Empfang von Rechnungen | e-Invoice Provider Portal
Aktuelle Realität - Empfang von elektronischen Rechnungen
Die Verwendung von Papierrechnungen führt zu erheblichen Mehrkosten bei der Bearbeitung der Dokumente sowohl aus Sicht des Kunden als auch aus Sicht des Lieferanten und schränkt potentielle Optimierungsmöglichkeiten der Prozesszyklen ein.
Wie kann man elektronische Rechnungen erhalten? Wie kann man Rechnungen und Dokumente digitalisieren? Wie kann man Lieferantenrechnungen organisieren?
Unser Vorschlag - Rechnungseingangsportal
easyap stellt seinen Kunden das easyei-Portal für den Empfang von Lieferantenrechnungen zur Verfügung, in dem alle Rechnungen in einer zentralen Mailbox eingehen, unabhängig von ihrem Format, e-Rechnung, e-Rechnung, pdf, edi, Papier .....
Die Idee dahinter ist, dass Sie an einem einzigen Punkt Einblick in alle eingegangenen Rechnungen haben, unabhängig davon, in welchem Format der Lieferant sie versendet hat. Die Papier-/PDF-Rechnungen werden gescannt und in digitalisierter Form an den zentralen Briefkasten geschickt.
Die Lieferanten können Rechnungen in verschiedenen Formaten an eine zentrale Stelle senden: pdf, e-invoice, edi, facturae... Unabhängig von der Herkunft und dem Format verfügt die Buchhaltung der Lieferanten über die Rechnungen (mit Bild und Daten) an einer einzigen Stelle zur Bearbeitung.
Die Verwendung von mehrere Verbindungskanäle erleichtern den Anschluss an den zentralen "Briefkasten" für Rechnungen, E-Mail, FTP, Mehrwertnetzwerke wie Peppol... macht den Kunden unabhängig von unterschiedlichen Abrechnungsprotokollen und -formaten. Das manuelle Hochladen von Rechnungen entweder über Web-Rechnung oder aus strukturierten Dateien gehört ebenfalls zum Funktionsumfang des Lieferantenportals.
Von diesem gemeinsamen Punkt aus wird es möglich sein, je nach Art der Rechnung eine Verbindung zu den Bearbeitungsabläufen herzustellen: mit oder ohne Bestellung,Rechnungen, die zur Genehmigung anstehen, um die Aufgaben der Bestätigung, Genehmigung, Kodifizierung, Behebung von Zwischenfällen usw. zu beschleunigen.
Vorteile - easyei Rechnungseingang Anbieterportal
- Sofortige Einsicht in Rechnungen, die nicht mehr zwischen den unterschiedlichen Abteilungen verloren gehen können
- Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
- Erhöhte Produktivität der Prozessakteure, was zu Kosteneinsparungen sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten führt
- Elektronische Buchung aller Prozessvorgänge, wodurch die interne Kontrolle begünstigt wird
- Geringerer Zeitaufwand der Kunden für die Rechnungsgenehmigung und die Lösung von Ausnahmen
- Verbesserung der Beziehung Kunde/Lieferant
- Automatische Rechnungsbuchung
- Ermittlung tatsächlicher Ausgaben
- Erleichtert die Finanzplanung
Wie funktioniert easyei mit dem Rechnungseingang?
Prozess
easyei ist ein webbasiertes E-Invoicing-Provider-Portal, das es Ihnen ermöglicht, alle Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, unabhängig von ihrem Format, an einer einzigen Stelle zu erfassen und in Ihr Buchhaltungssystem zu übertragen. Sie arbeiten mit Bildern und Daten, ohne Papier und ohne uninterpretierbare elektronische Formate.
1. Lieferadresse:
Papierrechnungen können per Paketdienst abgeholt werden oder an ein zentrales Postfach von easyap geschickt werden.
easyap weist Ihnen eine zentrale Adresse MI_Empresa@factura.es oder MY_Company@invoic.es für Ihre Rechnungen in pdf, xml, e-invoice, EDI... zu. Wenn der Kunde ein zentrales Postfach hat, ist keine Änderung erforderlich.
2. Rechnungsstellung:
Die Lieferanten senden ihre Rechnungen in Papierform oder in elektronischem Format (pdf, xml, EDI,...) an die zugeordneten Adressen. Möglichkeit zur Anpassung der Formate pro Lieferant.
Wenn Sie möchten, können Ihre Lieferanten ihre Rechnungen direkt im Webportal erstellen oder über strukturierte Dateien in einem Standardformat hochladen.
Für Papierrechnungen ist die Scanfunktion direkt in das Portal integriert. Für Papier-/Pdf-Rechnungen sind OCR-Verfahren in das Portal integriert, und es werden zertifizierte Scans und elektronische Signaturen verwendet, um elektronische Rechnungen mit voller Rechtsgültigkeit zu erzeugen.
3. Eingang von Rechnungen:
Rechnungen werden unabhängig vom Format im E-Invoicing-Portal easyei von easyap empfangen.
4. Elektronische Unterschrift:
Rechnungen werden elektronisch signiert, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
5. Akzeptanz von Rechnungen:
Die Rechnungen werden nach ihrer Annahme im vereinbarten Format heruntergeladen und/oder an Ihr Buchhaltungssystem gesendet.
Workflow:
Die Einbindung von Matching- und Freigabe-Workflows gehört ebenfalls zum Leistungsumfang von easyap.
Für weitere Informationen klicken Sie hier
6. Elektronische Verwahrungs- und Statusinformationen:
Rechnungen, die im easyei-Portal gespeichert sind, stehen während eines vereinbarten Zeitraums zur späteren Einsichtnahme zur Verfügung.
Die Rückmeldung des Rechnungsstatus als Zahlungsinformation gehört zu den Basisinformationen, die dem Lieferanten angezeigt werden müssen.
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Lieferant und freigesetzte Ressourcen.
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