist für jeden Kunden anpassbar, so dass jedem Kunden das Format zugesandt werden kann, das seinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Ich habe eine Buchhaltungssoftware. Kann sie miteinander verbunden werden, um Rechnungen an meine Kunden auszustellen?

Ja, easyap unterstützt die direkte Verbindung mit allen wichtigen Buchhaltungssystemen und/oder ERP-Systemen. Es unterstützt auch das massenhafte Hochladen von ausgehenden Rechnungsdateien.

Ich muss der Verwaltung elektronische Rechnungen ausstellen. Kann ich dafür das Portal easyei benutzen?

Selbstverständlich. Das easyap-Portal erstellt für Sie gültige elektronische Rechnungen in den von der Verwaltung unterstützten Formaten, facturae, xml, ... aus.

Außerdem ist die Registrierung im Portal easyei kostenlos und Sie zahlen nur pro ausgestellter Rechnung.

Wie kann ich eine eingehende pdf-Rechnung automatisch verarbeiten?

Um sie automatisch verarbeiten zu können, müssen die Daten für die automatische Buchung aus der Rechnung extrahiert werden. Um die Daten zu extrahieren, sind OCR (automatische Zeichenerkennung) und die Validierung der extrahierten Daten Tools erforderlich.

Welche Vorteile bietet mir das easyei-Portals in Hinblick auf Rechnungen im PDF-Format?

Das easyei-Portal bietet eine Vielzahl Vorteile für die Verarbeitung solcher Rechnungen. Dazu gehören zum Beispiel:

- Automatische Buchung möglich, da die Rechnungsdaten mit OCR-Tools extrahiert werden
- Online-Zugriff auf einen Scan der Rechnung
- Einzigartige Plattform für die Verarbeitung aller Rechnungen unabhängig von Format, Papier, xml, pdf, edi ...

Ist die pdf-Rechnung ohne digitale Signatur rechtsgültig?

Die erhaltene unsignierte pdf-Rechnung ist gültig, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

- Im gleichen Medium abspeichern, in dem es empfangen wurde (bei gültiger E-Mail-Adresse)
- Sicherstellen, dass das Finanzamt online und schnell Zugriff auf die Informationen hat.

Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Eine PDF-Rechnung kann nur dann als elektronische Rechnung betrachtet werden, wenn sie digital signiert ist. Sie bietet zudem im Normalfall auch nicht den Hauptvorteil einer elektronischen Rechnung im Xml- oder strukturierten Datenformat, die eine automatische Verarbeitung ohne OCR-Werkzeuge ermöglicht.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnung ist ein Äquivalent zur Papierrechnung, hat denselben rechtlichen Wert und bietet neue Sicherheitsbedingungen. Es handelt sich um ein juristisches Dokument mit steuerlichen Auswirkungen, was bedeutet, dass insbesondere bestimmte Besonderheiten und Vorsichtsmaßnahmen zu beachten sind:

- Elektronisches Rechnungsformat verschiedener Komplexitätsgrade: EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12 ...
- Es muss aus einer telematischen Übermittlung stammen.
- Das Dokument muss unverändert bleiben, damit seine Integrität und Authentizität gewährleistet ist.

Mitarbeiterausgaben

Was ist easyapIP Mitarbeiterausgaben?

Hierbei handelt es sich um ein Modul der easyapIP-Plattform. In diesem Modul werden die Reisekosten der Mitarbeiter bearbeitet. Es handelt sich um eine Webanwendung, die es Ihnen ermöglicht, die Bearbeitung, Abrechnung und sogar die Zahlung der Ausgaben zu beschleunigen, die dem Mitarbeiter im Namen Ihres Unternehmens bei der Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit entstehen. In gastosempleado.es und anhand der nachfolgenden Punkte können Sie weitere Informationen über die Anwendung erhalten.

Ist für Benutzer, die Reisekostenabrechnungen erstellen wollen, eine Schulung erforderlich?

Die Plattform ist so konzipiert, dass sie für Benutzer sehr intuitiv ist. Die Schulung ist in zwei Punkte unterteilt:

- Schulungskurse, insbesondere für die Profile, die intensiver genutzt werden sollen... Parametrisierung von Regeln, Sicherheitsmanagement...
- Da es sich um eine Plattform handelt, die von jedem Mitarbeiter des Unternehmens genutzt werden kann, ist ein Modul mit Videos enthalten, in denen erklärt wird, wie die Plattform funktioniert und wie sie in jeder ihrer Anwendungen betrieben wird, so dass jeder Benutzer die Plattform auf eigenständige Weise nutzen kann, ohne dass er Profile benötigt, die diesen Aufgaben gewidmet sind.

Warum hat eine Reisekostenabrechnung zwei verschiedene Beträge?

In den Daten der Abrechnung sehen Sie zwei Beträge:

a) Betrag, d.h. die Summe aller Zeilen, unabhängig davon, wie gezahlt wurde.

b) Zu zahlender Betrag, d.h. die Summe der Zeilen, die dem Mitarbeiter erstattet werden müssen. Beispielsweise würden Ausgaben, die mit einer Firmenkarte bezahlt werden, hier nicht berücksichtigt

Ist der Kreislauf der Mitarbeiterkostenabrechnung vorgegeben?

Dieser Kreislauf wird auf der Grundlage der Bedürfnisse des Kunden definiert und kann jederzeit entweder vor oder nach der Entstehung der Kosten eingeleitet werden.

...ab dem Zeitpunkt an dem der Mitarbeiter weiß, dass eine Reise bevorsteht: Termingenehmigungsverfahren, Reiseziel, Reisekosten durch den Kontakt zum Reisebüro, Beantragung eines Vorschusses oder Spesenfonds, Spesenzuweisung am Zielort (Taxi, Mahlzeiten,...) .....

 

Woher weiß der Mitarbeiter den Status seiner eingereichten Abrechnung?

easyapIP ist ein Workflow-Tool, das dem Mitarbeiter ermöglicht, zu jedem Zeitpunkt den Status jedes Dokuments zu kennen und zu wissen, wer für die entsprechende Aufgabe zuständig ist. Er weiß, ob seine Abrechnung zur Genehmigung vorliegt und wer von den Verantwortlichen es genehmigen muss. Er kann auch sehen, ob sie sich gerade in Überprüfung befindet, in Revision oder ob es der Buchhaltung zur Verarbeitung vorliegt. Alle Ereignisse und wer sie ausgeführt hat, werden aufgezeichnet. Durch Zuordnung der Mitarbeiter in verschiedene Sicherheitsstufen, ist der Zugriff auf die Abrechnungen so begrenzt, dass nur bestimmte Benutzer mehr Abrechnungen sehen können als die eigenen.

Wie ist der Genehmigungskreislauf für Reisekostenabrechnungen definiert?

Basierend auf den Richtlinien für Reisekosten des Unternehmens wird der Prozess parametrisiert und festgelegt. Daraufhin kann jeder Benutzer ihn mit den entsprechenden Rechten verwalten.

Wie hängen die Mitarbeiterausgaben von easyapIP mit dem Buchhaltungssystem des Unternehmens zusammen?

Einer der Vorteile von easyapIP besteht darin, dass die vorhandenen Daten für jede Reisekostenabrechnung in dem von Ihnen benötigten Format extrahiert werden können, wodurch eine Buchhaltungsdatei erstellt wird, die in das Buchhaltungssystem importiert werden kann. Dadurch wird die Doppelarbeit vermieden, die normalerweise entsteht, wenn der Mitarbeiter zunächst eine Datenvorlage ausfüllt, damit diese anschließend im Buchhaltungssystem erfasst wird.

easyapIP arbeitet bereits mit vielen Buchhaltungssystemen zusammen, so dass der Export/Import zu den gängigsten Systemen bereits möglich ist.

Können Richtlinien für Ausgaben festgelegt werden?

Auf der Plattform werden die Richtlinien des Unternehmens für Ausgaben hinterlegt und es können Beschränkungen basierend auf der Hierarchieebene des Mitarbeiters, den Wochentag, die Art der Ausgabe, der Höhe der Ausgabe usw.... festgelegt werden.

Können Ausgaben auf der Grundlage der Richtlinien für Ausgaben begrenzt werden?

Die Plattform identifiziert jeden Benutzer auf Grundlage der jeweiligen Hierachieebene, so dass jeder Benutzer nur die Kosten entsprechend seiner Kategorie veranschlagen kann.

Wie sieht es mit Bewegungen von Firmenkreditkarten aus?

Die easyapIP-Plattform ist in der Lage, die Daten der Kartenbewegungen direkt von den Finanzinstituten zu übermitteln und zu empfangen, die Art der Ausgaben zu identifizieren und sie dem entsprechenden Buchhaltungskonto zu belasten, so dass dem Kartenbenutzer automatisch eine Ausgabenaufstellung mit all diesen Bewegungen erstellt wird.

Können Ausgaben auf Kostenstellen umgelegt werden?

Alle in den Kostenaufstellungen enthaltenen Konzepte sind Elementen der analytischen Buchführung zuzuordnen. Standardmäßig gehört der Benutzer einer Kostenstelle an, und diese Daten können später auf der Ebene der einzelnen einbezogenen Ausgaben bearbeitet/geändert werden. So können Sie in ein und derselben Reisekostenabrechnung Ausgaben an verschiedene Kostenstellen melden, wenn dies in der Firma erlaubt ist.

Wie viele Kostenarten gibt es?

Es wird so viele Kostenarten geben, wie benötigt und vom Unternehmen gewünscht werden. Die Arten werden auf einem Buchhaltungskonto abgebildet, in dem die Buchung vorgenommen wird. Die am häufigsten verwendeten Kostenarten  werden zur einfachen Identifizierung normalerweise mit einem Symbol versehen.

Wie viele Zeilen kann eine Reisekostenabrechnung haben?

Eine Abrechnung kann so viele Zeilen haben, wie Sie wollen. Es ist üblich, eine Zeile für jeden Beleg zu haben. Es besteht jederzeit die Möglichkeit der Aufstellung Zeilen hinzuzufügen. Die internen Richtlinien der Unternehmen geben an, wie oft die Abrechnungen vorzulegen/abzurechnen sind

Kann man den Reisekostenabrechnungen Ausgabennachweise beifügen?

Das ist möglich und es gibt dafür mehrere Möglichkeiten. Man kann von einem mobilen Endgerät aus mit einer Kamera ein Foto einer Quittung machen, das gesendet wird, die dann direkt in der Abrechnung der jeweiligen Zeile zugeordnet wird. Darüber hinaus kann man Quittungen auch direkt über die Webanwendung den Zeilen zuordnen.

Wann wird die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für Ausgaben überprüft?

Die Kontrolle wird für jede der Zeilen in dem Moment durchgeführt, in dem sie erstellt wird. Sie ist immer aktiv und in Gebrauch. Der Mitarbeiter weiß zum Zeitpunkt der Erstellung der Zeile, ob sie der Richtlinie entspricht oder nicht, er braucht nicht darauf zu warten, dass der Vorgesetze  das Blatt überprüft. Wenn die Zeile erstellt wird, gibt die Anwendung die Art der Nichtkonformität an.

Leitfaden zur Implementierung von Facturae

Können Sie einen Zustellnachweis erbringen?

Ja, indem Sie die Rechnung an diese E-Mail-Adresse senden: pruebasfacturae@easyap.com

Was muss man bei der Erstellung der elektronischen Rechnung Facturae berücksichtigen?

Bitte beachten Sie, dass die Punkte im Anhang bezüglich der Verwendung von Tags für Aufträge und Steuern eingehalten werden.

Wie werden elektronische Rechnungen versandt?

Genauso wie bisher auch,  indem sie an eine E-Mail angehängt und an die üblicherweise verwendete Adresse geschickt werden.

Welche Vorteile hat die Verwendung der elektronischen Rechnung Facturae?

Reduzierung der Bearbeitungszeiten, Eliminierung von Fehlern, Beschleunigung der Rechnungserfassung und Umweltschutz.

Was ist für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung erforderlich?

Erstellen Sie aus dem Abrechnungssystem die Rechnungen im Facturae Format. Jede der Facturae Versionen wird akzeptiert, siehe beigefügte Dateien.
Es handelt sich um ein standardisiertes Format, das bereits weit verbreitet ist (FACe...) und in die meisten Kundenabrechnungssysteme integriert ist.

 

DateiGröße
descripciondecampos-esquema_castellano_v3_2_x_06_06_2017_unificado.pdf1,35 MB
historialversiones_facturae_32.pdf48.74 KB
historialversiones_facturae_321.pdf163.32 KB
historialversiones_facturae_322.pdf420.17 KB
esquema_xsd_facturaev3_2.xml173.21 KB
esquema_xsd_facturaev3_2_1.xml179.3 KB
esquema_xsd_facturaev3_2_2.xml185.61 KB

Kann ich sowohl die elektronische Rechnung als auch das pdf versenden?

Das ist immer dann möglich wenn sie in der gleichen E-Mail mit gleichen Namen versendet werden.

Anhänge Tags Facturae

Das Facturae-Modell basiert auf einer Xml-Datei mit Tags. Die besonders zu beachtenden Tags sind:

- So geben Sie die Bestellnummer an - ReceiverTransactionReference

- Einbeziehen der Steuer - TaxRate

SII

Wie behebt man einen Registrierungsfehler?

Wenn die Rechnung korrekt ist, aber der Eintrag im Logbuch nicht korrekt vorgenommen wurde, wird ein neuer Datensatz mit der Nummer der ursprünglichen Rechnung und mit der Kommunikationsart A1 "Änderung von Rechnungen/Logbuch (Registrierungsfehler)" gesendet.

Wenn eine Sendung einige Rechnungen mit Fehlern enthält, muss die neue Sendung, die nach den notwendigen Korrekturen einzureichen ist, alle Rechnungen enthalten?

Nein, es sollten nur Rechnungen aufgenommen werden, die abgelehnt wurden.

Welche Rechnungsinformationen sollten bereitgestellt werden?

Auf einer übergeordneten zusammenfassenden Ebene sollten Steuerzahler dem AEAT die folgenden Informationen vorlegen:

Register: Logbuch mit erhaltenen und ausgestellten Rechnungen, Investitionsgüter und Logbuch bestimmter innergemeinschaftlicher Operationen.
Rechnungsdaten / vereinfachte Rechnung (Art. 6 und 7 des RD 1619/2012): Steuer-Identiffikationsnummer, Identifikationen, Ausstellungsdatum, Typen, Grundlagen und Quoten.
Art des Vorgangs: durch SCHLÜSSEL und SUBSCHLÜSSEL zu identifizieren (vereinfachte Rechnung, Korrekturrechnung, Investition des Steuerpflichtigen, Bar-Mehrwertsteuer und andere Sonderregelungen...)
Andere Daten: abzugsfähige Quote, Katasterreferenznummer in bestimmten Mietverträgen für Geschäftsräume, Vereinbarungen über die Rechnungsstellung,...

Wie werden die Daten der Rechnungen elektronisch an die AEAT geschickt?

Es gibt zwei Möglichkeiten des Sendens:

Mit telematischen Mitteln durch Web-Dienste, die auf dem Austausch von XML-Nachrichten basieren, wodurch Informationen praktisch in Echtzeit geliefert werden können
Außerdem das Ausfüllen eines "Web-Formulars" für diejenigen Steuerpflichtigen, die nur sehr wenige Transaktionen durchführen oder wenn sie bestimmte Rechnungsdatensätze isoliert versenden möchten.

Wann gilt die neue Regelung zur sofortigen Bereitstellung von Informationen (SII)?

Ab dem 1. Juli 2017 beginnt die obligatorische Phase der Anwendung dieses Systems sowohl für die obligatorisch einbezogenen Steuerpflichtigen als auch für diejenigen, die sich freiwillig dafür entscheiden.
Ab dem 2. Januar 2017 beginnt eine freiwillige Phase, in der eine Gruppe von Unternehmen an einem Pilotversuch teilnimmt.
Steuerpflichtige, die die SII ab dem 1. Juli 2017 anwenden, sind verpflichtet, die Rechnungsunterlagen für das erste Halbjahr 2017 im Zeitraum vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2017 zu übermitteln.

Ist easyei mit jedem Buchhaltungs- oder ERP-System kompatibel?

EasyapIP ist eine externe Anwendung, die in der Lage ist, sich mit jedem ERP-System zu verbinden und mit diesem zu kommunizieren, wobei nicht nur verschiedene Buchhaltungssysteme, sondern auch operative Systeme gespeist und rückgemeldet werden können. Die Plattform passt sich an das notwendige Dateiformat an, um sowohl die Inputs zu empfangen als auch die Outputs zu senden. easyap arbeitet mit den bekanntesten Formaten (SAP, Oracle, peoeplesoft, Navision, MS Dynamics, JDedwards, contaplus...) und mit anderen internen Entwicklungen verschiedener Unternehmen.

Müssen wir die gleichen Informationen übermitteln, die derzeit in dem Umsatzsteuer-Register enthalten sind?

Nein, es geht darum, der elektronischen Schnittstelle des AEAT bestimmte Informationen zu übermitteln. Diese befinden sich zurzeit in:

Umsatzsteuer-Register
Rechnungen
Modelle 340 und 347
Die Informationen in Bezug auf das Umsatzsteuer-Register für ausgestellte Rechnungen, die dem AEAT über die neue S.I.I. mitgeteilt werden müssen (sowohl in den aktuellen Büchern als auch in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten), sind folgende:
INFORMATIONEN ZUR SENDUNG MIT DER S.I.I.I.
Andererseits sind die Informationen in Bezug auf das Umsatzsteuer-Register für eingegangene Rechnungen, die dem AEAT über das neue S.I.I. (sowohl in den aktuellen Registrierungsbüchern als auch in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten) mitgeteilt werden müssen, die folgenden:

Wann sollten Rechnungsunterlagen an die AEAT geschickt werden?

A) Ausgestellte Rechnungen

Innerhalb von vier Kalendertagen nach Ausstellung der Rechnung, außer im Falle von Rechnungen, die vom Empfänger oder einem Dritten ausgestellt wurden; in diesem Fall beträgt die Frist acht Kalendertage. In beiden Fällen muss die Lieferung vor dem 16. Tag des Monats erfolgen, der auf den Monat folgt, in dem die der zu erfassenden Operation entsprechende Steuer angefallen ist.

B) Eingegangene Rechnungen

Innerhalb von vier Kalendertagen ab dem Datum, an dem die Rechnung in den Konten verbucht wird, und auf jeden Fall vor dem 16. des Monats, der auf den Monat folgt, in der die betreffenden Transaktionen angefallen sind. Bei Einfuhrvorgängen werden die vier Kalendertage gerechnet ab dem Tag der buchmäßigen Erfassung des Dokuments, aus dem der von den Zöllen entrichtete Abgabenbetrag hervorgeht, und in jedem Fall vor dem 16. des Monats, der auf den Monat folgt, auf den sich die Anmeldung für die Einfuhrvorgänge bezieht.

C) Innergemeinschaftliche Operationen

Innerhalb von vier Kalendertagen ab dem Zeitpunkt des Versands oder Transports oder gegebenenfalls ab dem Zeitpunkt des Empfangs der Güter, auf die sie sich beziehen.

D) Informationen über Investitionsgüter

Innerhalb der Einreichungsfrist für die letzte Vergleichsperiode des Jahres (bis 30. Januar). Es sei darauf hingewiesen, dass bei der Berechnung des Zeitraums von vier oder acht Kalendertagen, auf den in den vorstehenden Absätzen Bezug genommen wird, Samstage, Sonntage und die erklärten nationalen Feiertage nicht berücksichtigt werden.

(Quelle AEAT)

Was sind die Grundzüge der Arbeitsweise der Sofortigen Bereitstellung von Informationen (SII)?

Steuerzahler unter der SII (Sofortige Bereistellung von Informationen) sind verpflichtet, über die elektronische Schnittstelle des AEAT durch die elektronische Bereitstellung der Rechnungsunterlagen das folgende Umsatzsteuer-Register zu führen:

- Umsatzsteuer-Register der ausgestellten Rechnungen.
- Umsatzsteuer-Register der eingegangenen Rechnungen.
- Umsatzsteuer-Register der Investitionsgüter.
- Umsatzsteuer-Register bestimmter innergemeinschaftlicher Operationen.
Dazu müssen sie dem AEAT ihre Rechnungsangaben übermitteln, mit deren Informationen die verschiedenen Registerbücher fast in Echtzeit konfiguriert werden.

Diese Informationen werden elektronisch übermittelt, insbesondere über Webdienste, die auf dem Austausch von XML-Nachrichten basieren. Die Struktur dieser Versendung wird eine gemeinsame Kopfzeile mit den Informationen des Inhabers jedes einzelnen Registerbuches sowie die Informationen über die Ausübung und den Zeitraum, in dem diese Operationen registriert werden, haben. Diese Kopfzeile wird von einem Block mit dem Inhalt der Rechnungen begleitet.

Die Bereitstellung dieser Informationen erfolgt in Übereinstimmung mit den Registrierungsfeldern, die vom Minister für Finanzen und öffentliche Verwaltung durch den entsprechenden Ministerialerlass genehmigt wurden.

(QUELLE AEAT)

Was ist die Sofortbereitstellung von Umsatzsteuerinformationen (ISS)?

Es handelt sich hierbei um eine Änderung des derzeitigen Umsatzsteuer-Verwaltungssystems, das seit 30 Jahren gültig ist. Es gibt einen Übergang zu einem neuen System zur Führung von Umsatzsteuer-Aufzeichnungen über die elektronische Schnittstelle des AEAT und zwar durch die quasi sofortige Lieferung von Rechnungsunterlagen. Auf diese Weise ermöglicht es die neue SII, den Zeitpunkt der Erfassung oder Verbuchung von Rechnungen näher an den Zeitpunkt der tatsächlichen Leistung der zugrunde liegenden wirtschaftlichen Operation heranzuführen.

(Quelle AEAT)

Wie wird eine Korrekturrechnung erfasst?

Wenn die Rechnung einen wesentlichen Fehler enthält (wenn eine der in Artikel 6 oder 7 der Rechnungsstellungsvorschriften festgelegten Anforderungen nicht erfüllt ist), ein begründeter Fehler, eine falsche Bestimmung der Steuerschuld oder einer der Umstände, die zur Änderung der Steuerbemessungsgrundlage geführt haben (Artikel 80 MwSt.) muss eine Änderungsrechnung ausgestellt werden, deren Informationen unter Angabe der Kommunikationsart "A0" und der Art der Rechnung mit den Codes "R1", "R2" und "R3" je nach Änderungsgrund (Konkurs, Forderungsausfall und andere Ursachen, einschließlich derjenigen des Artikels 80.1 und 2) gesendet werden.
Ebenso muss die Art der Änderungsrechnung mit den Codes "S- für Ersatz" oder "I- für Differenzen" gekennzeichnet werden.

Wie wird eine Änderungsrechnung für die "S"-Substitution erfasst?

Es werden Rechnungsinformationen mit der Angabe "Art der Kommunikation: A0" und der Rechnungsart mit den Schlüsseln "R1", "R2" und "R3" versandt.
Wenn die Korrektur durch "Auswechslung" vorgenommen wird, muss die vorgenommene Korrektur gemeldet werden, wobei auch die Höhe der Korrektur anzugeben ist. Diese Informationen können wie folgt kommuniziert werden:
- Option 1: Information über einen neuen Datensatzes mit den korrekten Beträgen nach der Korrektur in den Feldern "Steuerbemessungsgrundlage", "Quote" und gegebenenfalls "Zuschlag" und im Gegenzug die korrigierten Beträge in Bezug auf die ursprüngliche Rechnung in den Feldern "korrigierte Basis", "korrigierte Quote" und gegebenenfalls "korrigierter Zuschlag".
- Option 2: Unterrichtung über einen neuen Datensatz, der die korrekten Beträge nach Korrektur in den Feldern "Steuerbemessungsgrundlage", "Quote" und gegebenenfalls "Zuschlag" angibt, und einen weiteren Datensatz, der die korrigierten Beträge angibt.
Die Angabe der Liste der korrigierten Rechnungen ist fakultativ.
Beispiel: Rechnung Nr. 1 mit einem zu versteuernden Betrag von 1.000 Euro und einer Steuerschuld von 210 Euro wird einer Korrektur unterzogen.
Option 1: Die Änderung durch Ersetzung würde die Ausstellung einer Korrekturrechnung mit einem zu versteuernden Betrag von 800 Euro und einer Steuerschuld von 168 Euro bedeuten, was bedeuten würde, dass die vorgenommene Korrektur 1000 Euro für den korrigierten zu versteuernden Betrag und 210 Euro für die korrigierte Steuerschuld beträgt.
Die Felder und Schlüssel, die in das Umsatzsteuer-Register der ausgestellten Rechnungen aufgenommen werden müssen, sind:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: Rx
Berichtigungsart: S
Berichtigungsbetrag: zwei zusätzliche Felder werden mit "der berichtigten Basis" (1.000) und den "berichtigten Betrag" (210), unabhängig von ihrem Vorzeichen.
Gesamtbetrag: der endgültige gültige Betrag wird mit 968 angegeben.
Aufschlüsselung der Umsatzsteuer: Steuerbemessungsgrundlage: 800, ausgegebener Betrag 168.
Option 2: Die Änderung durch Substitution würde bedeuten, dass eine Rechnung mit einer Steuerbemessungsgrundlage von -1000 und eine Änderungsrechnung ausgestellt wird, die angibt, dass die Steuerbemessungsgrundlage 800 beträgt.
In der ersten Rechnung lauten die Felder und Schlüssel, die in das Nachweisbuch der ausgestellten Rechnungen einzutragen sind:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: F1
Umsatzsteuer.-Aufteilung: der zu berichtigende Betrag ist anzugeben (Steuerbemessungsgrundlage: (-1.000), Ausgangssteuer (-210).)
In der zweiten der berichtigenden Rechnungen lauten die Felder und Schlüssel, die in das Nachweisbuch der ausgestellten Rechnungen einzutragen sind:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: Rx
Berichtigungsart: S
Berichtigungsbetrag: zwei zusätzliche Felder werden mit "der berichtigten Basis" 0 und der "berichtigten Quote" 0 angegeben.
Gesamtbetrag: der endgültige gültige Betrag wird angegeben 968
Aufschlüsselung der Umsatzsteuer: Steuerbemessungsgrundlage: 800, Ausgangsquote 168.

Wie erfasst man eine "I"-Korrekturrechnung für Differenzen?

Es werden Rechnungsinformationen mit der Angabe "Art der Kommunikation: A0" und der Rechnungsart mit den Schlüsseln "R1", "R2" und "R3" versandt.
Wenn die Korrektur aufgrund von "Differenzen" vorgenommen wird, muss der Korrekturbetrag direkt mitgeteilt werden.
Dazu muss die Korrekturrechnung in einem einzigen Register mit dem Schlüssel "I" mitgeteilt werden. In diesem Fall dürfen die zusätzlichen Felder "Berichtigte Basis" und "Berichtigte Gebühr" nicht ausgefüllt werden.
Die Identifizierung der Liste der berichtigten Rechnungen ist fakultativ.
Beispiel: Rechnung Nr. 1 mit einer Steuerbemessungsgrundlage von 1.000 Euro und einer Steuer von 210 Euro wird berichtigt.
Die Änderung aufgrund von Differenzen würde bedeuten, dass eine Rechnung mit einer Steuerbemessungsgrundlage von
- 200 Euro ausgestellt wird.
Die Felder und Schlüssel, die im Satzbuch der ausgestellten Rechnungen enthalten sein müssen, sind:
Kommunikationsart: A0
Rechnungsart: Rx
Berichtigungsart: I
Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der Berichtigung ist mit -242 anzugeben.
Aufschlüsselung der Umsatzssteuer: Steuerbemessungsgrundlage: -200, Ausgangssteuer - 42.

Wenn mehrere Rechnungen mit einem einzigen Korrekturdokument korrigiert werden, wie werden die korrigierten Rechnungen identifiziert?

Die Identifizierung von korrigierten Rechnungen ist optional.
Wenn sie identifiziert werden, können sie alle identifiziert werden, mit der einzigen Einschränkung der Größe der XML-Datei selbst.

Wann soll das Feld "Transaktionsdatum" ausgefüllt werden?

Das Feld "Transaktionsdatum" muss im Register der ausgestellten Rechnungen ausgefüllt werden, wenn das Datum der Transaktion vom Rechnungsdatum abweicht.
Das Feld "Transaktionsdatum" muss im Register der eingegangenen Rechnungen ausgefüllt werden, wenn das Datum der Transaktion vom Rechnungsdatum abweicht und dies in der Rechnung angegeben ist.
Beispiel: Unternehmen A verkauft Waren am 3. Juli 2017 und dokumentiert die Transaktion in einer Rechnung vom 1. August 2017. Wann muss ich die Daten über SII bereitstellen? Muss ich ein bestimmtes Feld angeben?
Die Daten müssen innerhalb von 8 Tagen nach Ausstellung der Rechnung (bis zum 11. August) bereitgestellt werden. Das "Rechnungsausstellungsdatum" (1. August 2017) und das Feld "Transaktionsdatum" (3. Juli 2017) müssen eingegeben werden.

Welches Transaktionsdatum sollte auf einer Änderungsrechnung angegeben werden?

Das Ausstellungsdat der Rechnung die korrigiert wird.

Welches Transaktionsdatum sollte auf einer Korrekturrechnung angegeben werden, wenn mehrere Rechnungen durch ein einziges Korrekturdokument korrigiert werden?

Es wird der letzte Tag des Kalendermonats eingetragen, in dem die letzte berichtigte Rechnung (die älteste) erfasst wurde.

Ist das Feld "Beschreibung der Transaktion " mit standardisierten Schlüsseln gefüllt?

Nein. Dies ist ein leeres Feld, in welches bis zu 500 Zeichen eingegeben werden könne.

Wann sollte das "IDOtro"-Feld innerhalb des "Counterpart"- und "IDInvoice"-Blocks ausgefüllt werden?

Wenn das "Counterpart der Transaktion (Kunde/Lieferant)" oder der Aussteller der Rechnung keine in Spanien zugewiesene Steuer-ID-Nummer hat. Dies geschieht u.a. bei ausländischen Lieferanten oder Kunden.

Wann ist das Feld "Ländercode" im Feld "Counterpart" auszufüllen?

Wenn die Adresse der "Gegenpartei der Transaktion (Kunde/Lieferant)" einem Nicht-EU-Land entspricht, oder im Falle eines EU-Landes, wenn die gemeldete Partei keine Nummer eines innergemeinschaftlichen Betreibers hat (wie es bei einigen EU-Endkonsumenten der Fall ist). Wenn Schlüssel 2 (VAT-ID) im Feld "Art der Identifizierung im Wohnsitzland" angekreuzt ist, ist dieses Feld nicht obligatorisch.

Wer muss im Falle von Unternehmen, die in das Sondersystem für Unternehmensgruppen in Bezug auf die Umsatzsteuer einbezogen sind, die Rechnungsunterlagen elektronisch liefern?

Jede Unternehmen welches zur  Gruppe gehört.

Werden Informationen über Transaktionen, die der IGIC (kanarische MwSt) oder IPSI (Ceuta und Melilla) unterliegen, zur Verfügung gestellt?

Ja, der Wert 09 sollte in das Feld "Sonderregelung oder Transzendenzschlüssel" eingegeben werden.
Sie werden als "nicht betroffene" Operationen registriert. In das Feld "Art nicht betroffen" ist der Schlüssel "N2: Nicht betroffen- Nicht betroffene Operationen im Geltungsgebiet der Steuer nach Standortregeln" einzutragen.

Werden Informationen über Versicherungsgeschäfte durch die SII (Sofortige Bereitstellung von Informationen) zur Verfügung gestellt?

Ja, und zwar in folgenden Fällen:
- wenn es sich um eine Transaktion handelt, für die eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht (Art. 3.2 RD 1619/2012)
- im Falle der in Artikel 33 genannten Transaktionen1 RD 1065/2007 vom 27. Juli (Betrag der erhaltenen Prämien oder Vergütungen und der gezahlten Entschädigungen oder Leistungen).
Im Feld "Special Regime or Transcendence Key" ist im Falle des Registerbuchs der ausgestellten Rechnungen der Wert 12 und im Falle des Registerbuchs der eingegangenen Rechnungen der Wert 14 einzutragen.

Können zusammenfassende Rechnungseingänge über die SII (Sofortige Bereistellung von Informationen) erfasst werden?

Ja, als Rechnungsart wird der Schlüssel "F4" eingegeben.
In den Block, der die Rechnung identifiziert (IDFactura), werden die Nummer und die Seriennummer der ersten und der letzten Rechnung eingetragen.

Können summarische Buchungen für Rechnungen mit Transaktionen aufgezeichnet werden, auf die unterschiedliche Steuersätze angewendet wurden?

Ja, die Gesamtsteuerbemessungsgrundlage für jeden Steuersatz und die verschiedenen Steuersätze werden in einem einzigen Register erfasst.

Sollte bei der Erfassung einer vereinfachten Rechnung die Steuerschuld aufgeschlüsselt werden?

Im Allgemeinen ist dies nicht notwendig. Durch Markieren des Schlüssels "F2 Vereinfachte Rechnung (Ticket)" muss nur das Feld "Gesamtbetrag der Rechnung" ausgefüllt werden. Handelt es sich jedoch um eine "qualifizierte" vereinfachte Rechnung derjenigen, die in Artikel 7.2 der RD 1619/2012 geregelt sind, muss die Höhe der Gebühr aufgeschlüsselt werden.

Wie wird eine Rechnung, die vereinfachte Rechnungen (Art. 7.2 RD 1619/2012) ersetzt, registriert?

Der Block "Rechnungsart" muss mit dem Schlüssel "F3: Rechnung, die als Ersatz für in Rechnung gestellte und erklärte vereinfachte Rechnungen ausgestellt wurde" und der Block "Gruppierte Rechnungen" muss die ersetzten vereinfachten Rechnungen mit Nummer, Serie und Ausstellungsdatum oder gegebenenfalls mit den zu ersetzenden oder durchgestrichenen Angaben kennzeichnen. Die Identifizierung ist optional.

Welches Transaktionsdatum muss auf einer zusammenfassenden Rechnung angegeben werden (Art. 13 RD 1619/2012, der die Rechnungsstellungspflichten regelt)?

Sie wird am letzten Tag des Kalendermonats verbucht, in dem die in der zusammenfassenden Rechnung dokumentierten Transaktionen durchgeführt wurden.

Können die Steuerbemessungsgrundlage, der Steuersatz und der Gesamtbetrag der Rechnung in Fremdwährung registriert werden?

Nein. In dem Fall muss der Gegenwert in Euro verbucht werden, wobei der von der Bank von Spanien festgelegte Verkaufskurs angewandt wird, der am Tag des Anfalls der Transaktion galt (Art. 79-11 Gesetz 37/1992).

Sollen umsatzsteuerfreie und steuerbefreite Transaktionen registriert werden? Wie?

Ja, es besteht die Pflicht, eine Rechnung auszustellen (Artikel 2 und 3 RD1619/2012, die die Rechnungsstellungspflicht regelt), und diese muss registriert werden.
Im Falle eines nicht steuerpflichtigen Vorgangs wird dieser in das Feld "Aufschlüsselung der Rechnung" als "Nicht steuerpflichtig" eingetragen, wobei der Betrag und die Art des Vorgangs nach den folgenden Schlüsseln angegeben werden:
"N1: Nicht steuerpflichtig - Fällt nicht unter die Artikel 7, 14, andere"
"N2: Nicht steuerpflichtig - Nicht steuerpflichtige Vorgänge in der TAI aufgrund der Standortvorschriften"
Im Falle eines befreiten Vorgangs wird dieser in das Feld "Aufschlüsselung der Rechnung" als "Gegenstand" und "befreit" eingetragen, wobei die steuerpflichtige Basis und der Grund für die Befreiung nach den folgenden Schlüsseln angegeben werden
"E1: befreit durch Artikel 20"
"E2: befreit durch Artikel 21"
"E3: befreit durch Artikel 22"
"E4: befreit durch Artikel 24"
"E5: befreit durch Artikel 25"
"E6: befreit durch andere"
Wenn diese Informationen nicht verfügbar sind, reicht es aus, darauf hinzuweisen, dass es sich um einen befreiten Umsatz handelt.

Wie registriert man eine innergemeinschaftliche Warenlieferung?

Die an den Gemeinschaftskunden ausgestellte Rechnung wird im Register der ausgestellten Rechnungen eingetragen, indem sie ihn durch den Schlüssel 2 im Feld der Identifikationsarten im Wohnsitzland "IDType" und seine Nummer des innergemeinschaftlichen Betreibers im Feld "ID" identifiziert. Das Feld "Country Code" ist nicht obligatorisch.
Andererseits wird die Steuerbemessungsgrundlage der Rechnung in das Feld der Vorgangsart "Befreit" innerhalb des Blocks "Lieferung" aufgenommen. Als Grund für die Befreiung wird der Schlüssel "E5: Befreiung nach Artikel 25" eingetragen.

Wie registriert man einen Export?

Der Vorgang wird im Umsatzsteuer-Register der ausgestellten Rechnungen vermerkt.
Im Feld "Special Regime or Transcendence Key" ist der Wert 15 einzutragen.
Der Kunde - im Falle von Ausländern- sollte durch den "Country Code" und
die Schlüssel 3 "Passport", 4 "Offizielles Ausweisdokument vom Land ausgestellt" identifiziert werden.

Welche Arten von Operationen sind im Feld "Special Regime Key O. Transcendence" enthalten?

Die enthaltenen Operationen mit den entsprechenden Schlüsseln sind:
WERTEBESCHREIBUNG
01 GEMEINSAME BETRIEBSBESTIMMUNGEN
02 OPERATIONEN, FÜR DIE UNTERNEHMER DER SONDERREGELUNG FÜR LANDWIRTSCHAFT, VIEHZUCHT UND FISCHEREI (REAGYP) UNTERLIEGEN
03 OPERATIONEN FÜR DIE DIE SONDERREGELUNG FÜR GEBRAUCHTWAREN, KUNSTWERKE, ANTIQUITÄTEN UND SAMMLERSTÜCKE GILT (135-139 LIVA),
04 SONDERREGELUNG FÜR GOLDINVESTITIONEN
05 SONDERREGELUNG FÜR REISEAGENTUREN
06 SONDERREGELUNG FÜR EINRICHTUNGSGRUPPEN FÜR MEHRWERTSTEUER
07 SONDERREGELUNG FÜR EINRICHTUNGSGRUPPEN FÜR MEHRWERTSTEUER (Erweitert)
08 SONDERREGULUNG ZUR ERFASSUNG VON TRANSAKTIONEN
09 GESCHÄFTE, DIE IPSI / IGIC unterliegen
10 INNERGEMEINSCHAFTLICHE BESCHAFFUNG VON WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN
11 KAUF DURCH REISE-AGENTUREN: Vermittlungstätigkeiten im Namen und für Rechnung anderer bei Transportdienstleistungen, die dem Empfänger der Dienstleistungen gemäss Absatz 3 der vierten Zusatzbestimmung der Rechnungsstellungsvorschriften erbracht werden.
12 RECHNUNG FÜR DIE DIENSTLEISTUNGEN DER REISEVERKEHRSAGENTUREN, DIE ALS VERMITTLER IM NAMEN UND AUF KOSTEN ANDEREN TÄTIG GEWORDEN SIND (D.A.4RD1619/2012)
13 SAMMLUNGEN IM NAMEN DRITTER BERUFLICHER GEBÜHREN ODER VON INDUSTRIE-EIGENTUM ABGELEITETER GEBÜHREN, VON BEHÖRDEN ODER ANDEREN IM NAMEN IHRER PARTNER, ASSOZIIERTE ODER KOLLEGIALE, DIE VON GESELLSCHAFTEN, VEREINIGUNGEN, BERUFSKOLLEGS ODER ANDEREN KÖRPERSCHAFTEN, DIE UNTER ANDEREM DIE SAMMLUNG DURCHFÜHREN, DURCHGEFÜHRT WERDEN.
14 VERSICHERUNGSBETRIEBE
15 LOKALE GESCHÄFTSLEASING-BETRIEBE
Steuerbehörde Sofortige Informationsbeschaffung (S.I.I.)

Sollte Schlüssel 11 des Feldes "Sonderregelung ODER Transzendenz" im Rechnungseingangsregister zur Registrierung der von Reisebüros erhaltenen Rechnungen verwendet werden?

Nein. Er sollte nur von den Stellen verwendet werden, die die Sonderregelung für Reisebüros anwenden. Für Rechnungen, die von Reisebüros eingehen, ist kein besonderer Schlüssel in deren Register erforderlich.

Wie wird eine Transaktion mit Umkehrung der Steuerschuldnerschaft registriert (Artikel 84.1.2 und 4 des Mehrwertsteuergesetzes), wenn sie aus anderen Transaktionen als dem innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren und Dienstleistungen stammt)?

Der Empfänger der Transaktion gibt die Daten aus der Eingangsrechnung ein, indem er den Schlüssel "S2: Betreff - Nicht freigestellt - Inv. Passiv". Er muss die dieser Rechnung entsprechende unterstützte Quote berechnen und eingeben und das Feld "abzugsfähige Quote" ausfüllen. Es werden keine Daten im Nachweisbuch der ausgestellten Rechnungen registriert.

Wie werden innergemeinschaftliche Erwerbe von Waren und Dienstleistungen registriert?

Die vom Lieferanten aus der Gemeinschaft erhaltene Rechnung wird im Rechnungseingangsregister erfasst, indem sie ihn durch den Schlüssel 2 im Feld Identifikationsarten im Wohnsitzland "IDType" und seine Nummer des innergemeinschaftlichen Marktteilnehmers im Feld "ID" identifiziert. Das Feld "Country Code" ist nicht obligatorisch.
Im Feld "Special Regime or Transcendence Key" muss der Wert 10 eingegeben werden.
In diesen Fällen ist der Transaktionsartenschlüssel "S2: Subjekt - nicht befreit - Inv. Haftung", welcher nur verwendet wird, wenn der Erklärende ein Steuerzahler gemäß den Bestimmungen der Artikel 84.Eins.2º und 4º des Steuergesetzes ist, vorausgesetzt, dass sie aus anderen Transaktionen als dem innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren und Dienstleistungen stammen.
Es werden keine Daten im Register der ausgestellten Rechnungen eingetragen.

Wie wird ein Import erfasst?

Der Vorgang wird im Protokollbuch der eingegangenen Rechnungen festgehalten. Die Felder "Nummer des Einheitspapiers" (Referenznummer auf dem Einheitspapier selbst und auf dem Zahlungsschreiben) und "Buchungsdatum des Einheitspapiers" (Datum, an dem das von der Zollverwaltung zur Freigabe angenommene Einheitspapier gebucht wird) müssen eingegeben werden.
Andererseits muss die Transaktion mit dem Code S1 "Betreff – Nicht befreit ",
Sofortige Bereitstellung von Informationen durch das Finanzamt (S.I.I.)
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eingegeben werden, wobei die Rechnungsdetails (Art, Bemessungsgrundlage und zu zahlende Steuer) sowie das Feld "Abzugsfähige Gebühr" auszufüllen sind.
Die Identifizierung des Lieferanten erfolgt - im Falle einer ausländischen Firma - über den "Ländercode" und die Schlüssel 3 "Reisepass", 4 "Offizielles Ausweisdokument, ausgestellt vom Wohnsitzland oder -gebiet", 5 "Wohnsitzbescheinigung" oder 6 "Anderer Nachweis" aus dem Feld "IDType", ohne dass im letzteren Fall eine Steueridentifikationsnummer im Wohnsitzland angegeben werden muss.
Bei der Bereitstellung von Importdaten sind folgende Angaben zu berücksichtigen:
 Das Feld "Nummer des Einheitspapiers" sollte die Einzelheiten des Zolldokuments enthalten, das den importierten Waren entspricht und in der Regel das Einheitspapier sein wird.
 Die "Steuerbemessungsgrundlage" gibt den Zollwert der Waren an, zuzüglich aller anderen außerhalb des Anwendungsgebiets fälligen Abgaben, zuzüglich aller Einfuhrabgaben und zuzüglich aller Nebenkosten, die nicht Teil des Zollwerts sind und bis zum ersten Bestimmungsort innerhalb der Gemeinschaft anfallen (Steuerbemessungsgrundlage, Feld 47 Einheitspapier).
 Als "Steuerquote" wird der zu zahlende Betrag verbucht.
Die Ausgaben nach der Zulassung des Einheitspapiers, die nicht in der Bemessungsgrundlage für die Mehrwertsteuer auf Einfuhren enthalten sind, führen zur Registrierung separater Rechnungen. Von der Rechnung des Spediteurs wird nur der Teil registriert, der der Erbringung seiner Dienstleistung entspricht (nicht der Betrag der Einfuhrumsatzsteuer, der vom Kunden ersatzweise verlangt wird).
Nach der Registrierung eines Einheitspapiers ist es nicht erforderlich, die Rechnung des ausländischen Lieferanten zu registrieren, es sei denn, sie ist im Voraus eingegangen.
Beispiel: Ein Importvorgang wird über das Zollamt von Barcelona abgewickelt und es werden folgende Rechnungen ausgestellt:
1.- Rechnung des US-Lieferanten, mit 10.000 USD, was 6.896,55 Euro entspricht.
2.- Rechnung des nationalen Spediteurs, mit folgenden Beträgen:
-Basis der Einfuhr, die im Zoll abgerechnet wird (Feld 47 Einheitspapier).............. 7.250,00 EUR
-Lieferantenrechnung.............................. 6.896,55 EUR
-Sonstiges (1)........... 53,45 EUR
-Spediteurbefreiung(2)........... 300,00
(1) Steuern, Nebenkosten usw. bis zum ersten Bestimmungsort innerhalb der Gemeinschaft.
(2) Artikel 64 MwSt.-Gesetz
Agencia Tributaria Suministro Inmediato de Información (S.I.I.)
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-Kontingent für die Einfuhr MwSt................................................................. 1,160.00
- Grundlage für die Erbringung von Speditionsdienstleistungen
500.00 ........................
- Gebühr ........................................................................................ 80,00 Euro
Folgende Eintragungen müssen im Register der eingegangenen Rechnungen vorgenommen werden:
1.º Das Einheitspapier, das als Identifikationsnummer die Referenznummer, die Steuerbemessungsgrundlage 7.250 Euro und die Gebühr 1.160 Euro angibt. (Die Rechnung des ausländischen Lieferanten wird nicht registriert). Die Rechnung des ausländischen Lieferanten mit einer Steuerbemessungsgrundlage von 7.250 Euro und einer Gebühr von 1.160 Euro.
2. Die Rechnung des Spediteurs, in der nur die Erbringung steuerpflichtiger und nicht steuerfreier Dienstleistungen angegeben ist, mit einer Steuerbemessungsgrundlage von 500 Euro und einer Gebühr von 80 Euro.

Welche Informationen sollten im Falle von Transaktionen, die als Importe behandelt werden, zur Verfügung gestellt werden?

Die Einzelheiten des Zolldokuments, das den eingeführten Waren entspricht, sind anzugeben; dabei handelt es sich um die Referenznummer des Einheitspapiers, die auf dem Einheitspapier selbst und auf dem Zahlungsschreiben (falls dessen Vorlage verlangt wird) angegeben ist, oder um die Registriernummer des Formulars 380 im Falle des Verlassens des Nicht-Zolllagerregimes und in anderen Fällen um die Einzelheiten der entsprechenden Rechnungen, die von Lieferanten oder Dienstleistern ausgestellt wurden.
Als Steuerbemessungsgrundlage wird angegeben:
- Im Falle der Vorlage eines Einheitspapiers der Zollwert der Waren, zuzüglich anderer Steuern, die außerhalb des Anwendungsgebietes fällig sind, zuzüglich Einfuhrsteuern und zuzüglich Nebenkosten, die nicht Teil des Zollwertes sind und die bis zum ersten Bestimmungsort innerhalb der Gemeinschaft anfallen (Steuerbemessungsgrundlage, Feld 47 Einheitspapier).
- Im Falle der Vorlage des Formulars 380 ist die Steuerbemessungsgrundlage anzugeben.
- In den übrigen Fällen ist der Betrag der Gegenleistung anzugeben, der in der Rechnung erscheint.
Als Steuerquote ist der zu zahlende Betrag anzugeben.

Ist es obligatorisch, Angaben zum Selbstbehalt zu machen?

Wenn Sie einen anteiligen Antrag stellen, müssen Sie den abzugsfähigen Betrag entsprechend dem Prozentsatz des vorläufigen Abzugs eingeben.
Sofortige Bereitstellung von Informationen durch das Finanzamt (S.I.I.)

UMSATZSTEUER-REGISTER FÜR INVESTITIONSGÜTER Welche Operationen sind enthalten?

Dieses Register wird nur von den Steuerzahlern mitgeführt, die der Pro-rata-Regelung unterliegen. Die bereitzustellenden Informationen bestehen aus der Identifizierung des Gutes, dem Datum des Beginns der Nutzung des Gutes, dem endgültigen Jahresanteil, der jährlichen Anpassung der Abzüge, und im Falle der Lieferung des Gutes muss das Investitionsgut entfernt werden, indem der Verweis auf die Rechnung, die die Lieferung und die entsprechende Anpassung rechtfertigt, vermerkt wird.
Dieses Buch wird in der letzten Periode des Jahres oder der letzten Aktivitätsperiode (wenn die Aktivität eingestellt wird) gemeldet, und die darin enthaltenen Informationen sind zusätzlich zu den Aufzeichnungen über Käufe und Verkäufe von Investitionsgütern in den Registern der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen.

METALLIMPORTE Welche Operationen sind eingeschlossen?

Dieser Block wird im letzten Abschnitt des Jahres mit den Beträgen über 6.000 Euro gemeldet, die von derselben Person oder Organisation für die während des Kalenderjahres durchgeführten Operationen in bar erhalten worden wären.

BUCH BESTIMMTER INTRAGEMEINSCHAFTLICHER TRANSAKTIONEN. Welche Operationen sind enthalten?

In diesem Buch werden nur zwei Arten von Transaktionen verzeichnet; und zwar die in Artikel 66 des RIVA genannten Transaktionen, d.h. nur die folgenden:
1. Der Versand oder Empfang von Waren zur Durchführung der in Artikel 70 Absatz 1 Nummer 7 des Steuergesetzes (Gesetz 37/1992) genannten Gutachten oder Arbeiten.
2. Warentransfers und innergemeinschaftliche Erwerbe von Waren, die in Artikel 9, Absatz 3, und 16, Absatz 2, des Steuergesetzes (Gesetz 37/1992) enthalten sind.
Der Code "D" wird eingetragen, wenn die gemeldete Partei der Empfänger der Waren ist, die Gegenstand der Transaktion sind, und "R", wenn die gemeldete Partei der Absender der Waren ist, die Gegenstand der Transaktion sind.
Bei innergemeinschaftlichen Erwerben von gewöhnlichen Gegenständen sowie innergemeinschaftlichen Lieferungen von gewöhnlichen Gegenständen müssen diese in das Register der erhaltenen bzw. ausgestellten Rechnungen eingetragen werden, so wie es in der FAQ "Wie wird ein innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen registriert?"
In diesen Fällen darf der Code "D" für den Empfänger oder "R" für den Absender, bei denen es sich um ausschließliche Codes für das Buch bestimmter innergemeinschaftlicher Transaktionen handelt, unter keinen Umständen eingetragen werden.
Steuerbehörde Sofortige Bereitstellung von Informationen (S.I.I.)
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Wie werden Transaktionen, die über die sofortige Bereitstellung von Informationen (SII) beim RECC (SONDERREGULUNG ZUR ERFASSUNG VON TRANSAKTIONEN) eingereicht werden, erfasst?

Sie werden unter dem Sonderregelungscodecode "08" erfasst.
Darüber hinaus müssen zum Zeitpunkt der Durchführung der Einzüge/Zahlungen, die den dem RECC unterliegenden Vorgängen entsprechen, folgende Felder ausgefüllt werden: Im Register für Einzüge: Datum des Einzugs, eingezogene Beträge, verwendete Einzugsmittel, Bankkonto oder verwendetes Einzugsmittel.
Im Register für Zahlungen: Datum der Zahlung, gezahlte Beträge, verwendete Zahlungsmittel, Bankkonto oder verwendetes Zahlungsmittel.
Das Zahlungsmittel/Inkasso ist mit einem der folgenden Werte einzutragen:
01: Überweisung
02: Scheck
03: Kein Inkasso/keine Zahlung (Frist für Anfall/Zwangsanfall bei Konkurs)
04: Andere Einziehungs-/Zahlungsarten
Die Informationen über diese Vorgänge werden innerhalb der allgemeinen Fristen so übermittelt, als ob sie nicht unter die Sonderregelung fielen, unbeschadet der Vervollständigung der Daten über vollständige oder teilweise Einziehungen oder Zahlungen in dem entsprechenden Buch zum Zeitpunkt ihrer Durchführung (Übermittlung der Informationen auf der Rechnung mit dem eindeutigen Schlüssel der Originalrechnung).
Um eine Rechnung zu registrieren, die von einem Lieferanten gesendet wurde, der die RECC anwendet, wird zuerst die A0-Rechnung im Buch der eingegangenen Rechnungen registriert und dann eine weitere Anfrage mit der Lieferung von Zahlungen gesendet.

Am 5. Juli 2017 führt ein Unternehmer im Rahmen des RECC (Sonderregelung zur Erfassung von Transakationen) eine Transaktion in Höhe von 5.000 Euro mit einem anderen Unternehmer durch. Eine Rechnung wird am 1. August 2017 ausgestellt. Die Rechnung wird erst am 15. September 2017 eingezogen, und die Zahlung erfolgt monatlich.

Über die am 1. August 2017 ausgestellte Rechnung muss innerhalb von 8 Tagen (bis 11. August) informiert werden. Wenn die Rechnung im Register der ausgestellten Rechnungen gemeldet wird, muss der Special Regime Code "08" eingegeben werden.
Sobald die Rechnung eingezogen wurde, müssen die Informationen im Register der Sammlungen der ausgestellten Rechnungen angegeben werden, wobei zusätzlich zur Identifikationsnummer der Originalrechnung folgende Angaben gemacht werden müssen: Datum der Einziehung, eingezogene Beträge, verwendete Einzugsmittel, Bankkonto oder verwendete Einzugsmittel.

Können summarische Buchungen von Rechnungen, die für Operationen ausgestellt wurden, in RECC vorgenommen werden?

Ja, unter Berücksichtigung des allgemeinen Kriteriums der Akkumulation, unbeschadet der Tatsache, dass sie durch Daten über Sammlungen ergänzt werden müssen.

Welche Informationen müssen hinsichtlich der Sofortigen Bereitstellung von Steuerdaten in den Rechnungen enthalten sein, wenn es mehrere Lieferscheine gibt: Ist es notwendig, für jeden Lieferschein eine Rechnung auszustellen?

Es ist nicht notwendig, es wird empfohlen, nach dem Datum des Anfalls oder des Empfangs der Ware oder Dienstleistung zu gruppieren.

Was verlangt die SII, wenn dieselbe Rechnung unterschiedliche Umsatzsteuersätze hat?

Steuern müssen in Gruppen gemeldet werden. Das heißt, eine Rechnung mit 25 Zeilen und zwei Steuersätzen wird in zwei Zeilen ausgewiesen, eine für jeden Steuersatz, in der die Beträge je nach Steuersatz gruppiert sind.

Wie wirkt sich die sofortige Bereitstellung von Mehrwertsteuer-Informationen auf den Jahresabschluss aus? Im Januar werden Rechnungen aus dem Vorjahr verbucht

Der Buchhaltungsabschluss hat seinen Weg unabhängig von der Meldung von Transaktionen an die AEAT. Eingegangene Rechnungen müssen auf der Grundlage des Aufzeichnungsdatums gemeldet werden, unabhängig von der Rechnungsperiode, in der sie verrechnet werden. Bei eingegangenen Rechnungen ist das Ausstellungsdatum maßgeblich.

Wenn eine zusammenfassende Abrechnung pro Monat erstellt wird: welche Überlegungen sind bei der Rechnungsstellung für das SII notwendig?

Sie müssen das Datum der Abgrenzung und das Datum der Rechnung berücksichtigen. Im Prinzip sollte sie für jedes Abgrenzungs-/Lieferdatum von Waren gemeldet werden, andernfalls wird sie als normale Rechnung gemeldet.

Wie wirkt sich dies im Falle von Importrechnungen, Einheitspapieren und aufgeschobener Mehrwertsteuer auf die sofortige Bereitstellung von Steuerinformationen aus?

Das Einzige, was sich ändert, ist, dass der Prozess mit der Buchung der Rechnung verknüpft sein muss. Einheitspapier und Rechnung müssen gleichzeitig gebucht werden, das Einheitspapier muss die entsprechende Kaufrechnung identifizieren

Müssen Unternehmen, die den Provinzkassen gegenüber meldepflichtig sind, die Richtlinien zur Sofortigen Bereitstellung von Informationen berücksichtigen?

Noch nicht, aber es wird spekuliert, dass es noch dazu kommt.

Ist es möglich, für die Kommunikation mit der Steuerbehörde (AEAT) und der Sofortigen Bereitstellung von Informationen (SII) das Zertifikat des jeweiligen Unternehmens oder das von easyap zu verwenden?

Beide Optionen sind gültig, das Problem bei der Verwendung des Zertifikats des jeweiligen Unternehmens besteht darin, dass der Unterzeichner verantwortlich wird für jede der Transaktionen , wenn es sich um etwas handelt, das unbeaufsichtigt bleiben sollte, und deshalb ist es normal, das easyap-Zertifikat zu verwenden

Bietet das easyaei-Portal für die Sofortige Bereitstellung von Informationen (SII) Zugang zu den Rückmeldungen der Steuerbehörde (AEAT) und im Falle einer Ablehnungsantwort, wie wird diese gelöst?

Jawohl. Die Antworten, sowohl die Annahme als auch die Ablehnung, erfolgen in easyei (und können auch an das ERP-System übermittelt werden). Änderungen, die durch Ablehnungen verursacht werden, müssen im Quellsystem (im ERP) erfolgen und werden dann über das Portal zur Sofortigen Bereitstellung von Informationen von easyap vermerkt.

Erfordert die sofortige Bereitstellung von Informationen die Identifizierung von Ausreißerrechnungen?

Es ist notwendig und es handelt sich um eine Art Rechnung, die identifiziert und gemeldet werden muss

Ist es bei der Ausstellung von Rechnungen notwendig, die zu korrigierende Rechnung für die Zwecke der Sofortigen Bereitstellung von Steuerinformationen zu identifizieren?

Eskalation an die Steuerbehörde AEAT
Im Falle normaler Geschäftsvorgänge ist es nicht erforderlich, die korrigierte Rechnung in der Berichtigungsrechnung zu identifizieren.
In allen Fällen, einschließlich normaler Geschäftsvorgänge, bei denen es zu einer Änderung der Steuer kommt, ist es erforderlich, die korrigierte Rechnung in der Berichtigungsrechnung zu identifizieren.

Bei korrelativen Rechnungen ohne Kunden... gibt es Kunden, die sich selbst identifizieren, und andere, die sich nicht identifizieren.

Rechnungen können ohne Identifizierung eines Kunden in Blöcken gruppiert werden, die eine fortlaufende Rechnungsnummerierung beibehalten. Wenn es aufgrund der Existenz von Rechnungen an identifizierte Kunden zu Sprüngen kommt, müssen diese separat gruppiert werden. Die Gruppierungskriterien sind sehr komplex, so dass sie sich bei einem sehr hohen Ticketaufkommen lohnen, ansonsten ist es bequemer, einzeln zu berichten.

Wird bei ausländischen Unternehmen, die in Spanien für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, der Umsatz in Spanien oder auch der des Wohnsitzlandes für die SII berücksichtigt?

Nur Rechnungsstellung in Spanien

Muss das Sofort-Informationssystem Zahlungs- und Inkassoinformationen enthalten?

Ja, aber nur für Teilnehmer mit Sonderregelung zur Erfassung von Transaktionen

Was passiert mit der SII bei Rechnungen zwischen dem 01.01.2017 und dem 30.06.2017?

Diese müssen bis zum 31/12/2017 mitgeteilt werden

Welches sind die Fristen für die Einreichung von SII-Informationen?

Die AEAT hat eine Frist von vier Tagen für den Versand der Informationen gesetzt, die online übermittelt werden müssen. Der Zeitraum von vier Tagen (acht in 2017) beginnt ab folgenden Zeitpunkten:
• Für Rechnungen, die ab dem Rechnungsdatum ausgestellt wurden. Da dies der logischste Zeitraum ist, werden die Informationen bei der Ausstellung der Rechnung übermittelt. Es gibt keinen Raum für manuelle Prozesse zur Anpassung der Informationen. Dabei handelt es sich um einen Zeitraum, der die Behebung möglicher technischer Anomalien ermöglicht, aber letztendlich zu täglichen Berichten auf
führt.
• Für eingegangene Rechnungen beginnt der Zeitraum ab dem Datum der Registrierung der Rechnung. Das Registrierungsdatum ist nicht das Buchungsdatum, die Abrechnungsperiode ist nicht relevant.

Wochenenden und nationale Feiertage werden nicht auf die Frist angerechnet

Sind die Formate der verschiedenen Felder, die in SII gemeldet werden müssen, definiert?

Ja, sie sind im technischen Leitfaden der SII, der unter... heruntergeladen werden kann, perfekt definiert und spezifiziert... Der Ansatz von easyap an dieser Stelle besteht darin, dass die Kunden die Informationen in dem von ihnen gewünschten Format zur Verfügung stellen, so dass easyap sie an das Format der Steuerbehörde anpassen kann, um unseren Kunden dieses technische Problem zu ersparen.

Ist es für die sofortige Bereitstellung von Umsatzsteuer-Informationen notwendig, die ERP-Systeme anzupassen, weil sie die Quelle der gemeldeten Informationen sein werden?

Die ERPs sind die Grundlage der Informationen, aber mit dem easyap-Service von Mapping, Logik und Akzeptanz jedes Formats wird die Notwendigkeit von Änderungen im ERP-System minimiert bzw. eliminiert. Es ist ähnlich wie bei der elektronischen Rechnungsstellung, bei der easyap-Kunden ohne Änderungen an ihrem ERP-System in der Lage sind, Rechnungen in vielen verschiedenen Formaten zu versenden, unabhängig vom ursprünglichen ERP-Format.

In welchem Format kann easyap die Informationen aus dem buchhalterischen ERP-System erhalten?

easyap kann jedes Dateiformat empfangen: txt, csv, xls, xlm, xlsx...easyap empfängt die Informationen und erstellt eine logische Abbildung dieser Informationen. Es handelt sich nicht nur um eine reine Feld-zu-Feld Übertragung zwischen verschiedenen Formaten (vom ursprünglichen ERP-System bis zu dem vom Finanzministerium geforderten), da es eine Logik beinhalten wird, die es erlaubt, Anforderungen des SII-Formats zu berücksichtigen. Zum Beispiel, um festzustellen, ob es sich um Rechnungen oder Änderungsrechnungen handelt und welcher Art diese sind.

Gibt es Muster in der Feldzuweisung der von der Steuerbehörde AEAT bereitgestellten Felder?

Zu den Informationen, die bereits von der Sofortigen Bereitstellung von Informationen verfügbar sind, gehört auch ein technischer Leitfaden mit Einzelheiten zu den Feldern und deren Format. Die Feldzuweisung ist eine Arbeit, die jedes Unternehmen leisten muss, um die Buchhaltungsinformationen der ausgestellten und empfangenen Rechnungen in den von AEAT geforderten Feldern zu senden, und es ist in dieser Mapping- und Informationsabgleichslogik, in der easyap seinen Kunden Dienstleistungen anbietet. Der vom Finanzministerium zur Verfügung gestellte Leitfaden gibt nacheinander alle Felder an, in die er einzutragen ist, zum Beispiel: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum...

Wird die AEAT als Antwort auf die übermittelten Informationen "Fingerabdrücke" bzw. eine Signatur zurücksenden?

Da der "Fingerabdruck" als eindeutiger Informationsidentifikator verstanden wird, gibt die SII VAT (Sofortige Bereitstellung von Informationen von Steuerdaten)für jede Transaktion einen eindeutigen Indikator für die Annahme oder Ablehnung zurück. Dies sind sehr wertvolle Informationen, die im Buchhaltungs-ERP gespeichert werden sollten und im easyap SII-Portal zur Verfügung stehen werden. Sie ist vergleichbar mit der Antwort, die FACe in den Fällen elektronischer Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen sendet. FACe antwortet auf jede gesendete Rechnung mit einem eindeutigen Indikator für die Annahme oder Ablehnung.

Müssen wir die gleichen Informationen übermitteln, die derzeit in dem Umsatzsteuer-Register enthalten sind?

Nein, es geht darum, bestimmte Informationen, die sich derzeit auf zwei verschiedenen Websites befinden (Steuer-Registerbücher und Rechnungen), an die elektronische Zentrale des AEAT zu senden, und der Steuerzahler ist nicht verpflichtet, die aktuellen Steuer-Registerbücher aufzubewahren, wie aus dem folgenden Diagramm ersichtlich ist. Ebenso werden bestimmte Informationen mit steuerlichen Auswirkungen, die bisher in den Formularen 340 und 347 (Artikel 33 bis 36 RGAT) enthalten waren, zur Verfügung gestellt:

INFORMATIONEN, DIE IM RAHMEN DER SII EINZUREICHEN SIND

Einzureichende Rechnungsdaten

- Nummer und Serie
- Ausstellungsdatum
- Ausführungsdatum
- Empfänger-Identifikationsnummer
- Steuerbemessungsgrundlage
- Steuersatz
- in Rechnung gestellte MwSt.
- RECC (Sonderregelung zur Erfassung von Transaktionen)
Die Informationen bezüglich des Record Book der ausgestellten Rechnungen, die der Steuerbehörde AEAT über die neue Bestimmung zur Sofortigen Bereitstellung von Informaitonen SII (sowohl in den aktuellen Record Books als auch in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten) mitgeteilt werden müssen, sind nachstehend aufgeführt:

INFORMATIONEN, DIE IM RAHMEN DER SII EINZUREICHEN SIND

Einzureichende Rechnungsdaten

- Empfangsnummer
- Ausgabedatum
- Ausführungsdatum
- Emittenten-Identifikationsnummer
- Steuerbemessungsgrundlage
- Steuersatz
- Gezahlte Mehrwertsteuer
- RECC (Sonderregelung zur Erfassung von Transaktionen)
- A|B
- SP/Gold Investment
(Quelle AEAT)


Andererseits sind die Informationen in Bezug auf das Registerbuch der eingegangenen Rechnungen, die dem AEAT über die neue SII mitgeteilt werden müssen (sowohl in den aktuellen Registerbüchern als auch in den Feldern der Rechnungen selbst enthalten) Unverzügliche Bereitstellung von Informationen (SII) 11 AN DIE IRS ZU SENDENDE INFORMATIONEN (Quelle AEAT)

Müssen wir die Rechnungen an die Steuerbehörde AEAT schicken ?

Nein. Dies ist oft eines der Themen, die die Personen verwirren, wenn sie sich mit der Richtlinien zur Sofortigen Bereitstellung von Informationen (SII) beschäftigen.

Zu übermitteln sind die Felder in den Rechnungssätzen, die im entsprechenden Ministerialerlass angegeben sind, in Bezug auf die Informationen, die im Entwurf des Königlichen Erlasses, der derzeit bearbeitet wird, genannt werden.

(Quelle AEAT)

Rechnungsworkflow

Was ist der easyapIP-Rechnungsworkflow?

Es ist ein Modul der easyapIP-Anwendung. In diesem Modul wird der komplette Kreislauf der von Dritten erhaltenen Rechnungen verarbeitet. Die üblichen Probleme der Rechnungsbearbeitungsprozesse werden automatisiert und gelöst: Zuordnung zum Kreislauf (mit oder ohne Bestellauftrag...), Abgleich/Konformität, Kodierung, Genehmigung, Ausnahmegenehmigung, Buchhaltung, Lieferanteninformationsversorgung... mit dem Ziel, die eingesetzten Ressourcen zu optimieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, um so eine effizientere Buchhaltung zu erreichen. Weitere Informationen finden Sie in workflowfacturas.es und in den nachfolgenden Fragen.

Welche Art von Rechnungen kann die easyapIp-Plattform verarbeiten?

Die Plattform ist ein Werkzeug zur Verarbeitung aller Arten von Rechnungen mit dem Endziel der Verbuchung, und die eingegebenen Informationen sind die gleichen wie bei einer Papierrechnung oder einem Edi, Edi mit Unterschrift, Rechnung, PDF usw. Und natürlich unabhängig von der Art der Rechnung: mit Bestellauftrag, ohne Bestellauftrag, Spesen, Guthaben....

Für welche Art von Unternehmen ist easyapIP geeignet?

easyapIP ist ein sehr nützliches Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Rechnungsverarbeitung mit Dritten verbessern möchte. Es kann in Unternehmen jeder Branche, Größe und Lage angewendet werden. Multinationale Unternehmen, KMU, Automobil oder Banken, Vertrieb oder Werbung, Spanisch, Deutsch, Mexikanisch....

Kann man mit easyapIP von einem SCC aus arbeiten?

EasyapIP ist ein ideales Werkzeug für die Arbeit in Shared Service Centern. Die Tatsache, dass die Aufgaben so segmentiert sind, dass die Anwendung mehrsprachig ist, dass Rechnungskreisläufe für jede Entität möglich sind, die Möglichkeit der Buchhaltung in mehreren Buchhaltungssystemen (wir haben Kunden, die in derselben easyapIP-Umgebung gegen mehrere verschiedene Installationen desselben ERP arbeiten, aber jede mit einer eigenen Buchhaltungsdatei), die Fähigkeit, Rechnungen in verschiedenen Sprachen zu empfangen, über das Internet von verschiedenen geographischen Standorten aus arbeiten zu können....sind alles Merkmale, die die Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit von easyapIP an eine SCC hervorheben. Auf die gleiche Weise ist die Arbeit in einer Agentur für mehrere Kunden mit easyapIP

Welche Vorteile bringt easyIp im Hinblick auf Audits?

Die Vorteile bei internen und externen Audits sind vielfältig. Der Prüfer kann jederzeit auf die Bilder der Rechnungen zugreifen, ohne auf das physische Archiv zurückgreifen zu müssen. Die Erfahrung zeigt, dass das einfache pdf-Bild für diesen Zweck als gültig angesehen wird, und dies umso mehr, wenn es signiert ist oder es sich um eine digitale Rechnung handelt. Es ist einfach zu ermitteln wer was und wann getan hat. Die Prozesse und die Regeln, nach denen sie ablaufen, werden in der Anwendung parametrisiert, so dass das Wissen nicht in den Menschen liegt, was den Prozessen Stabilität und Garantie verleiht.

Können Arbeitsgruppen für bestimmte Aufgaben eingerichtet werden?

easyapIP arbeitet an der Zuweisung von Aufgaben an Benutzer oder Benutzergruppen. Alle Rechnungen haben einen sich entwickelnden Status. Und es gibt immer jemanden, der für den jeweiligen Status und damit für die entsprechende Aufgabe verantwortlich ist. Eine solche Aufteilung der Aufgabenebene macht es sehr einfach, Arbeitsgruppen einzurichten, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind. Beispielsweise kann bei Vorfällen im Zusammenhang mit dem Wareneingang die verantwortliche Person das entsprechende Empfangslager sein. Wenn sich die Differenzen auf Lieferungen beziehen, kann die verantwortliche Person der Einkäufer sein. Und wenn es formale Unterschiede, Doppelarbeit gibt, kann die verantwortliche Person der Buchhaltungsbereich sein.

Wie kann die Kodierung einer Rechnung automatisiert werden?

Die Kodierung von Rechnungen ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe. Aber in vielen Fällen kann sie automatisiert werden, indem mehrere Elemente verwendet werden: Lieferanteninformationen, Informationen, die in der Rechnung selbst enthalten sind, Verwendung von Vorlagen für das Laden von Aufschlüsselungen... erinnern wir uns daran, dass wir in easyapIP mit dem Bild von Rechnungen, aber auch mit Daten arbeiten, und dass die Extraktion oder Verwendung von Daten bei der Automatisierung der Codierungsaufgabe sehr nützlich sein kann.

Was bedeutet es eine Rechnung zu kodieren?

Eine Rechnung zu kodieren bedeutet, die notwendigen Buchhaltungsinformationen zuzuordnen. Diese Informationen können je nach Buchhaltungssystem und analytischer Buchhaltungsstruktur mehrere Ebenen haben. Es kann beliebig viele Ebenen der analytischen Buchführung geben, die grundlegendste ist die Verwendung der Kostenstelle.

Normalerweise werden Rechnungen mit Kaufauftrag nicht codiert, da diese Art Rechnungen selbst bereits codiert sind. Bei Rechnungen mit Kaufauftrag gibt es jedoch Fälle, in denen eine Codierung erforderlich ist, z.B. wenn es eine Betragsdifferenz zwischen dem, was in der Bestellung berücksichtigt wird, und dem, was in der Rechnung eingeht, gibt.

Welche Variablen werden für den automatischen Rechnungsabgleich verwendet?

Die Variablen sind vielfältig, da der Abgleich anhand eines leistungsfähigen mathematischen Motors erfolgt, der hoch parametrisierbar ist und falls notwendig auch durch individuelle Abgleichparameter pro Lieferanten erweitert werden kann. Die gebräuchlichsten sind: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Stückzahl, Stückzahl, Produktreferenz...

Die Art und Weise, wie der Block gebildet wird, hängt grundsätzlich davon ab, ob es sich um einen zwei- oder dreiseitigen Block handelt und ob es ein Block für die gesamte Steuerbemessungsgrundlage oder auf der Detailebene ist. Alle Annahmen sind berücksichtigt, vergessen wir nicht, dass das Erreichen eines hohen Prozentsatzes der automatischen Vervierfachung ein Schlüssel zum Erfolg der Automatisierung ist.

Wie einfach ist die Parametrisierung der Anwendung, welches technische Wissen ist für die Bedienung erforderlich?

Die Parametrisierung ist wirklich einfach, diese Plattform ist so konzipiert, dass sie der Finanzabteilung von Unternehmen dient, und dass aus der Finanzabteilung selbst nach internen Regeln und Geschäften des jeweiligen Unternehmens verwaltet werden kann. Innerhalb ein und desselben Unternehmens kann es für ein und dieselbe Art von Aufgabe unterschiedliche Regeln geben, da die Hierarchie und Parametrisierung auf der Ebene der juristischen Person festgelegt wird.

Ist es möglich, den Status und das Alter jeder Rechnung zu erfahren?

Jede Rechnung hat seine eigene Geschichte. Es gibt eine Bestandsaufnahme/Aufzeichnung aller Veranstaltungen, an denen Sie teilgenommen haben. Zu jedem Ereignis wird festgehalten, wann, von wem, die Art der Aufgabe und ein Kommentar zur Ausführung. Wir werden also immer wissen, wer was getan hat. Allerdings können wir aus der anderen Sicht wissen, wie lange jede Rechnung in einem bestimmten Status bereits vorliegt und wer für diese Aufgabe zuständig ist. Diese Informationen sind für die Analyse von Prozesszeiten äußerst wertvoll. Der so genannte "Ageing"-Bericht wird von unseren Nutzern sehr geschätzt.

Wie viele Rechnungskreisläufe können implementiert werden?

Es kann so viele Kreisläufe geben, wie es Rechnungsarten und juristische Personen gibt. Das heißt, in einer Unternehmensgruppe kann es einen Rechnungskreislauf mit einem Kaufauftrag für Einheit A und einen anderen Rechnungskreislauf ohne Kaufauftrag für Einheit B geben.

Ist der Rechnungsgenehmigungskreislauf statisch?

Die vom Nutzerunternehmen festgelegten Genehmigungsanforderungen werden auf der Grundlage seiner internen Richtlinien formalisiert, und es wird ein Kreislauf mit den Aufgaben und den für diese Aufgaben verantwortlichen Personen eingerichtet, so dass nach der Einführung der Rechnung in die Plattform die erforderlichen elektronischen Schritte bis zu ihrer Genehmigung und endgültigen Verbuchung im ERP-System des Nutzers eingeleitet werden.

Wie sind die Schritte/Status einer Rechnung gestaltet?

easyap hat verschiedene Abrechnungskreisläufe entwickelt, und je nach den Bedürfnissen der einzelnen Kunden kann dies auf die eine oder andere Weise geschehen. Die grundlegenden Zustände sind die folgenden:

 

Rechnungen ohne Bestellauftrag: Kodifizierung (Zuordnung der Buchhaltungskonten und der Elemente der analytischen Buchhaltung (Cecos, Projekte...), Genehmigung und Lösung von Ausnahmen (mit Teilabrechnungen je nach Art des Vorfalls)

 

Rechnungen mit Bestellauftrag: Konformität (automatischer Abgleich, zwei oder drei Wege) und Lösung von Ausnahmen (mit Unterzuständen je nach Art des Auftretens)

 

Es gibt weitere Status zur Bearbeitung. Einige können vom Grad der Integration mit dem ERP-System und den Informationen abhängen, die den Benutzern und Lieferanten zur Verfügung gestellt werden müssen.

Woher weiss ein Benutzer, dass er oder sie anstehende Aufgaben hat?

Warnmeldungen werden per E-Mail ausgegeben. Diese können sofort oder in gesammelter Form durch die Plattform erschickt werden. Es gibt auch Erinnerungen an anstehende Aufgaben, wenn diese einen bestimmten Zeitpunkt überschritten haben.

In der Anwendung sehen Sie die Aufgaben, die jeder Benutzer zu erledigen hat.

Auf welcher Engine basiert die Anwendung zur Verwaltung der Ströme?

Bei der Anwendung handelt es sich um eine interne Entwicklung vom Typ BPM. Die gesamte Intelligenz, über die die Task Assignment Engines und die Quad Engines verfügen, ist eine easyap-Entwicklung.