El portal del proveedor, win-win para tus clientes y para ti

Abr 25, 2023 | Gestión de gastos

Estrategia de beneficio mutuo. Esa sería la traducción de un concepto de lo más popular en el lenguaje empresarial de hoy en día: win-win. Ganar-ganar, literalmente en castellano. Pero, más allá de sus acepciones lingüísticas, la idea que encierra el término es lo que aporta un portal de proveedores como el de easyap tanto a tu empresa como a tus clientes. Una funcionalidad que tiene ventajas con las que todos ganáis y que a lo largo de las próximas líneas te queremos detallar. 

El portal de proveedores, una ayuda para todos 

Antes de entrar en cómo ayuda el portal de proveedores a tus clientes y a tu compañía, sentemos las bases del artículo. Por lo tanto, comencemos definiendo exactamente qué es esta herramienta, tan útil en la contabilidad automatizada y la aprobación de facturas, y que es cada vez más demandada y utilizada por empresas de todo tipo de sectores. 

En easyap diríamos que un portal de proveedores es una plataforma online que permite a las empresas interactuar con sus proveedores de manera más eficiente. Un espacio digital seguro donde los colaboradores y proveedores pueden consultar información y acceder a recursos y datos sobre sus operaciones con la empresa. Hablamos por ejemplo de facturas, albaranes, órdenes de compra, informes de rendimiento, políticas y procedimientos. 

Por sus funciones, los portales de proveedores, comúnmente suelen incluir características como las que enumeramos a continuación: 

–   Permiten registrar el perfil de diversos proveedores con información general y detallada.
–   Facilitan la gestión de diferentes documentos: órdenes de compra, facturas online, etcétera.
–   Ayudan a establecer una comunicación bidireccional entre la empresa y sus proveedores.
–   Ofrecen informes de seguimiento del rendimiento y para la evaluación de proveedores.
–   Brindan acceso a archivos y políticas de la empresa. 

En resumen, hablamos de una herramienta clave en el entorno digital actual, ya que simplifica y mejora la gestión de las relaciones comerciales. 

¿Qué tipos de portales de proveedores hay? 

Así mismo, con el vertiginoso ritmo al que avanzan las nuevas tecnologías, en la actualidad es posible encontrar diferentes tipos de portales de proveedores.  Sobre todo, en base a las funcionalidades que puede ofrecer cada uno. En este sentido, los más comunes son: 

–   Portal de proveedores básico. Es el más simple, el cual simplemente proporciona una plataforma para que tus colaboradores y proveedores accedan a información básica de tu empresa (información de contacto, políticas y procedimientos…).
–   Portal de gestión de pedidos. Es el que permite a tus proveedores recibir y gestionar órdenes de compra online, así como ver las órdenes pendientes, aceptar o rechazar pedidos, enviar confirmaciones de envío, recibir actualizaciones de estado…
–   Portal de facturación. Este tipo de portal ofrece a tus proveedores la posibilidad de crear y enviar facturas electrónicas, lo que agiliza el proceso de facturación y reduce el tiempo que lleva procesar y pagar.
–   Portal de colaboración. Esta clase de portal para proveedores se enfoca en fomentar una comunicación bidireccional entre tu empresa y tus colaboradores (resolución de problemas, planificación de la producción y colaboración en proyectos específicos…).
–   Portal de seguimiento del rendimiento. Es el que te permite evaluar el rendimiento de tus proveedores a través de indicadores clave de rendimiento o KPIs como la calidad, el tiempo de entrega o el coste económico. 

En general, la elección entre uno u otro dependerá de las necesidades específicas de cada compañía y de las características de tus proveedores y de tu negocio. No obstante, con compañías como easyap puedes disfrutar de soluciones integrales que incluyen la mayoría o todas estas funcionalidades en un mismo software. 

¿Qué ventajas tiene un portal de proveedores para tus clientes? 

Abríamos este artículo destacando que un portal de proveedores eficiente es un win-win porque ofrece beneficio mutuo a tu empresa y a tus propios proveedores o colaboradores. O, por lo menos, el que podemos desarrollar para ti en easyap. Por un lado, tus proveedores se benefician de ventajas como las que desgranamos a continuación. 

Mejoran la eficiencia y la productividad de tus proveedores 

Un portal de proveedores ayuda a automatizar procesos manuales, lo que puede ahorrarles tiempo. De esa manera, mejora la eficiencia en la gestión de la cadena de suministros. Sin ir más lejos, los proveedores pueden enviarte facturas y recibir sus pagos más rápidamente, lo que aumenta su productividad y mejora su flujo de caja. 

Ofrecen mayor transparencia y colaboración 

Estos portales hacen que la comunicación sea más directa y transparente entre tu empresa y tus proveedores. Ellos tienen la ventaja de que pueden acceder a información relevante sobre los productos o servicios solicitados cuando lo deseen y desde cualquier parte. Incluso, pueden contribuir a resolver problemas o cuestiones en tiempo real y al instante. 

Reducen los costes económicos 

Un portal de proveedores abarata los costes de la empresa al automatizar los procesos de gestión de la cadena de suministro y reducir la cantidad de errores manuales. Además, puede ayudar a reducir los costes y a lidiar con aspectos contables delicados como las cuentas por cobrar de los proveedores, puesto que acelera el proceso de pago y acorta plazos. 

Optimizan la relación y la satisfacción y experiencia de usuario 

Al proporcionar un portal a los colaboradores y proveedores, tu empresa puede demostrar su compromiso con la transparencia y la colaboración. Esto puede mejorar, por un lado, la relación comercial y, por otro, aumentar su satisfacción y su lealtad hacia a ti. 

Beneficios para tu empresa 

Por su parte, tu organización también se verá beneficiada al implementar un portal para proveedores. Volvemos al concepto del win-win en el que tanto tú como tus colaboradores ganáis. En este caso, tu negocio se beneficiará en puntos como los que desgranamos a continuación. 

Más eficiencia también para tu negocio 

Con un buen portal automatizas muchos procesos manuales y, de esa forma, reduces el tiempo necesario para gestionar la relación con tus proveedores. Ellos pueden enviar facturas electrónicas cómodamente y de forma más autónoma, lo cual acelera enormemente todo el proceso y reduce los errores. 

Mejor colaboración y comunicación 

Los portales para proveedores te permiten tener una comunicación bidireccional con ellos mucho más fluida. Así mismo, pueden consultar cualquier información en tiempo real, ya sea sobre los productos o servicios solicitados, y pueden colaborar contigo para solucionar cualquier problema o incidencia. 

Imagen de marca más transparente y cercana 

Con un portal de proveedores también les proporcionas acceso a información detallada sobre los requisitos de tu empresa, políticas y procedimientos, y cualquier otro documento importante. De esa manera estarás contribuyendo a aumentar la confianza de los proveedores en ti y tu imagen de marca será más cercana y próxima. 

Evaluación de tus proveedores 

Un portal de proveedores es una herramienta idónea con la que evaluar el rendimiento de los proveedores en función de los indicadores. A su vez, con esos datos que recopiles podrás tomar decisiones estratégicas y de negocio basadas en datos y continuar o no la relación comercial con ellos. 

Abaratamiento de costes 

Al igual que les sucede a tus proveedores, con un portal bien desarrollado puedes automatizar los procesos de gestión de la cadena de suministro y eliminar numerosos errores manuales. Por lo tanto, estarás reduciendo los costes económicos de tu empresa. 

Por qué el portal de proveedores de easyap es diferente 

No obstante, como has podido comprobar cuando hablábamos de los tipos, hay portales de proveedores más eficientes y completos que otros. En este sentido, el que desarrollamos en easyap destaca por encima de otros por varias razones: 

–   Integración con sistemas de contabilidad. Nuestra solución se integra con los principales sistemas de contabilidad del mercado. Por eso, puedes hacer una gestión automática de las facturas que recibas de tus proveedores. Además, puedes validarlas y aprobarlas cómodamente.
–   Automatización de procesos. El software de easyap te ofrece una amplia gama de herramientas de automatización, más allá de lo que es el portal en sí. De esta manera, simplificas los procesos de gestión de todo tipo de documentos relacionados con tus proveedores.
–   Personalización. En easyap nos adaptamos a las necesidades específicas de tu empresa y de tu mercado. En este sentido, diseñamos un portal para tus proveedores totalmente personalizado y según tus requisitos.
–   Integración con otros sistemas. La solución que desarrollamos para tu compañía se integra con otros sistemas empresariales (el de registro de gastos de empleado, por ejemplo). También lo adaptamos a los servicios de administración tributaria que corresponda.
–   Seguridad. Con nuestro portal de proveedores te garantizas la seguridad de los datos de tu empresa y de tus proveedores, ya que trabajamos con un sistema de encriptación de datos. Además, tienes la posibilidad de establecer tus propios permisos de acceso a cualquier información que se registre en el portal. 

A modo de conclusión, el portal de proveedores de easyap destaca por su integración con sistemas de contabilización automática, la automatización de procesos, la personalización, la integración con otros sistemas, la seguridad de los datos y la amplia gama de funcionalidades. O sea, una solución completa y altamente efectiva para ti y para tus clientes. Un win-win se mire por donde se mire. ¿Quieres saber más?

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