Qué es la factura electrónica en 6 preguntas y respuestas

Mar 14, 2022 | Factura electrónica

Factura electrónica. Es probable que conozcas el término porque lo has leído en otros artículos (si son de nuestro blog, mejor). O también es muy posible que ya conozcas lo que es porque en tu empresa, sea esta del tamaño que sea, ya la utilicéis en vuestro día (esperemos que con nuestra solución). O, quizás, aunque no estés seguro de qué es exactamente, debido a su reciente popularidad, por lo menos ya has oído hablar del concepto. Sea cual sea tu caso, si estás leyendo estas líneas es porque te interesa investigar sobre qué es la factura electrónica, dado que está sonando cada vez más en los medios. Así que, desde easyap, vamos a desgranártelo con las siguientes seis preguntas y respuestas. 

¿Qué es la factura electrónica?

La primera de todas tenía que ser la más básica y esencial. ¿Qué es la factura electrónica? Es llevar a cabo el tradicional proceso de autentificar una operación de compra o intercambio de bienes o servicios entre un emisor y un receptor, pero con la salvedad de que se realiza de forma digital. Es decir, lo que hasta hace muy poco (y en algunos sectores aún se sigue haciendo) se realizaba en papel, ahora, mediante la facturación online, se lleva a cabo de forma digital. 

Para ello es necesario contar con programas informáticos capaces de emitir estas e-facturas. Softwares como el de easyap con los que tú, como emisor, simplemente te ocupas de rellenar los campos típicos de cualquier factura y enviársela a tu cliente. El sistema se ocupa de que le llegue y, además, registra toda esa información dentro del propio sistema. 

De esta forma, el proceso global de facturación de una PYME o gran empresa es mucho más ágil. Con un sistema de facturación electrónica, además de enviar tus facturas desde donde quieras, todos esos datos tan necesarios para la contabilidad del negocio quedan almacenados y segmentados para una cómoda gestión posterior de los mismos. Hablamos de esos laboriosos procesos de hacer balances, los cuales, con la digitalización de la facturación en PYMES y empresas de toda clase de tamaño, son mucho más simples y sencillos. 

¿Qué es la recepción de facturas digitales?

Quizás, si no estás muy familiarizado con el mundo de la empresa y menos aún con la contabilidad de la misma, te suene extraño el término “recepción” de facturas electrónicas. Nada más lejos de la realidad. La recepción de facturas digitales es la aceptación, gestión y pago digital como cliente de una factura emitida por un proveedor por la compra de un bien o servicio. O sea, lo contrario de emisión. 

El caso es que ahora te puedes preguntar: ¿un sistema como el de easyap también se encarga de la recepción de facturas electrónicas? La respuesta es sí. Igual que para explicarte lo que es la factura electrónica te comentábamos que nuestro software se encargaba de emitir cada factura y registrarla, en el caso de las facturas que recibes, también. Los datos recogidos en las mismas se guardan automáticamente en el sistema, facilitando enormemente el proceso de la contabilidad a cualquier directivo financiero o contable de cualquier empresa. 

¿Cuáles son las ventajas que ofrecen frente a las convencionales?

En el punto anterior decíamos que las e-facturas agilizan en gran medida los procesos de contabilidad en las empresas. Sin embargo, las facturas digitales ofrecen varias ventajas más, lo cual hace que cada vez más compañías estén utilizándolas. A continuación, enumeramos los principales beneficios de lo que es la facturación electrónica y su aplicación en los negocios: 

  • Ahorran mucho tiempo, ya que al ser digitales el envío y la recepción de las mismas son mucho más veloz y ágil que entregar una factura convencional en mano o por correo.
  • Ofrece la posibilidad de gestionar el workflow de las facturas de un negocio desde cualquier lugar. 
  • Mediante el sistema y los campos prediseñados para cada factura, el proceso de rellenar campos y emitir una factura es mucho más rápido que hacerlo a mano, ayudados además por la posibilidad de tener ya guardados los datos de clientes o proveedores antiguos. 
  • El registro de los datos y la información tanto global como particular de cada factura, permite un posterior análisis contable general mucho más rápido. 
  • Por el mismo motivo de que se registran y guardan todas las facturas, todas las personas del departamento financiero que tengan permiso podrán acceder a un único sitio o espacio unificado en el que consultar la información. 
  • Todas las operaciones que se vayan realizando quedan registradas en el sistema y dejan rastro de qué recorrido siguen. Por lo tanto, la factura electrónica es de gran utilidad a nivel tributario y para cumplir con las exigencias fiscales que correspondan. 
  • Tiene hasta una ventaja de carácter social y sostenible, puesto que reduce drásticamente el consumo de papel y tinta en oficinas y almacenes. 

Como puedes observar, una de las palabras que más se repite entre las ventajas de la facturación electrónica es “ahorro”. Un verdadero tesoro para todo empresario, contable o directivo financiero. 

¿Por qué es tan popular la factura electrónica últimamente?

Cambiando de tercio, vamos con la actualidad. ¿Por qué se ha vuelto tan popular la factura electrónica en los últimos tiempos? Por tecnología y por su aparición en los medios, podríamos responder. 

Por un lado, si hablamos desde el punto de vista tecnológico, la facturación electrónica es tan importante porque forma parte de todo este proceso de cambio que estamos viviendo de la mano de internet: la transformación digital. Ahora las personas compramos y vivimos internet y las empresas, ávidas de clientes, también. Las herramientas que utilizan para captarlos son digitales, así que ¿por qué no lo iban ser las pruebas y documentos de esas operaciones comerciales? 

Por otra parte, desde la perspectiva de los medios, la facturación electrónica es muy relevante por lo que acabamos de citar en el punto anterior. Los estados, comunidades autónomas, etcétera no dejan de tener un funcionamiento similar al de grandes empresas: comercializan bienes y servicios y gestionan impuestos. Con la facturación electrónica pueden controlar mucho mejor la fiscalidad y la tributación de las empresas y éstas, a su vez, cumplir debidamente. 

¿Es obligatoria la facturación electrónica en España? 

Por la razón comentada en el párrafo superior cada vez hay más países en los que es obligatoria la factura electrónica. Sin ir más lejos, hablamos de todas las Administraciones Públicas de la UE. Todas ellas tienen que emitir facturas digitales obligatoriamente desde abril del 2020, según la directiva 2014/55/UE.

La UE es el principal motor de la factura digital. Pero a todas esas naciones se unen países europeos externos como son Moldavia, Ucrania, Bielorrusia, Suiza, Noruega, Turquía, Albania, Reino Unido, Islandia y Liechtenstein. Incluso, países como Singapur han fomentado la aplicación de la factura electrónica con políticas en las que la subvencionan económicamente, como sucede con el sistema PEPPOL.

A su vez, la factura electrónica en España es obligatoria para cualquier operación que realice la Administración Pública, ya sea como cliente o como proveedor. Por lo tanto, si tu empresa comercializa productos o servicios con un organismo dependiente del Estado o de cualquiera de las comunidades autónomas que lo conforman, como bien sabrás, debes trabajar con las facturas electrónicas. 

En este sentido, cabe destacar que España es uno de los países de la UE que más está fomentando el uso de la factura digital. De hecho, recientemente hablábamos en el blog de easyap sobre la Ley Crea y Crece, a través de la cual se quiere ampliar la obligatoriedad de utilizar facturas electrónicas a las operaciones entre empresas privadas de todo tipo.

Quizás por ese hincapié que está haciendo España en la implantación de la facturación electrónica en los negocios, es uno de los países que más ayudas va a recibir de los Fondos Next Generation de la UE. Y ¿qué son estos fondos europeos? Te lo contamos en este otro artículo que elaboramos en su día, pero, a grandes rasgos, son ayudas económicas para la digitalización de todos los tejidos empresariales. 

¿Por qué empezar tu facturación electrónica con easyap?

No obstante, y para concluir, más allá de las ayudas económicas a las que se puede acoger un negocio, la facturación electrónica es interesante porque ofrece beneficios como los citados en estas líneas. Es probable que, si no eres un nativo digital, todo esto te pueda sonar complejo. Sin embargo, es el futuro. 

En easyap llevamos más de dos décadas implementando nuestra solución en empresas de medio mundo y que pertenecen a sectores de lo más variopintos. Además de contar con esa dilatada experiencia en el mundo de la facturación digital, nuestro equipo se compone de especialistas tanto del sector de la tecnología como del de las finanzas. 

Por eso, sabemos lo que necesitáis tú y tu empresa, que en este momento es un software ágil, cómodo, rápido, completo y que cumpla con la fiscalidad que exige vuestro ámbito de negocio. Y da la casualidad de que nuestro sistema te ofrece precisamente todo ello. ¿Alguna pregunta más antes de ponerte en contacto con nosotros y dar el paso definitivo para la digitalización de tu empresa?

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