El tejido empresarial evoluciona día a día y en él, el formato de facturación también va desarrollándose rápidamente. Así mismo, en estos tiempos la factura en PDF y la factura electrónica son dos formatos que conviven en toda clase de empresas y sectores. Pero, ¿son y serán compatibles a futuro? ¿Cuál es su relación y su papel en este nuevo entorno digital? Lo cierto es que existen varias diferencias entre ambas, tanto en aspectos legales como por características. Por eso, en este artículo analizamos el rol de la factura PDF y su validez y, además, te decimos qué formato se adapta mejor a tus necesidades. Y hay más: te contamos cómo una herramienta como easyap te facilita la transición a la facturación digital.
¿Qué es una factura en PDF?
Primero, definimos el concepto: una factura en PDF es una representación digital de una factura tradicional en papel. El formato PDF, tan utilizado por empresas de todos los tamaños y sectores, es una forma simple y efectiva de enviar documentos por correo electrónico, entre ellos las facturas, manteniendo el formato visual intacto.
Sin embargo, una factura en PDF no es lo mismo que una factura electrónica. Aunque ambas están en formato digital, no cumplen con los mismos estándares legales ni técnicos. En ese sentido, las principales características de una factura en PDF son:
- Formato estático. Una factura PDF tiene un formato estático, lo que significa que no puedes modificar fácilmente su contenido sin dejar rastro.
- Portabilidad y compatibilidad. Al ser un archivo PDF, puedes acceder a él desde múltiples dispositivos y programas, lo que facilita su envío y visualización.
- No validación automática. A pesar de que una factura PDF puedes verla y almacenarla digitalmente, carece de ciertas validaciones automáticas que, por el contrario, sí tiene la factura electrónica.
Todavía muchos profesionales emplean y descargan plantillas de factura en PDF con las que agilizan la creación de facturas. Estas plantillas suelen incluir los campos básicos de información de una factura, como datos de emisor y receptor, descripción de productos o servicios, impuestos y el total a pagar.
Aún así, desde easyap recordamos que este tipo de plantillas solo cumplen con los requisitos legales básicos y no tienen los componentes técnicos avanzados de una factura electrónica.
Factura PDF vs Factura electrónica: diferencias
Precisamente y siguiendo lo que decíamos en el punto anterior, aunque son similares, hay diferencias sustanciales entre una factura PDF y una factura electrónica. Las dejamos claramente reflejadas en esta tabla:
| Característica | Factura en PDF | Factura electrónica |
| Formato | Estático (imagen o texto) | Estructurado (XML, Facturae) |
| Validez legal | Depende de la firma y la conservación | Totalmente válida según la normativa |
| Modificabilidad | Limitada, ya que exige un software adicional | Inalterable, ya que se registra en un sistema de auditoría |
| Automatización | Baja compatibilidad con automatización | Alta compatibilidad con un software de facturación |
| Recepción automática | Depende del envío manual por email | Enviada a través de plataformas electrónicas seguras |
Alcance legal de la factura PDF en España
Otro matiz importante es la validez legal. La factura PDF en España tiene ciertas limitaciones desde el punto de vista legal. Aunque todavía es un documento válido, su eficacia como prueba ante la Agencia Tributaria depende de su conservación y de que esté firmada electrónicamente en muchos casos.
Por eso, cada vez más empresas están optando por la facturación electrónica, ya que cumple con los requisitos legales del Real Decreto 1619/2012. Este exige el uso de formatos electrónicos como Facturae (formato XML estructurado), especialmente en transacciones con entidades públicas y en muchas interacciones entre empresas privadas (B2B).
En contraste, una factura en formato PDF puede ser útil para algunas transacciones simples o cuando no se requiere un seguimiento formal. Eso sí, no garantiza los mismos niveles de seguridad ni trazabilidad que la factura electrónica.
¿Factura en PDF o factura electrónica? ¿Cuál elegir?
El caso es que en plena transformación digital, pero con métodos convencionales aún muy presentes y vigentes como las facturas PDF, a muchos empresarios les surge una pregunta: ¿es mejor este formato o las facturas electrónicas?
Desde nuestra perspectiva, la elección entre una factura en PDF y una factura electrónica dependerá de varios factores:
Cuándo elegir la factura en PDF
- Transacciones sencillas. Cuando se trata de facturas de bajo riesgo o valor y no requieren un seguimiento exhaustivo.
- Comunicación rápida. Para microempresas, autónomos o freelancers que quieren enviar facturas rápidas sin implementar un sistema automatizado.
- Compatibilidad. En entornos donde los destinatarios no tienen acceso a plataformas de facturación electrónica.
Cuándo optar por la factura electrónica
- Cumplimiento legal. Por la obligatoriedad de la facturación online en España, las empresas que trabajan con la Administración Pública española o desean un sistema de auditoría automático (porque tendrán que implementarlo tarde o temprano).
- Automatización de procesos. Es ideal para las empresas que desean integrar la facturación dentro de un flujo de trabajo automatizado y conectado.
- Seguridad y trazabilidad. La facturación electrónica proporciona una capa adicional de seguridad y control, ideal para operaciones de alto volumen y valor.
Y sobre todo, en el futuro más próximo, cualquier empresa y negocio en España (también los autónomos) tendrá que adaptarse y acoger la facturación electrónica. Por lo tanto y en definitiva, aunque ahora pueden ser útiles las facturas PDF, a futuro primarán las facturas electrónicas.
Cómo te facilita easyap la creación de facturas electrónicas
Ante ese contexto que se avecina, herramientas especializadas como easyap son idóneas. En concreto, porque te permiten convertir una factura PDF en un formato de factura electrónico completamente válido.
Es más, la plataforma de easyap va mucho más allá. Ofrecemos una solución completa y avanzada que ayuda a directores financieros y departamentos de contabilidad de toda clase de industria y tamaño a gestionar la facturación electrónica de forma eficiente. ¿Cómo? Pues, entre otras cosas:
- Cumpliendo con los estándares legales y técnicos de cada sector y región.
- Transformando facturas PDF en formatos electrónicos como Facturae o XML, según la normativa española.
- Haciendo el seguimiento y la auditoría de cada factura, con acceso en tiempo real a todas las emitidas y recibidas.
- Integrándose con tus sistemas de gestión, lo que te facilita la automatización completa de tu proceso de facturación.
Solo tienes que entrar en nuestra página o escribirnos para saber más sobre estas y otras ventajas que te ofrecemos.
Cómo convertir una factura en PDF a formato electrónico con easyap
En ese sentido, la transformación de una factura en PDF a un formato electrónico es sencilla , siempre y cuando utilices un software como easyap, que está preparado para ello. Estos son los pasos generales:
- Escanea la factura en papel y guárdala en PDF.
- Importa el archivo y el sistema lo convierte automáticamente.
- Añade la firma electrónica para garantizar su autenticidad.
- Transformación a XML o Facturae siguiendo los requisitos de Hacienda.
- Envío y seguimiento de la factura y, al mismo tiempo, se registra en la plataforma para su trazabilidad.
Como ves, con easyap el proceso es sencillo y se adapta a los criterios legales. Además, aunque tanto la factura PDF como la electrónica conviven, la digital proporciona más control, seguridad y cumplimiento legal. Algo que es vital en empresas con gran volumen de operaciones.
Si quieres cumplir con la normativa y simplificar procesos, un software como easyap es una solución tan potente como segura. Aparte de tu facturación digital, puedes convertir facturas PDF en archivos electrónicos válidos. O sea que tienes el control total y según las exigencias del mercado y las leyes.
Ahora, sabiendo los beneficios de ambos formatos, cada empresa podrá elegir el que mejor se alinee con sus objetivos. Lo que te aconsejamos es aprovechar la tecnología para optimizar recursos y ser más eficiente en tu gestión contable. Y para eso, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te lo contamos todo.
