Die strategische Rolle des Reisekostenmanagements im Unternehmen
20. Juni 2014 | Spesenmanagement
Inzwischen haben viele mittlere und große Unternehmen bereits einen ernsthaften Anpassungsprozess durchlaufen, um die Krise zu überstehen. Im Allgemeinen haben sich Personalanpassungen durchgesetzt, aber es gibt immer noch ein großes Potenzial für Einsparungen bei einer ordnungsgemäßen Umgestaltung der Einkaufs- und Kostenkontrollfunktion des Unternehmens.
Einige Unternehmen haben sich an Beratungsdienste gewandt, um ihre Kosten zu optimieren und so einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, und in allen Fällen erfordert die Verbesserung einen wesentlichen ersten Schritt: die Transparenz der Prozesse.
Kontrolle der Unternehmensausgaben: Reisekostenmanagement
Um Verbesserungen zu erzielen, müssen die verschiedenen Faktoren, die die einzelnen Phasen der verschiedenen Prozesse beeinflussen, gemessen und überwacht werden können.
Für die Verwaltung der Personalkosten ist in erster Linie die Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens zuständig, da in dieser Abteilung die in diesem Bereich anfallenden Aktivitäten verbucht und erfasst werden.
Wie Sie in diesem Video sehen können, kann der Prozess im Zusammenhang mit den Spesenabrechnungen der Mitarbeiter sehr unterschiedlich sein, wenn wir es mit einer Abteilung zu tun haben, die im traditionellen Modell verankert ist, oder mit einer Abteilung, die durch neue Technologien aktualisiert wurde und über ein intelligentes Verwaltungsmodell verfügt.
Eine geeignete Lösung für das Reisekostenmanagement kann die Leistung der Kreditorenbuchhaltung erheblich verbessern. Unter dem Gesichtspunkt der Wettbewerbsverbesserung bietet eine automatisierte Anwendung eine Kostenanalyse und die Möglichkeit zur Optimierung von Einsparungen, die sich direkt auf das Endergebnis des Unternehmens auswirkt.
Reisekostenmanagement: 3 wichtige Punkte
Reisekosten
Dies ist eine der Aufgaben, bei denen in großen Unternehmen das meiste Einsparungspotenzial im PA-Management besteht. Es gibt eine Menge Gegenkontrollen und Quervergleiche von Informationszeilen. Für jede getätigte Ausgabe müssen Unterlagen und Belege zugeordnet werden... Es vergeht viel Zeit zwischen Genehmigungen, Kontrollen, Zusammenstellung der Unterlagen, Abrechnung... Die Automatisierung ermöglicht es, einen Arbeitsablauf und eine Vorgehensweise für jeden Punkt des Prozesses nach festgelegten Parametern festzulegen. Und da alles mit allen Arten von zugehörigen Daten aufgezeichnet wird, kann die Prozessparametrisierung entsprechend den festgestellten Ineffizienzen verbessert werden. Subjektivität wird eliminiert, Aufgaben werden in Echtzeit gelöst, unabhängig vom Standort jedes Akteurs im Prozess und viele Zeiträume werden in Momente umgewandelt.
Effektiv vergleichen
Oft wird es wichtig sein, analysieren zu können, welche Mitarbeiter bei ihren Geschäftsreisen weniger "sparsam" sind, und es gibt viele andere Variablen in der Spesenpolitik, die berücksichtigt werden müssen. Die Automatisierung der Mitarbeiterausgaben ermöglicht den Einsatz von Analysetools, die einen objektiven Vergleich zwischen einem Mitarbeiter und einem anderen ermöglichen.
Prüfungen
Die Möglichkeit, Warnungen vor dem Betrugsrisiko bei den Reisekosten der Mitarbeiter zu aktivieren, und eine gute Buchführung angesichts einer externen Prüfung sind zwei gute Gründe, auf die Automatisierung zurückzugreifen, aber wir betonen noch einmal, dass die Möglichkeit, zu messen und zu "sehen", was mit diesen Posten im Unternehmen geschieht, ein entscheidender Teil des Spiels ist, weil sie die Anwendung der Business Intelligence ermöglicht, die für die Unternehmensführung der Zukunft so notwendig ist. Aus den Schlussfolgerungen, die die Mitarbeiter von AP aus den Daten ziehen, als Ergebnis häufiger interner Audits, wird die Einkaufsabteilung die Leitlinien erhalten, die ihre Verhandlungen mit Reisebüros und Lieferanten leiten sollten, oder die Leiter der verschiedenen Abteilungen werden in der Lage sein, die Leistung der kommerziellen Maßnahmen ihrer Mitarbeiter zu bewerten, um ihre Aktionen zu optimieren.
