Los controles financieros en la era digital: objetivos y ventajas de su implementación y automatización

Mar 2, 2021 | Gestión de facturas

El término suena a clásico y puede que incluso le dé pánico escucharlo. Control vinculado a las finanzas: infinitas bases de datos, facturas, gastos, balances… Sin embargo, tanto en el mundo empresarial convencional como en el nuevo paradigma que se abre ahora para muchas empresas con la era digital, los controles financieros son mucho más sencillos de usar. de entender, de aplicar y de automatizar de lo que uno puede imaginar.

Definición de los controles financieros: ¿Cuáles son los más comunes y cómo se aplican?

Para entender qué son los controles financieros, vamos a empezar por dar una definición del concepto. Se puede decir que son el análisis y el estudio de los resultados reales de una organización, teniendo en cuenta las circunstancias de la empresa y sus proyectos, así como sus objetivos financieros, sus programas y sus planes a corto, medio y largo plazo. . Es decir, son las herramientas con las que se evaluará el desarrollo e impacto de las estrategias que se lleven a cabo y su influencia en las finanzas generales de un proyecto.

Los indicadores financieros o KPI (como se denominan ahora), con los que se miden los diferentes estados financieros, variarán en función de los objetivos de cada plan. Es decir, estos exámenes de las finanzas son un pilar fundamental para cualquier negocio, ya que a través de los informes financieros se obtendrá una visión de la salud económica de la empresa. 

¿Cuáles son los controles más comunes?

Pero, como el concepto es muy amplio, cabe preguntarse “¿cuáles son los controles financieros más habituales?”. Todo dependerá de los proyectos a evaluar y del momento en que se encuentre cada uno de ellos. Aun así, hay tres tipologías que aparecen en toda estrategia:

  1. Balance de situación. Imprescindible al inicio de cada proyecto para evaluar a nivel general la situación patrimonial y los estados financieros de la organización al inicio del control o auditoría.
  2. Cuenta de resultados. Resumen de las operaciones empresariales que se han realizado en un periodo de tiempo determinado. Recoge varios estados diferentes y es, como su nombre indica, el resultado de restar a los ingresos los diferentes gastos financieros que se han generado. Con este control financiero se analiza la rentabilidad de una operación o la actividad general de la empresa. También se comprueba con datos si se están cumpliendo los objetivos financieros marcados .
  3. Flujo de caja o también llamado estado de flujos. Con este examen financiero se evalúan las variaciones que se han producido en términos de efectivo y equivalentes, determinando si se necesita más liquidez o no.

Obviamente, para los diferentes proyectos y operaciones que se realizan en cualquier organización, se establecen tanto estos como otros procesos de control financiero. Sin embargo, estos tres han sido y son los más comunes.

La importancia de los controles financieros en cualquier empresa

Y decimos que han sido y son imprescindibles porque la llegada del mundo online no ha restado importancia a los controles financieros. Actualmente, por su relevancia para la planificación o a la hora de organizar la contabilidad de costes, estos exámenes económicos se siguen utilizando, pero de forma digitalizada y automatizada. ¿Y por qué son tan importantes, por ejemplo, en el proceso de facturación a clientes y proveedores? :

  • Miden los diferentes procesos financieros y flujos económicos, ayudando a conocer la salud financiera de nuestros proyectos.
  • Son ideales para controlar el envío de facturas: el flujo de trabajo de las facturas, la recepción y el acuse de recibo de las facturas que se han emitido al cliente, esenciales para controlar los ingresos y los gastos financieros.
  • Se utilizan para medir los procesos de emisión de facturas, los riesgos financieros en ellos y una posterior y consecuente optimización de estos procesos.
  • Ofrecen transparencia informativa, tanto a nivel interno como para los clientes.
  • Detección temprana de incidencias, como en el portal de proveedores easyap, donde se presenta la información adecuada a cada proveedor.

Lo que ha cambiado con el mundo online es la aplicación de estos procesos financieros. Poco a poco el cuaderno y el tradicional bolígrafo con el que se realizaban los informes financieros dan paso a la tecnología y sus avances.

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Financial Controls | Automation

Ventajas de implantar y automatizar los controles financieros en los procesos de facturación

El ahorro de material y tiempo es importante gracias a estos avances tecnológicos. La calculadora de costes refleja el ahorro que supone para la empresa la automatización de los procesos de facturación para llevar a cabo los controles financieros de forma más eficiente. Un claro reflejo de lo positivo de implantar y automatizar los controles de los servicios financieros es que ahora, con empresas como Easyap, las facturas electrónicas se emiten y tramitan casi al instante, mientras que antes eran operaciones que implicaban múltiples trámites y, sobre todo, el tiempo.

Otra novedad en la implantación y automatización de estos procesos financieros es que se puede registrar un evento de forma mucho más ágil. Simplemente, el evento se registra con un sello de tiempo en cada factura y los auditores financieros del proyecto controlarán su evolución in situ. Incluso se puede medir la trazabilidad de los estados financieros comprobando todos y cada uno de los pasos que se dan y los instrumentos financieros con los que se trabaja.

Por tanto, y a modo de conclusión, es absurdo ignorar la importancia de estos procesos financieros y su automatización. Pero es que en esta nueva era digital, en la que la implantación de procesos financieros automatizados es clave y es algo que ya hacen la mayoría de las empresas, lo es aún más. Por eso, tanto si se trabaja con empresas especializadas en controles financieros como Easyap como si se hace internamente, se debe valorar mucho el ahorro que suponen en dos aspectos fundamentales de la vida: tiempo y dinero.

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