La gestión de proveedores, clave para tu eficiencia

Mar 21, 2024 | Externalización de servicios

En el cambiante entorno actual, la gestión de proveedores se erige como una pata más que sostiene cualquier negocio y proyecto empresarial. Por eso, es un concepto esencial para alcanzar tus objetivos operativos y financieros. He ahí la razón por la que los CEO y directores financieros y contables de las grandes empresas persiguen la optimización de este proceso a todo costa. De hecho, lo consideran crucial para mantener la competitividad y la rentabilidad. En este artículo te contamos en profundidad qué implica la gestión de proveedores, por qué es tan importante y cómo en easyap podemos facilitar y agilizar este proceso para la contabilidad automatizada de tu negocio, sea cual sea tu tamaño y tu industria.

¿Qué es la gestión de proveedores en el ámbito empresarial?

De base, comenzamos diciendo que la gestión de proveedores es una disciplina empresarial que abarca un amplio espectro de actividades pensadas para optimizar y mantener relaciones productivas con los proveedores. O sea, va más allá de adquirir bienes y servicios para un negocio.

Hablamos de un proceso fundamental para asegurar un flujo constante de bienes y servicios de alta calidad al mejor precio posible, por lo que a su vez contribuye al éxito operativo y financiero de tu empresa. Por eso, implica una supervisión continua y una coordinación eficiente. De hecho, consta de un proceso paso a paso.

¿Cómo es el proceso paso a paso de gestión de proveedores?

En primer lugar, comienza con la selección de los proveedores adecuados. Esto supone evaluar varios factores:

  • Calidad de los productos o servicios
  • Fiabilidad en la entrega 
  • Estabilidad financiera del proveedor en cuestión
  • Cumplimiento normativo tanto de las operaciones como por parte del proveedor. 

Una vez establecida la relación, la gestión continúa con la negociación de contratos y términos comerciales. Es decir, que es el momento de fijar unos precios competitivos, unos plazos de entrega razonables y unas condiciones de pago favorables. 

Sin embargo, la gestión de proveedores no se detiene en la firma del contrato. Es un proceso continuo que requiere monitoreo constante y exámenes periódicos de la relación. Es decir, evaluar la calidad de los productos, la puntualidad en las entregas y la capacidad de respuesta ante problemas o cambios en las necesidades de tu empresa.

Además, debes saber que la gestión de proveedores también involucra la gestión de riesgos. ¿Cómo llevarla a cabo? Esta tabla de ejemplo, quizás te ayude: 

RIESGOS MÁS HABITUALES MEDIDAS MÁS RECOMENDADAS
Interrupciones en el suministro Desarrollar planes de contingencia
Problemas de calidad en productos o servicios Implementar controles de calidad más estrictos
Incumplimientos contractuales de todo tipo Diversificar proveedores

La importancia del proceso de gestión de proveedores

Ya habíamos comentado en este artículo sobre los portales de proveedores las ventajas que ofrecen estos sistemas de gestión. Pero, más allá de su papel en tus procesos internos, la gestión de proveedores desempeña un rol de lo más protagonista en la salud y el éxito general de tu empresa. Principalmente, por las siguientes razones: 

  • Optimiza costes, ya que te permite negociar mejores precios y condiciones, y conseguir ahorros. Al seleccionar proveedores competitivos y relaciones sólidas, maximizas el valor de cada euro invertido en compras.
  • Trabajar estrechamente con proveedores de confianza y alta calidad garantiza que los productos y servicios cumplen con los estándares mínimos. Así reduces el riesgo de que haya productos defectuosos o servicios insatisfactorios y contribuyes a mejorar la reputación del propio proveedor como marca fiable y de calidad.
  • Te ayuda a identificar y mitigar riesgos en la cadena de suministro. 
  • Agiliza otros procesos como la gestión de pedidos, la recepción de mercancías y la facturación. O sea, que mejoras la eficiencia operativa y reduces los tiempos de ciclo. 

A su vez, la gestión de proveedores también juega un papel crucial en garantizar el cumplimiento normativo y ético en la cadena de suministro. Esto incluye asegurarte de que tus proveedores cumplen con las regulaciones laborales, ambientales y de seguridad pertinentes, así como con los estándares éticos y de responsabilidad social corporativa.

Cómo trabajar con los proveedores de forma más ordenada

De todas formas, aunque ya te habíamos hablado de cómo hacer paso a paso el proceso de selección de proveedores, a continuación te vamos a regalar varios consejos para ello. Sobre todo, porque en ocasiones es una tarea que presenta dificultades y ciertos desórdenes.

Trabajar con proveedores de manera ordenada conlleva establecer procesos claros y eficientes. Todo con el objetivo de generar una colaboración fluida y productiva. Así que aquí te dejamos algunas estrategias clave para lograrlo:

  1. Establece criterios de selección claros. Antes de comenzar a trabajar con un proveedor, defínelos claramente, ya que te ayudarán a elegir los adecuados. 
  2. Mantener una comunicación abierta y transparente es fundamental para conseguir una relación exitosa con tus proveedores. Por eso, debes establecer canales claros y mantener una comunicación regular para prevenir malentendidos y conflictos.
  3. Negocia contratos claros y equitativos. Al negociar los contratos con tus proveedores, es importante asegurarte de que los términos sean claros, equitativos y beneficiosos para ambas partes. Esto incluye acordar precios competitivos, plazos de entrega realistas y condiciones de pago justas.
  4. Haz seguimiento y evaluación de la relación. Monitorear y evaluar regularmente el desempeño de los proveedores es vital para garantizar que cumplan con lo acordado. Para eso es muy útil fijar unas métricas (KPI) y hacer revisiones para detectar áreas de mejora y oportunidades.
  5. Automatiza procesos. La automatización de facturas de proveedores y de procesos relacionados, como la gestión de pedidos, la recepción de mercancías y la facturación, te ayuda a mejorar la eficiencia y a reducir errores. 
  6. Gestiona bien la información y la documentación. Mantén una base de datos organizada y actualizada con información relevante sobre proveedores, contratos y transacciones. Así evitarás confusiones y disputas en el futuro.

Al implementar estas estrategias no solo trabajarás de forma más ordenada, sino que optimizarás la relación y seréis más eficientes todas las partes. 

Obstáculos en la gestión de proveedores

Ahora bien, incluso con la tecnología, la gestión de proveedores no siempre es una labor sencilla. De hecho, ha planteado y plantea todavía a día de hoy diversos retos a directores contables y financieros. 

En ese aspecto, muchos expertos en contabilidad coinciden en señalar que uno de los mayores desafíos en la gestión de proveedores es la falta de visibilidad y control sobre la cadena de suministro. Según ellos, este obstáculo se manifiesta de varias maneras.

  • Por un lado, en la falta de visibilidad y los monitoreos ineficientes. Numerosas empresas luchan por rastrear y monitorear adecuadamente el rendimiento de sus proveedores. Pero, la falta de herramientas y procesos efectivos dificulta la recopilación y el análisis de datos relevantes. En ese punto, la toma de decisiones informadas y la identificación temprana de problemas potenciales es más compleja.Por ejemplo, el 65% de las compañías, según datos de Mastercard, admiten que disponen de poca o nula visibilidad de los procesos y operaciones de sus proveedores, como apunta ORCA.
  • Por otro lado, en los procesos no estandarizados y dependencia de métodos manuales. La falta de estandarización en los procesos de gestión de proveedores genera ineficiencias y aumenta el riesgo de errores. A día de hoy, todavía muchas empresas dependen en gran medida de procesos manuales y en papel, por ejemplo, para la recepción de facturas y su procesamiento, lo que propicia más fallos y un consumo de tiempo y recursos mucho mayor.

easyap facilita el proceso de gestión de proveedores

Precisamente, aquí entra en juega la tecnología como ayuda para sortear esos obstáculos. En ese contexto, easyap desempeña un papel crucial en la optimización del proceso de gestión de proveedores. Ofrecemos una plataforma integral que centraliza y automatiza esta función. Entre las ayudas de nuestro software como sistema de gestión de proveedores están:

  • Automatización de tareas. El software automatiza tus tareas como la recepción y el procesamiento de facturas, la gestión de los pagos a proveedores o la generación de informes. Esta ventaja reduce la carga de trabajo manual y minimiza el riesgo de que se produzcan errores humanos.
  • Centralización de datos. Nuestra solución centraliza todos los datos en una ubicación accesible para todos los equipos. De esta manera, facilita el acceso y la referencia rápida a la información relevante de las facturas y documentos. Así mismo, decides y actúas velozmente en base a datos.
  • Mayor visibilidad y control. La plataforma te da una mayor visibilidad y control sobre la cadena de suministro al ofrecer funciones avanzadas de seguimiento y monitoreo del rendimiento del proveedor. Por ende, identificas rápidamente problemas potenciales y adoptas medidas a tiempo.
  • Integración con sistemas existentes. La solución que desarrollamos para ti en easyap se integra fácilmente con tus sistemas ya existentes (sistemas de contabilidad, ERP, etcétera). Por lo tanto, maximizas tu eficiencia operativa.

Para concluir, en easyap queremos ayudarte a superar los desafíos que plantea la gestión de proveedores. Para eso diseñamos una plataforma integral que automatiza y centraliza todas las tareas relacionadas con esta función. Al adoptar una herramienta tecnológica innovadora como la nuestra, tu compañía optimiza la cadena de suministro y mejora su eficiencia. Así que, en este punto, solo te queda contactarnos y comprobarlo tú mismo.

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