El principal obstáculo en la automatización de procesos en Cuentas por Pagar

Ene 30, 2014 | Workflow de facturas

Frente a toda la variedad de obstáculos y barreras que uno puede encontrarse a la hora de intentar introducir un cambio en cualquier departamento relacionado con la contabilidad y procesos AP de una empresa, el más peligroso y generalizado suele ser el hecho de que tanto contables como el resto de profesionales de dichas áreas encuentran que sus procesos “no funcionan tan mal”.

Obstáculos a la automatización

Y ese “no va tan mal” es una barrera muy difícil de romper. Si tú eres uno de esos profesionales que ya ha visto el valor estratégico que tiene modernizar el proceso de cuentas por pagar y te has dado cuenta de que la automatización es la clave, te encontrarás con el viejo muro del inmovilismo basado, precisamente, en ese “no ir tan mal”.

Detrás de esas palabras hay una especie de autocomplacencia basada en la satisfacción que genera la idea de que no es necesario cambiar, que todo marcha más o menos, que se puede seguir tirando de esa manera mas tiempo. Pero ese comentario adolece de una completa falta de visión sobre cómo las cosas podrían cambiar. La honesta realidad es que necesitas ver cómo lo hacen otros departamentos AP y sacar conclusiones a partir de ello. Muchos de esos departamentos también dicen que “no les va tan mal”, y la imagen que van a proyectar no te va  a gustar… También te vas a encontrar departamentos que sí tienen sus procesos automatizados, y la imagen que presentan es francamente prometedora.

Automatización de Cuentas por Pagar

Y, precisamente, la gente de Cuentas por Pagar, es el grupo de profesionales que más necesita mirar a su alrededor, a otros profesionales AP y la forma en la que se hacen las cosas en otros sitios. Es algo que la mayoría de los profesionales AP sabe y asume.

Nadie debería acomodarse en la idea de que las cosas no se hacen mal del todo. Y es que esa es la actitud que mantiene la gente que no quiere cambiar, independientemente de lo que se le esté ofreciendo. Y la forma de superar ese obstáculo no es implementar adecuadamente la tecnología, ni estructurar los procesos con más orden. Superar la principal barrera ante una automatización de Cuentas por Pagar radica en una gestión efectiva del cambio.

Todo cambio precisa de una preparación previa, de que el equipo se sienta impulsado y acompañado en ese proceso de cambio. Y definitivamente de una normalización del uso de las tecnologías asociadas a esa automatización para que la implementación final no suponga una crisis en la operatividad de dicho equipo profesional. Presentar casos de otras empresas, formación y “trials” darán confianza y seguridad, que, unidos a la limpieza y agilidad de la automatización, ayudarán a crear un ambiente positivo frente a ese cambio.

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