Einst war es der Abakus. Danach war ein weiterer großer Meilenstein in der Welt der Buchhaltung das Aufkommen der Taschenrechner. Heute könnten wir, dieser Entwicklung folgend, über die Programme und Softwarelösungen sprechen, die im Zuge neuer Technologien entstanden sind. Diese (und viele andere) waren Fortschritte und Entdeckungen, die in ihrem jeweiligen Kontext die damalige Landschaft für Unternehmen und Privatpersonen revolutionierten.
Heutzutage kann Ihr Unternehmen einen immensen qualitativen Sprung in Richtung digitaler Transformation machen. Wie? Indem Sie Schlüsselprozesse wie die automatische Rechnungsbuchung von Rechnungen. Bei easyap erklären wir Ihnen, wie das geht, und bieten Ihnen das ideale Werkzeug dafür: unsere Software.
Was ist ein System zur automatischen Rechnungsbuchung?
Wir werden nicht müde, es zu betonen: Zeit und Geld sind die beiden wichtigsten Ressourcen eines jeden Unternehmens. Um beides optimal zu nutzen, ist die Prozessautomatisierung unerlässlich. Sie sparen Kosten, Personal, Ausrüstung… Dafür müssen Sie jedoch die Vorteile neuer Technologien nutzen und sich darauf stützen. Grundlegende Geschäftsprozesse zu systematisieren, wie z.B. die automatische Rechnungsbuchung von Rechnungen.
Aber was genau ist die elektronische Rechnungsbuchung? Wenn wir eine technische Definition geben müssten, könnten wir sagen, dass es der Prozess ist, bei dem eine Buchhaltungssoftware die Technologie der optischen Zeichenerkennung nutzt (OCR, englische Abkürzung). Damit ist sie in der Lage, wichtige Informationen einer empfangenen Rechnung auszulesen und anschließend automatisch einen Eintrag im Hauptbuch eines Unternehmens zu erstellen.
Wenn wir uns hingegen für eine humanistischere Definition entscheiden, würden wir sagen, dass die automatische Rechnungsbuchung der Prozess ist, bei dem ein Unternehmen seinen gesamten Rechnungsprozess mit einem Computerprogramm erfasst und verwaltet. Dieses Programm kümmert sich auch um die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung von Rechnungen und ähnlichen oder damit verbundenen Dokumenten.
Tatsache ist, dass die Rechnungsbuchhaltung schon immer existierte und für jedes Unternehmen einen erheblichen Ressourcenverbrauch mit sich brachte. Doch mit Software wie der von easyap ermöglicht die automatische Buchhaltung Unternehmen, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit sowie Ressourcen zu sparen, da keine manuellen Buchungseinträge mehr vorgenommen werden müssen.
Welche Vorteile hat es für ein Unternehmen, ein System für seine Rechnungsstellung zu haben?
Wie einst in der Buchhaltung und in der Welt der Zahlen und Mathematik gibt es Fortschritte, die alles revolutionieren. Der Einsatz fortschrittlicher Technologiesysteme für die automatische Buchhaltung eines Unternehmens bedeutet einen enormen Wettbewerbs- und Funktionssprung. Der Beweis dafür ist, dass heute zahlreiche Unternehmen davon profitieren.
In unserem Fall implementieren wir seit über 20 Jahren digitale Lösungen für die automatische Rechnungsbuchhaltung zahlreicher Unternehmen. Wir haben festgestellt, dass viele von ihnen von Vorteilen profitiert haben, wie wir sie im Folgenden detaillieren:
Zeitersparnis
Ein automatisiertes Abrechnungssystem ermöglicht es Ihnen, ein größeres Rechnungsvolumen zu generieren. Und nicht nur das, Sie können dies auch viel schneller und agiler erledigen, was dem Team, das in Ihrem Unternehmen für die Rechnungsstellung zuständig ist, Zeit spart.
Fehlerreduzierung
Eine automatisierte Rechnungssoftware eliminiert einen Großteil der menschlichen Beteiligung im Prozess. Daher ist es wahrscheinlich, dass auch Fehler im Rechnungsstellungsprozess reduziert werden. Somit ermöglicht Ihnen dieser Vorteil erneut, Zeit und langfristig auch Geld zu sparen.
Verbesserte Nachverfolgung und größere Datenkontrolle
Digitale Lösungen für die automatische Rechnungsbuchhaltung ermöglichen Ihnen eine effektivere Verfolgung Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Dieser Vorteil ist wiederum sehr nützlich für Geschäfts- und Unternehmensentscheidungen, da Sie über präzise, aktuelle und detaillierte Informationen verfügen.
Steigerung der Effizienz.
Ein gutes Fakturierungssystem kann Ihrem Unternehmen helfen, seine Effizienz zu steigern, da bestimmte Aufgaben wie die Ausstellung wiederkehrender Rechnungen automatisiert werden, was Ihnen wiederum mehr Zeit und Ressourcen für andere Geschäftsfunktionen verschafft.
Einhaltung von Vorschriften.
Software für die automatische Buchhaltung hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften und steuerlichen Anforderungen in Bezug auf Rechnungsstellung und Mehrwertsteuer erfüllt. Dies wird zunehmend notwendig, da die elektronische Rechnung obligatorisch ist in vielen Teilen der Welt für zahlreiche Geschäftsvorgänge.
Kurz gesagt, ein System für die Rechnungsstellung kann Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, produktiver und effizienter zu sein, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und die Vorschriften und steuerlichen Anforderungen der verschiedenen Behörden zu erfüllen.
Welche Unternehmen in Spanien sind zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?
Gerade im Zusammenhang mit dem letzten Vorteil, den wir im vorherigen Punkt hervorgehoben haben, wird es immer notwendiger, ein System für die automatische Buchhaltung zu haben. Die EU und die Regierungen vieler Länder fordern sie bereits als obligatorisch für Transaktionen mit ihnen. Tatsächlich ist es eine der Neuerungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung in Europa die in letzter Zeit den größten Einfluss hat.
Gleichzeitig verlangen auch mehrere Länder die elektronische Rechnungsstellung für den Kauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen zwischen privaten Unternehmen. Oder sie werden dies in Kürze tun.
Mit Fokus auf unser Land, in Spanien die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung variiert je nach Art Ihres Unternehmens und der ausgeübten Tätigkeit. Im Folgenden listen wir auf, welche Unternehmen ihre digitale Rechnungsstellung umsetzen müssen:
– Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen an öffentliche Verwaltungen vermarkten. Organisationen, die Verträge mit öffentlichen Verwaltungen haben, sind seit dem 15. Januar 2015 verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
– Unternehmen, die mehr als 6 Millionen Euro pro Jahr abrechnen sind ebenfalls seit 2015 verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
– Unternehmen, die der monatlichen Umsatzsteuerregelung unterliegen, welche seit dem 1. Juli 2021 elektronische Rechnungen ausstellen müssen.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu beachten, dass die Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien sich im Laufe der Zeit und je nach Provinz und/oder autonomer Gemeinschaft, in der Sie sich befinden, ändern können. Daher ist es ratsam, sich über die steuerlichen Pflichten jedes Unternehmens in Bezug auf die digitale Rechnungsstellung.
Wie hilft die automatische Buchhaltung Regierungen und Behörden?
Auch die Verpflichtung zur Nutzung automatischer Buchhaltungssysteme und Online-Rechnungsstellung ist keine Laune der Behörden. Regierungen haben die vielen Vorteile solcher Software erkannt. Tatsächlich sind sie die Ersten, die als öffentliche Unternehmen von folgenden Vorteilen profitiert haben:
– Sie haben sich verbessert und sind effizienter geworden im Einsatz ihrer Ressourcen.
– Der Steuerbetrug wurde reduziert, wodurch ein transparenteres und integrierteres Unternehmensgefüge im Finanzmanagement entsteht.
– Viele Auditprozesse wurden beschleunigt, da Konten mit sofort zugänglichen Daten wesentlich schneller und effizienter analysiert werden.
– Steuerliche Vorschriften und Anforderungen werden erfüllt, da Buchhaltungsdaten genauer und in Echtzeit verfügbar sind.
Wir können also sagen, dass die automatische Buchhaltung Regierungen und Behörden hilft, effizienter zu werden, die Transparenz und Integrität in der Finanzverwaltung zu verbessern, Auditprozesse zu beschleunigen und die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.
Welche Rolle spielt die easyap Software für die automatisierte Rechnungsbuchhaltung?
Es ist auch so, dass zahlreiche Technologieunternehmen Software für die automatische Buchhaltung entwickelt haben. Allerdings sind nicht alle in der Lage, eine praktische Lösung anzubieten, die den Anforderungen jedes Landes entspricht, jedes Unternehmens und jeder Vorschrift. Hier kommen wir ins Spiel, easyap.
Bestehend aus einem Team von Finanz- und Technologiespezialisten, verfügen wir über umfassende Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Buchhaltungslösungen in verschiedenen Märkten und Ländern. Deshalb wissen wir nicht nur, wie jede Software beschaffen sein muss und welche Anforderungen sie erfüllen muss, sondern ergänzen sie auch mit weiteren Funktionen.
Tatsächlich profitieren Sie mit easyap von einem System, das weit über eine einfache Software für die automatisierte Rechnungsbuchhaltung hinausgeht. Mit unserer Lösung profitieren Sie unter anderem von Folgendem:
– Sie verfügen über ein Lieferantenportal, in dem diese den Status ihrer Rechnungen einsehen können.
– Sie erhalten ein mit jedem ERP-System kompatibles System.
– Sie haben einen Bereich, von dem aus Sie Ihre Steuern melden und deklarieren an die zuständige Behörde können: SII, TicketBAI, SILICIE…
– Sie können alle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter für Reisen, Spesen etc. erfassen.
Selbstverständlich ist der gesamte Abrechnungsprozess die Grundlage der von uns entwickelten Software. Das bedeutet, Sie können Rechnungen ausstellen und empfangen sowie darauf zugreifen, wann immer Sie oder Ihr Team es wünschen. Und wenn Sie mehr erfahren oder damit beginnen möchten, die Software für die automatische Buchhaltung Ihres Unternehmens zu definieren, müssen Sie nur Kontaktieren Sie uns.
