Factura online: características, ventajas y sus diferencias con otras facturas

Mar 20, 2023 | Facturación electrónica

Aunque lo puedas pensar, no estás solo. No eres el único que aún se siente perdido en este nuevo panorama digital. Por eso, no te preocupes si cada día tienes dudas sobre la facturación electrónica de tu empresa. Para aclarar este término clave en el mundo de la contabilidad y las finanzas, desde easyap hemos elaborado este artículo sobre la factura online. Te explicamos qué es, cuáles son sus principales características, si se diferencia en algo de la factura electrónica y qué ventajas puede aportar.

¿Qué es una factura online? 

Comenzando por una definición, en easyap, expertos en facturación electrónica diríamos que una factura online es cualquier documento que generas, envías y gestionas a través de medios electrónicos. A su vez, sustituye a la factura tradicional en papel, prácticamente en desaparición. Por ende, debe cumplir los mismos requisitos legales y fiscales que ésta. 

Toda factura online debe contener la información detallada sobre una transacción comercial. Es decir, en ella debes incluir todos los datos legales que fija el Gobierno. Nos referimos a los datos de facturación del vendedor y del comprador, los productos o servicios adquiridos, la fecha de la compraventa y el vencimiento, el precio o los impuestos correspondientes a la operación. 

Aunque más adelante entraremos en detalle sobre los beneficios que ofrece, ya adelantamos los principales. Este tipo de facturas ayudan a la automatización de los procesos administrativos y contables de una empresa. Además, también permiten a las autoridades fiscales controlar mejor los flujos económicos del tejido empresarial. Lo que se conoce como trazabilidad. Incluso, aportan a las empresas otro tipo de ventajas como la eliminación del consumo de papel y el impacto ambiental.

Ventajas de las facturas electrónicas 

Como te adelantamos en el párrafo anterior, la factura online, por su formato, aporta numerosos beneficios. No solo a las compañías, sino que también es muy útil para los organismos que regulan la fiscalidad de un territorio. Aparte, el planeta también agradece el uso de este tipo de factura. A continuación, te detallamos las principales ventajas de la factura online.

Ahorro de tiempo y costes económicos 

Al generar tus facturas online y enviarlas estarás llevando a cabo un proceso de facturación mucho más rápido y eficaz. Por lo tanto, económicamente te sale más rentable. Además, el proceso de recepción y gestión de estas facturas también es más eficiente, lo que te permite ahorrar tiempo y reducir los costes de gestión derivados.

Reducción del impacto medioambiental 

Al eliminar el uso del papel, la tinta y los envíos físicos con servicios de mensajería y paquetería, las facturas online contribuyen a reducir el impacto medioambiental de las empresas. Por lo tanto, son un elemento perfecto también para que promuevas la sostenibilidad. 

Mayor seguridad y confidencialidad 

Las facturas online están protegidas por medidas de seguridad y encriptación. Por lo tanto, garantizan la confidencialidad en cuanto a la gestión de datos y evitan posibles fraudes o falsificaciones de los propios documentos.

Automatización de procesos 

Este tipo de facturas, al ser procesadas automáticamente por sistemas como el de easyap, reducen los errores humanos. A su vez, también acortan el tiempo que tu equipo tendrá que dedicar al proceso de facturación e, incluso, pueden integrarse de forma automática con otros sistemas y procesos que lleves a cabo en tu compañía.

Facilidad de acceso y mejor almacenamiento 

Las facturas digitales u online las puedes gestionar de una forma mucho más cómoda. La razón es que puedes acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet y se almacenan de forma segura y duradera en servidores o sistemas de almacenamiento en la nube. Así mismo, facilitas su consulta a equipos, proveedores y clientes en cualquier momento, lo cual mejorará tu comunicación y relación con ellos.

¿Son lo mismo las facturas online y las facturas electrónicas? 

Llegados a este punto, hay muchas personas que, al no conocer bien el mundo digital, se plantean una pregunta que puede parecer extremadamente sencilla: ¿Son lo mismo las facturas online y las facturas electrónicas? No obstante, no está de más responder y explicar qué diferencia cada término. 

La respuesta es que sí. Las facturas online y las facturas electrónicas son términos que utilizamos indistintamente para referirnos a cualquier tipo de factura que se transmite por medios electrónicos. Ambas hacen referencia a toda factura que cumple con los requisitos legales y fiscales de un país o región específica, pero que generas y envías digitalmente, en lugar de ser impresa y enviada por correo postal. 

La diferencia es que el término “online” es un anglicismo que hemos adoptado en nuestro lenguaje. Traducido literalmente, hablaríamos de factura en línea. A su vez, el término electrónico hace referencia a la misma idea. Por lo tanto, a efectos prácticos, factura electrónica y factura online sí son lo mismo.

¿Una factura en PDF es igual que una factura electrónica? 

Cuando surgen dudas es al comparar las facturas en PDF y estas facturas online. ¿Son lo mismo? ¿Cuál conviene más? ¿Por qué utilizar una u otra? 

Como hemos definido al inicio del artículo, la factura online se genera y se envía directamente desde un software de facturación como el de easyap. Es decir, con un sistema de facturación electrónica o plataforma de contabilidad en la nube, el cual se gestiona a través de internet y desde él también se envía el archivo directamente al destinatario mediante la propia plataforma. 

En cambio, una factura en PDF (llamada así por su formato, que significa Portable Document File) es una versión electrónica de una factura impresa en papel, la cual se puede descargar desde un sitio web o correo electrónico. No obstante, necesitas de un espacio en el que almacenarlas, ya sean carpetas, memorias de dispositivos o espacios en la nube. En caso de que las guardes en carpetas o memorias de un dispositivo, hay más riesgo de pérdida de los archivos en caso de avería del dispositivo en cuestión. 

Por otro lado, cabe destacar que el formato de las facturas es un tema relevante. Sobre todo, de cara a presentar impuestos en según qué regiones y de cara a ciertas autoridades fiscales. Ambas son algunos organismos gubernamentales tan solo aceptan determinados formatos y/o plataformas: UBL, FACE… 

Por lo tanto, podemos decir que la principal diferencia entre una factura online y una factura en PDF es que la primera la generas, gestionas y envías directamente desde un software como el nuestro, mientras que la segunda es una versión electrónica de una factura impresa y descargable en ese mismo formato. Aun así, no es tan cómoda por las limitaciones que ofrece ese único formato PDF, que es descargable y por su almacenamiento. 

¿Cómo aumentan la productividad de un negocio? 

El caso es que tanto las facturas online aumentan la productividad de un negocio de varias maneras: 

  Ahorrando tiempo en todo el proceso de creación, validación, emisión y gestión de la factura.
  Reduciendo los errores de entrada de datos y los errores humanos. Así mismo, se disminuye el tiempo y los recursos necesarios para corregir dichos errores.
  Optimizando el seguimiento, ya que éste será más sencillo y preciso. Esto ayuda a las empresas a administrar mejor su flujo de caja o cash flow.
  Ofreciendo un mejor acceso y un almacenamiento más seguro. Las facturas online se almacenan de forma segura en la nube y acceder a ellas es muy sencillo. 

Así que las facturas online permiten poner el foco en otras áreas del negocio, lo que aumenta la productividad en general. 

Razones para utilizar un software de facturación electrónica 

Ahora bien, es posible que lo que te dé pánico sea gestionar tú el proceso de crear y enviar una factura online. En ese caso, no tienes de qué preocuparte. Es aquí donde entra en juego una solución como la de easyap. Nuestro software genera y envía tus facturas sin ningún tipo de complicación. Y no solo eso, sino que las almacena en la nube para que tú, tu equipo, tus clientes y tus proveedores accedan a ellas. 

A su vez, nuestro software, además de hacer tu factura online, también te permite validarlas. O sea, que crea una factura que cumpla con los requisitos legales que exija tu región o país. 

Además, con nuestra solución mantienes guardadas en la nube tus facturas online durante el tiempo que establezca la ley. De esa forma, en caso de auditoría fiscal o por necesidades del negocio, tú u otra persona autorizada podéis comprobarlas o revisarlas. 

Incluso, con la solución que desarrollamos para ti en easyap, disfrutarás de un programa que va mucho más allá de la creación de facturas digitales. Con nuestra solución: 

  • Emitirás todo tipo de facturas electrónicas a clientes directamente desde el software.
  • Dispondrás de un portal en el que podrás gestionar toda la recepción de facturas en papel y electrónicas de tus proveedores.
  • Instalarás un sistema que es compatible con cualquier otro paquete de contabilidad y/o flujo de trabajo ERP que puedas estar utilizando.
  • Pagarás por cada factura procesada, por lo que es una solución que se adapta a cualquier clase y volumen de negocio.
  • Tus empleados podrán introducir cómoda y rápidamente todos los gastos que tengan derivados de sus actividades laborales.

Llevamos más de dos décadas trabajando este tipo de soluciones en todo tipo de industrias y en diversos países. Por eso, además de contar con el conocimiento del mundo financiero y el dominio de la tecnología, tenemos una dilatada experiencia en proyectos de todo tipo. Solo tienes que contactarnos para saber más y poder comenzar con la digitalización de tu empresa y de tus facturas.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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