E-Rechnungsstellung
Bearbeitung von Kundenrechnungen
Aktuelle Realität
Die Unterstützung von Papierrechnungen selbst führt zu erheblichen Mehrkosten, die mit der Bearbeitung des Dokuments sowohl aus Sicht des Kunden als auch des Lieferanten verbunden sind, wodurch die Optimierung der Prozesszyklusverkürzung begrenzt wird. All dies, zusammen mit der bevorstehenden Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung, bedeutet, dass die Verbesserung des Kundenfakturierungsprozesses keine Option mehr ist.
Unser Angebot | Kundenportal
easyap stellt seinen Kunden das Kundenportal für die elektronische Rechnungsstellung easyei als Hilfsmodell für den Prozess der Ausstellung, des Versands, der Verbuchung und der Archivierung von Kundenrechnungen zur Verfügung, einschließlich der Anbindung an öffentliche Verwaltungen (AAPP) über FACe, an regionale Finanzbehörden (Haciendas Forales) über TicketBAI und an spezifische Portale. Zusätzlich ermöglicht das easyei-Kundenportal den Kunden die Abfrage / den Download von Informationen, nicht nur von Rechnungen, sondern auch von allen relevanten Informationen im Rahmen der Geschäftsbeziehung. Die Verfolgung der Rechnungsstatus ist ebenfalls Teil des Funktionsumfangs des Portals.
Die Nutzung von elektronischen Rechnungsmechanismen, sei es E-Rechnung, EDI, UBL oder ein beliebiges elektronisch signiertes benutzerdefiniertes Format, hat nicht nur volle Gültigkeit für steuerliche Zwecke, sondern beschleunigt auch den Prozess sowohl aus Sicht des Empfangszyklus als auch der nachfolgenden Phasen des Rechnungsprozesses. Bei Kunden, deren Volumen dies rechtfertigt, ist die Implementierung elektronisch signierter, benutzerdefinierter Formate eine zu berücksichtigende Option, die auf die automatische Verbuchung dieser Rechnungen abzielt.
Die Nutzung eines Kundenportals zur einfacheren Abfrage/Download und Ausstellung von Duplikaten Ihrer Rechnungen reduziert das Incident-Aufkommen und fördert eine engere Kunden-/Lieferantenbeziehung, zusätzlich zur Einhaltung der Anforderungen der neuen E-Invoicing-Vorschriften.
Im Überblick sind dies die Elemente des Prozesses.
Vorteile
- Die neuen gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungsstellungs-Vorschriften erfüllen.
- Wirtschaftliche Einsparungen durch die Eliminierung von Druck- und Portokosten
- Zustellgarantie der Rechnung an den Kunden und deren Nachverfolgbarkeit
- Verkürzung des Zyklus von der Ausstellung bis zur Zustellung an den Kunden
- Steigerung der Produktivität der Prozessbeteiligten mit den daraus resultierenden Kosteneinsparungen
- Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehung
- Automatische Buchung der ausgestellten Rechnungen
- Elektronische Erfassung der durchgeführten Vorgänge
- Direkte Anbindung an FACe und TicketBAI und Peppol.
Elektronische Rechnung mit easyei (der E-Rechnungsstellungsplattform von easyap)
Der Rechnungsstellungsprozess ändert sich nicht, die einzige Änderung betrifft den Versand der Rechnungen an die Kunden, wobei jeder Kunde die Rechnungen in einem rechtlich gültigen und von seinen Abrechnungssystemen akzeptierten elektronischen Format erhält.
Wir sollten nicht vergessen, dass es kein einziges gültiges Format für elektronische Rechnungen gibt, jeder Kunde ein anderes wählen kann, E-Rechnung, EDI, UBL … und einen spezifischen Versandkanal von den einfachsten wie E-Mail oder FTP bis hin zur Web-Rechnung oder Mehrwertnetzwerken wie Face B2B, Peppol ….
Benutzer von easyei können die für ihre Kunden ausgestellten Rechnungen mithilfe einer der folgenden Methoden hochladen:
- WEB-Rechnung: Manuelle Eingabe von Rechnungen direkt im easyei-Portal
- Automatisches Hochladen oder Importieren von strukturierten Dateien in Standardformaten wie XML, CSV oder Excel.
- Nutzung der easyei-Funktion zum Scannen von Rechnungen und Validierung der automatisch per OCR extrahierten Daten.
- Hochladen von PDF-Dateien und Validierung der automatisch per OCR extrahierten Daten.
- Personalisierte Formate nach vorheriger Bewertung durch easyap.
Alle elektronischen Formate ermöglichen den gleichzeitigen Versand von elektronischen Rechnungen und elektronisch signierten PDF-Rechnungen.
Kunden können ihre Rechnungen im von ihnen akzeptierten gültigen elektronischen Format auf den folgenden Wegen erhalten:
- Direkter Download aus dem easyei-Kundenportal
- E-Mail (Sicherstellung des Versands und Verwaltung von Ablehnungen)
- FTP
- Hochladen in deren spezifische Portale (per E-Mail oder FTP)
- mit personalisierten Schnittstellen nach vorheriger Bewertung durch easyap.
Das easyei-Kundenportal wird die Anpassung an die neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erleichtern, indem es den Kunden die Rechnungen in den rechtlich gültigen Formaten zur Verfügung stellt und über deren Status gemäß den Vorschriften informiert.
Kundenportal
Als Teil der easyap E-Rechnungslösung ist das Kundenwebportal enthalten, das darauf ausgelegt ist, dass der Kunde selbst alle Anfragen lösen kann, die er normalerweise an die Debitorenbuchhaltung sowie an jede andere Abteilung des Unternehmens richtet. Die Lösung basiert auf der digitalen Transformation, Automatisierung und Standardisierung, wobei die folgenden Punkte hervorzuheben sind:
- Kompletter Kreislauf: Möglichkeit, dem Kunden Informationen zu jeder Phase und jedem Status der Rechnungen zu geben.
- Herunterladen von Rechnungen und Duplikaten.
- Möglichkeit zur Verwaltung von Rechnungsbegleitdokumenten.
- Verwaltung aller Arten von Geschäftsdokumenten, Preislisten, Lieferscheinen ….
- Multi-Kanal, Kundeninformationssystem, ergänzt durch ein Incident-Management-System.
- Möglichkeit zur Automatisierung der Pflege von Kontaktdaten im Kundenstamm.
- Bidirektional.
- 24×7.
- Schulungsverfahren und Beantwortung von „FAQ“.
Wie funktioniert easyei bei der Rechnungsstellung?
Prozess
easyei ist eine Webanwendung, die entwickelt wurde, um schnell und einfach elektronische Rechnungen auszustellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um deren Gültigkeit zu gewährleisten. Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die bei der Ausstellung elektronischer Rechnungen befolgt werden können.
1. Rechnungsstellung:
Die Rechnungen werden im Buchhaltungs-/ERP-System des Kunden ohne Änderungen ausgestellt (Rechnungsdruck nicht erforderlich).
Die Rechnungen werden für die Übertragung an das easyei-Portal exportiert (Format anpassbar und flexibel für jeden Kunden).
2. Senden von Rechnungen an easyei:
Die erzeugten Rechnungen werden zusammen mit ihren Anhängen an das Kundenportal für elektronische Rechnungsstellung easyei gesendet/hochgeladen. Die automatische Erfassung aus dem Buchhaltungssystem durch das easyei-Portal ist ebenfalls eine Option.
Auf Wunsch können Sie Ihre Rechnungen direkt im Portal via Web erstellen.
3. Empfang von Rechnungen
4. Elektronisches Rechnungsformat pro Kunde:
Konfigurieren Sie das elektronische Rechnungsformat, in dem Sie an jeden Ihrer Kunden senden möchten (facturae, e-invoice, brl, edi, SAP,..).
Der Versand auf Papier ist ebenfalls zulässig.
5. Rechnungsunterschrift:
Die Rechnungen werden entweder vom Aussteller oder vom Portalzertifikat signiert.
6. Rechnungsversand:
Die Rechnungen werden in dem vereinbarten Format an jeden Ihrer Kunden gesendet.
Der Versand von Buchhaltungsdateien im Format der wichtigsten ERPs (SAP, JDE, Oracle, Navision,..) ist ebenfalls möglich.
7. Empfangsbestätigung:
Auf Wunsch wird eine Empfangsbestätigung übermittelt, sobald die Rechnung von Ihrem Kunden empfangen wurde.
8. Rechnungsstatus:
Es kann automatisch ermittelt werden, ob der Kunde die gesendete Rechnung akzeptiert oder ablehnt oder ob diese ordnungsgemäß empfangen wurde. Ebenso die Zahlungsinformationen.
9. Rechnungsarchivierung:
Die Rechnungen werden im easyaei-Portal archiviert und stehen für die spätere Einsichtnahme durch Sie oder Ihre Kunden während des vereinbarten Zeitraums zur Verfügung.
Die Einsichtnahme in die Rechnungen und/oder deren Zusatzinformationen und Status ist direkt durch den Kunden möglich.
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedener Kunde und freigewordene Ressourcen.
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