La factura electrónica ha ganado una enorme importancia en el tejido empresarial, ya que agiliza procesos y reduce la carga administrativa en millones de empresas. Por eso, en este contexto, es fundamental comprender por separado dos conceptos: la firma digital y el certificado digital. A menudo, dos ideas que se emplean indistintamente, pero que tienen diferencias significativas. Por eso, en las próximas líneas desgranamos qué es un certificado digital y para qué sirve, así como la firma digital. Además, analizaremos su validez, cuándo y quién debe utilizarlos y qué trámites puedes realizar con ellos. Y, sobre todo, resolvemos la gran cuestión: ¿firma digital o certificado digital?
¿Es lo mismo firma digital o certificado digital? Principales diferencias
Para comenzar, es esencial aclarar que firma digital y certificado digital no son sinónimos, aunque ambos se utilizan habitualmente en el ámbito de la seguridad electrónica. La firma digital se refiere al proceso de aplicar una firma electrónica a un documento, mientras que el certificado digital es la herramienta que respalda esta firma.
¿Qué se entiende por firma digital?
Por un lado, la firma digital es un proceso que permite a una persona o entidad firmar un documento electrónico de manera segura. Y no solo eso, sino que legalmente es vinculante. En cuanto a cómo se genera, es a través de algoritmos de criptografía. En concreto, se crea una representación electrónica única de la firma del firmante en el documento.
A su vez, el proceso de firma digital implica la generación de una firma única basada en el contenido del documento y la clave privada del certificado digital del firmante. Esta firma se adjunta al documento y se almacena junto con la información que contenga el certificado digital.
¿Qué se entiende por certificado digital o certificado electrónico?
Por otro lado, un certificado digital es un archivo electrónico que contiene información sobre la identidad del titular, la clave pública correspondiente y la entidad emisora del certificado. Esta entidad es la encargada de verificar la identidad del solicitante antes de emitir el certificado.
Además, el certificado digital es fundamental para verificar la autenticidad de una firma digital. Así mismo, cuando alguien recibe un documento firmado digitalmente, puede utilizarlo para confirmar que esa firma que figura es legítima y que el documento no ha sido alterado por nadie.
En este punto también es importante hacer una matización. Y es que una de las principales diferencias entre estos dos términos es que la firma digital se aplica al documento en sí. En cambio, el certificado digital se almacena en el dispositivo del firmante. O sea, que el certificado es necesario para verificar y respaldar la firma. Por consiguiente, su pérdida pondrá en riesgo la seguridad de la firma.
La validez de la firma digital y del certificado digital
Cuando hablamos de firma digital o certificado digital, otro de los aspectos que más peso tiene es la validez que tienen cada uno. En este sentido, ambos tienen un período de validez, que generalmente es de un año o más. Pero, ¿qué sucede cuando vence ese plazo de tiempo y caducan?
La renovación o la obtención de un nuevo certificado digital son procesos necesarios y que debes tener en mente o apuntados para mantener la integridad de tus firmas digitales. Ante esa situación, debes saber a dónde o a quién recurrir para renovarlos:
En España, por ejemplo, la entidad emisora de los certificados y firmas digitales suele ser la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). No obstante, también hay otras entidades certificadoras autorizadas, como es el caso de Izenpe en el País Vasco (el servicio de identificación electrónica del Gobierno Vasco).
El caso es que la firma digital es válida mientras el certificado digital asociado esté vigente. Cuando el certificado digital caduca o es revocado, las firmas realizadas con ese certificado ya no serán válidas. Por lo tanto, es fundamental renovar el certificado para garantizar la continuidad de tus operaciones comerciales.
A su vez, también la UE se ha encargado de garantizar la seguridad y la validez de las operaciones transfronterizas. Para ello ofrece el reglamento elDAS, que dota de más seguridad y comodidad a cualquier actividad online que requiera de una firma digital. Entre ellas se encontrarían, por ejemplo:
- Presentación de declaraciones fiscales.
- Inscripciones en centros y universidades extranjeras.
- Apertura a distancia de cuentas bancarias.
- Creación de empresas en otros estados miembro.
Y, por supuesto, la autenticación de los pagos por Internet que haga cualquier compañía a empresas de países con sede en otros países de la UE, así como licitaciones online.
¿Cuándo y por quién deben ser utilizados?
Otra de las preguntas clásicas sobre certificado digital o firma digital es quién puede utilizarlos y en qué situaciones: ¿solo empresas y PYMES?, ¿cualquier persona? ¿para qué tipo de trámites?
La firma digital y el certificado digital son esenciales en diversas situaciones en las que la seguridad y la autenticación son necesarias. Algunos de los casos más comunes en los que conviene que los utilices son:
- Para facturas electrónicas. En España, la factura electrónica es una realidad en las operaciones comerciales. Tanto las empresas como los autónomos pueden utilizar la firma digital y el certificado digital para firmar facturas electrónicas, lo que agiliza los procesos y garantiza su autenticidad.
- En trámites con la Administración Pública. El certificado digital es necesario para llevar a cabo numerosos trámites con la Administración Pública. Por ejemplo, presentar declaraciones de impuestos, solicitar subvenciones o acceder a datos personales a través de la plataforma Cl@ve.
- Para gestiones financieras. La firma digital y el certificado digital también son útiles para realizar transacciones bancarias online, así como para firmar contratos financieros de forma segura.
- Firmar contratos y acuerdos comerciales. En el mundo de los negocios, ambas herramientas son necesarias para sellar acuerdos comerciales, puesto que ahorran tiempo en desplazamientos y recursos.
- Como control de acceso. Incluso, las empresas utilizan el certificado digital para controlar el acceso a sistemas y recursos sensibles de la compañía, garantizando la seguridad de la información.
Eso sí, no todos pueden emplear la firma y el certificado digital de la misma manera. El certificado se emite a personas físicas o jurídicas que cumplen con ciertos requisitos de identificación y autenticación. Así que para obtener uno es necesario proporcionar documentación que respalde la identidad del solicitante.
– Como persona física puedes obtener un certificado digital presentando tu documento de identificación y completando los trámites requeridos.
– Como empresa te pedirán documentación adicional, como el registro mercantil y poderes notariales.
Por último, la firma digital la podrás utilizar una vez tengas acceso al certificado digital. A partir de ahí, cualquier persona o entidad que posea ese certificado puede usarlo para rubricar documentos electrónicos.
¿Qué trámites puedo hacer con el certificado digital?
Como entenderás ahora, el certificado digital es una herramienta de lo más versátil. Te da la posibilidad realizar una gran variedad de trámites online de forma segura. Algunos de los más comunes incluyen:
– Presentación de declaraciones de impuestos. Puedes presentar tus impuestos online, como el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o el Impuesto de Sociedades, de manera electrónica.
– Gestión de subvenciones y ayudas. Tanto empresas como particulares pueden solicitar subvenciones y ayudas a través de la plataforma electrónica utilizando su certificado digital.
– Acceso a datos personales. Puedes acceder a tus datos personales almacenados en la Administración Pública, como los que tiene la Seguridad Social o Hacienda.
– Firma de documentos legales. El certificado digital es fundamental para firmar contratos, acuerdos comerciales y otros documentos legales de manera electrónica.
– Operaciones bancarias. Utiliza tu certificado digital para realizar operaciones bancarias online seguras.
Incluso, en easyap vamos allá y te explicamos cómo hacer consultas de declaraciones de impuestos presentadas anteriormente y mediante el certificado.
Cómo se firma un documento digitalmente con certificado digital
Llegados a este punto, te explicamos cómo firmar un documento digitalmente. Para ello, sigue este paso a paso:
- Selecciona el documento que quieras firmar.
- Utiliza una herramienta de software de firma digital que sea compatible con tu certificado digital.
- El software te solicitará como usuario que escojas el certificado digital que quieres utilizar para firmar el documento.
- Una vez seleccionado, el propio software generará la firma digital y la aplicará al documento.
- La firma digital se adjunta al documento, y este queda firmado digitalmente.
Es importante que seas consciente de lo que implica: al firmar un documento digitalmente estás garantizando su integridad y autenticidad. O sea, que cualquier alteración podría ser detectada fácilmente al verificarlo.
El papel de easyap en la firma electrónica
Aquí es donde entra en juego easyap: una solución que simplifica y agiliza el proceso de firma digital. Nuestra plataforma intuitiva y amigable facilita la gestión de documentos electrónicos al permitir firmar contratos, facturas y otros documentos de forma segura y eficiente.
Además, easyap se integra fácilmente con certificados digitales, lo que significa que puedes aprovechar la seguridad de estos para garantizar la autenticidad de tus firmas online. Además, no necesitas ser un experto en tecnología para firmar documentos digitalmente, ya que la plataforma te guía durante el proceso de manera sencilla.
La plataforma también te ofrece un registro y seguimiento de todas las firmas digitales que hagas, lo que es fundamental para el control y la gestión de documentos. En resumen, proporcionamos una interfaz fácil de usar y una integración perfecta con certificados digitales, lo que te ahorra tiempo y asegura la validez de tus archivos.
Concluyendo, la firma digital y el certificado digital son pilares esenciales en el entorno empresarial y administrativo. Ambos garantizan la autenticidad y la seguridad de las transacciones electrónicas. Con un certificado digital puedes realizar una amplia gama de trámites. Tantos que su importancia en la era de la facturación electrónica es ya innegable. Pero, si quieres saber más o sigues sin comprender la diferencia entre ambos té, contáctanos: lo necesitas para aprovechar al máximo sus beneficios.
