Los controles financieros en la era digital: objetivos y ventajas de su implementación y automatización

Mar 2, 2021 | Workflow de facturas

El término suena clásico y puede que hasta se sienta pánico al escucharlo. Control unido a finanzas: bases de datos infinitas, facturas, gastos, balances… Sin embargo, tanto en el mundo empresarial convencional como en el nuevo paradigma que se abre ahora para muchos negocios con la era digital, los controles financieros son mucho más sencillos de comprender, aplicar y automatizar de lo que uno se puede imaginar.

Definición de los controles financieros: ¿Cuáles son los más habituales y cómo se implementan?

Para entender qué son los controles financieros, comencemos por aportar una definición del concepto. Se podría decir que son el análisis y el estudio de los resultados reales de una organización, teniendo en cuenta las circunstancias de la empresa y sus proyectos, así como sus objetivos financieros, sus programas y sus planes tanto a corto como a medio y largo plazo. Es decir, son las herramientas con las que se evaluará el desarrollo y el impacto de las estrategias que se llevan a cabo y su influencia en las finanzas generales de un proyecto. 

Los indicadores o kpis financieros (como se les denomina ahora), con los que se miden los diferentes estados financieros, variarán en función de los objetivos de cada plan. Es decir, estos exámenes a las finanzas son un pilar fundamental para cualquier negocio, ya que a través de los reportes financieros se obtendrá una visión de la salud económica de la empresa. 

¿Cuáles son los controles más habituales?

Pero, como el concepto es muy amplio, puede que uno se pregunte “¿cuáles son los controles financieros más habituales?”. Todo dependerá de los proyectos a evaluar y el momento en el que se encuentre cada uno de ellos. Aun así, existen tres tipologías que aparecen en toda estrategia: 

  1. Balance general. Esencial al inicio de cada proyecto para evaluar a nivel general la situación patrimonial y los estados financieros de la organización en el comienzo del control o auditoría.
  2. Estado de resultados. Resumen de las operaciones de negocio que se han llevado a cabo en un periodo de tiempo concreto. Recoge varios estados diferentes y es, como su propio nombre indica, el resultado de restar a los ingresos los diferentes gastos financieros que se hayan generado. Con este control financiero se analiza la rentabilidad de una operación o de la actividad general de la empresa. También se comprueba con datos si se están cumpliendo los objetivos financieros marcados. 
  3. Flujo de efectivo o también llamado estado de flujos. Con este examen financiero se evalúan las variaciones que ha habido en cuanto a efectivos y equivalentes, determinando si se necesita más liquidez o no. 

Obviamente, para los diferentes proyectos y operaciones que se van llevando a cabo en cualquier organización, se establecen tanto estos como otros procesos de control financiero. Sin embargo, estos tres han sido y son los más habituales. 

La importancia de los controles financieros en cualquier negocio

Y decimos que han sido y son imprescindibles porque la llegada del mundo online no ha restado protagonismo a los controles financieros. Actualmente, por su relevancia para la planificación o al organizar la contabilidad de costes se sigue recurriendo estos exámenes económicos, pero de forma digitalizada y automatizada. ¿Y por qué son tan importantes, por ejemplo, en el proceso de facturación a clientes y proveedores?:

  • Miden los diferentes procesos financieros y flujos económicos, ayudando a conocer la salud financiera de nuestros proyectos.
  • Son ideales para controlar el envío de faturas:  workflow de facturas, recepción y el acuse de recibo de las facturas que se hayan emitido al cliente, fundamental de cara a controlar ingresos y gastos financieros.
  • Sirven para la medición de los procesos de emisión de facturas, los riesgos financieros en ellas y una posterior y consiguiente optimización de estos procesos. 
  • Ofrecen transparencia informativa, tanto a nivel interno como de cara a los clientes. 
  • Detección precoz de incidentes, como por ejemplo en el portal del proveedor de easyap donde se presenta la información adecuada a cada proveedor.

Lo que sí ha cambiado con el mundo online es la implementación de estos procesos financieros. Poco a poco la libreta y el bolígrafo tradicional con los que se hacían los reportes financieros dejan paso a la tecnología y sus avances. 

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Controles Financieros | Automatización

Ventajas de la implementar y automatizar los controles financieros en los procesos de facturación

El ahorro en material y en tiempo es significativo gracias a tales progresos tecnológicos. En la calculadora de costes se refleja el ahorro que le supone a la empresa la automatización de los procesos de facturación para llevar a cambio los controles financieros de manera más eficiente. Un claro reflejo de lo positivo de implementar y automatizar los controles de los servicios financieros es que ahora, con compañías como Easyap, se emiten y procesan las facturas electrónicas casi al instante, mientras que antaño eran operaciones que conllevaban múltiples papeleos y, sobre todo, tiempo.

Otra de las innovaciones de implementar y automatizar estos procesos financieros es que se puede hacer un registro de un evento de forma mucho más ágil. Simplemente, en cada factura se registra el evento con un sello de tiempo y los auditores financieros del proyecto controlarán in situ la evolución del mismo. Incluso, se puede medir la trazabilidad de los estados financieros comprobando todos y cada uno de los pasos que se van dando y los instrumentos financieros con los que se trabaja. 

Por lo tanto, y a modo de conclusión, resulta absurdo obviar la importancia de estos procesos financieros y de su automatización. Pero es que en esta nueva era digital, en la que la implementación de procesos financieros automatizados resulta clave y es algo que ya hacen la mayoría de empresas, lo es aún más. Por eso, ya sea trabajando con compañías especializadas en controles financieros como Easyap o internamente, se debe agradecer enormemente el ahorro que suponen en dos aspectos fundamentales de esta vida: tiempo y dinero.

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