Lieferantenrechnungsprozess

Enagas

Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses eines Energieriesen wie Enagás. Das war die Herausforderung, die uns gestellt wurde und die wir mit sehr zufriedenstellenden Ergebnissen angenommen haben. Und eine Erfahrung, von der wir auch berichten möchten.

Ziele

Digitale Transformation des Unternehmens

Globale elektronische Rechnungsstellung

Vereinheitlichung des Rechnungsstellungsprozesses des Unternehmens

Zentralisierung des Rechnungsstellungsprozesses

Enagás (Compañía Nacional de Gas) ist ein bekanntes, führendes Unternehmen im Energie- und Infrastrukturbereich, das mit Gas- und erneuerbaren Gas-Transportnetzen arbeitet und in verschiedenen Teilen der Welt tätig ist.

Vor easyap:

Das Unternehmen Enagás wandte sich an uns, um seine Ressourcen und alles rund um seinen Rechnungsstellungsprozess zu optimieren. Wir haben festgestellt, dass die Gelegenheit für eine schöne Herausforderung, die wir mit unserer Erfahrung erfolgreich umsetzen konnten.

Die Aufgabe war nicht einfach:

Enagás hatte einen vollständig manuellen Prozess für AP-Rechnungen.
Sie hatten keinen vollständigen Überblick über den Prozess und befanden sich in einer dezentralisierten Umgebung.

Nach easyap:

Über 85 % der Rechnungen werden automatisch verbucht.
Es werden mehr als 40.000 Rechnungen pro Jahr verwaltet, wobei das Team vollständigen Zugriff auf jede Rechnung hat.
Die gesamte Rechnungsstellung der verschiedenen Unternehmen der Gruppe wurde auf einer einzigen Plattform vereinheitlicht.
Es ist Teil der massiven digitalen Transformation des Geschäfts.
Zentrale Rechnungsstellung mit vollständiger Transparenz und Prozessmessung
Sie haben eine feste Kostenposition in eine variable umgewandelt.

Die Ergebnisse sprechen für sich für sich: Steigerung der Produktivität und Zeitoptimierung durch Automatisierung und eine verbesserte Kunden-/Lieferantenbeziehung mit einer besseren Zugänglichkeit des Teams zu jeder Rechnung.

Prozess

Zunächst haben wir alle Rechnungsmanagementprozesse des Unternehmens in einem zentralisierten System zusammengeführt. Wir haben alle Prozesse anhand von Workflows validiert und alle bestehenden Konflikte gelöst. Außerdem konnten die Kosten gesenkt werden, da jede eingegangene Rechnung einzeln berechnet wurde, anstatt einen festen Preis festzulegen. Ein wichtiger und zunehmend bedeutender Aspekt ist die Verwendung der elektronischen Rechnung.

Ergebnisse

Verbesserte Barrierefreiheit

Sofortige Sichtbarkeit der Rechnungen für jeden Vorgang für das gesamte Team.

Variable Kosten X Fixkosten

Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten, da der Preis pro Rechnung berechnet wird.

Höhere Produktivität

Durch den Zugriff auf alle Informationen im System steigt die Produktivität der Akteure.

Vollständige Prozesskontrolle

und der gesamte Prozess wird Schritt für Schritt kontrolliert.

Zeitoptimierung

Weniger Zeitaufwand für die Genehmigung von Rechnungen und die Bearbeitung von Ausnahmen.

Bessere Beziehung zwischen Kunde und Lieferant

Da alles auf einer Plattform vereint ist, ist die Fluidität größer und die Beziehung ebenfalls.

Automatische Rechnungserfassung:

Optimierung der für die Buchhaltung aufgewendeten Stunden.

Ermittlung tatsächlicher Ausgaben

Die Verwaltung und Prognose der Ausgaben wurde stark optimiert.

Bessere Finanzplanung

Mit den Informationen, die an einem Ort verfügbar sind, verbessert sich die Planung.

Greifbare Ergebnisse

Dank der Verwaltung und Erfassung von Daten und Prozessen kann alles eingesehen und gemessen werden.

„In den letzten vier Jahren haben wir bei Enagás einen Prozess mit einem hohen manuellen Anteil für die Verwaltung von Rechnungen mit Lieferanten zu einem automatischen Buchungsprozess mit elektronischer Genehmigung und in unser ERP integrierter Auftragsabgleichung weiterentwickelt. Dank der Rückverfolgbarkeit von Ereignissen und der Implementierung von Geschäftsregeln wird die Einhaltung der internen Kontroll- und Auditrichtlinien gewährleistet, was für ein im IBEX35 notiertes Unternehmen von großer Bedeutung ist.“

-Finanzdirektor Enagás