Lieferantenportal

Aktuelle Realität ohne Lieferantenportal

Ein grundlegender Bestandteil jedes Rechnungsbearbeitungsprozesses ist die Lieferantenbetreuung. Lieferanten senden ihre Rechnungen und möchten wissen, ob sie empfangen wurden, welchen Status sie haben, wann sie bezahlt werden, und ob es mögliche Probleme gibt…

Üblicherweise werden diese Anfragen/Reklamationen telefonisch an die Kreditorenbuchhaltung gerichtet, da ein Lieferantenportal fehlt, das den nötigen Raum bietet. Dieser hauptsächlich telefonische Support weist einige Merkmale auf:

Verteuert den Rechnungsbearbeitungsprozess erheblich. Es wird geschätzt, dass pro 40.000 Rechnungen eine Ressource für die Lieferantenbetreuung benötigt wird. Die Kosten für die Lieferantenbetreuung machen etwa 15 % der Rechnungsbearbeitungskosten aus.
Die Aufgabenausführung unterliegt hohen monatlichen Spitzen (vor/nach Zahlungstagen).
96 % der Anrufe in der Kreditorenbuchhaltung sind Lieferantenanrufe, wobei 75 % Informationsanfragen und 22 % Problemmeldungen sind.
98 % der Lieferantenanrufe haben keine nachvollziehbare Dokumentation (schriftlich oder akustisch).
Die Kommunikation mit Lieferanten wird durch die Inkonsistenz der Stammdaten erschwert. Ein Jahr nach der Registrierung weisen 58 % der Lieferanten falsche oder fehlende Daten auf.
Nur 1 % der Unternehmen verfügen über ein Incident-Management-System.
Es handelt sich um einen unstrukturierten Prozess, der unnötigen Eskalationen unterliegt.
Kein einziger Ansprechpartner für den Lieferanten, verteilter Zugang des Lieferanten zum Unternehmen.
Der Lieferanten-Support ist auf die Geschäftszeiten beschränkt und an „lokalen Feiertagen“ nicht verfügbar.

Vereinbaren Sie einen Anruf

Unser Vorschlag – Lieferantenportal easyap

easyap stellt seinen Kunden ein Web-Lieferantenportal zur Verfügung, das mit jedem ERP-System verbunden ist und dem Lieferanten die erforderlichen Informationen (Rechnungen, Bestellungen, Zahlungen, Wareneingänge …) bereitstellt.

Die schnell und einfach zu implementierende Lösung ist darauf ausgelegt, dass der Lieferant seinen Zugang selbst verwaltet und Anfragen stellen kann, die er normalerweise an die Kreditorenbuchhaltung, aber auch an jede andere Abteilung des Unternehmens richtet. Die Lösung basiert auf der digitalen Transformation, Automatisierung und Standardisierung von Prozessen, wobei folgende Punkte hervorzuheben sind:

Kompletter Workflow: Möglichkeit, den Lieferanten über jede Phase des Prozesses zu informieren.
Ausgelagert, wodurch unnötige Belastungen in den Bereichen IT und Kreditorenbuchhaltung entfallen.
Automatisierung der Prozesse für die häufigsten Benutzeraktionen wie Registrierung, Incident Management, etc.
Automatisierung der Pflege von Kontaktdaten im Lieferantenstamm.
Verlagerung von Benutzeraufgaben auf den Lieferanten.
Einheitliche Ansicht aller Dokumente, unabhängig von der Quelle.
Multikanal, ein Lieferanten-Informationssystem, ergänzt durch ein Incident-Management-System.
Bidirektional.
24/7.
Schulungsverfahren und Beantwortung von „FAQs“.

Über das Lieferantenportal können Informationen zu allen Dokumenten bereitgestellt werden – nicht nur Rechnungen –, die in irgendeiner Weise mit dem Lieferanten verwaltet werden.

Informationen, die auf Kundenbedürfnisse zugeschnitten und mit Sicherheitsstufen versehen sind.

Vorteile des Lieferantenportals

Einsparung und Bereitstellung interner Ressourcen für andere wertschöpfende Aufgaben.
Deutliche Reduzierung eingehender Telefonanrufe für Anfragen zu ausstehenden und bereits getätigten Zahlungen.
Standardisierter und dokumentierter Lieferantenbetreuungsprozess.
Prozess, der unabhängig vom Wissen einzelner Personen ist (unabhängig von personellen Ressourcen).
Kreditorenressourcen, die nicht durch telefonischen Support aufgebraucht werden.
Verfügbarkeit und Zugänglichkeit verschiedener Informationen: Rechnungen, Bestellungen, Aktionen…
Zufriedenheit des Lieferanten…Kunden des Prozesses durch Bereitstellung nützlicher und agiler Informationen.
Mitarbeiterzufriedenheit (Spesenabrechnungen)…interner Kunde des Prozesses durch Bereitstellung wertvoller Informationen auf kostengünstige Weise.
Sehr einfache Definition der Implementierungsanforderungen mit sehr kurzer Inbetriebnahmezeit.
Reduzierte oder nicht vorhandene IT-/Systembeteiligung.
Globale Transparenz der Lieferantenpositionen, unabhängig von den verschiedenen Systemen.