Mitarbeiter Spesen
Das Reise- und Spesenmanagement ist zeitaufwändig, erschwert die projektbezogene Zuordnung und bietet wenig Transparenz.
easyapIP zentralisiert den gesamten Prozess in einem einzigen Portal und automatisiert die Berichterstattung, die genehmigungskonforme Freigabe und die Verbuchung im ERP-System auf effiziente Weise und mit minimalem Wartungsaufwand.
Kontrolle der Reise- und Repräsentationskosten
Aktueller Stand
Mitarbeiter verschwenden viel produktive Zeit mit der Erstellung, Genehmigung und Verbuchung von Spesenabrechnungen. Die Zuordnung dieser Mitarbeiterkosten nach Projekt oder Kostenstelle ist stets eine Herausforderung. Trotz des hohen Gesamtbetrags sind Analyse und Berichterstattung mangelhaft.
Unser Angebot
easyap stellt seinen Kunden ein easyapIP-Portal zur Verfügung, um den gesamten Prozess der Reise- und Mitarbeiterkostenverwaltung umfassend zu managen.
Die Lösung von easyap ist eine schnell implementierbare und wartungsarme Lösung, die die Spesenabrechnung, die Genehmigung auf Basis der Unternehmensrichtlinien und deren anschließende automatische Verbuchung im Unternehmensmanagementsystem abdeckt.
Vorteile | Mitarbeiter Spesen
- Deutliche Steigerung der Produktivität mit den daraus resultierenden Kosteneinsparungen
- Verbesserung der Analysefähigkeit, wodurch Bereiche für Verbesserungen identifiziert werden können
- Unterstützung bei der Umsetzung interner Richtlinien
- Genaue Erfassung der Ausgaben
- Minimierung des Risikos der Nichtabzugsfähigkeit von Spesen
Spesenabrechnungsmanagement
Dies sind die Schritte, die die Informationen im Spesenabrechnungsprozess durchlaufen, von der webbasierten Eingabe der Spesenabrechnungen durch die Benutzer bis zur späteren Benachrichtigung des Mitarbeiters.
Was ist easyap Mitarbeiter?
Eine Online-Plattform für die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben, mit einem anpassbaren Workflow für jeden Bedarf, die den gesamten Zyklus von der Reiseanfrage bis zur Buchung und Zahlung abdeckt, einschließlich der Prüf- und Genehmigungszyklen.
Für wen ist es gedacht?
Für Unternehmen jeder Größe, die ihren Mitarbeitern Zeitverlust bei der Abrechnung interner Ausgaben ersparen möchten, indem sie die Buchhaltungsprozesse verbessern und optimieren und die Einhaltung interner Ausgabenkontrollrichtlinien und Genehmigungsstandards gewährleisten.
Warum nutzen?
- Kostenersparnis von über 50 %.
- Variable Kosten pro bearbeiteter Belegeinheit.
Hervorgehobene Funktionen des Mitarbeiterausgabenmanagements
Erstellung von Export-/Buchhaltungsdateien.
Duplikate können vermieden werden, indem die vom Benutzer bei der Erstellung des Spesenabrechnungsformulars eingegebenen Daten genutzt werden, um eine importierbare Datei für das Buchhaltungssystem zu erstellen. Vielfältige, anpassbare Formate und Dateien sind verfügbar.
Ausgabenkontrolle.
Endlich besteht die Möglichkeit, eine angemessene Kontrolle der ausgegebenen Beträge zu implementieren, gemäß den internen Richtlinien bezüglich Art der Ausgaben, Beträge, Berufsgruppe… und ohne vom subjektiven Ermessen des Prüfers/Genehmigers abhängig zu sein.
Zugriff und Erfassung von jedem Gerät aus
Mit Internetverbindung, über jeden beliebigen Browser. Bilder, die von mobilen Geräten (Fotos von Belegen) aufgenommen und per E-Mail gesendet werden, können zur Erstellung von Abrechnungen verwendet werden, wobei das Bild als Beleg in jedem Status des Prozesses genutzt werden kann.
Genehmigungs-Workflow
Die Spesenabrechnungen werden automatisch zur Überprüfung (genehmigt/abgelehnt) zugewiesen, basierend auf leicht parametrierbaren Regeln, die mehrere Genehmigungsebenen mit “und” / “oder” Bedingungen ermöglichen.
Workflow mit verschiedenen Stati.
Ermöglicht die Beteiligung der Genehmigungs- und Buchhaltungsbereiche. Beteiligung in früheren Phasen des Bereichs, der Reiseanträge/-buchungen bearbeitet. Vollständige Transparenz für den Finanzbereich.
Erfassung von Kreditkartenumsätzen.
Erstellung von Spesenabrechnungen zur Prüfung und Bearbeitung. Vollständige Abstimmung der getätigten Ausgaben mit den Kreditkartenabbuchungen.
Aufzeichnung aller Ereignisse zu Prüfungszwecken.
In jeder Spesenabrechnung werden alle durchgeführten Ereignisse erfasst, mit Angabe des Ereignistyps, des Ausführenden, des Zeitpunkts und eines Kommentars. Kontrolle offener Aufgaben und Altersanalyse.
Berichte.
Online-Information für den Benutzer über den Status der erstellten Spesenabrechnungen. Berichte zur Überwachung und Messung kritischer Prozessvariablen. Informationen für den Buchhaltungs-, Kassen- und Finanz-/Kostenkontrollbereich.
Wie funktioniert der Mitarbeiter-Spesenprozess mit easyei?
easyapIP ist ein Webtool mit einem spezifischen Modul zur effizienten Bearbeitung von Mitarbeiter-Spesen in Unternehmen. Die wichtigsten Schritte des Bearbeitungsprozesses werden in der folgenden Grafik beschrieben.
A. Reiseantrag:
1. Mitarbeiter beantragt Vorabgenehmigung für eine Reise
2. Genehmigung/Ablehnung durch den Vorgesetzten
1. Der Mitarbeiter tätigt eine Ausgabe
B. Agentur erstellt Reiseangebot:
1. Angebot für Flüge/Hotels
2. Validierung des Angebots
3. Annahme des Angebots
Nach der Buchung wird die Reise direkt ins Buchhaltungssystem exportiert oder an den Mitarbeiter weitergeleitet, damit dieser die restlichen Reisekosten ergänzt.
2. Erstellung der Spesenabrechnung:
- Vom Mobilgerät
- Vom Computer
- Importieren von Kreditkartenumsätzen
3. Spesenrichtlinie:
Kontrolle und Anwendung der Unternehmens-Spesenrichtlinien basierend auf Mitarbeiterkategorie, Art der Ausgabe und Betrag.
4. Genehmigung/Ablehnung der Spesenabrechnung:
Spesenabrechnungen werden Genehmigern automatisch auf Basis von leicht parametrierbaren Geschäftsregeln zugewiesen
Ein oder mehrere Genehmiger und gemäß einer definierten Reihenfolge
5. Verbuchung im ERP:
Automatische Erstellung von Buchungssätzen im Kunden-ERP
Zuordnung von Kostenpositionen zu Sachkonten
So viele Ebenen der Kostenstellenrechnung wie erforderlich
Kreditkartenabstimmung
6. Prüfung der Spesenabrechnungen:
Verfahrensbasiert nach parametrierbaren Kriterien
Betrugserkennung
Mehrwertsteuerrückerstattung
Besonders hervorzuheben …
- Formale Validierungen: Die Transaktionen werden vor der Übermittlung an die zuständige Steuerbehörde validiert
- Fehlerverwaltungs-Workflow: Behandlung von Ablehnungen der ersten und zweiten Ebene
- Mapping und Logik: Anpassung der Kodierung gemäß den Anforderungen der zuständigen Steuerbehörde
- Rückmeldung des Buchhaltungssystems basierend auf erhaltenen Antworten (Transaktionskontrolle)
- Online-Abfrage der an die zuständige Steuerbehörde gemeldeten Daten und verifizierte Abfrage.
- Möglichkeit zur Verwaltung von Änderungen und Abmeldungen
