El por qué y el cómo usar la factura electrónica

Nov 16, 2021 | Factura electrónica

Puede ser que suene reiterativo, pero es un mantra que nosotros ya tenemos como algo propio: o eres una empresa digital o, directamente, no eres. Da igual tu negocio, tu sector, el número de empleados que trabajen para ti… El futuro ya está aquí y una organización que no lo quiera asumir está abocada al fracaso. Los procesos del día a día que se han utilizado en cualquier mercado siguen estando ahí, pero de forma diferente; automatizados, simplificados… en definitiva, y en las empresas que prosperan o que quieren hacerlo, digitalizados. Y el de la facturación es uno de ellos. Por eso, en este artículo vamos a darte unas pautas para que, si aún no lo haces, sepas cómo usar la factura electrónica para tu empresa y por qué debes hacerlo. 

Por qué enseñar a cómo usar la factura electrónica

No todo el mundo está familiarizado con las nuevas tecnologías. Menos aún si pensamos que muchos de los directivos y responsables financieros que ocupan altos cargos en la actualidad pertenecen a la conocida como Generación Baby Boom. Un estrato de la sociedad muy amplio, nacido entre las décadas de los 60 y los 80 y al que resulta fundamental mostrarle cómo usar la factura electrónica en su empresa o negocio por lo siguiente: 

  • Son personas que por edad, trayectoria y conocimientos ocupan cargos de peso. Se encargan de los controles financieros de organizaciones grandes o de negocios propios medianamente consolidados. 
  • En muchos casos carecen de una formación sobre la facturación electrónica, al no estar habituados a los procesos digitales. 
  • Sienten miedo a implementar estos avances tecnológicos en sus negocios por puro desconocimiento. 

Así mismo, en muchos casos encontramos que con una buena formación sobre la facturación electrónica y las ventajas que tiene para un negocio, ahorraríamos costes. Principalmente, tiempo y dinero a muchos de estos directivos o responsables de finanzas. O, mejor aún, animarles a confiar en los servicios de especialistas en finanzas y tecnología que sepan como utilizar la factura electrónica y tengan soluciones para ello. Sí, soluciones como la de easyap.  

¿Cómo funciona la factura electrónica?

Por lo tanto, vayamos al grano. Eso sí, sentando primero las bases y señalando que el proceso de la facturación como concepto es muy similar al de hace, por ejemplo 30 años. Es decir, todo proceso en el que se registra la entrega de un bien o la prestación de un servicio realizado por una empresa o persona jurídica conforme a la legislación vigente.

Pues bien, el acto de la facturación, por requerimiento de la Hacienda Pública, busca evitar fraudes y estafas a nivel fiscal y tributario mediante el registro de operaciones comerciales. Así, para esa facturación (electrónica o analógica) se emite una factura, valga la redundancia, que llega al destinatario registrando dicha operación siguiendo estas fases o pasos: 

  1. Incluir en la factura las condiciones que se hayan acordado con el cliente con anterioridad. Es decir, habrá que añadir el precio pactado, la forma de pago, los plazos para ello, etcétera.
  2. Formalizar en sí mismo el documento que acredita la prestación del servicio o la entrega del bien. O sea, hablamos de lo que tradicionalmente conocemos como, por ejemplo, albaranes de venta o partes.
  3. Un tercer paso, más técnico, que se tiene que llevar a cabo es el cálculo de la factura, con un periodo de expedición para el cobro de la misma y teniendo en cuenta los dos primeros pasos. 
  4. Lo próximo será la propia expedición de la factura, ya sea a través de una solución digital como la de easyap o, para los que aún se niegan a dar el salto a la transformación digital, de forma analógica. En el caso de las facturas en papel, habrá que guardar dicho papel para cuestiones de fiscalidad y tributación. 
  5. Ya solo quedará lo que es el envío de la factura, el cual será trazado y registrado paso a paso en una solución como la nuestra, que es digital, cómoda y eficaz. 

La realidad, ahora que hemos explicado estas fases del proceso de facturación, es que con un sistema como el de easyap los pasos se simplifican. De hecho, si implementas un sistema digital o si sabes cómo usar la factura electrónica, todo el proceso quedará simplificado en los dos últimos pasos. Por lo tanto, el ahorro y la optimización del tiempo es considerable. Tiempo, además, que podrás destinar a otras tareas laborales y financieras de tu negocio. 

¿Qué significa o qué requiere una factura electrónica para tener valor fiscal?

Tras lo leído hasta aquí verás que la factura ordinaria, que es la que hemos detallado brevemente en líneas superiores, es una herramienta muy útil para las administraciones. Mediante las facturas se lleva un control fiscal de las operaciones de las empresas, así como de si cumplen o no con sus obligaciones tributarias. 

Ahora bien, la factura ordinaria, sea digital o analógica, no es el único tipo de factura que existe. Estos son algunos otros: 

  • La factura electrónica simplificada, más conocida como recibo o tique, que es clásico papel que recoge cualquier compra.  
  • El ya citado albarán, que carece de validez fiscal y solo sirve como prueba de que se ha entregado el bien pactado o que se ha cumplido y proporcionado el servicio pactado. 
  • La factura proforma, que tampoco tiene valor fiscal al poderse emitir antes de que se lleve a cabo la entrega del bien o la ejecución del servicio. Eso sí, deberá indicar en el encabezamiento que es una factura proforma. 
  • La factura recapitulativa, que es aquella que recoge varias operaciones diferentes pero efectuadas para un mismo cliente y que requiere del anexo de todas las facturas simples a la recapitulativa para que tenga validez fiscal.
  • La factura rectificativa, que es aquella que se emite posteriormente a a otra porque ha habido un error. En ella se modifica el mismo y se concreta que es esta clase de factura. 

En el tipo de factura que se emita influirá mucho cómo se estipule cada una a la hora de que tenga validez fiscal o no. Así, evitaremos problemas de tributación. Y lo mejor es que todas estas especificaciones sobre la validez fiscal de las facturas, si estas son digitales, se registrarán cómoda y rápidamente en soluciones como la de easyap. 

Con lo cual, ponte en contacto con nosotros y olvídate de qué implica o qué significa una factura electrónica sin validez fiscal. Con nuestro sistema todas tus facturas electrónicas cumplirán los requisitos y las exigencias fiscales y tributarias que necesites. Y lo mejor es que podrás emitir todos estos tipos de factura de forma digital. 

¿Realmente es tan necesario saber cómo se usa la factura electrónica en España? 

Para ir acabando, te vamos responder a esta pregunta que muchos financieros y directivos aún se hacen hoy en día de un forma rotunda y directa: sí. En España, como te hemos comentado en otros artículos de nuestro blog, es obligatorio el uso de la factura electrónica para cualquier operación con la administración pública. Desde el año 2015, por ley, toda operación con ayuntamientos, gobiernos, organizaciones e instituciones públicas conlleva facturas digitales. Un buen ejemplo de facturación electrónica es TicketBAI, en el País Vasco. 

A su vez, en línea con lo anterior, los gobiernos fomentan el uso de la factura electrónica también por aspectos económicos. Fondos y subvenciones que se ofrecen a muchas administraciones por dar pasos en favor de la transformación digital. Incluso, hay casos de otros países del mundo en los que la utilización de sistema digitales para procesos de facturación en operaciones internacionales se apoya con ayudas financieras, como sucedió, sin ir más lejos, en Singapur y el sistema PEPPOL

También, desde easyap te lo recomendamos por tu bien y el de tu negocio. Puedes sentir medio a dar ese salto hacia la digitalización de tu empresa. No obstante, la implementación de una solución como la de easyap es idónea. El ahorro y la optimización de recursos, al estar todo registrado y automatizado, es enorme en comparación con la facturación analógica. 

Incluso, lo que te vamos a aconsejar es que nos llames o nos visites y recurras a nosotros. ¿Por qué? Pues por la sencilla razón de que implementando en tu empresa una solución como la nuestra ni siquiera tendrás que preocuparte como usar la factura electrónica. Todo lo hace el sistema por y para ti, cumpliendo con las exigencias tributarias que correspondan y evitando quebraderos de cabeza y, sobre todo, problemas para con la Hacienda Pública.

 Y, para concluir ¿por qué gestionar este salto a la factura digital con easyap? Porque somos un equipo de especialistas financieros y tecnológicos que llevamos contamos con más de 20 años de experiencia trabajando en la facturación electrónica y muchos más todavía (aunque por separado) en el sector de las finanzas y la tecnología para grandes empresas. Fuimos pioneros y ahora somos expertos con proyectos y trabajos increíbles a nuestras espaldas a lo largo de todo el planeta. ¿Tanta experiencia y conocimiento sigue sin animarte a darnos la mano para lanzarte con nosotros a la facturación electrónica?

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