Comodidad, velocidad, ahorro…. Lo cierto es que la digitalización del mundo en general ha sido un avance en todos los ámbitos de la sociedad. Y el mundo empresarial no es una excepción. Para las empresas, sea en el campo que sea, poder sistematizar y automatizar procesos es una ayuda inmensa y nosotros, involucrados en la innovación en la emisión de facturas electrónicas, podemos dar fe de ello. Para conseguir un buen sistema de facturación electrónica como el que ofrecemos hace falta investigación, pruebas, medición de resultados , saber apoyarse en todo lo bueno que ofrece el mundo digital y sobre todo conocer las necesidades reales tanto del emisor de facturas como del cliente receptor de las mismas.
Ventajas de la emisión de factura electrónica
Papel, bolígrafo, calculadora y a garabatear una libreta durante horas en las que las sumas y las restas abotargaban la cabeza de cualquier empresario, autónomo o controlador financiero. Por no añadir la tediosa labor de rellenar, firmar, sellar y enviar montañas de documentos, muchos de los cuales conllevaban aún más tiempo por su posterior recepción. Sin embargo, la era digital ha llegado para cambiar estos arduos procesos que muchos han sufrido.
Ya estamos inmersos en un panorama totalmente digital y la facturación electrónica es una realidad, además de que ha servido y sirve para que muchas empresas se vayan digitalizando a través de estos procesos. De hecho, los avances que se han dado en el sector en los últimos tiempos han sido muy notables, ofreciendo las siguientes ventajas a la hora de emitir una factura electrónica:
- Un ahorro considerable en tiempo, tanto en hora dedicadas, como en el ciclo facturación-cobro. Con el consiguiente ahorro en el dinero en recursos humanos y materiales.
- Mejoría del cash flow, o por decirlo de otra forma, del flujo de líquido entre emisores y receptores, el cual es muchísimo más ágil.
- Dicha agilidad fomenta una relación más fluida entre clientes y proveedores.
- La automatización de procesos mediante herramientas digitales como los CRM que ahorran todavía más recursos en operaciones similares y recurrentes.
- Seguridad en las transferencias gracias a la constante innovación que se realiza en el sector.
No obstante, por el simple hecho de digitalizar y automatizar un proceso como el de la emisión de una factura electrónica no significa que lo estemos implementando correctamente para con los clientes. Saber manejarlo y aprovechar las ventajas del mismo será fundamental, algo que debe tener en cuenta cualquier empresa que comercialice esta clase de servicios al diseñarlos y venderlos.
¿Qué debe tener un buen sistema de facturación electrónica actual?
Por ese motivo, lo primero que debe tener un buen sistema de facturación electrónica es al cliente como núcleo central. Es decir, plantear un sistema que facilite al usuario lo máximo posible el proceso de la emisión de su factura electrónica. ¿Cómo? Teniendo en cuenta tanto las implicaciones del proceso en la propia compañía como en el proceso de nuestro propio cliente:
- Adecuación de la factura a la orden de compra recibida y/o a las entregas realizadas.
- Utilización de formatos validos legalmente y que a la vez faciliten el proceso de contabilización de la factura por nuestro cliente.
- Adaptación de los canales de envío a los requerimientos de cada cliente, FTP (File Transfer Protocol), peppol, email e incluso en algunos casos papel, etc..
- Incorporación electrónica de información anexa a la factura que facilite la validación de la misma por nuestro cliente.
- La conciliación y registro del cobro.
En definitiva un proceso de facturación electrónica que no tiene en cuenta las necesidades de nuestro cliente tendrá un grado de implantación insuficiente y una mejora productiva limitada.
Estos son los 4 pilares sobre los que se apoya un servicio de facturación electrónica. Si al plantearlos se tiene en cuenta al usuario que va a tener que encargarse del proceso, se estará ofreciendo un buen sistema de facturación. Por muy digitalizado que esté, debe ser accesible e intuitivo para el cliente. De lo contrario, por mucha innovación tecnológica y desarrollo que se haya implementado en él, acabará siendo ineficiente.
La facturación electrónica segura ya es una realidad
Adaptarse o morir. Hoy en día hay que renovarse constantemente en cualquier mercado. Para ello es fundamental probar e investigar y el sector financiero no es una excepción. Una buena muestra es el hincapié que se ha hecho en innovación en la emisión de facturas electrónicas durante los últimos años, incluso desde gobiernos e instituciones públicas.
Emitir facturas y transferir dinero al instante en un mundo globalizado y de forma digital obliga a un constante y permanente estudio de mejoras y avances también en seguridad. Así, el estudio y la profundización constante en innovación ha hecho que nazcan estándares tan seguros y fiables FACE, UML o como Peppol, el sistema empleado en la emisión de facturas electrónicas tanto por administraciones gubernamentales de la talla de la Unión Europea y gobiernos pertenecientes a ella como por empresas privadas del sector, como es el caso de easyap.
No obstante, viendo la velocidad del sector financiero actual y cómo se desarrolla el nuevo escenario digital, no se puede dejar de innovar en la seguridad de lo sistemas de emisión de facturación electrónica ni en la importancia de automatizar los procesos.. ¿Por qué? Por la simple razón de que en el mundo actual, ya sea por devoción o por obligación para operar con clientes y proveedores, todas las empresas de hoy en día deben ser digitales o, directamente, no serán.
