A la hora de entender y valorar la productividad del área de cuentas por pagar suelen emplearse varias métricas, pero quizás las más común y extendida es el número de facturas registradas por empleado en un período de tiempo, normalmente el año.
Productividad en Cuentas por pagar
Es un valor significativo, indicador de la carga de trabajo y que permite una fácil comparación interna en el departamento y con otras compañías. Sin embargo, es también excesivamente simplista. Todos los que trabajamos en AP sabemos que no se necesita el mismo tiempo para registrar una factura con pedido que una factura sin pedido. Y tampoco es lo mismo conformar facturas sin líneas de detalle que con líneas de detalle.
Sería conveniente poder entender el desempeño en función del tipo de tarea desarrollada. Y esta medida es mucho más precisa y significativa, siendo además fuente de identificación de puntos de mejora. Y hablando de tareas propias del área se deberían considerar:
Productividad en Cuentas por pagar: Según tarea desarrollada
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Gestión documental
- Todo lo referente a recepción y preparación de la documentación para su posterior tratamiento. Desensobrado de facturas, distribución entre encargados, archivado…
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Conformación de facturas
- Entendida como la comparación de la factura contra otros elementos, y que será de dos o tres vías según se incluya pedido (orden de compra) y/o albarán (recepción de mercancía o servicio). El resultado será un apunte contable o una identificación de diferencias.
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Resolución de incidencias
- Haciendo referencia a todas las tareas orientadas a resolver un problema identificado en la factura. Puede tratarse de un problema de forma del documento (error en cálculo de iva, factura duplicada…) o de un problema de contenido (diferencia de importe con el pedido, diferencia de unidades con la entrega, proveedor no existente…)
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Codificación
- Para nombrar las imputaciones contables directas, en cuentas de mayor y elementos de contabilidad analítica. Es una tarea necesaria en el registro de facturas sin pedido y en ocasiones una forma de solventar incidencias en facturas con pedido.
Como los tiempos que se necesitan para codificar una factura no son los mismos que para conformar o resolver una incidencia, es conveniente poder medir y entender los recursos dedicados a cada una de estas tareas. Entenderlos ayudará a identificar realidades desconocidas y aspectos para la mejora.
