La tecnología y su papel en la detección de fraudes en auditoría

Abr 14, 2022 | Gestión de facturas

Eficiencia. Comodidad. Simplicidad. Ahorro en costes y en tiempo. Las ventajas de saber sacarle partido a la tecnología son numerosas. Ventajas, además, que influyen en todos y cada uno de los ámbitos de nuestra vida: el personal, el social, el laboral, etcétera. Los avances tecnológicos impactan en cualquier campo y el de las finanzas no es una excepción. 

De hecho, su importancia en el sector financiero ha ido en aumento, convirtiéndose en asistente y en herramienta esencial para muchas operaciones y gestiones, pero también desde el punto de vista de la seguridad y la prevención. Parece que ya es (y lo será aun más en el futuro) un actor clave en la detección de fraudes en las auditorías. ¿Cómo? En easyap te lo contamos.

La importancia de las auditorías para la detección de fraudes en empresas

El fraude fiscal y la evasión de impuestos son algo intrínseco al mundo empresarial y a los negocios. Cualquier empresario o directivo financiero busca la forma de ahorrar y no pagar de más. No obstante, debe hacerlo dentro de los cauces legales y no saltándose leyes y cometiendo fraudes (voluntarios o involuntarios). Sin ir más lejos, según el diario El Salto, Hacienda en España pierde cada año 2,5% del total de los ingresos fiscales o, lo que es lo mismo, 136 euros por cada uno de los habitantes.

Una de las formas de combatir la evasión han sido las auditorías, ya sean internas o externas (llevadas a cabo por grandes multinacionales especializadas). Son una herramienta de control que ha tenido y tiene por objetivo: 

  • Investigar posibles indicios de fraudes que hayan podido intuirse o que se hayan comunicado. 
  • Prevenir fraudes con una buena organización y planificación contable de los negocios.
  • Detectar posibles fraudes que se están cometiendo en una organización, ya sea de forma deliberada o no.

Tradicionalmente el proceso de investigar fraudes ha conllevado multitud de horas y el desempeño de muchos profesionales. Sobre todo, en el caso de grandes compañías en las que los documentos y archivos a analizar son numerosos. Y esos procesos, precisamente, con una solución tecnológica como la de easyap, son mucho más ágiles y veloces. Los libros, papeles y conjuntos de programas específicos comienzan a dar paso a softwares tecnológicos de gran utilidad. 

Debido a esa inmensa gestión de archivos y procesos, el de las auditorías es un servicio bien remunerado. He ahí la razón para que la mayoría de empresas, por su elevado coste, no cuenten con un departamento auditor dentro de la propia organización. La inmensa mayoría de empresas recurren a servicios de auditoría externos para analizar sus controles financieros. 

Pues bien, tanto para las grandes auditoras (Pwc, Deloitte, KPMG o Ernst&Young) como para otras más pequeñas o para equipos internos de ciertas organizaciones, la tecnología ha revolucionado su forma de trabajar. 

Las fases de cualquier auditoría financiera

La realidad es que las auditorías de hoy en día se apoyan en la tecnología, lo cual agiliza todo enormemente, como te avanzamos más adelante. No importa si son grandes multinacionales o si hablamos de departamentos internos: todas utilizan ya ciertos programas y avances tecnológicos para controlar, prevenir e investigar las cuentas empresariales de un negocio. Y es que la función de las auditorías sigue siendo la de la prevención y detección de fraudes en las empresas, pero ahora llevándola a cabo de forma mucho más eficiente gracias a los avances tecnológicos. 

Cada compañía tiene su forma de operar, pero tradicionalmente, las auditorías internas y externas se suelen estructurar en tres fases: 

Planificación

Antes de nada, se establecen las relaciones entre la empresa auditora, en caso de que esta sea externa, y la compañía que va a ser auditada para determinar el alcance y los objetivos. Para ello, se analiza la situación de la empresa, su sistema contable, sus estrategias y otros elementos que afecten a su fiscalidad. 

Ejecución

Los auditores realizan las pruebas y analizan los estados financieros según se ha fijado previamente. Es la fase en la que se detectan los errores, se estudian los resultados obtenidos y se identifican y clasifican los hallazgos. A partir de ahí, se obtienen unas conclusiones que se plasmarán en la última fase.

Elaboración del informe

Por último, se elaboran y redactan sobre un informe las conclusiones obtenidas en la auditoría. En el mismo informe también se recogen los estados financieros del área administrativa que se haya auditado así la estructura de cómo es control interno de la empresa. Por último, se añadirán una serie de recomendaciones sobre qué hacer para prevenir fraudes y, por consiguiente, sanciones y multas.

¿Qué papel juega easyap en la detección de fraudes en una auditoría?

¿Y qué papel juega la solución de easyap en la detección de fraudes financieros dentro de una empresa? Pues uno realmente protagonista, como te vamos a demostrar. Implementar un software como el nuestro en tu compañía te permite controlar dentro de un único programa los siguientes procesos: 

  • La emisión electrónica de facturas a todos tus clientes. 
  • La recepción de las facturas que emitan tus proveedores, adaptándolas al sistema tengan el formato que tengan. 
  • La información de impuestos totalmente adaptada a la legislación que deba cumplir tu negocio. 
  • Los gastos de tus empleados con tarjetas de empresa y otra serie de costes.

Por todo ello, tendrás en un mismo espacio unificado toda esta información. Datos todos ellos esenciales a la hora de realizar una auditoría y detectar o prevenir fraudes fiscales. 

A su vez, hay ocasiones en las que la detección de fraudes en las auditorías viene de denuncias que hacen los proveedores por desconocimiento de cómo van sus pagos. Gracias a la solución de easyap contarás con un “Portal del Proveedor” donde toda la información sobre los ciclos de aprobación de cada factura es visible, tanto para ti como para el propio proveedor. 

Por lo tanto, olvídate de problemas relativos a facturas perdidas o traspapeladas, pagos duplicados, número de facturas que aun te quedan por abonar… Todo lo tendrás tú y los departamentos de tu empresa que tú desees dentro del software de easyap. 

¿Y por qué el software de easyap y no otro? 

Buena pregunta para la que tenemos una respuesta llena de argumentos. El equipo de easyap está compuesto por profesionales tanto del campo de las finanzas como del de la tecnología. Por experiencia propia, sabemos lo que es detectar fraudes durante una auditoría, somos conscientes de lo mucho que conlleva investigar y recopilar facturas y documentos, de la presión que suponen dichas auditorías…

Por eso, precisamente, conocemos a la perfección lo que necesitan los departamentos contables para la detección y, sobre todo, para la prevención de fraudes fiscales. Con un software completo y que a la vez recoja toda esa gran cantidad de información fiscal de manera ordenada, la optimización de los recursos de tu negocio es inmensa. 

Optimización del tiempo y de los recursos económicos. Eso es justo lo que ofrecemos para empresas de medio mundo y de multitud de sectores desde hace ya más de dos décadas. Así, desde entonces aportamos un programa perfecto para evitar fraudes fiscales y que, a la vez, brinda las siguientes ventajas a quienes lo implementan: 

  • Es compatible con cualquier paquete de contabilidad y/o flujo de trabajo ERP.
  • Coste de alta económico
  • Se adapta a cualquier volumen de facturación, ya que el gasto es por factura procesada y no un coste fijo. 
  • Proceso de implementación ágil que permite estar operativo en semanas. 

Incluso, aprovechando que hablamos de fiscalidad, ya no solo el digitalizar tus procesos de contabilidad te puede ayudar a evitar o detectar fraudes en tu negocio. Estamos hablando de que los procesos en los que pueden aparecer estos fraudes, como el de la facturación, son cada vez más tecnológicos. De hecho, en muchos países del mundo, entre ellos España, es obligatoria la facturación electrónica para con la Administración Pública. Así que ponte en contacto con nosotros cuanto antes y da el paso hacia tu digitalización y tu seguridad fiscal. 

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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