No nos cansaremos de decirlo: el presente y el futuro son digitales. Sí, como lo lees. Lo de digitalizar un negocio no es algo que puedas dejar para mañana. Ahora es el momento. Tus clientes están en Internet y tus competidores también han salido al mundo online a buscarlos. Los mercados son digitales… ¿Y tú todavía no? Incluso los gobiernos son los primeros que están fomentando la transformación digital, como te hemos narrado en otros artículos. Hoy, siguiendo esa línea, te contamos qué es una empresa de digitalización de documentos, por qué te recomendamos contactar con una y las razones por las que queremos que des este gran salto con nosotros.
¿Qué es una empresa de digitalización de documentos?
Hoy es el día en el que entras en una tienda y, para pagar, aproximas tu smartphone al TPV. Entras y navegas por la página web de alguna aerolínea deseoso de reservar tus vuelos de verano a ese destino con el que llevas tiempo soñando. Lo encuentras y pagas con una orden desde tu terminal. O, incluso, desde tu red social favorita ojeas esa marca de ropa que te gusta, accedes y compras el abrigo que necesitabas.
Al fin y al cabo, todas estas son operaciones que antes realizabas en establecimientos físicos y que ahora, cómodamente, realizas de forma digital. Operaciones que, a su vez, implican facturas y gestión de documentos que antes se emitían en papel y ahora no. Cosas de la digitalización. Pero, ¿cómo han conseguido esas marcas a las que les compras sus productos o servicios ofrecer lo mismo que antes y facturarlo trasladándolo todo al formato electrónico? Con una buena empresa de digitalización de documentos.
Por lo tanto, una empresa de digitalización de documentos se podría definir como toda compañía que desarrolla e implementa soluciones digitales que tramitan y procesan digitalmente los archivos y documentos de las compraventas de bienes y servicios que realiza una empresa. Y qué mejor ejemplo que nosotros, easyap, que llevamos dedicándonos precisamente a esto más de dos décadas.
Hoy en día, como te acabamos de demostrar con ejemplos cotidianos, tú mismo, a nivel personal y particular, interactúas con marcas y llevas a cabo tus compras a través de procesos digitales. Por esa misma razón, si no lo has hecho ya, ¿a qué esperas para hacerlo con tu negocio?
Las 4 principales razones para digitalizar tu empresa
El tejido empresarial en general ya se ha dado cuenta de que el presente y el futuro son digitales. Según el diario La Información, basándose en un estudio realizado por la consultora Advice Strategic Consultant en 2021 en el que se analiza la digitalización de las empresas españolas, vemos varios datos interesantes:
- El 66% de los empleados en compañías con 10 o más trabajadores utilizan ordenadores con fines de negocio
- El 32% de las empresas compraron servicios en la nube (cloud computing) en 2020, lo cual es un incremento de más de 4 puntos con respecto al año anterior.
- El 52% de compañías ya utilizan algún ERP para gestionar información interna y el 42% cuentan con CRM para gestionar la información de los clientes.
Los datos son de 2021, pero en referencia al 2020, y en todos los casos han aumentado en comparación con el año anterior. Por lo tanto, estas cifras son otra muestra de que el mundo digital ya está aquí. Con ellas en la mano como reflejo de la digitalización de las empresas en España, vamos ahora enumerar las razones por las que es el momento de implementar un servicio de digitalización de documentos en tu negocio.
La optimización de los recursos más valiosos: tiempo y dinero
Si hay un primer argumento por el que debes ponerte en manos de una empresa de digitalización de documentos es por el ahorro en tiempo y en dinero que te va a generar. Sin ir más lejos, con una solución como la de easyap, toda tu facturación pasa a ser 100% electrónica: emites y recibes las facturas a través del software, tus cuestiones fiscales estarán mucho más ordenadas al estar registradas en el sistema, la contabilidad general se agiliza enormemente, puedes registrar otros gastos como los de los empleados….
Como ves, al tenerlo todo en un mismo programa, el orden es mucho mayor que como se hacía hasta hace poco. Ya no es momento de gastar horas en papel, bolígrafo, calculadora e interminables operaciones matemáticas para cuadrar todo. Con una solución como la de easyap, el ahorro en tiempo invertido en esas cuestiones mayúsculo. Y, por consiguiente, el personal que se tiene que ocupar de ello se reduce ostensiblemente, con la ventaja adicional de poder dedicar ese tiempo y equipo a otras funciones del negocio.
Las empresas también compran y venden online
Ya lo vaticinábamos antes. No solo las personas cada vez operan más en Internet, sino que las empresas también. Como muestra, dos datos del mismo informe de Advice Strategic Consultant:
- El 32% de las compañías con 10 o más empleados hicieron compras online para el negocio en el periodo 2020/2021.
- El 27% de las empresas con 10 o más trabajadores vendieron por comercio electrónico durante el periodo 2020/2021.
Por lo tanto, competir, trabajar o interactuar con todas estas empresas ya digitalizadas en este nuevo escenario es vital para mantenerte en el mercado. Y para ello, digitalizar procesos y documentos es esencial.
Las posturas gubernamentales en favor de la transformación digital
Una tercera razón por la que deberías apoyarte en una empresa de digitalización de documentos y acometer la transformación digital de tu negocio es la obligatoriedad. Los gobiernos, ya sean europeos, nacionales o autonómicos, llevan tiempo promoviendo con diferentes políticas que las empresas den el paso definitivo.
En el blog de easyap ya hemos tocado este tema que combina tecnología y legalidad desde diferentes perspectivas con varios artículos sobre ello. Aquí te dejamos algunos con los que podrás conocer más y, sobre todo, cuáles te pueden afectar en mayor medida:
Una vez hayas leído cualquiera de estos textos y veas que la digitalización de documentos en España es toda una realidad, quizás te veas más propenso a dar el salto a la nueva era digital.
La sostenibilidad
Y a todo ello, además, añadimos una cuarta razón por la que apostar por los servicios de digitalización de documentos es una gran medida para cualquier negocio: la sostenibilidad del planeta. Vivimos en un momento en e que preservar nuestro ecosistema y nuestro planeta es un tema muy importante para toda la sociedad. Cada vez más, los niños y jóvenes (la generación de los “nativos digitales”) le dan mayor importancia a la sostenibilidad.
Tanto por cuidar del mundo y convertirlo en un lugar más sostenible, como por alinearte con las generaciones del futuro, reducir el uso del papel es una medida idónea. Y para llevarla a cabo, nada mejor que ahorrar en su consumo digitalizando procesos del negocio.
Por qué easyap es tu empresa de digitalización de documentos
Una vez expuestos los motivos de por qué debes digitalizar tus documentos y procesos, vamos con la otra gran pregunta que queríamos lanzar en el artículo: ¿por qué te recomendamos hacerlo con easyap? Por los siguientes tres motivos: experiencia, producto y precio.
Por un lado, llevamos más de 20 años ofreciendo nuestro servicio de digitalización de documentos y de procesos. Además, lo hemos hecho para miles de clientes que ya han dado el salto al nuevo mundo digital en diferentes puntos del planeta: Europa, América y norte de África, tanto para multinacionales como para PYMES de todo tipo.
En segundo lugar, porque el software de easyap es un producto completo y versátil. Una solución que es compatible con cualquier paquete de contabilidad y con todo tipo de ERP. Que nuestra empresa se componga de profesionales tanto de las finanzas como de la tecnología nos ha permitido desarrollar un sistema que se adapta a múltiples sectores y volúmenes de negocio, ya que conocemos tanto las necesidades de cada uno de nuestros diversos clientes como las exigencias técnicas del propio software.
Y en tercer lugar, porque la relación entre nuestro servicio de digitalización de documentos y el precio es de las más competitivas del mercado. Para empezar, implementar la solución de una empresa de digitalización de documentos como easyap no tiene costes iniciales de configuración, como sí sucede con otras. Y, a su vez, el precio que pagas es por factura procesada, reflejo de que nos adaptamos a tamaños de negocio y volúmenes de facturación de lo más diversos.
Como decíamos, tan mal no nos ha ido, puesto que llevamos más de dos décadas implementando una solución que llega a generar a nuestros clientes ahorros de alrededor del 25% en periodos de tiempo inferiores a 5 meses. Y en menos de una semana, además, lo tienes implementado. ¿Necesitas más motivos o argumentos para ponerte en contacto con nosotros y emprender la digitalización de los documentos y procesos de tu negocio?
