En lo que a sistema de facturación electrónica se refiere, España ha sido un país precursor en su fomento, desde 2010 se cuenta con un estándar de protocolo de facturación electrónica con la administración, sólo por detrás de los países nórdicos. Desde el año 2016 se está impulsando un estándar a nivel europeo al que se están sumando la totalidad de los países. Últimamente las noticias de todos los gobiernos apuntan la inminente obligatoriedad del uso de factura electrónica, para incrementar el control y la rapidez en los procesos relacionados con la facturación.
¿Que es el sistema de facturacion electronica?
En primer lugar, una factura electronica es, a efectos legales, igual que una factura en papel. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato eletrónico. .
La facturación electrónica sustituye a las facturas en papel y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, envío de datos, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez legal, al incorporar una firma electrónica avanzada, emitida por una entidad certificadora reconocida por la administración correspondiente.
Gobiernos Europeos impulsando el sistema de facturación electrónica
Normativas como el Suministro Inmediato de Información (SII), SILICIE o TicketBAI, son ejemplos de marcos regulatorios, implementados o en proceso de implantación, que imponen a sus respectivos colectivos obligados, determinados requisitos de tiempo y forma que requieren una evolución de sus procesos, tanto de emisión de facturación a clientes (AR), como de recepción/contabilización de facturas de proveedores (AP). Este cambio, pasa fundamentalmente por la implantación de un sistema de Facturación Electrónica, que además de estar completamente en línea con la tendencia global de Transformación Digital en el área financiera, genera importantes ventajas en los procesos tradicionales de facturación.
Mejoras causadas por la implementacion de sistemas de facturacion electrónica
En esencia, la principal mejora fruto de implementar procesos de facturación electrónica viene dada por la automatización del proceso, ya sea en el área de proveedores o de clientes. No hay que confundir la facturación electrónica con el envío electrónico de facturas. Un proceso de facturación tradicional no se automatiza solo por que se genere una factura en pdf y se envíe por email, la automatización abarca todos los pasos del proceso e implica la disponibilidad de los datos de la factura durante todo el ciclo.
Durante los últimos 3 años, se produce en España un crecimiento sostenido superior al 10% anual en facturación electrónica, en detrimento de las facturas en papel.
De nuestra experiencia en en easyap en procesos de facturación electrónica, llevamos 20 años especializados en la mejora contínua de los procesos de facturación emitiendo y procesando decenas de millones de facturas cada año, podemos sintetizar la mejoras introducidas en:
- Reducción de ciclo de proceso de dias a horas, tanto en la gestión de facturas de AP como en la emisión en AR.
- Trazabilidad de todo el proceso y eventos de auditoría, con información relevante para acortar los plazos de cobro y pago.
- Reducción de tiempos de gestión y mejora de control interno, mitigación del riesgo inherente a las tareas manuales.
- En el área de proveedores, mejora del proceso y disminución de retrabajos por la digitalización completa del mismo, eliminando el 100% de las tareas manuales inherentes a la gestión documental.
- En el área de clientes, alineamiento de la política de facturación con el requerimiento del cliente final, cada cliente recibe la factura en el formato que más se ajusta a su necesidad.
