Ausstellung von elektronischen Rechnungen
Bearbeitung von Kundenrechnungen
Aktuelle Situation
Allein die Unterstützung von Papierrechnungen führt zu erheblichen Kostenüberschreitungen bei der Bearbeitung des Dokuments, sowohl aus Sicht des Kunden als auch des Lieferanten, und schränkt die Möglichkeiten zur Optimierung der Verkürzung der Prozesszyklen ein, was zusammen mit der bevorstehenden obligatorischen Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung bedeutet, dass die Verbesserung des Prozesses der Kundenfakturierung keine Option ist.
Unser Vorschlag : Kundenportal
easyap stellt seinen Kunden das easyei e-invoicing Kundenportal als Modell zur Verfügung, um den Prozess der Ausstellung, des Versands, der Abrechnung und der Speicherung von Rechnungen an Kunden zu unterstützen, einschließlich der Verbindung mit öffentlichen Verwaltungen über FACe, regionalen Steuerbehörden über TicketBAI und spezifischen Portalen. Darüber hinaus können Kunden über das easyei-Kundenportal nicht nur Informationen zu Rechnungen, sondern auch zu allen relevanten Informationen in der Geschäftsbeziehung einsehen/herunterladen. Die Verfolgung des Rechnungsstatus ist ebenfalls Teil des Funktionsumfangs des Portals.
Die Verwendung elektronischer Rechnungsstellungsmechanismen, sei es E-Invoicing, edi, UBL oder ein anderes maßgeschneidertes elektronisch signiertes Format, ist nicht nur steuerlich uneingeschränkt gültig, sondern beschleunigt auch den Empfangszyklus und die nachfolgenden Phasen des Rechnungsprozesses. Für Kunden, deren Volumen es rechtfertigt, ist die Einführung von elektronisch signierten personalisierten Formaten eine zu erwägende Option, die auf die automatische Abrechnung derselben ausgerichtet ist.
Der Einsatz eines Kundenportals zur Erleichterung der Abfrage/des Herunterladens und der Ausstellung von Rechnungsduplikaten verringert die Anzahl der Vorfälle und fördert eine engere Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten. Außerdem erfüllt es die Anforderungen der neuen E-Invoicing-Verordnung.
Dies sind auf oberster Ebene die Elemente des Prozesses.
Vorteile
- Erfüllen Sie die neuen gesetzlichen Anforderungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung.
- Wirtschaftliche Einsparungen durch Wegfall von Druck- und Portokosten
- Garantierte Zustellung von Rechnungen an die Kunden und Rückverfolgbarkeit
- Reduzierung der Arbeit von der Austellung bis hin zum Versand an den Kunden
- Erhöhte Produktivität der Prozessakteure mit daraus resultierenden Kosteneinsparungen
- Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehung
- Automatische Buchung von Ausgangsrechnungen
- Elektronische Aufzeichnung der durchgeführten Aktionen
- Direkte Zusammenschaltung mit FACe und TicketBAI und Peppol.
Elektronische Rechnungsstellung mit easyei (die elektronische Rechnungsstellungsplattform von easyap)
Das Verfahren zur Ausstellung von Rechnungen bleibt unverändert, die einzige Änderung ist der Versand der Rechnungen an die Kunden, wobei jeder Kunde die Rechnungen in einem elektronischen Format erhält, das rechtsgültig ist und von seinen Abrechnungssystemen akzeptiert wird.
Vergessen wir nicht, dass es nicht nur ein einziges gültiges elektronisches Rechnungsformat gibt, sondern dass jeder Kunde ein anderes wählen kann: E-Invoice, EDI, UBL... und einen bestimmten Übermittlungskanal, von den einfachsten wie E-Mail oder FTP bis hin zur Web-Rechnungsstellung oder Mehrwertnetzwerken wie Face B2B, Peppol.....
easyei-Benutzer können Rechnungen, die sie an ihre Kunden ausgestellt haben, mit einer der folgenden Methoden hochladen:
- WEB Invoice manuelle Rechnungserfassung direkt im easyei-Portal
- Automatischer Upload oder Import von strukturierten Dateien in Standardformaten wie XML, CSV oder Excel.
- Nutzung der easyei-Funktion zum Scannen von Rechnungen und Validierung der automatisch durch OCR extrahierten Daten.
- Laden von PDF-Dateien und Validierung der automatisch durch OCR extrahierten Daten.
- Maßgeschneiderte Formate mit vorheriger Bewertung durch easyap.
Alle elektronischen Formate ermöglichen den gleichzeitigen Versand von elektronischen Rechnungen und elektronisch signierten PDF-Rechnungen.
Die Kunden können ihre Rechnungen in dem von ihnen akzeptierten gültigen elektronischen Format auf folgende Weise erhalten:
- Direkter Download aus dem easyei Kundenportal
- E-Mail (Sicherung von Sendungen und Rechtsmanagement)
- ftp
- Hochladen auf Ihre spezifischen Portale (per E-Mail oder ftp)
- mit maßgeschneiderten Schnittstellen mit vorheriger Bewertung durch easyap.
Das easyei-Kundenportal erleichtert die Einhaltung der neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, indem es den Kunden die Rechnungen in den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten zur Verfügung stellt und sie über ihren Status gemäß den Vorschriften informiert.
Kundenportal
Als Teil der elektronischen Rechnungslösung von easyap ist das Webportal des Kunden enthalten, so dass der Kunde selbst alle Fragen klären kann, die er üblicherweise an den Debitorenbereich sowie an jede andere Abteilung des Unternehmens richtet. Die Lösung basiert auf dem digitale TransformationDie Lösung basiert auf digitaler Transformation, Automatisierung und Prozessualisierung und hebt die folgenden Punkte hervor:
- Vollständiger Kreislauf: Möglichkeit, den Kunden über jede Phase und den Status der Rechnungen zu informieren.
- Rechnungen und Duplikate herunterladen .
- Möglichkeit der Verwaltung der den Rechnungen beigefügten Unterlagen.
- Verwaltung aller Arten von Handelsdokumenten, Preistabellen, Lieferscheinen ....
- Multi-viaKundeninformationssystem, ergänzt durch ein Störungsmanagementsystem.
- Möglichkeit, die Pflege der Kontaktdaten im Kundenstamm zu automatisieren.
- Bidirektional.
- 24×7.
- Schulungsverfahren und "FAQ"-Lösung
Wie funktioniert easyei bei der Ausstellung von Rechnungen?
Prozess
easyei ist eine Webanwendung, die entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen schnell und einfach in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen auszustellen und somit ihre Gültigkeit zu gewährleisten. Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die zur Ausstellung elektronischer Rechnungen befolgt werden können.
1. Ausstellung von Rechnungen:
Rechnungen werden im Buchhaltungs-/ERP-System des Kunden ohne jede Änderung ausgestellt (Drucken der Rechnung nicht erforderlich).
Rechnungen werden zur Übertragung an das easyei-Portal exportiert (anpassbar und für jeden Kunden definierbar)
2. Rechnungen an easyei senden:
Die generierten Rechnungen mit ihren Anhängen werden an das easyei e-invoicing Kundenportal gesendet/aufgeladen. Auch die automatische Abholung aus dem Buchhaltungssystem über das easyei-Portal ist eine Option.
Wenn Sie es wünschen, können Sie Ihre Rechnungen direkt auf dem Webportal erstellen.
3. Rechnungseingang
4. Format der e-Invoice gemäß Kunde:
Legen Sie fest in welchem Format Ihre Kunden die elektronischen Rechnungen erhalten sollen (Facturae, E-Invoice, brl, edi, SAP,...).
Der Versand in Papierform wird ebenfalls unterstützt.
5. Unterschrift von Rechnungen:
Rechnungen werden entweder vom Aussteller oder vom Zertifikat des Portals unterzeichnet.
6. Versendung der Rechnungen:
Die Rechnungen werden jedem Ihrer Kunden im vereinbarten Format zugestellt.
Die Zusendung von Buchhaltungsdateien im Format der wichtigsten ERPs (SAP, JDE, Oracle, Navision,...) ist ebenfalls möglich.
7. Empfangsbestätigung:
Wenn Sie es wünschen, wird eine Empfangsbestätigung ausgestellt, wenn die Rechnung bei Ihrem Kunden eingeht.
8. Status der Rechnung:
Sie können automatisch feststellen, ob der Kunde die eingereichte Rechnung akzeptiert oder ablehnt oder ob die Rechnung ordnungsgemäß eingegangen ist. Sowie die Zahlungsinformationen.
9. Aufbewahrung von Rechnungen:
Die Rechnungen werden im easyaei-Portal aufbewahrt und stehen Ihnen oder Ihren Kunden während eines vereinbarten Zeitraums zur Einsicht zur Verfügung.
Die Einsichtnahme in die Rechnungen und/oder die ihnen beigefügten Informationen und Auszüge ist für den Kunden direkt zugänglich.
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Gegenseitiger Nutzen: zufriedene Kunden und frei werdende Ressourcen.
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