La factura electrónica en Alemania

Abr 18, 2024 | Facturación electrónica

Industrial, económica, social… Alemania es una potencia mundial en múltiples campos ¿o no? Desde easyap, fijándonos en la factura electrónica, qué es lo que nos atañe, aprovechamos este artículo para ver en profundidad cómo es la facturación electrónica en Alemania. Por eso, a continuación analizamos los requisitos y procedimientos de la facturación digital en este país. Y es que allí también es esencial y, al igual que en España, garantiza el cumplimiento legal y optimiza los procesos y las relaciones comerciales en todo el tejido empresarial.

Situación actual de la facturación electrónica en Alemania

En línea con el resto de Europa y el mundo, la facturación electrónica va experimentando un crecimiento notable en Alemania en los últimos años. De hecho, sigue las tendencias de la UE en cuanto a su implantación. No obstante, para verlo más claramente es mejor responder a varias preguntas claves y así aclarar el panorama: 

  • Autoridad fiscal que se encarga de la factura electrónica: Bundesministerium des Innern (BMI) o Ministerio del Interior. A nivel federal, cada estado o Land asume su responsabilidad y gestión.
  • Obligatoriedad: Actualmente solo las empresas y autónomos que operen con la Administración Pública están obligados a emitir facturas electrónicas. 
  • ¿Y es necesario la firma electrónica? No.
  • ¿Cuánto tiempo hay que almacenar las facturas electrónicas? En este momento, es obligatorio guardarlas durante un periodo de 10 años (aunque, en ciertos casos, esta obligatoriedad puede ser de hasta 11 años). 

¿Y las facturas electrónicas B2B son obligatorias?

A su vez, en noviembre de 2023, el gobierno alemán lanzó la última propuesta para la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz). En ella se incluye la normativa obligatoria sobre facturación electrónica entre empresas o B2B. Así mismo, según ésta, aprobada definitivamente en marzo de 2024, la regulación queda con los siguientes plazos: 

  • A partir de 2025 – Todas las empresas alemanas tienen que poder recibir facturas electrónicas en formato EN16931. Se elimina la necesidad de que el comprador dé su consentimiento para recibir facturas electrónicas.
  • Hasta el 31 de diciembre de 2026 – Las facturas en papel y las electrónicas en formatos diferentes a EN16931 siguen estando permitidas, pero únicamente se enviarán con el consentimiento del receptor.
  • A partir de 2027 – Será obligatorio emitir facturas electrónicas B2B para compañías que en 2026 hayan superado los 800.000 euros en volumen de negocio. Aun así, las empresas también pueden, de momento, seguir utilizando EDI a partir de esta fecha.
  • A partir de 2028 – Será obligatorio emitir facturas electrónicas B2B para cualquier empresa. A su vez, el EDI seguirá estando permitido siempre y cuando la información del IVA pueda extraerse en EN16931.

Por lo tanto, viendo los plazos, aunque son similares a los de España, quizás van algo más retrasados en la implementación de la factura online en el país teutón. Aquí, la obligatoriedad de la factura electrónica se está llevando a cabo ya desde este año 2024. 

Requisitos para la facturación electrónica en Alemania

Por otro lado, la facturación electrónica en Alemania está regulada por unos requisitos legales y técnicos. Estos se establecen, por un lado, para garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas. Por otro lado, para asegurar su aceptación por parte de las autoridades fiscales y comerciales. 

Cada estado puede fijar o añadir aspectos concretos, pero a nivel general, toda organización debe tener en cuenta dos organismos (uno legal y otro de carácter técnico):

  • En primer lugar, las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos legales dictados por la Ley de Procedimiento Fiscal Alemana (Abgabenordnung – AO) y en la Ley de Impuesto sobre el Valor Añadido (Umsatzsteuergesetz – UStG). Estas leyes especifican los datos obligatorios que deben incluir las facturas.
  • Desde un punto de vista técnico, las facturas electrónicas deben cumplir con los estándares y formatos de intercambio de datos establecidos por la Administración Federal de Finanzas (Bundesministerium der Finanzen – BMF). El estándar más comúnmente utilizado en Alemania es el formato ZUGFeRD. Este combina un archivo PDF con datos estructurados en formato XML, lo que facilita su procesamiento automático por parte de los sistemas informáticos.

Además de los requisitos legales y técnicos, las empresas alemanas también deben cumplir con las normativas y estándares pertinentes. Por ejemplo, en el ámbito de la contratación pública, las facturas electrónicas se rigen por la Ley de Contratación Pública (Vergaberecht). Su incumplimiento conlleva sanciones financieras y legales que van desde multas económicas hasta acciones legales por parte de las autoridades fiscales.

Fases de la factura electrónica B2B en Alemania

Por otra parte, la factura electrónica B2B en Alemania sigue un proceso bien definido que abarca diversas fases. Fases que te detallamos a continuación, para que comprendas mejor el flujo de la facturación electrónica en el contexto empresarial alemán:

1. Emisión

Es la creación y emisión de la factura electrónica por parte del proveedor o emisor, según los requisitos legales y técnicos. Para eso, será necesario un software especializado de facturación electrónica que facilite el cumplimiento de los requisitos.

2. Transmisión

Una vez que la factura electrónica ha sido generada, se envía por correo electrónico, plataformas de intercambio de documentos o soluciones integradas en los ERP. Lo crucial es garantizar la seguridad e integridad de los datos para evitar alteraciones o fraudes.

3. Recepción y validación

Tras recibir la factura, el receptor procede a validarla verificando la autenticidad y la integridad de la misma, así como a conciliar los datos con los registros internos. En este punto, las herramientas de validación automática asegurarán su conformidad con los requisitos.

4. Almacenamiento y gestión

Finalmente, la factura electrónica, ya validada, se almacena. Así, posteriormente se podrá consultar, auditar y, por ende, cumplir con los requisitos de conservación de documentos. Por eso es fundamental mantener un sistema de gestión eficiente que dé acceso rápidamente a las facturas electrónicas archivadas, así como que garantice su integridad y disponibilidad.

Como ves, la facturación electrónica B2B en Alemania no dista mucho de la de España. De hecho, su objetivo también es garantizar la eficiencia, la seguridad y la conformidad legal y comercial, pero, en este caso, adaptándose a los requisitos técnicos de su tejido empresarial. 

Implicaciones comparativas con España

Precisamente, en cuanto a requisitos, también podemos detenernos a comparar la facturación electrónica en Alemania y España. Partiendo de la base de que compartimos muchos aspectos, el mundo del e-invoice en Alemania presenta diferencias significativas

Aspectos legales

En Alemania, la facturación electrónica está regulada por la Ley de Procedimiento Fiscal alemana y la Ley de Impuesto sobre el Valor Añadido. En España la recoge la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, que dibuja un marco legal similar para la emisión de facturas electrónicas.

Eso sí, ambos países requieren el cumplimiento de sus estándares y formatos específicos, como el ya citado ZUGFeRD en Alemania y Facturae u otros formatos oficiales en España.

Aspectos técnicos

Técnicamente, en Alemania y España se utilizan tecnologías similares para la generación, transmisión y almacenamiento de facturas electrónicas. En ellos se incluye el uso de firmas electrónicas avanzadas para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.

Sin embargo, pueden existir diferencias en los estándares y plataformas tecnológicas preferidas por las empresas en cada país. A su vez, esto puede influir en los procesos de implementación e interoperabilidad entre sistemas.

Aparte, a nivel cultural, Alemania y España tienen diferentes percepciones y prácticas. Por ejemplo, en Alemania, donde la cultura empresarial tiende a ser más conservadora, puede haber una mayor resistencia inicial a la adopción de nuevas tecnologías. En España la facturación electrónica está más aceptada y adoptada, especialmente en la Administración Pública y la gran empresa, donde se promueve muy activamente su uso.

¿Y cómo enviar desde España una factura electrónica a Alemania?

En este punto, si eres empresario o director financiero, llegas a la gran pregunta: ¿cómo enviar desde España una factura a Alemania que cumpla con todas las exigencias? Pues bien, enviar una factura electrónica a Alemania implica seguir unos pasos que te detallamos a continuación para garantizar su entrega segura y conformidad. 

  1. Prepara la factura electrónica con todos los datos obligatorios y según el formato y los estándares alemanes.
  2. Utiliza un medio de transmisión seguro que garantice la confidencialidad y la integridad de los datos. 
  3. Envía la factura al destinatario en Alemania, incluyendo en ella la dirección de correo electrónico o la información de contacto correcta para garantizar una entrega exitosa.
  4. Confirma que la factura ha sido recibida correctamente mediante un correo electrónico de seguimiento o mediante la plataforma de intercambio de documentos que utilices.
  5. Archiva una copia en el sistema de gestión documental. 

Y lo mejor llega aquí, puesto que todo este paso y el poder cumplir con los requisitos de la facturación electrónica alemana, aun siendo español, lo tienes al alcance de tu mano. Y de una forma muy simple: contactando con easyap. Nuestro equipo, con experiencia internacional desarrollando soluciones para todo tipo de empresas, te ayudará. 

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