Automatisierte Buchhaltung und Rechnungsfreigabe

Rechnungsworkflow

Ein umfassendes Dienstleistungsmodell, das alle Schritte des Rechnungsbearbeitungsprozesses (Rechnungsfreigabe-Workflow) abdeckt, einschließlich buchhalterisch-administrativer Anwendungen und Dienstleistungen.

easyap stellt seinen Kunden die Werkzeuge für die easyapIP-Automatisierung aller Schritte des Rechnungsprozesses zur Verfügung, von der Rechnungsannahme bis zur automatischen Verbuchung im ERP-System, wobei der Prozess der Ausnahmebehandlung und Rechnungsprüfung durch die zeitnahe Synchronisierung aller Beteiligten am Prozess (Lieferant, Käufer, Lager, Finanzen und Genehmiger) optimiert wird.

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Vorteile des Rechnungsworkflows

Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
Die Kategorisierung von Ausnahmen identifiziert klare Verbesserungspunkte in verbundenen Prozessen
Steigerung der Produktivität der Prozessbeteiligten, was zu Kosteneinsparungen führt
Elektronische Erfassung aller Aktivitäten im Prozess, wodurch die interne Kontrolle gefördert wird
Reduzierung der Bearbeitungszeiten für Ausnahmen und im Genehmigungsprozess
Erleichtert die Liquiditätsplanung
Transparenz des Status jeder einzelnen Rechnung. Automatische Zuweisung von Aufgaben an die Verantwortlichen basierend auf Geschäftsregeln.

Was ist easyap Rechnungen?

Eine Online-Plattform für die Automatisierung des Rechnungsprozesses, ergänzt durch Experten-Buchhaltungsdienstleistungen.

Rechnungszyklen mit und ohne Bestellung, die Aufgaben des Abgleichs/der Konformitätsprüfung, der Ausnahmebehandlung, der Kontierung, der Freigabe und der Verbuchung von Rechnungen automatisieren.

An wen richtet es sich?

Für Unternehmen jeder Größe, die die Produktivität ihrer Kreditorenbuchhaltung steigern und die Prozesse der Lieferantenbuchhaltung verbessern und optimieren möchten.

Warum easyap nutzen?

Kosteneinsparung von bis zu 45%
Keine Anfangsinvestition.
Variable Kosten pro Anzahl der bearbeiteten Rechnungen.
Keine internen Entwicklungen erforderlich.

Hervorragende Funktionen des Rechnungsfreigabe-Workflows

Empfang in verschiedenen Formaten.

Möglichkeit, einen einzigen Eingangskanal für Rechnungen zu haben, unabhängig vom Format jeder einzelnen. Es können elektronische Rechnungen, per E-Mail, Papier… empfangen werden – alle haben denselben Eingangskanal. Zertifizierte Digitalisierung, die die Vernichtung von Papierrechnungen ermöglicht.

Verschiedene Ausgabeformate, je nach Bestimmungsort der Rechnungen.

Rechnungen können an ein Buchhaltungssystem mit einer bestimmten Datei oder an ein Betriebssystem mit einer anderen gesendet werden. Flexibilität bei der Anpassung an das Ausgabeformat.

Rechnungsfreigabe-Workflow.

Erweiterbar und mit sehr vielfältigen Status, die eine einfache bis komplexe Bearbeitung ermöglichen, mit Funktionen für: kontoseitige Zuordnung, Rechnungsprüfkreisläufe, automatischen Abgleich/Vergleich und Ausnahmebehandlung. Mündet bei Bedarf in einer Buchhaltungsdatei für das ERP.

Web-Zugriff.

Keine Systemanforderungen oder die Notwendigkeit, Hardware oder Software zu erwerben. Ein Browser und eine Internetverbindung genügen.

Leistungsstarke automatische Abgleichsengine.

Die durch die Anwendung verschiedener Kriterien automatische Abgleichquoten von über 90% ermöglicht.

Volle Transparenz für den Finanzbereich.

Ermöglicht es, online und jederzeit den Status und die Verantwortlichkeit jeder einzelnen Rechnung einzusehen.

Protokollierung aller Ereignisse mit Benutzerangabe.

Datum und Uhrzeit, Kommentar und Aktionstyp. Sehr nützliche Informationen für Prüfungszwecke und Aktionskontrolle.

Online-Archivierung für die vereinbarte Zeit.

Zugang zu den Bildern/Daten aller archivierten Rechnungen.

Wie funktioniert der Prozess der Lieferantenrechnungsautomatisierung?

Das easyapIP E-Rechnungsportal verfügt über Workflows, die speziell für die Automatisierung von Lieferantenrechnungen entwickelt wurden und die besondere Abwicklung der Rechnungseingangsbearbeitung von Dritten abdecken. Nachfolgend visualisieren wir die gängigen Rechnungsabläufe mit oder ohne Bestellung.

1. Rechnungseingang:

Rechnungseingang: jedes Format

2. Rechnungsvalidierung:

Validierungen: unterschiedlicher Art, formal, Duplizität, Daten…

3. Rechnungsidentifikation:

Automatisierte Rechnungsartidentifikation: mit oder ohne Bestellung / andere eigene Abläufe, Logik basierend auf Rechnungsinformationen, Lieferantenattributen

4. Rechnungen mit Bestellung:

Rechnungen mit Bestellung: automatischer Abgleich

4. Rechnungen ohne Bestellung:

Rechnungen ohne Bestellung: Kodierung und Genehmigung

Abgleich mit der Bestellung (Vergleich Bestellnummer und Beträge).

Abgleich mit Bestellung und Lieferschein: Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Einheiten, Einzelpreis und jedes andere Element.

Kodierung:
kontierte Zuordnung, Konto und Elemente der Kostenrechnung (bis zu 5 Ebenen):
Automatisch basierend auf Informationen in der Rechnung, Lieferant
Manuell, mit Upload aus xls.

Genehmigung: automatische Zuweisung an einen oder mehrere Benutzer (Sequenz) für die elektronische Signatur, basierend auf einfach parametrierbaren Geschäftsregeln nach Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Sachkonto…

5. Problemlösung

Detaillierte Kategorisierung des Problemtyps und automatische Zuweisung an den richtigen Verantwortlichen für dessen Lösung. Handlungsoptionen je nach Problemtyp

6. Verbuchung

Automatische Erstellung des passenden Buchungssatzes entsprechend den ERP-Merkmalen

Erweiterter Rechnungs-Workflow

Kodierung von Rechnungen ohne Bestellung

Das Fehlen einer Bestellung/eines Kaufauftrags erfordert eine nachträgliche Genehmigung der Ausgaben. Diese Genehmigung zu erhalten, bedeutet viel Aufwand und Zeit. Dieses Phänomen tritt häufig bei „Notfällen“ auf und untergräbt die Grundlagen der internen Kontrolle. Ohne eine Bestellung wird die Kenntnis über das Entstehen von Ausgaben erschwert, was zu Überraschungen führt.

Dies sind, auf sehr hohem Niveau, die Schritte, die die Informationen im Prozess der Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellung vom Rechnungseingang und der -prüfung bis zur späteren Zahlungsinformation durchlaufen.

Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen

Im Durchschnitt weisen 15% der bearbeiteten Rechnungen Ausnahmen auf. Die Bearbeitungskosten einer Rechnung mit Ausnahme sind 20-mal höher als die einer Rechnung ohne Vorfall. In den meisten Fällen ist die Kreditorenbuchhaltung für die Bearbeitung der Ausnahme zuständig, wenn sie nicht die Befugnis hat, diese zu lösen.

Dies sind, im Großen und Ganzen, die Schritte, die die Informationen im Prozess der Bearbeitung von Rechnungen mit Bestellung vom Rechnungseingang und der -prüfung bis zur späteren Zahlungsinformation durchlaufen.

Zertifizierte Digitalisierung und Erfassung von Rechnungen

Aktuelle Realität

Gewöhnlich ist die Art und Weise der Rechnungsverarbeitung langsam, ineffizient und teuer.

Aufgrund der großen Vielfalt an Rechnungsformaten und der unzureichenden Strukturvorhersage bei den Detailpositionen löst selbst die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur automatisierten Rechnungserfassung diese Aufgabe nicht adäquat.

Unser zertifiziertes Digitalisierungsangebot

easyap bietet eine Lösung, die auf einer ausgewogenen Kombination aus Technologie und dem Engagement von Fachpersonal basiert. Wir stellen das digitale Bild und die Daten der Rechnung bereit.

easyap ist von der Finanzbehörde für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen zugelassen. Mit diesem neuen Prozess entfällt die Pflicht zur physischen Archivierung von Rechnungen, da die erzeugten digitalen Dokumente alle erforderlichen steuerlichen/rechtlichen Anforderungen erfüllen.