Autónomos, pymes, grandes empresas… No importa el tamaño de tu organización, el sector en el que te muevas o tu volumen de facturación. Desde el día que arrancó tu negocio seguro que hay una inquietud que te ha ido acompañando en el día a día: el pago a proveedores. Una constante preocupación para cualquier compañía que, si no se gestiona adecuadamente, puede convertirse en un tormento. ¿Cómo hacerle frente? Intentemos sacar unas claves para ello.
¿Qué son los pagos a proveedores?
El trámite por el cual abonamos una cantidad de dinero equivalente al valor de un producto o servicio que una persona física o jurídica nos ha proporcionado. Esa podría ser la definición del pago a proveedores. Sin embargo, el concepto engloba mucho más: qué plataformas o vías se están empleando actualmente y cómo sacarles todo el provecho, plazos que hay que tener en cuenta, legislaciones vigentes…
Cómo mejorar el proceso de facturación de proveedores
Toda empresa o autónomo necesita proveedores. Sin ir más lejos, la conexión a Internet no deja de ser un pago a un proveedor que todos tenemos que afrontar. Básico, sí, pero la mejor muestra de que cualquier compañía tiene que hacer frente a este trámite. Obviamente, el pago a proveedores se complica si tu empresa es muy grande o si hay muchos agentes externos que intervienen en tu producción y, por consiguiente, en tus controles financieros. ¿Cómo convertirlo en un proceso más eficiente? Buscando la optimización de los recursos y del tiempo con estas tres claves:
- Utilizar servicios y aplicaciones de empresas especializadas en facturación electrónica a proveedores como easyap simplifica el proceso.
- La automatización de pasos en el pago a proveedores a través de programas informáticos estandariza dicho proceso de cara a replicarlo en próximas gestiones.
- Emplear estos servicios reduce las tareas manuales que intervienen en la facturación a proveedores, ahorrando horas de trabajo y personal.
En este sentido, aunque el factor humano puede aportar un plus, será importante el cómo lo gestiones a la hora de implantar un proceso eficiente de facturas de proveedores. Las tareas manuales son más lentas, por lo que su automatización agilizará todo. Sin embargo, no basta con contratar y emplear un sistema erp o crm óptimo. Tendrás que adaptarlo a tus características como empresa y de negocio o complementarlo con soluciones que incidan en la reducción del trabajo manual. De esa forma, podrás explotar las tres ventajas que acabamos de enumerar para realizar el pago a tus proveedores de la manera más optimizada.
¿Cuáles son los procesos de facturas de proveedor más habituales?
Para las empresas más grandes o con volúmenes potentes de facturación, la gestión de pagos a proveedores puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Son procesos que requieren de muchas horas y recursos. Por eso, siempre serán más ágiles y cómodos si los automatizamos. A ello ha ayudado mucho la llegada de empresas, sistemas y aplicaciones que ofrecen servicios de facturación electrónica con los que el ahorro en tiempo y, a la larga, dinero es notable.
No obstante la mayoría de los ERPs y sistemas contables no reducen en gran medida la carga de trabajo de contabilizar una factura. Existen muchas tareas remanentes manuales que si no se eliminan limitan la productividad. De media un contable contabiliza 10.000 facturas año. El automatizar las siguientes tareas supondrá un revulsivo para el proceso.
- Entrada de Datos, la captura manual de la información de factura toma el 35% del tiempo total dedicado a la contabilización. Procesos como OCR y/o factura electrónica serán de gran ayuda.
- Aprobación electrónica, para reducir el tiempo dedicado y permitir una deslocalización del proceso y prescindir de documentación física.
- Resolución de incidencias, procedimentada y orientada a que cada participante colabore en sus áreas de conocimiento.
- Información al proveedor en línea, la utilización de un portal de proveedor mejora la relación con los mismos y reduce la carga de trabajo de solicitudes de información y pago.
Al final, el cómo procesar facturas de proveedores dependerá de cada uno y de lo que resulte más óptimo. No obstante, cuanto mayor sea el volumen de negocio y el número de proveedores con los que trabajes, la utilización de un workflow de facturas automatizado se convertirá en un requerimiento básico. los plazos de pago son también un punto importante que trataremos a continuación.
Los plazos en el pago a empresas externas
Cuadrar el balance financiero es vital para todo negocio. Ahí reside la relevancia de una buena facturación, donde juega un papel fundamental el coste que suponen las empresas de las que somos acreedores. Dinero y tiempo son recursos a los que tenemos que sacarles todo el partido. Por eso, será fundamental hacer una programación de pago a proveedores optimizada teniendo en cuenta tanto los plazos como los periodos medios de pago.
Por lo tanto, te recomendamos que planifiques las compras y los pagos detalladamente, ya que tendrás un mayor control de tu salud financiera. En esta línea, es aconsejable pactar previamente los días de pago a proveedores, lo cual te permitirá automatizar los pagos y tu proceso de facturación será mucho más cómodo.
¿Qué es el Periodo Medio de Pago?
Y a la hora de hacer una buena planificación y llegar a buenos acuerdos de pago con proveedores, un concepto clave es el Periodo Medio de Pago (PMP). Se trata de un indicador que nos dará una idea de la imagen que ofrecemos como acreedor a la hora de pagar las facturas pendientes. La fórmula para el cálculo del periodo medio de pago a proveedores es:
PMP = (Compras medias a pagar / Compras totales) x 365
El resultado que obtengamos será el promedio de días que tardamos en gestionar los pagos a proveedores. Así, sabremos cómo financiamos nuestras compras, lo cual es muy útil tanto para nosotros de cara a ofrecer una imagen saneada financieramente a empresas externas y garantizar buenos acuerdos comerciales.
Cuestiones legales en el pago a proveedores
Por otra parte, la regulación se ha ido adaptando y desarrollando constantemente. Actualmente, no solo hay una única ley de pago a proveedores, sino que la facturación de operaciones comerciales entre empresas se encuadra dentro de un marco jurídico muy amplio. En él encontramos estándares oficiales y generales como los siguientes:
- Cualquier operación comercial se debe recoger en una factura o documento de pago similar, ya sea una factura electrónica o convencional.
- Los proveedores están obligados a facilitar al cliente la factura en un plazo máximo de 30 días, contando éstos desde la fecha en la que se proporcionó el producto o servicio.
- Ningún acuerdo puede fijar plazos superiores a los 60 días naturales para el abono de la factura.
- Si hay periodos de prueba de los productos o servicios establecidos en el contrato, el cliente deberá aprobar o rechazar en un plazo de 30 días. A su vez, la fecha para el pago al proveedor tras la prueba también será de 30 días naturales una vez se haya aprobado el pedido.
Como decíamos en uno de los puntos, los acuerdos se pueden ampliar de mutuo acuerdo, siempre y cuando no superen los 60 días. Aun así, todo está más detallado en las diferentes leyes que regulan la facturación entre empresas.
No obstante debemos desligar el plazo de pago a proveedores del proceso de la factura, el plazo de pago debe de adaptarse a las necesidades del negocio y no verse condicionado por un proceso deficiente y lento de las facturas. “Un proceso de factura en horas permite tener una visibilidad y previsión de tesorería de meses”.
Dada la complejidad del mundo legal y, para muchos también, de la gestión de los procesos de facturación, ¿qué mejor que dejarte guiar? Por eso, y a modo de conclusión, nosotros te aconsejamos recurrir a los servicios de un buen sistema de facturación electrónica como el que te ofrecemos en easyap. Puede ser tu mejor herramienta contable ya que te ofrece comodidad, sencillez, agilidad… y, sobre todo, te ahorrarás muchos quebraderos de cabeza con tu facturación electrónica.
