No necesitas ser un experto en finanzas ni trabajar en un departamento de contabilidad para haber oído hablar de los dos conceptos de este artículo. Factura y albarán. Conceptos que seguramente los has escuchado; ya sea como receptores o como emisores de los mismos. Sin embargo, es común encontrar gente que los confunde. Por eso, lanzamos la siguiente pregunta: ¿conoces la diferencia entre factura y albarán? Y, además, ¿sabes cómo se gestionan en la actualidad, donde la transformación digital lo ha cambiado todo? Todo eso y mucho más es lo que verás en estas próximas líneas.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un albarán?
Comencemos por lo básico. Es decir, estableciendo claramente que factura y albarán no son lo mismo. Ni ahora que se emiten en formato online, ni antaño, cuando ambas se hacían con papel y boli. Por lo tanto, antes de compararlos y diferenciarlos, definamos primero qué es factura y qué es albarán.
¿Qué es una factura?
Por un lado, una factura es una cuenta en la que se detalla la compra de un producto o servicio por un precio. En ella se determina también la fecha de la operación, así como los datos fiscales de las partes que intervienen en la misma. A su vez, esa factura la debe emitir el vendedor y entregársela al comprador para que éste la abone conforme a lo pactado.
¿Qué es un albarán?
Por su parte, un albarán es un documento que se le da al comprador o, en su defecto, a la persona que recibe un bien o servicio. Ese receptor, a su vez, debe firmar el albarán para dar fe de que lo ha recibido. Por eso mismo, también es común que se le llame nota de entrega. De hecho, tiene funciones contables, pero no tributarias.
En este punto, una vez se ha definido qué es una factura y qué es un albarán, ya se puede intuir la principal característica que hace que estos documentos sean distintos. La principal diferencia entre factura y albarán es que en la factura se tiene que justificar el pago de la operación, mientras que en el albarán no. La nota de entrega solo justifica la recepción del producto o servicio, no que éste se haya abonado.
Los componentes de una nota de entrega o albarán
Por sus características, el albarán cuando sea cobrado por el vendedor pasará a ser una factura. Es más, la compañía que emite la nota de entrega puede hacer varias y recopilarlas todas en una única factura. Éste es un recurso muy utilizado cuando se trata de operaciones comerciales en las que el producto o servicio consta de varias entregas diferentes.
Y, ¿Qué información tiene que contener exactamente? En concreto, los componentes que debe incluir obligatoriamente un albarán son:
- El número de serie y la fecha de emisión.
- Los datos fiscales del comprador (nombre o razón social, el domicilio y el CIF o NIF).
- Los datos del vendedor, que serán los mismos que incluyas para el comprador.
- Los productos que se envían.
Como hemos señalado al dar la definición, en un albarán lo que se recoge es la recepción de una mercancía. Por lo tanto, también es obligatorio que esa nota la firme el receptor.
A su vez, un albarán puede contener más información. Por ejemplo, el lugar de la entrega de la mercancía, vías de contacto o el precio que se ha acordado. Sin embargo, son datos no obligatorios, aunque sí útiles para los registros contables tanto del emisor como del receptor.
¿Hay diferentes componentes en una factura que en un albarán?
El precio y la validez fiscal es la principal diferencia entre factura y albarán. Por ese motivo, existe un Reglamento de Facturación que establece qué componentes deben incluirse obligatoriamente en los resúmenes de las facturas, los cuales son:
- El número y la fecha de la factura correlativa.
- Los datos fiscales del emisor de la misma, que son el nombre, el domicilio y el NIF o CIF.
- Los datos fiscales del receptor, de igual forma que los del emisor.
- Una descripción del concepto de la operación.
- La base imponible de los impuestos y las retenciones que se apliquen.
- El tipo de IVA y la cuota.
- El precio total de la operación.
Como sucede con los albaranes, hay otros componentes que puedes añadir en tus facturas. Serán útiles de cara a disponer de información más exacta para tu contabilidad, aunque no son obligatorios por ley. Hablamos, por ejemplo, de la forma y los plazos de pago así como de los descuentos que pudiese haber u otras observaciones.
El caso es que la diferencia entre albaranes y facturas también se refleja en los componentes que hay que incluir en cada uno de estos documentos. En las facturas tienen que aparecer sí o sí los aspectos relativos al precio y a la fiscalidad del producto o servicio comercializado.
¿Es obligatorio conservar los albaranes?
Por último, en relación a las diferencias entre albaranes y facturas, muchos se preguntan si también es obligatorio por ley conservar estas notas de entrega. La respuesta, técnicamente, es que no. Así como sí se deben conservar las facturas durante un periodo de 4 años, según la Ley General Tributaria, no existe una normativa al uso que exija conservar los albaranes.
Sin embargo, es posible que, para demostrar alguna compraventa concreta y las características concretas del producto o servicio, la factura no incluya esta información y el albarán sí. En ese supuesto, la nota de entrega puede ser la mejor forma de demostrar y validar una operación.
De todas formas, en ese caso el albarán o los albaranes, si son varios, deberán ir adjuntos a la factura en cuestión. Por todo esto, te recomendamos guardar los resúmenes de tus albaranes y la información que contengan.
El papel de easyap y la tecnología para conservar notas de entrega y facturas
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