Es ist üblich, dass Projekte zur Verbesserung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses durchgeführt werden. Ein Aspekt, der überprüft werden muss, ist die Qualität der im Kreditorenstammsatz enthaltenen Informationen.
Es gibt verschiedene Situationen, die in der Regel zu einer solchen Überprüfung führen: hohe Anzahl von Vorfällen pro nicht existierendem Anbieter, hohe Anzahl von Telefonanrufen mit Rückfragen zu verspäteten Zahlungen, Umklassifizierungen aufgrund von Fehlern in Notizen...
Die Bedeutung des Lieferantenstamms
Und eine der ersten Fragen, die wir uns stellen, ist, wer für die Registrierung/Pflege des Lieferantenstamms verantwortlich ist. Die Antwort ist nicht immer die gleiche, obwohl sie in der Regel von der Größe des Unternehmens abhängt. In großen Unternehmen ist dies in der Regel eine Aufgabe, die sich der Einkauf und die Finanz-/Kreditorenabteilung teilen (vor nicht allzu langer Zeit haben wir bereits auf die Bedeutung der Koordination zwischen diesen beiden Abteilungen hingewiesen). In kleinen und mittleren Unternehmen ist dies jedoch eine Aufgabe, die in der Regel von einer Assistentin übernommen wird.
Lieferantenstamm: Informationsqualität
Die Qualität der enthaltenen Informationen beeinflusst viele Aspekte der Rechnungsbuchung:
- Grad der Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses. Je höher der Prozentsatz der Automatisierung sein soll, desto mehr Vertrauen müssen wir in die vorhandenen Daten haben. Wenn wir wollen, dass Rechnungen ohne menschliche Beteiligung fließen, müssen wir blindes Vertrauen in die Wahrhaftigkeit/Qualität der verarbeiteten Informationen haben. Wir können nicht daran denken, Rechnungen automatisch zu verbuchen, wenn die erstellten Aufzeichnungen z.B. eine schlechte Berechnung des Fälligkeitsdatums der Rechnungen aufweisen.
- Interne Kontrolle. Ein Anzeichen für die Unzulänglichkeit des Buchungsprozesses von Kreditorenrechnungen ist, dass bei den durchgeführten Validierungen häufig Situationen festgestellt werden, in denen der Kreditor beim Eingang der Rechnung noch nicht angelegt ist. In dieser Situation sind die Kosten bei Erhalt der Rechnung bekannt, und in den allermeisten Fällen gibt es kein Zurück mehr. Können Sie in dieser Situation die Einhaltung der internen Verfahren für die Auswahl eines Lieferanten oder für die Bereitstellung der Kosten garantieren? Besonders gravierend ist diese Situation in Fällen, in denen der Lieferant als Lieferant mit Bestellung eingestuft werden kann, so dass alle seine Rechnungen durch eine vom Unternehmen ausgestellte Bestellung belegt werden müssen. Wie viele interne Regeln wurden verletzt, so dass ein Lieferant mit Bestellung eine Rechnung ausstellt und der Lieferant nicht einmal in der Datenbank angelegt wird?
- Qualität der Buchhaltungsinformationen. In vielen ERPs, die mit den Stammdaten des Lieferanten verbunden sind, gibt es Informationen aus den Standardsteuerkennzeichen oder Buchhaltungskonten. Wenn diese Informationen nicht korrekt sind, ist es normal, dass der Fehler in die Buchhaltungszuordnung und von dort in die Steuererklärungen übertragen wird. Dies verursacht Probleme bei der Analyse der Buchhaltungsinformationen und führt immer wieder zu Neuklassifizierungen. Und im Falle von Steuererklärungen kann es die Notwendigkeit mit sich bringen, korrigierende Erklärungen und sogar eine Art von Eventualfall/Sanktion einzureichen. Es gibt auch Situationen, in denen derselbe Anbieter mit unterschiedlichen Codes angelegt wird, was Probleme bei der Analyse der Informationen verursacht.
Die Erfahrung in sehr unterschiedlichen Projekten zeigt, dass eine effiziente Verwaltung der eingegangenen Rechnungen als eine ihrer Säulen eine korrekte Erstellung/Pflege des Lieferantenstamms hat. Und ein erster Schritt zur Kosteneinsparung, auch wenn es zunächst nicht so aussieht, besteht darin, dass die Qualität der Stammdaten zuverlässig ist.
