Cómo gestionar las cuentas por cobrar de tu empresa

Mar 29, 2023 | Gestión de gastos

Una preocupación y un elemento molesto a la par que común en la contabilidad de un negocio. Es lo que suponen las cuentas por cobrar. Así lo han sido desde el inicio de las actividades comerciales y no ha cambiado con la entrada en esta nueva era digital. Por lo tanto, continúan teniendo incidencia en la contabilidad automatizada y la aprobación de facturas. Por eso, en este texto queremos explicar detenidamente, qué son las cuentas por cobrar a nivel contable, cómo se clasifican y registran hoy en día y sus riesgos. Y, por supuesto, cómo podemos ayudar desde easyap a gestionarlas.

¿Qué es una cuenta por cobrar?

Lo primero es establecer qué es una cuenta por cobrar a nivel conceptual. Cualquier persona de a pie entendería por cuenta por cobrar toda factura o pago que no te han abonado. Sin embargo, hablamos de un término que es más profundo, dado el peso que tiene en las empresas.

 Por definición técnica, en easyap decimos que una cuenta por cobrar es un término contable que se refiere a las cantidades que una empresa espera recibir de sus clientes por los bienes o servicios que les ha proporcionado a crédito. Así mismo, se trata de un derecho que tiene la empresa sobre el cliente para recibir un pago en el futuro.

Las cuentas por cobrar aparecen cuando una empresa ofrece plazos de crédito a sus clientes para que estos puedan pagar sus facturas en un plazo determinado. Por ejemplo, si una compañía vende productos con un vencimiento de pago de 30 días, se generará una cuenta por cobrar en el momento de la venta y hasta que el cliente realice el pago. Es decir, que las cuentas por cobrar son aquellas que no exigen o conllevan el pago inmediato. 

¿Qué es CxC? 

Al mismo tiempo que definimos este concepto, surgen algunos otros a su alrededor. Sin ir más lejos, uno de los más populares es el CxC. Basta con bucear en los buscadores de Internet o con estar familiarizado con la contabilidad y las finanzas para comprobar que es muy recurrente. 

En este sentido, CxC es la abreviatura que se emplea habitualmente para referirse a las cuentas por cobrar aprovechando las letras iniciales del término y creando un acrónimo con ellas. O sea, “Cuentas X Cobrar”.

¿Cómo se clasifican en contabilidad? 

Como te hemos adelantado, la importancia de las cuentas por cobrar es fundamental en contabilidad, ya que tienen un impacto significativo en la liquidez y en la solvencia de un negocio. Sin ellas es imposible realizar una planificación financiera a medio y largo plazo, ya que determinan tus pasivos y activos y tu capital en función de unos espacios de tiempo. 

Así mismo, se clasifican en dos categorías principales: cuentas por cobrar comerciales y cuentas por cobrar no comerciales. 

Cuentas por cobrar comerciales 

Son las que surgen de la venta de productos o servicios a los clientes. Son un activo corriente y se espera que se paguen en un plazo corto. Dentro de esta categoría puedes incluir facturas emitidas, pagos adelantados que ya hayas recibido o descuentos comerciales, entre otros. 

Al hablar de las cuentas por cobrar comerciales también puedes clasificarlas en diferentes categorías según su antigüedad. O lo que es lo mismo, el tiempo que ha pasado desde que emitimos la factura o el crédito: 

   Actuales, que son las que esperas que te paguen dentro de los 30 a 60 días.
   Vencidas, que son aquellas que ya han pasado la fecha de vencimiento y no se han pagado.
   Dudosas, que son las facturas en las que tienes una incertidumbre o duda en cuanto al pago por parte del cliente.
   Incobrables, que son las que se consideran irrecuperables y que no esperas que te paguen. 

Cuentas por cobrar no comerciales 

A su vez, las cuentas por cobrar no comerciales son las que no están relacionadas con la venta de bienes o servicios. Por eso entre ellas puedes incluir préstamos realizados a los empleados, créditos concedidos a terceros, impuestos por recuperar, depósitos que aún hay que devolver, etcétera.

¿Cómo se deben registrar las cuentas por cobrar? 

Una vez explicado el concepto, y si no dominas especialmente el campo de la contabilidad, quizás te plantees la siguiente pregunta: ¿Cómo se deben registrar en un balance? Desde nuestra experiencia en el mundo contable y financiero te recomendamos lo siguiente para registrar tus cuentas por cobrar: 

–   Crea una cuenta contable. Tendrás que registrarla en el balance general como un activo corriente.
–   Registra la factura. Cuando emites facturas a tus clientes debes registrar la cantidad correspondiente como una cuenta por cobrar en tu libro de contabilidad. Para ello, tienes que debitar la cuenta de cuentas por cobrar y acreditar la cuenta de ventas.
–   Registra los pagos recibidos. Cuando recibas un pago de un cliente debes registrarlo en el apartado de las transacciones de tu libro de contabilidad. 

Puede parecer un proceso sencillo. No obstante, para grandes compañías que tienen un alto volumen de facturas y que gestionan procesos de facturación con muchos documentos, se convierte en un procedimiento ciertamente complejo. Es aquí donde un software de facturación te puede ayudar, aunque más adelante te detallamos cómo.

Riesgos de tener cuentas por cobrar y cómo reducirlas 

Antes, lo que sí queremos resaltar es que las cuentas por cobrar para las empresas tienen ciertos riesgos. Sobre todo, a nivel contable. Los más conocidos y comunes son los que enumeramos a continuación: 

–   Impagos. Uno de los mayores riesgos de tener cuentas por cobrar es que algunos clientes no paguen. Esto puede afectar la capacidad de tu empresa para cubrir tus gastos y tus compromisos financieros con otras entidades o bancos.
–   Aumentan los costes de cobro. La gestión de las cuentas por cobrar puede ser costosa, ya que requiere de recursos. Hablamos de personal, equipo y otros gastos administrativos.
–   Pérdida de tiempo. Es un proceso que puede llevar mucho tiempo y distraer la atención de tu empresa de otras tareas importantes. 

Lo que te recomendamos para reducir estos riesgos es seguir algunas de estas prácticas, basándonos en nuestra experiencia: 

    Antes de otorgar crédito a un cliente, es importante que verifiques su historial crediticio y su capacidad para pagar. Si figura en archivos de morosidad, si tiene muchos créditos pendientes, su solvencia…
  Lleva a cabo una facturación puntual con una planificación organizada. Así evitarás errores y retrasos que puedan atrasar el pago.
  Ofrece incentivos de pago. Por ejemplo, la técnica de ofrecer descuentos por pago anticipado o pagos en efectivo puede motivar a tus clientes a pagar más rápido.
  Establece límites de crédito. Fija unos límites de crédito para cada cliente, puesto que también puede ayudarte a reducir el riesgo de impagos. 

Y, sobre todo, te recomendamos utilizar la mejor tecnología para llevar un buen control de cuentas por cobrar. Para ello, la tecnología ofrece interesantísimas y prácticas soluciones.

¿Cómo ayuda el servicio de easyap frente a una cuenta por cobrar? 

Precisamente, es en este punto donde un software como el de easyap entra en juego. Puede ser el aliado contable que estás buscando. Con él harás frente a las cuentas por cobrar y a la morosidad aprovechándote de varias ventajas, ya que: 

  Facilita el seguimiento y el registro de las facturas emitidas. Un software de facturación electrónica te permite llevar un registro detallado y actualizado de las facturas que hayas emitido a todos tus clientes. Por lo tanto, podrás hacer un seguimiento mucho más eficiente de las cuentas por cobrar.
–   Mejora la precisión y la rapidez en el envío de facturas. Con una solución como la que desarrollamos en easyap, te garantizamos que las facturas se enviarán con precisión y rapidez a tus clientes. De esa manera, aceleras el proceso de pago y reduces la posibilidad de que se demoren o de que haya errores en tu proceso de facturación.
–   Automatiza toda la contabilidad y el proceso de recordatorios de pago. Con un software de facturación electrónica también puedes enviar recordatorios automáticos de pago a tus clientes. Así también puedes ayudarte a ti mismo y a tu compañía a reducir la cantidad de facturas pendientes de pago.
–   Proporciona informes de seguimiento de las cuentas por cobrar. Una herramienta digital para la facturación electrónica de calidad como la nuestra también es capaz de generar informes detallados sobre el estado de las cuentas por cobrar. Esta ventaja, además, te ayuda a identificar patrones y tendencias en el comportamiento de tus clientes en cuanto a sus pagos. 

Cómo ves, el uso de un software de facturación electrónica puede optimizar la eficiencia y precisión del proceso de facturación, reducir los errores y retrasos en el proceso de pago y proporcionarte una mayor visibilidad y control sobre las cuentas por cobrar de tu empresa. 

No obstante, la solución de easyap va más allá. ¿Cómo? Ofreciendo otra serie de funcionalidades que también son ventajas: un portal de proveedores para que ellos consulten el estado de sus facturas emitidas, un espacio para los gastos de tus empleados, la posibilidad de informar de impuestos a las autoridades competentes… Ponte en contacto con nosotros y te contamos mucho más.

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