Mitarbeiterspesen

Mitarbeiterausgaben

Kontrolle von Reise- und Vertriebsausgaben

Aktuelle Situation

Mitarbeiter verschwenden viel produktive Zeit mit dem Erstellen, Genehmigen und Buchen von Spesenabrechnungen. Die Zuordnung solcher Mitarbeiterausgaben zu Projekten oder Kostenstellen ist immer eine Herausforderung. Trotz ihrer hohen Gesamtsumme sind ihre Analysen und Berichte schlecht.

Unser Vorschlag

easyap stellt seinen Kunden das Portal easyapIP zur Verwaltung des Reisemanagementprozesses und den Mitarbeiterausgaben zur Verfügung.

Die easyap-Lösung beinhaltet eine schnelle Implementierung und einen minimalen Wartungsaufwand. Sie umfasst die Kostenabrechnung, die Genehmigung auf Grundlage der Unternehmensrichtlinien und die anschließende automatische Abrechnung im Unternehmensverwaltungssystem.

Leistungen | Personalaufwand

  • Erhebliche Produktivitätssteigerung mit daraus resultierenden Kosteneinsparungen
  • Mehr Kapazitäten für Analysen, sodass Verbesserungspotenziale schneller erkannt werden können
  • Unterstützung bei der Umsetzung interner Richtlinien
  • Ermittlung tatsächlicher Ausgaben
  • Minimiert das Risiko der Nichtabzugsfähigkeit von Ausgaben

Verwaltung von Spesenabrechnungen

Hier ein Schaubild des Informationsflusses im Prozess der Reisekostenabrechnungen beginnend bei der Eingabe vom Mitarbeiter über die Website bis zur späteren Benachrichtigung über die getätigte Überweisung.

Verwaltung von Spesenabrechnungen

Hier ein Schaubild des Informationsflusses im Prozess der Reisekostenabrechnungen beginnend bei der Eingabe vom Mitarbeiter über die Website bis zur späteren Benachrichtigung über die getätigte Überweisung.

Was ist easyap Mitarbeiter?

Eine Online-Plattform für die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben mit einem an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbaren Kreislauf, der den Zyklus vom Reiseantrag bis zu seiner Abrechnung und Auszahlung einschließlich der Prüfungs- und Genehmigungszyklen umfasst.

An wen ist das gerichtet?

Für Unternehmen jeder Größe, die vermeiden wollen, dass Mitarbeiter Zeit verschwenden, um interne Ausgaben zu rechtfertigen und gleichzeitig dabei Buchhaltungsprozesse, unter Einhaltung der internen Richtlinien zur Ausgabenkontrolle und Genehmigungsregeln, verbessern und optimieren möchten.

Warum sollte man das nutzen?

  • Kosteneinsparungen von mehr als 50%.
  • Keine Erstinvestition.
  • Variable Kosten auf Basis der Anzahl der verarbeiteten Abrechnungen.

Hervorzuhebende Funktionen

Erstellung einer Ausgabe-/Buchhaltungsdatei.

Es ermöglicht Dopplearbeiten/-buchungen zu vermeiden, indem die vom Benutzer bei der Registrierung des Spesenzettels ausgefüllten Daten genutzt werden, um eine Datei mit einem importierbaren Format aus dem Buchhaltungssystem zu erstellen. Das System verfügt über eine Vielfalt an anpassbaren Formaten und Dateien.

Kontrolle der Ausgaben.

Schließlich stellt dieses System sicher, dass eine angemessene Kontrolle der ausgegebenen Beträge, entsprechend der internen Vorschriften zu den Kostenarten und der jeweiligen Hierarchieebene, erfolgt, ohne dabei von den subjektiven Kriterien des Gutachters/Genehmigers abhängig zu sein.

Zugang und Upload von jedem Gerät aus

Man benötigt lediglich eine Internetverbindung und einen beliebigen Browser. Die von mobilen Geräten aufgenommenen Bilder (Fotos von Quittungen), die per E-Mail verschickt werden, werden für die Erstellung von Abrechnungen verwendet. Die Bilder dienen in jedem beliebigen Zeitpunkt des Prozesses als Unterstützung.

Workflow für Genehmigungen

Die Spesenabrechnungen werden automatisch zur Prüfung (genehmigt/abgelehnt) zugewiesen, basierend auf leicht parametrisierbaren Regeln, die mehrere Genehmigungsebenen mit "und" / "oder" Bedingungen erlauben.

Workflow mit verschiedenen Statusmeldungen.

Die Verantworlichen für die Genehmigung und die Buchhaltung können mit einbezogen werden. Dies beginnt bereits in einer frühen Phase vor Buchung von Reisen und entsprechend vor Bearbeitung von Reiseanträgen. Vollständige Einsicht durch die Finanzabteilung.

Belastung von Kreditkartentransaktionen.

Erstellen von Reisekostenabrechnungen zur Überprüfung und Verarbeitung. Vollständiger Abgleich der getätigten Ausgaben mit den Kreditkartenbelastungen.

Aufzeichnung aller Ereignisse für Revisionszwecke.

Erfassen Sie auf jeder Abrechnung alle durchgeführten Buchungen, mit Angabe der Art der Buchung und wer sie wann durchgeführt hat. Jede Abrechnung kann zudem kommentiert werden. Kontrolle der anstehenden Aufgaben und Nachverfolgung auf Basis des Erstelldatums.

Berichte.

Nutzer erhalten online Informationen über den Status ihrer erstellten Abrechnungen. Es können zudem Berichte zur Nachverfolgung und Messung kritischer Variablen des Prozesses erstellt werden. Informationen für die Buchhaltung, die Finanzverwaltung und die Kontrolle der Finanzbereiche/-ausgaben.