Dans le courant irrépressible de la transformation numérique du monde des affaires, la tendance actuelle des organisations est de rechercher la plus grande efficacité et productivité possible dans tous les types d'activités, et les systèmes de flux de travail sont un outil fondamental pour y parvenir.
Traditionnellement, la numérisation était considérée comme la transformation de documents papier en images par balayage, mais dans la conception actuelle, elle est comprise dès le départ : il n'y a pas de papier, il n'y a pas de tâche de balayage, il s'agit d'un flux de documents électroniques sans papier.
Qu'est-ce qu'un système de flux de travail ?
Un système de flux de travail est un circuit composé de différents états par lesquels un processus/document passe pour atteindre un objectif. À cette fin, des étapes et/ou des tâches sont définies, qui sont assignées et traitées par différents acteurs de l'organisation dans un ordre préalablement défini. Son principal objectif est d'optimiser l'exécution d'un travail spécifique, en synchronisant les processus et les personnes, et de disposer d'une traçabilité complète des différentes actions effectuées.
Les informations qui peuvent être traitées dans un workflow documentaire s'appliquent à n'importe lequel des circuits définis dans l'organisation, les plus courants étant le traitement des factures, des commandes, la gestion des notes de frais des salariés ou l'établissement des déclarations fiscales.
Il est conseillé d'étendre l'automatisation des processus via le workflow à tous les types de documents, en particulier ceux qui soutiennent les processus administratifs, par exemple les autorisations pour la gestion des données des clients ou des clients potentiels(RGPD), la gestion des congés, les approbations de paiements urgents ou le soutien au processus d'enregistrement des fournisseurs, entre autres.
Un aspect à prendre en compte est le champ d'application, qui doit être impliqué dans le processus, le personnel interne et/ou externe. La participation au flux de travail de tous les approbateurs, validateurs et personnel de soutien, qu'ils soient internes ou externes à l'entreprise, rend le processus plus souple. L'incorporation supplémentaire de signatures électroniques est une option qui renforce les processus d'approbation.
Afin d'entreprendre l'automatisation et la synchronisation de tous les acteurs du processus, les outils nécessaires doivent être disponibles pour permettre l'industrialisation du processus d'une manière simple et flexible. L'incorporation d'états, de validateurs et de jalons intermédiaires dans un processus automatisé doit être agile. En effet, si un changement dans le processus automatisé nécessite un nouveau projet ou des heures de développement coûteuses ou des ressources spécialisées, ce n'est pas le scénario idéal.
Un autre aspect essentiel à prendre en compte lors de la mise en œuvre d'un système de gestion des documents est le modèle de travail, à savoir l'acquisition d'un logiciel et son développement en interne ou la sous-traitance d'un service.
Quels sont les principaux avantages des systèmes de gestion des documents?
- Augmentation de la productivité: en automatisant les tâches, en évitant les interventions manuelles ou en les réduisant autant que possible, on obtient une réduction drastique du temps d'exécution effectif du processus.
- Traçabilité et contrôle: grâce à la mise en œuvre de ces processus, nous serons toujours en mesure de répondre aux questions suivantes : où se trouve la documentation, qui a effectué les tâches correspondantes et depuis quand, tout au long de son cycle de vie.
- Réduction des coûts, grâce à l'augmentation de la productivité, à la réduction du temps de traitement et à un contrôle nettement accru du processus.
Chez easyap, nous avons plus de 17 ans d'expérience dans l'optimisation des processus pour le secteur financier, grâce à des systèmes de flux de travail alignés sur la transformation numérique dans le monde des affaires et nous serions ravis de vous aider à améliorer les processus de votre organisation.
Vous pourriez également être intéressé...
