Die digitale Transformation hat dem Geschäftsbereich zahlreiche Vorteile gebracht: Effizienz, Agilität, Produktivität, Konnektivität… Ein Element, das dabei eine große Rolle gespielt hat, ist die digitale Signatur. In diesem neuen, hochtechnologischen Szenario gibt es jedoch verschiedene Arten der digitalen Signatur mit ihren eigenen Merkmalen, Anwendungen und Sicherheitsstufen. Wenn Sie also nach effizienten und sicheren Lösungen für Ihr Unternehmen suchen, ist es entscheidend, dass Sie wissen, welche Arten von digitaler Signatur es gibt, ihre Unterschiede zur elektronischen Signatur und die rechtlichen Anforderungen, die sie erfüllen muss in Spanien, um sie in Ihren elektronischen Rechnungen anzuwenden. Genau das erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Was ist eine digitale Signatur und welche Arten gibt es?
Technisch gesehen ist die digitale Signatur ein Authentifizierungsmechanismus, der kryptografische Algorithmen verwendet, um die Integrität und Authentizität eines Dokuments zu gewährleisten.In Spanien wird die digitale Signatur praktisch häufig in digitalen Rechnungsprozessen, Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten eingesetzt.
Ebenso gibt es verschiedene Arten von digitalen Signaturen, jeweils mit eigenem Sicherheitsniveau und je nachdem, in welcher Art von Dokumenten sie angewendet wird. Ebenso könnten wir drei Kategorien festlegen:
Einfache elektronische Signatur
Unter einer einfachen elektronischen Signatur verstehen wir jede Art von digitaler Signatur, die den Unterzeichner identifiziert und seine Absicht, das Dokument zu unterzeichnen, beweist.Daher kann diese Kategorie von einem einfachen Klick zur Annahme auf einer Website bis zu einer Unterschrift auf einem Touchscreen umfassen.
- Sicherheit: geringes Niveau. Sie wird nicht als ausreichend für Dokumente mit hohem Rechtswert erachtet.
- Anwendungen: risikoarme Verträge oder Zustimmungen zu Online-Richtlinien.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Diese Art von Signatur fügt der einfachen einige zusätzliche Authentifizierungselemente hinzu, wie die Verwendung biometrischer Daten oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie ist in der Lage, den Unterzeichner zu identifizieren und ermöglicht es Ihnen zu überprüfen, ob das Dokument verändert wurde.
- Sicherheit: mittleres Niveau. Bietet mehr Sicherheit als die einfache Signatur, ist jedoch für bestimmte rechtlich hochsensible Dokumente immer noch unzureichend.
- Anwendungen: Signaturen in Verträgen mittleren Niveaus, wie interne Vereinbarungen oder Ausgabenfreigaben.
Qualifizierte elektronische Signatur
Drittens ist die qualifizierte elektronische Signatur die sicherste und rechtlich gültigste Art der digitalen Signatur in der Europäischen Union. Für ihre Nutzung benötigen Sie ein digitales Zertifikat, ausgestellt von einer akkreditierten Stelle, und ein sicheres Signaturerstellungsgerät.Zum Beispiel eine kryptografische Hardware.
- Sicherheit: hohes Niveau. Sie ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und garantiert die Authentizität des Dokuments.
- Anwendungen: juristische Dokumente, hochrangige Verträge, offizielle Verfahren und alle Dokumente, die höchste Sicherheit und rechtliche Gültigkeit erfordern.
Vergleich der Arten von digitalen Signaturen
Um die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten digitaler Signaturen darzustellen, ist diese Vergleichstabelle ein sehr nützliches und visuelles Werkzeug, da sie jede einzelne zusammenfasst und übersichtlich darstellt:
Unterschiede zwischen elektronischer Signatur und digitaler Signatur
Es ist tatsächlich üblich, die Begriffe digitale Signatur und elektronische Signatur synonym zu verwenden. Dies ist jedoch ein Fehler, da diese beiden Konzepte in Wirklichkeit wichtige Unterschiede aufweisen.
- Elektronische Signatur: ist ein umfassender Begriff, der verschiedene Methoden der elektronischen Authentifizierung umfasst. Er reicht von der grundlegendsten Verifizierungsstufe bis zu fortgeschrittenen Stufen, wie der anerkannten oder qualifizierten elektronischen Signatur.
- Digitale Signatur: ist eine spezifische Art der elektronischen Signatur, die sich auf asymmetrische Kryptographie stützt, um die Authentizität und Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten. Das heißt, die digitale Signatur ist eng verbunden mit der Verwendung eines digitalen Zertifikats, welches die Identität des Unterzeichners mittels kryptographischer Schlüssel überprüft.
In Spanien sind qualifizierte elektronische Signaturen die einzigen, die rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind. Das heißt, diejenigen, die die Anforderungen der europäischen Verordnung eIDAS (EU-Verordnung Nr. 910/2014), die die digitale Identifizierung und Authentifizierung in der Europäischen Union regelt.
Anforderungen für die Verwendung digitaler Signaturen in Spanien
Um jedoch die Sicherheit und rechtliche Gültigkeit elektronisch signierter Dokumente zu gewährleisten, gibt es bestimmte gesetzliche Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, wenn Sie digitale Signaturen verwenden.
Autorisiertes digitales Zertifikat
Grundsätzlich müssen qualifizierte elektronische Signaturen über ein digitales Zertifikat verfügen, das von einer Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt wurde, wie der Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Dieses Zertifikat gewährleistet die Authentizität der Identität des Unterzeichners.
Sicheres Signaturerstellungsgerät
Andererseits erfordert die qualifizierte elektronische Signatur ein spezifisches Gerät, wie eine kryptografische Karte oder einen USB-Token. Damit wird die Signatur sicher erstellt und gewährleistet, dass nur der Zertifikatsinhaber das Dokument signieren kann.
Einhaltung der eIDAS-Verordnung
Darüber hinaus müssen alle qualifizierten elektronischen Signaturen die bereits erwähnte eIDAS-Verordnung erfüllen. Auf diese Weise werden in der EU gemeinsame Prinzipien verfolgt die die Anerkennung und Gültigkeit von Signaturen in den verschiedenen Mitgliedstaaten erleichtern.
Wartung und Aktualisierung von Zertifikaten
Schließlich haben digitale Zertifikate eine begrenzte Gültigkeit und müssen regelmäßig erneuert werden um ihre Gültigkeit zu erhalten. Unternehmen müssen daher die Ablaufdaten im Auge behalten und die Aktualisierung dieser Zertifikate verwalten, um Authentifizierungsprobleme bei den signierten Dokumenten zu vermeiden.
Wie erstellt man eine digitale Signatur in einem Unternehmen?
Um ein digitales Signatursystem in Ihrem Unternehmen zu implementieren, müssen Sie zunächst die Art der Signatur auswählen, die am besten zu Ihnen passt. Das heißt, zu Ihren Sicherheitsanforderungen und den rechtlichen Aspekten, denen Sie entsprechen müssen.
Vor allem empfehlen wir Ihnen, eine Dokumentenmanagement-Software zu verwenden. Mit dieser Art von Lösungen, wie der von easyap, können Sie digitale Signaturen schnell und sicher in Ihre Dokumente integrieren. So delegieren Sie Funktionen in Bezug auf Fakturierung und Unternehmensdokumentenmanagement an die Software.
Obwohl wir eigentlich keine spezifische Dokumentenmanagement-Software sind, bieten wir Ihnen diese Funktionalität und viele weitere an. Darüber hinaus bietet Ihnen die Nutzung eines Systems wie dem von easyap für Ihre integrierten digitalen Signaturen sehr interessante Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmensmanagement. Hier sind nur einige davon:
- Zeit- und Ressourcenersparnis. Die digitale Signatur beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse, da sie Ausdrucke, handschriftliche Signaturen und das Scannen von Dokumenten überflüssig macht.
- Mehr Sicherheit und Betrugsschutz. Fortschrittliche digitale Signatursysteme wie das, das wir Ihnen anbieten, bieten Ihnen höchste Sicherheitsniveaus und erschweren jeden Änderungsversuch.
- Rechtliche Gültigkeit und Einhaltung von Vorschriften. Qualifizierte elektronische Signaturen entsprechen der europäischen eIDAS-Verordnung, was die Gültigkeit Ihrer Signaturen und deren Anerkennung in der gesamten Europäischen Union gewährleistet.
- Bessere Kontrolle und Nachverfolgung. Diese digitalen Systeme ermöglichen es Ihnen, jedes signierte Dokument zu prüfen und nachzuverfolgen. Dies ist unerlässlich für Unternehmen, die ein großes Volumen an Dateien verwalten.
Letztendlich hilft Ihnen das Wissen über die verschiedenen Arten der digitalen Signatur dabei, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie die Authentifizierung Ihrer Dokumente verwalten. Allerdings ist jede davon mehr oder weniger sicher und gültig, abhängig vom Szenario und den Anforderungen jedes Unternehmens.
Es ist klar, dass zur Gewährleistung der Sicherheit und der rechtlichen Einhaltung in großen Unternehmensumgebungen digitale Signaturen und digitale Zertifikate bereits unerlässlich und eine Realität sind. In Zukunft werden sie jedoch noch wichtiger werden.
Aus diesem Grund, ist dies der richtige Zeitpunkt, Lösungen wie easyap zu prüfen und zu implementieren. Eine Unternehmenssoftware, die Ihnen diese Integration digitaler Signaturen in Ihr Unternehmen erleichtert. Kontaktieren Sie uns und wir erzählen Ihnen mehr.
