Diseccionando un programa de factura electrónica

Nov 23, 2021 | Workflow de facturas

En easyap, llevamos diciéndolo alto y claro más de 20 años: la digitalización ya está aquí. Vivimos en un momento de transformación digital, el cual lo está revolucionando absolutamente todo. Y el sector laboral no es una excepción. Es más, digamos que en el mundo laboral es ya una obligación estar completamente digitalizado. Los procesos como el de la facturación realizados con un bolígrafo, la calculadora a mano y folios y papeles sepultando escritorios han pasado a mejor vida. 

Es el momento en el que tú, directivo y/o financiero de tu negocio o de una empresa, necesitas dominar herramientas y plataformas digitales para casi cualquier ámbito laboral. Por lo tanto, este artículo en el que diseccionamos cómo es un buen programa de factura electrónica te puede venir fenomenal. ¿Nos acompañas? 

¿A qué llamamos programa de factura electrónica? 

Así. Empecemos este primer encabezado del artículo con una pregunta “cortita y al pie”, como se diría en el argot futbolístico. Llamamos programa de factura electrónica a todo software o programa informático, valga la redundancia, que sirve para emitir, trazar, recibir y, en definitiva, gestionar el proceso de facturación de un negocio. Pregunta concisa, respuesta directa. En estos sistemas, principalmente, lo que se registra es las compras y las ventas, así como otra clase de archivos y documentos referentes a las operaciones comerciales de cualquier empresa, pyme o autónomo.

Al fin y al cabo, poniéndonos menos catedráticos, digamos que los programas para facturas electrónicas son los libros de contabilidad que toda la vida han empleado los contables para gestionar el envío y la recepción de facturas con proveedores y clientes. Sin embargo, la única pero radical diferencia está en que ahora está digitalizado. 

Velocidad, ahorro en costes, optimización del tiempo y de los recursos en general… Son solo algunas de las muchas ventajas que ofrecen esta clase de sistemas como el que implementamos en easyap. Pero todavía no hemos llegado al punto sobre las ventajas de la factura online, aunque sí lo veremos más adelante. 

¿Por qué debes tener un sistema de factura electrónica? 

Lo cierto es que todavía, si eres una empresa o si tienes un negocio en España, por ley no estás obligado a operar con un programa de facturas electrónicas para con empresas privadas o clientes finales. Es decir, siempre y cuando no seas proveedor de ningún organismo de la administración. 

No obstante, sería de necio no contar con un programa de factura digital para tu negocio. No solo por los beneficios que te ofrece, sino porque el mercado, la competencia y los propios clientes así lo están demandando en la actualidad. Y es algo que todavía irá a más con el paso del tiempo y el veloz avance de las tecnologías. De hecho, hoy en día en nuestro país sí que es obligatoria la facturación electrónica para operaciones con cualquier administración pública

La información que se registra en un programa así

Lo cierto es que su utilidad a nivel tributario, sobre todo para las administraciones, es clave. ¿Por qué? Porque las facturas son el documento que valida cualquier compra o venta de un bien o servicio a nivel legal. En ellas se recogen impuestos básicos y son de gran utilidad para la contabilidad y en los aspectos fiscales.

Gracias a soluciones tecnológicas como la de easyap, en tu programa de factura electrónica se registrará información tan útil para tu negocio y para las administraciones como son: 

  • El número de cada una de las facturas que emitas y su propia fecha de emisión.
  • El nombre o la razón social del emisor o receptor, su NIF o CIF y la dirección de su negocio. 
  • Una descripción con los detalles de la operación. O sea, el producto o el servicio vendido, su precio, el desglose tributario correspondiente y el número de unidades. 
  • El tipo impositivo, es decir, el IVA (y para los trabajadores por cuenta propia el IRPF) y la cuota tributaria.  

Con todos estos datos, el sistema registrará a la perfección toda operación de tu negocio. No solo eso, sino que lo hará aplicando las exigencias fiscales pertinentes, por lo que tú no tendrás de qué preocuparte. Incluso, con softwares como el nuestro podrás también incluir tu firma digital. 

Ventajas de un programa para la factura electrónica de easyap

Teniendo en cuenta todos los puntos a favor que hemos citado hasta este momento, como comprenderás, las ventajas de emplear un sistema de factura electrónica en tu negocio son numerosas. Aquí te enumeramos varias de ellas: 

  • Productividad. Gracias a la automatización de este proceso, invertirás más tiempo en otra clase de tareas menos tediosas y mecánicas. 
  • Accesibilidad. Para utilizar una solución como la nuestra bastará con que tenga un dispositivo con conexión a Internet. Es decir, que podrás emplearlo cuando quieras, desde tu smartphone, tableta o portátil.
  • Legalidad. Cumplirás con todas las regulaciones fiscales y tributarias, ya que la trazabilidad de las operaciones en un sistema como el de easyap es meridianamente clara y ajustada a las exigencias jurídicas. 
  • Transparencia. No solo con la administración para las obligaciones tributarias del negocio, sino de cara a empleados y/o compañeros y clientes, quienes podrán acceder a información contable 

Al mismo tiempo, con un programa para la factura electrónica como el que puedes implementar en tu negocio con nosotros, el tipo de coste varía. Principalmente, se produce un ahorro que se debe a que los gastos pasan a ser de fijos a variables, puesto que nosotros cobramos tan solo por operación tramitada. Por eso podemos decir que la solución de easyap se adapta a todo tipo de negocios: grandes empresas con enormes volúmenes de facturación y PYMES. 

¿Y qué es el conocido programa FACe de factura electrónica? 

Como indicábamos en líneas superiores, la digitalización es uno de los retos más inmediatos que se han marcado muchísimos gobiernos. Subvenciones, becas, fondos europeos de ayuda para la transformación digital… El gobierno central español no es una excepción y también fomenta la facturación electrónica. Ese es el motivo por el que ha nacido FACe

FACe es el programa de factura electrónica de la administración pública. El sistema general por donde entran y se gestionan todas las facturas desde cualquier ente dependiente del gobierno competente. Al estar todas las instituciones públicas obligadas a presentar sus facturas en formato digital, FACe se convierte en el principal punto de registro de esas facturas para con la administración. Así, FACe ofrece unas características de lo más ventajosas dentro de un solo programa para factura electrónica: 

  • Ofrece la posibilidad de presentar facturas.
  • Permite consultar consultas y dudas. 
  • Unifica el formato de todas las facturas que llegan a la administración. 
  • Toda la gestión y el control de la información se centraliza y agrupa. 

A su vez, gracias al programa FACe de factura electrónica, no solo las diferentes entidades dependientes del gobierno tienen acceso a su información. Cualquier empresa privada puede presentar facturas en él y conectar su sistema al de FACe. Es más, dado que es un software lanzado y promovido directamente por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, éste ha puesto todos los manuales de uso del mismo al fácil alcance del usuario. ¿Dónde? En el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE.

El método de Easyap para tus facturas digitales

A modo de conclusión, como podrás entender nuestro mejor consejo es que implementes ya un buen programa de facturación electrónica. Y en ese campo, easyap es garantía. Los más de 20 años de experiencia en el sector tecnológico y financiero, así como los numerosos y exitosos proyectos que ya hemos llevado a cabo antes son un gran aval. 

Sin embargo, hoy queremos destacar algo que hace diferente a nuestro sistema: el método. En nuestros procesos lo enfocamos todo desde la conocida como metodología Six Sigma. Dicho método, gracias al cual llevamos tanto tiempo trabajando para múltiples empresas de diversos sectores, se centra en la medición. Pone el foco en medir y analizar todos y cada uno los defectos que surgen de un determinado proceso, sea cual sea. Así, a posteriori no se cae en el perfeccionamiento de un error (consciente o inconscientemente), sino que se tiene la posibilidad de ir eliminando de manera sistemática los errores y optimizando los puntos de mejora. 

Y, as u vez, en nuestra perspectiva de negocio y en el método con el que trabajamos hay otro aspecto clave: el enfoque que le damos a todos los procesos. En cualquiera de ellos procuramos observar todo desde la perspectiva del cliente y no desde el nuestro. Y no solo en la fase inicial del análisis, sino durante lo que dure todo el proyecto. Por decirlo de otra manera, en easyap tratamos de observar todos y cada uno de los procesos de fuera hacia dentro. 

¿Y en qué consiste exactamente eso? A través de comprender el ciclo de vida de cualquier transacción desde la visión de las necesidades y de los procesos que tiene cada cliente, acabamos conociendo qué está viendo y experimentando. Lo analizamos y posteriormente tratamos de trasladarlo a nuestra solución y agregar un valor añadido y adicional a nuestro trabajo, que son mejoras relevantes desde su perspectiva. Y si quieres que lo hagamos contigo, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros como te sea más cómodo. 

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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