La transformación digital ha traído numerosas ventajas al ámbito empresarial: eficiencia, agilidad, productividad, conectividad… Un elemento que ha tenido gran peso en ello ha sido la firma digital. Sin embargo, en este nuevo escenario tan tecnológico, existen diferentes tipos de firma digital con sus propias características, aplicaciones y niveles de seguridad. Por eso, si estás buscando soluciones eficientes y seguras para tu negocio, es fundamental que sepas qué tipos de firma digital hay, sus diferencias con la firma electrónica y los requisitos legales que debe cumplir en España para aplicarla en tus facturas electrónicas. Precisamente, lo que te explicamos en este artículo.
¿Qué es y qué tipos de firma digital existen?
Técnicamente, la firma digital es un mecanismo de autenticación que utiliza algoritmos criptográficos para garantizar la integridad y autenticidad de un documento. En España, a nivel práctico, la firma digital se emplea frecuentemente en procesos de facturación digital, contratos y otros documentos importantes.
Así mismo, existen varios tipos de firma digital, cada uno con su propio nivel de seguridad y en función de en qué clase de documentos se aplica. Así mismo, podríamos fijar tres categorías:
Firma electrónica simple
Entendemos por firma electrónica simple cualquier tipo de firma digital que identifique al firmante y demuestre su intención de firmar el documento. Por eso, dentro de esta categoría se puede incluir desde un simple clic de aceptación en una web a una firma en pantalla táctil.
- Seguridad: nivel bajo. No se considera suficiente para documentos de alto valor legal.
- Aplicaciones: contratos de bajo riesgo o consentimientos de políticas online.
Firma electrónica avanzada
Este tipo de firma añade a la simple algunos elementos de autenticación adicionales, como el uso de datos biométricos o una autenticación de dos factores. Es capaz de identificar al firmante y te permite verificar si el documento ha sido alterado.
- Seguridad: nivel medio. Aporta mayor seguridad que la firma simple, aunque sigue siendo insuficiente para ciertos documentos de alta sensibilidad en términos legales.
- Aplicaciones: firmas en contratos de nivel medio, como acuerdos internos o autorizaciones de gasto.
Firma electrónica cualificada
En tercer lugar, la firma electrónica cualificada es el tipo de firma digital más segura y con mayor validez jurídica en la Unión Europea. Para su uso necesitarás un certificado digital emitido por una entidad acreditada y un dispositivo seguro de creación de firma. Por ejemplo, un hardware criptográfico.
- Seguridad: nivel alto. Legalmente equivale a una firma manuscrita y garantiza la autenticidad del documento.
- Aplicaciones: documentos legales, contratos de alto valor, trámites oficiales y cualquier documento que requiera máxima seguridad y validez jurídica.
Comparativa de tipos de firma digital
Para dejar plasmadas esas diferencias entre las diferentes clases de firma digital, esta tabla comparativa es una herramienta muy útil y visual, ya que recoge y resume cada una:
| Tipo de firma | Nivel de seguridad | Requisitos | Aplicaciones recomendadas |
| Firma electrónica simple | Bajo | Sin requisitos específicos | Contratos de bajo riesgo, consentimientos |
| Firma electrónica avanzada | Medio | Autenticación adicional | Contratos internos, autorizaciones |
| Firma electrónica cualificada | Alto | Certificado digital y dispositivo seguro | Documentos legales, contratos de alto valor |
Diferencias entre firma electrónica y firma digital
Lo cierto es que es habitual emplear los términos firma digital y firma electrónica como sinónimos. No obstante, es un error, ya que en realidad estos dos conceptos presentan diferencias importantes entre sí.
- Firma electrónica: es un término amplio que abarca diferentes métodos de autenticación electrónica. Engloba desde el nivel más básico de verificación hasta los niveles avanzados, como la firma electrónica reconocida o cualificada.
- Firma digital: es un tipo concreto de firma electrónica que se apoya en la criptografía asimétrica para garantizar la autenticidad y la seguridad de los documentos. O sea, que la firma digital está estrechamente relacionada con el uso de un certificado digital, el cual verifica la identidad del firmante mediante claves criptográficas.
En España, las firmas electrónicas cualificadas son las únicas que se consideran legalmente equivalentes a una firma manuscrita. Es decir, las que cumplen con los requisitos de la normativa europea eIDAS (Reglamento UE Nº 910/2014), que regula la identificación y la autenticación digital en la Unión Europea.
Requisitos para el uso de firmas digitales en España
Ahora bien, para garantizar esa seguridad y validez jurídica de los documentos firmados electrónicamente, hay unos requisitos legales que debes cumplir si utilizas firmas digitales.
Certificado digital autorizado
De base, las firmas electrónicas cualificadas deben contar con un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación (CA) reconocida, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Este certificado garantiza la autenticidad de la identidad del firmante.
Dispositivo seguro de creación de firma
A su vez, la firma electrónica cualificada exige un dispositivo específico, como una tarjeta criptográfica o un token USB. Con él la firma se realiza de forma segura y se asegura que solo el titular del certificado pueda firmar el documento.
Cumplimiento de la normativa eIDAS
Por otro lado, todas las firmas electrónicas cualificadas tienen que cumplir la ya citada normativa eIDAS. De esta forma, se siguen unos principios comunes en la UE que facilitan el reconocimiento y la validez de las firmas en los distintos estados miembros.
Mantenimiento y actualización de certificados
Por último, los certificados digitales tienen una vigencia limitada y deben ser renovados periódicamente para mantener su validez. Así que las empresas deben estar al tanto de las fechas de expiración y gestionar la actualización de estos certificados para evitar problemas de autenticación en los documentos firmados.
¿Cómo hacer una firma digital en una empresa?
En cuanto a cómo implementar un sistema de firma digital en tu empresa, lo primero es seleccionar el tipo de firma que mejor se adapte a ti. Es decir, a tus necesidades de seguridad y a los aspectos legales a los que tengas que ajustarte.
Sobre todo, nuestra recomendación es que uses un software de gestión documental. Con este tipo de soluciones, como la de easyap, puedes integrar firmas digitales en tus documentos de forma ágil y segura. Así delegas en el software funciones relativas a la facturación y la gestión de documentos empresariales.
De hecho, aunque no somos un software de gestión documental específico, sí te ofrecemos esta funcionalidad y muchas otras. Es más, utilizar un sistema como el de easyap para tus firmas digitales integradas te ofrece beneficios muy interesantes de cara a toda tu gestión empresarial. Sin ir más lejos, estos son algunos de ellos:
- Ahorro de tiempo y recursos. La firma digital agiliza tus procesos de negocio, ya que elimina las impresiones, las firmas manuscritas y el escaneo de documentos.
- Más seguridad y protección contra fraudes. Los sistemas de firma digital avanzados como el que te ofrecemos te proporcionan los más altos niveles de seguridad, dificultando cualquier intento de alteración.
- Validez jurídica y cumplimiento normativo. Las firmas electrónicas cualificadas cumplen con la normativa europea eIDAS, lo que te garantiza la validez de tus firmas y su reconocimiento en toda la Unión Europea.
- Mejor control y seguimiento. Estos sistemas digitales te dan la posibilidad de auditar y rastrear cada documento firmado. Algo que es esencial en empresas que manejan un gran volumen de archivos.
En definitiva, conocer los diferentes tipos de firma digital te ayuda a tomar decisiones informadas sobre cómo gestionar la autenticación de tus documentos. Eso sí, cada uno es más o menos seguro y válido, según el escenario y las necesidades de cada compañía.
Está claro que para garantizar la seguridad y el cumplimiento legal en entornos empresariales de gran escala, la firma digital y los certificados digitales ya son vitales y toda una realidad. Pero todavía lo serán aún más en el futuro.
Por eso mismo, este es el momento de estudiar e implementar soluciones como easyap. Un software empresarial que te facilita esta integración de las firmas digitales en tu negocio. Contáctanos y te contamos más.
