Lieferanten-Portal

Aktuelle Realität ohne Lieferantenportal

Ein grundlegender Bestandteil jedes Rechnungsverarbeitungskreislaufs ist die Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Wenn Lieferanten ihre Rechnungen zuschicken, fragen sie sich ob diese beim Empfänger eingangen sind, welchen Status sie gerade haben, wann sie bezahlt werden, ob es irgendwelche Zwischenfälle gab...etc.

In der Regel werden diese Anfragen/Beschwerden telefonisch an die Kreditorenbuchhaltung gerichtet, ohne dass ein Lieferantenportal ihnen den nötigen Raum gibt. Dieser Dienst, der hauptsächlich per Telefon erfolgt, weist eine Reihe von Besonderheiten auf:

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  • Sie macht den Prozess der Rechnungsverarbeitung erheblich teurer. Es wird geschätzt, dass für jeweils 40.000 Rechnungen eine Servicemitarbeiter für Lieferanten eingestellt werden muss. Die Kosten für die Betreuung der Lieferanten machen etwa 15% der Kosten für die Bearbeitung der Rechnung aus.
  • Die Durchführung der Aufgabe unterliegt hohen monatlichen Spitzenbelastungen (Direkt vor und nach Zahlungstermin der Lieferungen).
  • 96% der Anrufe, die die Kreditorenbuchhaltung erhält sind Lieferantenanfragen. Davon sind 75% reine Informationsanfragen und 22% Reklamationen.
  • Bei 98% der Anrufe durch Lieferanten kann man nicht auf unterstützende (schriftliche oder akustische) Hilfsmittel zurückgreifen.
  • Die Kommunikation mit den Lieferanten wird durch inkonsistente Informationen im Datenstamm erschwert. Nach einem Jahr der Datenerfassung sind bei 58% der Lieferanten entweder falsche oder fehlende Informationen feststellbar.
  • Nur 1% der Unternehmen verfügen über ein Incident Management System.
  • Bei diesem unstrukturierten Prozes kommt es zu unnötigen Eskalationen.
  • Es gibt keine zentrale Anlaufstelle für Lieferanten oder einen vom Lieferanten für das Unternehmen zur Verfügung gestellten Zugang
  • Die Servicemitarbeiter sind für die Lieferanten nur während der Firmenarbeitsstunden erreichbar und an "lokalen Feiertagen" gar nicht.

Unser Vorschlag - easyap Lieferantenportal

easyap stellt seinen Kunden ein webbasiertes Portal für Lieferanten zur Verfügung, das mit jedem ERP-System verbunden werden kann. Es stellt den Lieferanten alle gewünschten Informationen (Rechnungen, Bestellungen, Zahlungen, Quittungen ...) zur Verfügung.

Diese schnelle und einfach einzurichtende Lösung ist darauf ausgerichtet, dass der Lieferant seinen Zugang selbst verwaltet und eigenständig in der Lage ist, sich Informationen einzuholen, die sonst nur über den Kreditorenbereich oder auch andere Abteilungen des Unternehmens zu erhalten sind. Die Lösung basiert auf digitaler Transformation und die Automatisierung von Prozessen, wobei die folgenden Punkte hervorzuheben sind:

  • Vollständiger Kreislauf: Möglichkeit, den Lieferanten über jede Prozessphase auf dem Laufenden zu halten.
  • Auslagerung des Prozesses, wodurch unnötige Belastungen in den Bereichen Systeme und Kreditorenbuchhaltung beseitigt werden
  • Automatisierung von den Prozessen, die am häufigsten vorkommen: Registrierung, Incident Management,...
  • Automatisierung der Kontaktdatenpflege im Lieferantendatenstamm.
  • Herunterladen von Benutzeraufgaben beim Lieferanten.
  • Einheitliche Ansicht aller Dokumente unabhängig von der Quelle
  • Mehrspuriges Lieferanten-Informationssystem, ergänzt durch ein Incident Management System.
  • Bidirektional.
  • 24×7.
  • Schulungsverfahren und "FAQ"-Lösung

Über das Lieferantenportal können Sie Informationen über alle Dokumente, nicht nur Rechnungen, bereitstellen, die irgendwie mit dem Lieferanten verwaltet werden.

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Informationen werden auf der Grundlage der Kundenbedürfnisse und mit Sicherheitsstufen präsentiert.

Vorteile des Lieferantenportals

  • Schonung interner Ressourcen, damit diese für wertvolle Aufgaben aufgebracht werden können.
  • Signifikante Reduzierung der eingehenden Telefonanrufe zwecks Rückfragen betzüglich ausstehender und getätigter Zahlungen.
  • Der Prozess des Lieferantensupports ist verfahrenstechnisch geregelt und dokumentiert.
  • Der Prozess ist unabhängig vom Wissen der Menschen (unabhängig von Ressourcen).
  • Ressourcen aus der Kreditorenbuchhaltung werden nicht für den Telefondienst ausgegeben/verbrannt.
  • Verfügbarkeit und Zugänglichkeit verschiedener Informationen: Rechnungen, Bestellungen, Promotionen...
  • Zufriedenheit des Lieferanten...Kunde des Prozesses, indem ihm nützliche Informationen zur Verfügung gestellt werden, und zwar in einer agilen Art und Weise.
  • Mitarbeiterzufriedenheit (Reisekostenabrechnung)...interner Kunde des Prozesses, der wertvolle Informationen auf eine kostengünstige Art und Weise zur Verfügung stellt.
  • Sehr einfache Implementierungsanforderungen mit sehr kurzer Anlaufzeit.
  • Geringere oder keine Beteiligung von IT/Systemen.
  • Globale Sichtbarkeit der Positionen mit unabhängigen Lieferanten der verschiedenen Systeme.

Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Lieferant und freigesetzte Ressourcen.