Gesetze geben das Tempo jeder Branche vor. Der Bereich der der automatisierten Buchhaltung und Rechnungsstellung ist keine Ausnahme. Das beste Beispiel dafür ist, dass immer mehr Länder die Online-Rechnung fordern und gleichzeitig Unternehmen das digitale Format integrieren und nutzen. Aber ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen aus Verpflichtung oder wegen der Vorteile notwendig, die sie Unternehmen und dem Wirtschaftsgefüge bietet?
Warum ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen vorteilhaft?
Die Erfahrung von easyap in Projekten, die Technologie und Buchhaltung verbinden, beträgt mehr als zwei Jahrzehnte. In dieser Zeit, in der wir in verschiedenen Umgebungen und mit Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen gearbeitet haben, haben wir gesehen, wie die Ausstellung elektronischer Rechnungen aus vielen Gründen positiv und vorteilhaft ist.
Unsere langjährige Erfahrung liefert uns elf Argumente, die über den rechtlichen Aspekt hinausgehen, um diese Idee zu untermauern. Genau diese Argumente sind die Vorteile der Digitalisierung eines so wichtigen Prozesses wie der Rechnungsstellung.
1. Zeit- und Kostenersparnis
Elektronische Rechnungen machen den Druck, den Postversand und die Aufbewahrung von Papierdokumenten überflüssig. Diese Änderungen führen zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis bei der Dateiverwaltung, ganz zu schweigen von den Kosten für die Bereitstellung eines Speicherplatzes für all diese Rechnungen.
2. Mehr Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen
Die Ausstellung elektronischer Rechnungen automatisiert einen aufwendigen und zugleich notwendigen Geschäftsprozess wie die Rechnungsstellung. Zudem reduzieren Sie mit einem automatisierten digitalen System manuelle Fehler, wodurch Sie die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen verbessern.
3. Verbesserung des Zahlungs- und Inkassomanagements
Diese Art von digitalen Rechnungen versenden, empfangen und verwalten Sie sofort. Durch eine schnellere und effizientere Abwicklung von Zahlungen und Forderungen wird der gesamte Prozess wesentlich agiler und zügiger als bei der herkömmlichen Rechnungsstellung.
4. Garantie für Sicherheit und Datenschutz
Online-Rechnungen werden durch elektronische Sicherheitsmaßnahmen unterstützt. Wir sprechen hier zum Beispiel von der digitalen Signatur. Auf diese Weise reduzieren Sie das Risiko von Betrug, Diebstahl und Dokumentenfälschung und schützen gleichzeitig die Daten der an einer Transaktion beteiligten Parteien besser und wahren deren Privatsphäre.
5. Optimiert die Datenverwaltung
Die Ausstellung elektronischer Rechnungen ermöglicht es, alle Rechnungsdaten in Unternehmensverwaltungssysteme zu integrieren, wie das, das wir bei easyap entwickeln. Damit erreichen Sie eine bessere Datenverwaltung und können somit fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.
6. Erleichtert die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Anforderungen
Mit einer guten Software für die Ausstellung elektronischer Rechnungen werden Sie auch die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen Ihres Landes oder Ihrer Region erfüllen. Sie können sich an die Rechnungsformate halten, die von den jeweiligen Finanzbehörden, denen Sie Rechenschaft ablegen müssen, gefordert werden, und somit Sanktionen und Bußgelder jeglicher Art vermeiden.
7. Anpassungsfähigkeit an Rechnungen in jedem Format
Vorausgesetzt, Ihr System bietet Ihnen die Option, können Sie Ihre Online-Rechnungen an die Anforderungen Ihrer Kunden anpassen. Zum Beispiel haben Sie mit der easyap-Lösung die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im UBL-Format zu erstellen, das sehr beliebt ist, und so die Kundenzufriedenheit verbessern.
8. Verbessert die Kommunikation zwischen Unternehmen, Kunden und Lieferanten
Gerade wegen des im vorherigen Punkt Erwähnten ermöglicht Ihnen die Ausstellung elektronischer Rechnungen eine flüssigere und schnellere Kommunikation mit Ihren Kunden und Lieferanten. Zudem verbessert diese Effizienz und Agilität den Kundenservice und die Problemlösung.
9. Reduziert menschliche Fehler
Es ist erwiesen, dass digitale Rechnungssysteme nicht nur schneller sind, sondern auch weniger Fehler machen als Menschen. Daher garantieren wir Ihnen, dass eine gute Software für die Ausstellung elektronischer Rechnungen Ihnen hilft, menschliche Fehler zu reduzieren: das Weglassen von Informationen, die Duplizität von Rechnungen, Berechnungsfehler und so weiter.
10. Reduziert die Umweltbelastung
Gleichzeitig wird mit elektronischen Rechnungen der Verbrauch von Papier, Tinte und anderen Ressourcen, die mit der Papierrechnung verbunden sind, reduziert. Durch die Verwendung dieses neuen Formats tragen Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden dazu bei, die Umweltbelastung zu reduzieren.
11. Bessere Nachverfolgung des gesamten Prozesses
Schließlich hinterlässt ein Portal zur Ausstellung elektronischer Rechnungen jeden Schritt der Operation. Daher ermöglicht es sowohl Ihrem Unternehmen als auch dem Kunden, Rechnungen effizienter zu verfolgen. Auf diese Weise wird die Kontrolle und Verwaltung der Rechnungsstellung für alle Beteiligten erleichtert.
Wo ist die Ausstellung digitaler Rechnungen Pflicht?
Gerade wegen der besseren Nachverfolgbarkeit der Rechnungsstellung, plädieren auch Regierungen dafür, die Ausstellung von Online-Rechnungen vorzuschreiben. Sie nennen es Rückverfolgbarkeit und es ermöglicht ihnen, viel umfassender zu kontrollieren, ob Unternehmen ihren steuerlichen und fiskalischen Verpflichtungen nachkommen oder nicht.
Nach dieser Idee ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Steuerbehörden Gesetze erlassen, die die Ausstellung digitaler Rechnungen vorschreiben.In Spanien ist die elektronische Rechnung für jedes Unternehmen, das mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeitet, seit Jahren obligatorisch, und 2023 wird sie es auch zwischen privaten Unternehmen sein. Wir sind jedoch weder Pioniere noch die Einzigen, die dies verlangen.
Zunächst, obwohl die Gesetzgebung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen von Land zu Land unterschiedlich ist, legt die Europäische Union (EU) einen Regulierungsrahmen fest. Es beinhaltet Maßnahmen zur Förderung elektronischer Rechnungsstellungsprozesse im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. In diesem Zusammenhang gibt es mehrere gemeinsame Richtlinien:
- Richtlinie 2014/55/EU. Diese Richtlinie legt einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen fest. Seit 2019 müssen die EU-Mitgliedstaaten sicherstellen, dass ihre öffentlichen Auftragssysteme elektronische Rechnungen gemäß diesem Standard empfangen und verarbeiten können.
- Europäische Plattform für elektronische Rechnungsstellung. Die Europäische Kommission hat eine Online-Plattform für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen in ganz Europa zu versenden und zu empfangen.
- eIDAS-Verordnung. Diese Verordnung schafft einen Rechtsrahmen für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste in der EU.
Einige Länder haben ihrerseits auch eigene Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung. Zum Beispiel ist in Italien, seit 2019, die Ausstellung elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, obligatorisch und in Frankreich seit diesem Jahr 2023 ebenfalls. In Spanien, Dänemark oder Portugal ist die Ausstellung digitaler Rechnungen für alle Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor obligatorisch.
Und wenn wir Europa verlassen, sehen wir, dass die Ausstellung elektronischer Rechnungen ebenfalls Realität ist. In Mexiko ist sie seit 2011 für alle Steuerpflichtigen obligatorisch und in Brasilien (seit 2008) und Chile (seit 2015) ist sie für alle Unternehmen obligatorisch.
Ist easyap die Lösung zur Erfüllung Ihrer Pflicht oder geht es darüber hinaus?
Aber warum fördern Regierungen den Versand und die Verwaltung von Online-Rechnungen so sehr? Der Grund ist, wie bereits erwähnt, dass auch sie von den Vorteilen profitieren: höhere Effizienz, Produktivität, Präzision, Nachvollziehbarkeit… All dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zu einer Verbesserung der Kundenbeziehungen.
Hier kommen wir ins Spiel, easyap. Neben all den allgemeinen Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung bietet unsere Software Ihnen weitere entscheidende Vorteile für jedes Unternehmen:
– Zugänglichkeit und bessere Kommunikation. Sie und Ihre Kunden können jederzeit und überall auf Rechnungen zugreifen, sofern eine Internetverbindung besteht. Diese Funktion spart Zeit und erhöht die Effizienz und Zufriedenheit aller Softwarenutzer.
– Integration mit anderen Systemen. Unsere Lösung lässt sich problemlos in andere Unternehmensführungssysteme, CRM oder ERP integrieren. Dadurch erleichtern wir Ihnen die Automatisierung der Rechnungsstellungsprozesse und die Informationsverwaltung.
– Sicherheit und Rechtskonformität. Die easyap-Software erfüllt alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung, die für Ihre Tätigkeit und Region gelten. Zudem gewährleistet sie die Sicherheit und Vertraulichkeit der in Ihren Dateien enthaltenen Informationen.
– Anpassungsfähigkeit. Wir implementieren die Software in jedem Unternehmenstyp und passen sie an die Branche, in der Sie tätig sind, sowie an Ihre geschäftlichen und steuerlichen Bedürfnisse an. Darüber hinaus spielt das Rechnungsvolumen keine Rolle, da Sie mit easyap pro verarbeiteter Rechnung bezahlen und keine festen Kosten haben.
– Mitarbeiterkostenportal. Die easyap-Lösung bietet auch weitere Funktionalitäten, die sich auf Ihre Buchhaltung auswirken. Das Mitarbeiterkostenportal ist eine davon, wodurch Mitarbeiter Spesen, Reisekosten usw. direkt erfassen können.
Zusammenfassend bietet Ihnen die elektronische Rechnungsstellungssoftware von Easyap spezifische Vorteile für Ihr Unternehmen. Wir möchten Ihnen aus diesem Grund – und nicht nur, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen – unseren Kontakt hinterlassen. Wir freuen uns darauf, mit der digitalen Transformation Ihres Unternehmens zu beginnen.
