Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung ist in den meisten Unternehmen ein weitgehend manueller und ressourcenintensiver Prozess, da ein durchschnittlicher Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung schätzungsweise nur 10.000 Rechnungen pro Jahr bearbeitet.
Neben dem Produktivitätsproblem, das mit der manuellen Tätigkeit einhergeht, gibt es noch eine Reihe von Nebeneffekten, wie z. B. Unstimmigkeiten bei den Zahlungsfristen, hohe Variabilität bei den Bearbeitungszeiten, Willkür bei der Entscheidungsfindung, Reaktivität bei der Lösung von Vorfällen, Arbeitsanhäufung, Schwierigkeiten bei der Bewältigung von Spitzen und Tälern usw..
Es gibt eine Reihe von Tools zur Verbesserung des Kreditorenprozesses, darunter auch Workflow-Tools.
Workflow-Tool für die Kreditorenbuchhaltung
Was ist ein Workflow-Tool?
"Ein Workflow-Tool automatisiert die Abfolge von Aktionen, Aktivitäten oder Aufgaben, die für die Ausführung des Prozesses verwendet werden, einschließlich der Verfolgung des Status jeder seiner Phasen und der Personen, die für jede dieser Phasen verantwortlich und daran beteiligt sind".
Die Automatisierung des Rechnungsprozesses mit Hilfe von Workflow-Tools erfordert vorherige Aktivitäten. Die wichtigste davon ist die Neudefinition des ProzessesDie bloße Automatisierung von Aufgaben, die manuell ausgeführt werden, ohne die entsprechende Anpassung, wird nicht unbedingt eine Verbesserung bewirken.
Im gesamten Rechnungsprozess gibt es Bereiche, in denen die Anwendung von Workflow-Technologien erhebliche Verbesserungen bewirken kann. Diese Verbesserungen sind jedoch nicht nur auf die Automatisierung der Aufgabe und die entsprechende Verbesserung der Produktion zurückzuführen. Die Erhöhung der Sichtbarkeit, indem man jederzeit weiß, wo sich jede Rechnung befindet und wer dafür verantwortlich ist, und die Rückverfolgbarkeit von Ereignissen, indem man die gesamte Historie jeder Rechnung (wann und von wem) nachvollziehen kann, sind eindeutige Verbesserungen bei dieser Art von Werkzeug.
Funktionsweise eines Workflow-Tools
Innerhalb des gesamten Rechnungsprozesses können je nach Art der Aufgabe Untergruppen gebildet werden. Dies sind einige von ihnen:
Rechnungseingang
Bei der Neugestaltung des Verfahrens muss besonderes Augenmerk auf den Rechnungseingang, das Format und die Bearbeitung der Rechnungen gelegt werden.
Die Verknüpfung des Einsatzes von OCR-Tools zur Extraktion von Daten aus Papierrechnungen mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Lieferantenkreislauf trägt dazu bei, unnötige Kosten zu vermeiden, indem Fehler bei der Verwaltung von Papierrechnungen reduziert werden.
Workflow zum Abgleich von Rechnungen und Bestellungen
Wie wir bereits im letzten Artikel erwähnt haben, ist eine der ressourcenintensivsten Aufgaben im Lieferantenrechnungsprozess der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und/oder Wareneingängen (2- oder 3-Wege-Abgleich).
Die Automatisierung dieser Phase auf der Grundlage von Geschäftsregeln, die auf objektiven Parametern beruhen, führt zu einer erheblichen Verringerung der Bearbeitungszeit sowie zu einer Verkürzung des Rechnungsbearbeitungszyklus.
Genehmigungs-Workflow
Alle Rechnungen, die nicht mit einer externen Quelle, z. B. einer Bestellung, verglichen werden, müssen auf der Grundlage der in jedem Unternehmen festgelegten Regeln genehmigt werden. Die Definition der Geschäftsregeln im Workflow, die die Genehmigungsstufen festlegen (Betrag, Art der Ausgabe, Kostenstelle, Lieferant usw.), ermöglicht die automatische Weiterleitung der Aufgabe an den entsprechenden Genehmiger. In Umgebungen mit verteilten Entscheidungen ist es besonders nützlich, diese Aufgabe zu mechanisieren.
Workflow zur Auflösung von Ausnahmen
Wie wir bereits im letzten Beitrag erwähnt haben, treten bei mehr als 25 % der Eingangsrechnungen während der Bearbeitung irgendwelche Probleme auf. Die Implementierung eines speziellen Lösungsverfahrens für jede der verschiedenen Arten von Ausnahmen und deren Automatisierung über den Workflow ist ein unverzichtbares Element in einem First-Level-Prozess.
Buchhaltung
Der Zweck der Automatisierung mit Hilfe von Workflow-Tools besteht darin, Rechnungen unbeaufsichtigt und ohne menschliches Eingreifen verbuchen zu können, um auf diese Weise Fehler zu begrenzen und sicherzustellen, dass es keine internen Kontrolllücken gibt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von Workflow-Tools bei der Verbesserung des Prozesses der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sehr hilfreich ist. Sie sind ein wesentliches Element für die Prozessualisierung und Automatisierung, aber wir sollten nicht vergessen, dass sie von anderen Verbesserungen begleitet werden müssen, um einen wirklich effizienten Prozess zu erreichen.
