Les lois dictent le rythme de toute industrie. Le domaine de la comptabilité automatisée et de la facturation ne fait pas exception. La meilleure preuve est qu’un nombre croissant de pays exigent la facture en ligne et, en même temps, les entreprises intègrent et utilisent le format numérique. Mais l’émission de factures électroniques est-elle nécessaire par obligation ou en raison des avantages qu’elle offre aux entreprises et au tissu économique ?
Pourquoi l’émission de factures électroniques est-elle opportune ?
L’expérience d’easyap dans les projets combinant technologie et comptabilité s’étend sur plus de deux décennies. Au cours de cette période, en travaillant dans de multiples environnements et avec des entreprises de différents secteurs, nous avons constaté comment l’émission de factures électroniques est positive et avantageuse pour de nombreuses raisons.
Notre parcours nous fournit onze arguments qui vont au-delà de l’aspect légal pour corroborer cette idée. Précisément, ces arguments sont les avantages de la digitalisation d’un processus aussi important que la facturation.
1. Gain de temps et réduction des coûts économiques
Les factures électroniques éliminent l’impression, l’envoi postal et la nécessité de conserver vos documents papier. Ces changements se traduisent par une économie significative de temps et de coûts associés à la gestion des archives, sans parler du coût lié à la nécessité d’un espace pour stocker toutes ces factures.
2. Efficacité et productivité accrues pour votre entreprise
L’émission de factures électroniques automatise un processus ardu et, en même temps, nécessaire à votre activité, comme celui de la facturation. De plus, avec un système numérique automatisé, vous réduisez les erreurs manuelles, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité au sein de votre entreprise.
3. Amélioration de la gestion des paiements et des encaissements
Ce type de factures numériques, vous les envoyez, recevez et gérez instantanément. Par conséquent, en gérant les paiements et les encaissements de manière plus rapide et efficace, l’ensemble du processus est beaucoup plus agile et rapide qu’avec la facturation conventionnelle.
4. Garantie de sécurité et de confidentialité
Les factures en ligne sont soutenues par des mesures de sécurité électroniques. Nous faisons référence, par exemple, à la signature numérique. De cette manière, vous réduirez les risques de fraude, de vol et de falsification de documents, et vous protégerez mieux les données des parties impliquées dans une opération tout en préservant leur confidentialité.
5. Optimise la gestion des données
L’émission de factures électroniques permet d’intégrer toutes les données de facturation dans des systèmes de gestion d’entreprise comme celui que nous développons chez easyap. Avec lui, vous obtiendrez une meilleure gestion des données et, par conséquent, vous pourrez prendre de meilleures décisions commerciales.
6. Facilite le respect des exigences légales et fiscales
Avec un bon logiciel pour l’émission de factures électroniques, vous respecterez également les exigences légales et fiscales de votre pays ou région. Vous pourrez vous conformer aux formats de facture exigés par chacun des organismes fiscaux auxquels vous devez rendre des comptes et, par conséquent, vous éviterez des sanctions et des amendes de tout type.
7. Adaptabilité aux factures dans n’importe quel format
Pour autant que votre système vous en donne la possibilité, vous pouvez adapter vos factures en ligne aux exigences de vos clients. Par exemple, avec la solution easyap, vous avez la possibilité d’émettre des factures électroniques au format UBL, qui est très populaire, et ainsi vous améliorerez la satisfaction client.
8. Améliore la communication entre l’entreprise, les clients et les fournisseurs
Précisément pour ce que nous mentionnions au point précédent, l’émission de factures électroniques vous permet de maintenir une communication plus fluide et rapide avec vos clients et fournisseurs. De même, cette efficacité et cette agilité améliorent le service client et la résolution de ses problèmes.
9. Réduit l’erreur humaine
Il est prouvé qu’en plus d’être plus rapides, les systèmes de facturation numérique sont moins sujets aux erreurs que les humains. Par conséquent, nous vous garantissons qu’un bon logiciel d’émission de factures électroniques vous aide à réduire les erreurs humaines: l’omission d’informations, la duplication de factures, les erreurs de calcul, etc.
10. Réduit l’impact environnemental
De même, avec les factures électroniques la consommation de papier, d’encre et d’autres ressources associées à la facturation papier est réduite.Ainsi, en utilisant ce nouveau format, vous, votre entreprise et vos clients contribuez à réduire l’impact environnemental.
11. Meilleur suivi de l’ensemble du processus
Enfin, un portail d’émission de factures électroniques enregistre chaque étape de l’opération.Par conséquent, il permet à votre entreprise et au client d’effectuer un suivi plus efficace des factures. Ainsi, le contrôle et la gestion de la facturation sont facilités pour toutes les parties.
Où l’émission de factures numériques est-elle obligatoire ?
Précisément en raison de ce meilleur suivi de la facturation, les gouvernements plaident également pour l’imposition de la facturation en ligne. C’est ce qu’ils appellent traçabilitéet cela leur permet de contrôler de manière beaucoup plus exhaustive si les entreprises respectent ou non leurs obligations en matière fiscale et tributaire.
Dans cette optique, il n’est pas surprenant que de plus en plus d’autorités fiscales établissent des lois qui obligent à l’émission de factures numériques.En Espagne, la facture électronique est obligatoire pour toute entreprise opérant avec l’Administration Publique depuis des années et le sera également entre entreprises privées en 2023. Cependant, nous ne sommes ni les pionniers ni les seuls à l’exiger.
Pour commencer, bien que la législation sur l’émission de factures électroniques dépende de chaque pays, l’Union Européenne (UE) établit un cadre réglementaire. Il comprend des mesures visant à promouvoir les processus de facturation électronique dans les transactions interentreprises. À cet égard, plusieurs directives communes existent :
- Directive 2014/55/UE. Cette directive établit une norme européenne pour la facturation électronique dans les marchés publics. Depuis 2019, les États membres de l’UE doivent garantir que leurs systèmes de marchés publics sont capables de recevoir et de traiter les factures électroniques conformément à cette norme.
- Plateforme européenne de facturation électronique. La Commission européenne a développé une plateforme en ligne pour la facturation électronique qui permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures électroniques sur l’ensemble du territoire européen.
- Règlement eIDAS. Ce règlement établit un cadre juridique pour l’identification électronique et les services de confiance dans l’UE.
De plus, certains pays ont également leurs propres lois sur la facturation électronique. Par exemple, en Italie, depuis 2019, l’émission de factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises qui facturent d’autres sociétés et en France également depuis cette année 2023. De plus, en Espagne, au Danemark ou au Portugal, l’émission de factures numériques est obligatoire pour toute opération avec le secteur public.
Et si nous sortons d’Europe, nous constatons que l’émission de factures électroniques est également une réalité. Au Mexique elle est obligatoire depuis 2011 pour tous les contribuables et au Brésil (depuis 2008) et au Chili (depuis 2015), elle l’est pour toutes les entreprises.
easyap est-elle la solution pour remplir votre obligation ou va-t-elle au-delà ?
Mais pourquoi les gouvernements promeuvent-ils tant l’envoi et la gestion des factures en ligne ? La raison, comme nous le disions précédemment, est qu’ils tirent également profit de leurs avantages : une plus grande efficacité, productivité, précision, traçabilité… Tout cela se traduit par un gain de temps et une réduction des coûts, ainsi que par une amélioration des relations avec les clients.
C’est à ce stade que nous intervenons, easyap. En plus de tous les avantages généraux qu’offre la facturation électronique, notre logiciel vous propose d’autres bénéfices clés pour tout type d’entreprise :
– Accessibilité et meilleure communication. Vous et vos clients pouvez accéder aux factures à tout moment et en tout lieu, à condition d’avoir une connexion Internet. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et d’accroître l’efficacité et la satisfaction de tous les utilisateurs du logiciel.
– Intégration avec d’autres systèmes. Notre solution s’intègre facilement avec d’autres systèmes de gestion d’entreprise, CRM ou ERP. Par conséquent, nous facilitons l’automatisation des processus de facturation et la gestion de l’information.
– Sécurité et conformité légale. Le logiciel easyap est conforme à toutes les réglementations légales en matière de facturation électronique qui vous concernent selon votre activité et votre région. De plus, il garantit la sécurité et la confidentialité des informations contenues dans vos fichiers.
– Adaptabilité. Nous implémentons le logiciel dans tout type d’entreprise, en l’adaptant à votre secteur d’activité et à vos besoins tant commerciaux que fiscaux. De plus, le volume de facturation n’a pas d’importance, car avec easyap, vous payez pour chaque facture traitée et non un coût fixe.
– Portail pour les dépenses des employés. La solution easyap dispose également d’autres fonctionnalités qui impactent votre comptabilité. Le portail pour les dépenses des employés en est une, grâce à laquelle les travailleurs peuvent saisir directement leurs indemnités, déplacements, etc.
En résumé, le logiciel de facturation électronique d’Easyap vous offre des avantages spécifiques pour votre entreprise. C’est pour toutes ces contributions, et non pour se conformer à une obligation légale, que nous souhaitons vous laisser nos coordonnées. Nous sommes impatients de commencer la transformation numérique de votre entreprise.
