Da Kreditorenbuchhaltungsabteilungen Automatisierungslösungen für den Rechnungseingang und die automatisierte Rechnungsverarbeitung eingeführt haben, nimmt der Zeitunterschied zwischen einer korrekten Rechnung und einer Rechnung mit einem Problem zu. Eine der arbeitsintensivsten Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung ist die Lösung von Ausnahmen (fehlerhafte Rechnungen).
Bei der Automatisierung von Rechnungsprozessen ist es üblich, sich auf die Rationalisierung von Rechnungen zu konzentrieren, die nicht anfallen, und alle Rechnungen, die nicht korrekt sind und letztlich den größten Arbeitsaufwand im Prozess darstellen, außer Acht zu lassen.
Die Optimierung des Vorfallsprozesses ist von entscheidender Bedeutung, da hier die größten Kosten anfallen, da im Durchschnitt für jede 5 700 Rechnungen mit einem Vorfall ein zusätzlicher Kreditorenbuchhalter benötigt wird.
Behandlung von Ausnahmen und Metriken
Zusammen mit der Konzentration auf die Prozeduralisierung des Ablaufs von Vorfällen müssen wir uns auf Maßnahmen konzentrieren, die den gesamten Prozesszyklus verkürzen: Je länger die Prozesszeit, desto größer die Möglichkeit eines Fehlers und damit die Möglichkeit von Fehlern und Kosten. Aufgaben wie das Dokumentenmanagement sollten überprüft werden, um den Zeitaufwand so gering wie möglich zu halten, wobei das Ziel in Stunden und nicht in Tagen anzusetzen ist.
Um das Verfahren zur Behebung von Ausnahmen zu verbessern, können zwei Arten von Maßnahmen ergriffen werden:
Maßnahmen zur Verbesserung der Erkennungs- und Abgleichsquote mit den Aufträgen.
Dies ist notwendig, da es vorkommt, dass aufgrund der Verwendung von Erkennungsprogrammen einige Rechnungen aufgrund einer fehlerhaften Datenextraktion als problematisch eingestuft werden, obwohl dies nicht der Fall ist (OCR-Programme sind noch lange nicht perfekt und in vielen Fällen ist eine manuelle Überprüfung/Validierung erforderlich).
Dies ist die schwierigste Aufgabe, die intern zu lösen ist. Der Unterschied zwischen 70 % eines Standard-Erkennungs-/Quotierungsverfahrens und einem erstklassigen Verfahren mit mehr als 95 % Genauigkeit liegt in jahrelanger Technologie- und Softwareentwicklung.
Das Verfahren muss mit Mechanismen zur Anpassung und automatischen Fehlerbehebung ausgestattet sein.
Einige Gedanken dazu:
- Automatische Korrektur von Fehlern (z. B. Bestell-/Albaran-Nummern).
- Automatische Lokalisierung der Bestell-/Versandnummern (für Bestellungen, die nicht in der Rechnung aufgeführt sind).
- Iterativer Matching-Prozess mit der Möglichkeit der Selbstanpassung pro Anbieter.
- Verwenden Sie bei der zeilenweisen Erkennung einen fortschrittlichen Algorithmus, der die Auftragszeile und nicht nur die Produktzeile berücksichtigt.
- Ermöglichen Sie den Abgleich mit allen möglichen Kombinationen, nicht nur eine Rechnung pro Auftrag, sondern X Rechnungen zu Y Aufträgen und Z Lieferscheinen, mit unterschiedlicher Anzahl von Detailzeilen.
Folgende Metriken könnten in diesem Bereich zur Überwachung des Prozesses eingesetzt werden:
- Erkennung % = Automatisch erkannte Rechnungen im Verhältnis zur Gesamtzahl der erkannten Rechnungen (automatisch und manuell), ohne zurückgesandte Rechnungen.
- % automatische lieferantenspezifische Erkennung
- Ausnahmen werden automatisch nach Kategorien erkannt, mindestens vier: Menge, Betrag, Lieferscheinfehler, Auftragsfehler.
- % elektronische Rechnungsstellung.
- % Teilabgleich gegenüber Aufträgen oder Lieferscheinen (je nachdem, ob der Abgleich 2WM oder 3WM ist).
Maßnahmen zur Beschleunigung des Verfahrens zur Behebung von Ausnahmen und deren Analyse.
- Klassifizierung von Ausnahmen: Um die Fehlerkategorie auf der Rechnung korrekt zu identifizieren, sollte sie der entsprechenden Person zugewiesen werden. Nicht alle Ausnahmen sollten von den PA-Mitarbeitern bearbeitet werden. Die Ausnahme sollte von der Person gelöst werden, die über das entsprechende Wissen und die erforderlichen Lösungskompetenzen verfügt. Durch eine derartige Klassifizierung der Rechnungen kann die Hauptfehlerquelle besser analysiert und entsprechend gehandelt werden. Der beste Indikator in diesem Bereich ist ein Fälligkeitsbericht: Gesamtrechnungen pro Kategorie vs. Fälligkeit.
- Verbesserung des Zuweisungsprozesses: Die Mitarbeiter der PA sollten die zu lösenden Ausnahmen nicht selbst zuweisen. Das System sollte Ausnahmen auf der Grundlage von mindestens diesen vier Kriterien zuweisen: Wissen/Erfahrung, Art der Ausnahme, Priorität und Dienstalter.
Folgende Metriken könnten zur Überwachung dieses Bereichs eingesetzt werden:
- Anzahl der zur Bearbeitung anstehenden Rechnungen mit einem bestimmten Alter (z. B. Rechnungen, die älter als 3 Tage sind). Dieser Parameter sollte verringert werden, wenn sich der Prozess zu verbessern beginnt.
- P85 (85. Perzentil) Zyklus zur Lösung von Ausnahmen: wie viele Tage werden benötigt, um 85 % der Ausnahmen zu lösen (das Perzentil hängt vom Stand des Prozesses ab; P95 sollte der Zielwert sein).
- P85 für jede Kategorie von Ausnahmen.
