Da igual si eres una gran organización o un pequeño negocio. En el entorno empresarial actual, tan digital y global, la gestión de documentos y facturas electrónicas es vital para mantener un flujo de trabajo eficiente y cumplir con las normativas. Por eso, los softwares de gestión documental son tan necesarios para cualquier tipo de compañía. Hablamos de la herramienta que optimiza la administración de documentos y hace más eficiente cualquier proceso. En este contexto, el software de facturación electrónica de easyap es una solución todoterreno, lo desvelamos.
¿Qué es un gestor documental?
Para empezar, un gestor documental es un software diseñado para organizar, almacenar y gestionar documentos electrónicos. Por ende, te facilita el registro seguro de tus documentos y te da acceso rápido a la información cuando la necesitas. Por eso, es muy útil para empresas que gestionan grandes volúmenes de datos y necesitan cumplir con requisitos normativos estrictos.
A su vez, un sistema de gestión documental aporta una amplia gama de beneficios. Ventajas capaces de transformar significativamente la gestión de la información, sea cual sea la empresa. Entre otras cosas, te ofrece:
- Organización eficiente. Centraliza todos los documentos en un único repositorio, facilitando su búsqueda y su recuperación.
- Seguridad mejorada. Protege la información sensible con controles de acceso y cifrado.
- Cumplimiento normativo. Ayuda a cumplir con las regulaciones y normativas de auditoría.
- Automatización de procesos. Reduce la intervención manual y, como consecuencia, minimiza los errores humanos.
- Mejora de la colaboración. Permite a los empleados acceder y trabajar con los documentos en tiempo real, sin importar su ubicación.
De hecho, dada la utilidad de los gestores documentales, aunque en España no son obligatorios (todavía) por ley a nivel estatal, sí que se fomentan desde distintos organismos autonómicos. Como ejemplos, Cataluña o Madrid.
La importancia de un sistema de gestión documental en la facturación electrónica
El caso es que la facturación electrónica es ya una práctica estándar en muchas industrias debido, precisamente, a esos beneficios. Y es que las mejoras en términos de eficiencia y reducción de costes son palpables.
Sin embargo, sabemos que la gestión de documentos adicionales que acompañan a las facturas puede ser un desafío significativo. Aquí es donde un programa de gestión documental integrado con el software de facturación marca la diferencia. ¿Por qué?:
- Automatiza la vinculación de documentos con las facturas. Por lo tanto, elimina la necesidad de llevar a cabo procesos manuales en los que se dan más fallos.
- Asegura que todas las facturas y documentos cumplan con los requisitos legales y de auditoría de cada empresa y sector.
- Facilita el acceso inmediato a facturas y a los documentos vinculados, lo cual mejora la toma de decisiones.
- Reduce el tiempo dedicado a la gestión manual de documentos y, por consiguiente, disminuye los costes asociados.
En este escenario es donde aparecemos nosotros, easyap, ya que nuestra solución es uno de los pocos software integrales que te permite aprovechar todas estas ventajas.
¿Cómo gestiona las facturas de tu empresa el software de easyap?
En ese sentido, el software de easyap, además de la emisión y recepción de facturas electrónicas, también actúa como un gestor documental vinculando automáticamente los documentos necesarios a cada factura.
Para que lo veas mejor, estos dos ejemplos reflejan cómo easyap es capaz de gestionar documentos y facturas con eficiencia en distintos sectores.
Ejemplo 1: hospitales y aseguradoras
En el sector de la salud, los hospitales deben emitir facturas a las aseguradoras, las cuales requieren una serie de documentos adicionales para procesar cada factura. Estos documentos pueden incluir informes médicos, autorizaciones de tratamiento, entre otras cosas.
- El software de easyap fija parámetros para los requisitos específicos de cada aseguradora. De esta manera, esos documentos tan necesarios se vinculan automáticamente a las facturas que corresponden.
Ejemplo 2: certificados de obra en la construcción
Por su parte, en el sector de la construcción, la emisión de facturas a menudo requiere la vinculación de certificados de obra que acreditan el avance de los trabajos realizados.
- El software de easyap permite que estos certificados se adjunten automáticamente a las facturas. Así, garantiza que toda la documentación importante esté disponible de manera inmediata y organizada.
Características clave del gestor documental de easyap
En línea con lo anterior, nuestro sistema da la posibilidad a nuestros clientes de llevar a cabo estas acciones porque cuenta con unas características muy concretas, a la par que avanzadas. En concreto, hay tres rasgos clave, los cuales te detallamos a continuación.
1. Automatización y parametrización
El software destaca por su capacidad para automatizar y parametrizar la vinculación de documentos. Por eso, se adapta a los requisitos específicos de diferentes sectores y clientes, asegurando que cada factura tenga la documentación obligatoria vinculada de forma automática.
2. Seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad es una prioridad para easyap. Por eso, el software cumple con las normativas más estrictas en cuanto a protección de datos y auditoría. De esta manera, te garantizamos que toda la información está protegida para que cumplas con tus obligaciones legales.
3. Accesibilidad y eficiencia
El acceso rápido y eficiente a la información es vital y el gestor documental de easyap te permite a ti o a tu equipo revisar y manejar facturas y documentos vinculados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias a ello, la toma de decisiones es más ágil y serás más eficiente.
4. Integraciones
Nuestra solución, haciendo gala de ser un programa integral, permite integraciones con otros sistemas como pueden ser un ERP o un CRM. De esta forma, te facilita la sincronización de datos y mejora la eficiencia operativa en tu organización.
5. Notificaciones y alertas
Otra de las funcionalidades clave de easyap es que es capaz de enviar notificaciones y alertas por la recepción de nuevas facturas o por la necesidad de adjuntar documentos adicionales. O sea, que te asegura que tus procesos se mantendrán en marcha y se podrán ejecutar sin retrasos.
6. Informes y análisis
A su vez, sabemos que es fundamental hacer un seguimiento de la facturación. Por eso, puedes utilizar informes y análisis de la herramienta con los que monitorizar y evaluar tu gestión documental y de facturas. De esta manera, obtendrás información valiosa para tus decisiones estratégicas.
Comparativa de easyap vs otros softwares de gestión documental
No obstante, para entender mejor las ventajas del software de easyap, es útil compararlo con otros softwares de gestión documental disponibles en el mercado. La siguiente tabla resume algunas de esas diferencias.
| easyap | Competencia | |
| Automatización | Alta | Variable |
| Parametrización | Personalizable | Limitada en ciertos casos |
| Seguridad | Cumple con normativas estrictas |
Variable |
| Accesibilidad | Alta, basada en la nube | Depende del software |
| Integración con facturas | Sí | No siempre |
Implementación paso a paso del gestor documental de easyap
Otro de los desafíos de un software, funcione o no como gestor documental, suele ser su implementación. No obstante, es un proceso mucho más sencillo y eficiente de lo que puedas pensar, sobre todo si optas por uno tan práctico y completo como el de easyap.
Para darte todas las facilidades, te detallamos el siguiente paso a paso de cómo hacerlo en tu compañía.
Paso 1: Análisis de necesidades
El primer paso consiste en analizar las necesidades específicas de tu empresa en cuanto a la gestión de facturas y documentos. Esto incluye identificar los tipos de documentos que necesitas vincular a las facturas y los requisitos normativos que tienes que cumplir.
Paso 2: Configuración y parametrización
Una vez identificadas las necesidades, tienes que configurar y parametrizar el software para que pueda gestionar los documentos de acuerdo con los requisitos específicos de tu empresa. Es decir, debes ponerte con la creación de reglas de vinculación automática de documentos.
Paso 3: Capacitación y soporte
Para asegurar que la implementación sea exitosa, easyap te ofrece capacitación y soporte en todo momento. De esta manera, te garantizamos que tu equipo se podrá familiarizar cómodamente con el software y lo podrá utilizar sin depender de nadie.
Paso 4: Integración y pruebas
El software de easyap se integra con tus sistemas ya existentes y además realizamos pruebas para asegurar que todo funcione correctamente. En este sentido, verificamos que los documentos se vinculen automáticamente a las facturas según las reglas que hayas establecido en un primer momento.
Paso 5: Puesta en marcha
Por último, una vez hayamos completado las pruebas, el software estará listo para ser utilizado. Como decíamos, además, en easyap te ofrecemos soporte continuo para asegurar que el sistema funcione de manera óptima desde el principio y en adelante, y que cualquier problema se resuelva rápidamente.
En definitiva, el software de easyap, además de facilitarte la gestión de facturas electrónicas, es un potente gestor documental. Por eso está considerado una herramienta indispensable para grandes empresas de diversos sectores. Así que, en este punto, concluimos el artículo respondiendo a la pregunta con la que lo abríamos: ¿es easyap un gestor documental, aparte de software de facturación electrónica? Rotundamente, sí.
Por último, lo único que falta es recomendarte implementar un sistema de gestión documental integrado como el nuestro. Verás cómo rápidamente ahorras tiempo, reduces costes, te aseguras el cumplimiento legal y mejoras tus decisiones al apoyarte en datos. Para eso, solo tienes que contactarnos y descubrirlo tú mismo.
