Una vez que se asume en la empresa la necesidad de volver más eficiente el departamento de Cuentas por Pagar mediante el uso de una herramienta adecuada para el workflow de facturas, es importante que el proceso de implementación de dicha solución transcurra dentro de una hoja de ruta que permita una adaptación sencilla y ágil, sin obstáculos y minimizando el impacto sobre los empleados.
Herramienta de Workflow de facturas
Si se pone especial cuidado en este proceso, evitando en la medida de lo posible las incidencias y el rechazo al cambio, se logrará alcanzar la eficiencia en un plazo menor de tiempo que cuando no se traza una adecuada estrategia del cambio.
Workflow de facturas: Puntos clave para su implementación
1. Plantear los indicadores que nos permitan medir la evolución y la consecución de objetivos. En la mayoría de los casos, esos KPI o indicadores clave de rendimiento, serán útiles incluso después del cambio, para tener capacidad de reacción ante cambios y evolución en la empresa o en el mercado de proveedores. Ya hemos hablado en anteriores ocasiones sobre la importancia de elegir adecuadamente los indicadores y las métricas a utilizar en el área de AP.
2. Trasladar adecuadamente los beneficios de la nueva herramienta horizontalmente, a otros departamentos en la empresa, y verticalmente, a la directiva. Para ésto, se debe trabajar en la forma que conecta la herramienta, en sus diferentes etapas del proceso de gestión de las facturas o en la posibilidad de extracción de datos, con personal de otras áreas.
3. Designar a los empleados que van a utilizar la herramienta de workflow de facturas e involucrarlos en el proceso. Desde los empleados que hacen un uso diario y eminentemente práctico de ésta, hasta los directivos que van a recibir datos e informes o los responsables que sólo acceden a la herramienta para dar autorización puntual sobre una factura. Todos ellos deben vivir desde el minuto cero todos los pasos que se vayan dando y deben recibir la formación necesaria, de una forma ágil y muy práctica, sobre la propia herramienta.
4. Saber transmitir a los directivos de la empresa el valor estratégico de la solución en cuanto a visibilidad y control, así como la capacidad de ahorro y eficiencia en la gestión de las facturas. Contar con el apoyo de éstos en el impulso y normalización de la nueva herramienta será fundamental.
5. Conectar la nueva herramienta con el resto de software que ya se utiliza en la empresa, garantizando una adecuada compatibilidad en los formatos y en la comunicación. La solución a implementar debe admitir los formatos estándar más comunes, pero se debe configurar un entorno de conexión que contribuya a aprovechar la eficiencia y la mejora en el rendimiento que implica la adopción de una nueva herramienta de workflow de factura.
6. Escalabilidad y flexibilidad. La implementación debe permitir poder adaptar el volumen de trabajo, según crezca o decrezca éste, dentro de unos ciertos márgenes razonables. Debe ser flexible y debe permitir cambios en su configuración en función de los cambios en la empresa.
En general, es necesario evangelizar y motivar, dentro de la propia cultura corporativa, hacia el cambio y la evolución. Una empresa que siembra en sus empleados una actitud innovadora y proactiva respecto a la mejora en los procesos y en la tecnología, será una empresa dinámica, competitiva y alerta a los cambios en los distintos aspectos que le afecten.
